オランダでは ZZP’er とも呼ばれている有名なフリーランサーであれば、優れた請求プラクティスの重要性をすでにご存じでしょう。請求書とは、支払いを受け、税金規則に準拠する方法ですが、そのプロセスは複雑になる可能性があります。付加価値税 (VAT) を忘れたり、請求書の送付が遅れたり、正しいクライアント情報が含まれていなかったりすると、時間、コスト、信頼性の損失につながる可能性があります。以下では、効果的な ZZP 請求書を作成するために必要なすべてをご紹介します。

目次

• ZZP’ers にとって適切に作成された請求書の作成が重要な理由
  
• オランダで請求書を発行する際の法務要件
  
• 自営業者として請求書を作成する方法
  
• オランダでの請求業務に役立つツールとテンプレート
  
• ZZP’er として海外のクライアントに請求書を発行する方法
  
• ZZP’erとして期限内に支払いを受けるためのベストプラクティス
  
• Stripe Invoicing で実現できること
  

ZZP’ers にとって適切に作成された請求書の作成が重要な理由

請求書は、自営業者の給与です。支払いを受け、帳簿を管理し、税法に準拠します。明確で正確、詳細な請求業務を維持することで、クライアントによるお客様への扱いやビジネスの運営状況を示すこともできます。

ZZP’ersにとってInvoicingが重要な理由は3つあります：

• 税金: お客様にはVATを請求し、利益を追跡し、オランダの税務当局 Belastingdienst に記録を残す責任があります。そうしないと、遅延、修正、または罰金のリスクがあります。

• ビジネスの評判: 明確で詳細な請求書は、お客様が組織され、正当なビジネスを運営していることをクライアントに示します。これは、特に大企業に請求する場合や、海外のクライアントと取引している場合に有効です。

• 記録管理: 強力な請求プラクティスは、支払うべき金額と支払われた金額の記録を提供します。これは、予算編成、キャッシュフロー計画、税金の申請に役立ちます。クライアントが請求に疑問を持った場合、請求書が防御の最前線となります。

オランダで請求書を発行する際の法務要件

請求書はオランダにおける公式の税金記録です。つまり、すべての請求書に記載する必要がある詳細のリストと、送付方法と送付時期に関するルールが交渉の余地なく存在します。これをすべて省略すると、クライアントが支払いを行えなくなったり、VAT 監査中に問題が発生したりする可能性があります。オランダの税務当局が各請求書に毎回求めることは次のとおりです。

事業情報

以下を含める必要があります：

• ビジネス名と住所、KVK (企業登録番号)、VAT 識別番号(VAT 登録している場合)

• クライアントの氏名と住所

• 連続する番号付けシーケンスに適合する一意の請求書番号 (番号をスキップしない、順序を間違えない、同じ番号を 2 度再利用しない)

• 請求書発行日

• 商品またはサービスの提供日

• 何をしたか、または何を販売したかについての簡潔で具体的な説明

• VAT 税率、VAT 額 (または免除書)、および VAT 内税の合計納税額

VAT 法令遵守

VAT を請求する場合は、正しく計算し、明確に示す必要があります。税金を請求していない場合 (たとえば、中小企業スキームの対象であるため) は、それを明示的に示すと便利です。リバースチャージ規則が EU 在住のクライアントに適用される場合は、VAT ID とリバースチャージを説明するメモを請求書にも記載します。

タイムライン

請求書は、商品またはサービスを提供した月の翌月の15日までに発行する必要があります。6 月に作業を完了した場合、請求書の日付は 7 月 15 日までに送信する必要があります。請求書が遅れると、お客様とクライアントの両方の VAT 申告が複雑になる可能性があります。

記録管理

すべての請求書は、7 年間(不動産関連の業務の場合は 10 年間)保管することが法的に義務付けられています。記録に不備がなく、アクセス可能であれば、デジタルでも紙でも問題ありません。通常、これは請求ソフトウェアを使用して自動的に処理できます。使用するシステムに関係なく、すべてがバックアップされ、整理されていることを確認してください。

自営業者として請求書を作成する方法

請求書が効果的であれば、プロフェッショナリズムを強化できます。請求書は適切に構成され、読みやすいため、やり取りするメッセージが減り、支払いがスピードアップし、クライアントにビジネスを真剣に扱うように促すことができます。ここでは、請求書を作成する方法をご紹介します。

クリーンなレイアウトから始める

ビジネスの詳細を先頭にして、クライアント情報、請求書メタデータ (番号、日付など)、最後にラインアイテムと合計という論理構造を使用します。一貫性のあるフォントと間隔を使用し、合計金額と期日を見つけやすくします。

自分の仕事を明確に説明する

項目別の各行には、何をしたか、どのように請求するかを説明します。1行あたりの率、数量、合計を含めます。サマリーが曖昧であったり、過度に簡略化されていたりすると、支払いが遅れたり、問題が発生したりします。クライアントが社内承認や会計レビューを必要とする場合は、迅速に完了するために必要なものを提供します。

数字を正確に

計算を 3 回確認します。小計、VAT 率と金額、総計を表示します。21% の VAT 率を適用する場合は、基準額、VAT ライン、合計を明確に示します。VAT 非課税の場合は、その理由を説明します。

支払いを簡単に

国際銀行口座番号 (IBAN) と銀行名を含めます。他の支払い方法 (Payment Links やクレジットカードなど) を使用している場合は、それらも記載します。クライアントが支払い方法を考える必要がなくなるため、お客様のアカウントに資金が表示されるまでの時間が短縮されます。

決済規約を含める

「30 日以内の支払い」は標準的ですが、異なる規約に同意している場合は、明確にしてください。必ず期間(「14 日以内」)または特定の日付(「2025 年 7 月 30 日まで」)を含めます。そうしないと、クライアントが自分で判断する場合があります。

人間味を加える

感謝を伝える 1 行 (「ありがとうございました」など) を追加することは、非常に効果的です。

請求書を堅牢なものにすることで、双方のプロセスがシンプルになります。請求書は、ブランドの拡張のようなものと考えてください。正確で効率的で、簡単に操作できる必要があります。

オランダでの請求業務に役立つツールとテンプレート

Word または Excel ですべての請求書をゼロから作成するには時間がかかります。また、高度な請求ツールを使用するよりもエラーが発生しやすくなります。請求プロセスを最新化する方法を見ていきましょう。

テンプレート

最も基本的なオプションは、オランダ準拠の請求書テンプレートです。Word、Excel、Google ドキュメントには、ダウンロード可能なオプションが多数あり、必要なものがすべて揃っています。フリーランサーのサイトから提供される汎用的なテンプレートではなく、オランダ向けにテンプレートをカスタマイズしてください。

Invoicing ソフトウェア

定期的に請求書を送付する場合は、ソフトウェアにコストをかける価値があります。クライアントの詳細を一度入力するだけで、請求書の番号付けから税金の計算まで、アプリがすべて自動的に処理されます。

次の機能を探します：

• オランダの VAT に対応 (リバースチャージや免除オプションを含む)

• 請求書の自動番号付け

• 国際的に事業を展開している場合、多通貨に対応

• 支払いリマインダー (手動または自動)

• 支払いステータスの追跡

• 簿記ツールと統合または CSV または PDF へのエクスポート

Stripe Invoicing

Stripe Invoicing は、構築済みの決済フローを使用して、信頼性の高い請求書を迅速かつ柔軟に作成できます。請求書のブランディング、支払い条件の設定、VAT の追加、請求書ページへのリンクによる送信が可能で、クライアントはここでオンラインですぐに支払うことができます。また、国際通貨、継続請求、リマインダーも処理できるため、オランダ以外のクライアントやリテーナーと連携している場合に特に役立ちます。

ZZP’er として海外のクライアントに請求書を発行する方法

オランダ国外のクライアントへの請求業務には、いくつかの追加ステップが必要です。VAT の処理方法、通貨の指定方法、支払い物流の円滑化を常に明確にしてください。クライアントに生じる障壁が少ないほど、支払いが迅速になる傾向があります。ここでは、細心の注意を払うべき点について説明します。

通貨

どの通貨で請求するかを事前に決定します。海外のクライアントの多くは現地通貨での請求を希望しますが、双方が合意した場合はユーロでの請求が有効です。請求書にはこの点を明確に記載してください。

言語

言葉はシンプルにします。オランダに拠点を置いていても、海外のクライアントへの請求書は、より広くアクセス しやすいように、通常英語で作成する必要があります。

VAT

B2B 請求書

クライアントが他国で VAT 登録済みのビジネスである場合、VAT の支払いは行われません。代わりに、リバースチャージメカニズムを適用します。つまり、VAT を追加せずに、請求書に「VAT リバースチャージ適用」などの注記とともに VAT ID を含めます。また、EU 内での販売については、域内取引申告書 (ICP申告書) と EC 販売リスト で取引を報告する必要もあります。

クライアントが VAT のない国に在住している場合は、VAT の請求も行われません。請求書に「0% VAT – サービスが EU 域外で提供」などの行を追加します。サービスがオランダの VAT 規則に基づくエクスポートの対象であることを示す書類を必ず保管してください。

B2C 請求書

EU 内の B2C クライアントの場合、VAT の請求が発生します。EU の顧客に対するクロスボーダー売上の合計が年間 1 万ユーロを超える場合、VAT の請求は、自国ではなく顧客の国で行う必要があります。

EU 域外の B2C クライアントの場合、輸出される製品およびサービスは通常 VAT 非課税です。

決済情報

IBAN と銀行の BIC コードまたは SWIFT コード を追加します。一部の海外のクライアントは直接送金しますが、特に別の通貨で作業している場合は、誰が手数料を負担するかを明確にする必要があります。オンライン決済オプションを提供して、処理を迅速かつ簡単にします。たとえば、Stripe では、クライアントが 自国通貨で クレジットカードで支払うことができる請求書を送信でき、お客様のアカウントにユーロで入金されます。

ZZP’er として期限内に支払いを受けるためのベストプラクティス

完璧な請求書でも、クライアントが期限内に支払うことを保証するものではありませんが、支払い遅延を規則ではなく例外にするためのベストプラクティスがあります。

ここでは、ZZP’ers にとって効果的な方法をご紹介します：

• 請求書は業務が終わり次第、または合意された日付に生成します。送信を遅らせるほど、支払いが緊急ではないことを示します。

• 大規模なプロジェクトや新しいクライアントのために、最後にすべて請求するのを待つ必要はありません。たとえば、30% を前払い、残りを段階的に請求することで、時間を節約し、プロジェクトが予想よりも長く続いた場合でも現金を受け取れるようにすることができます。

• 支払い条件と特定の支払い期日を必ず含めます。

• IBAN、BIC または SWIFT コード、正式なアカウント名を含めます。

• 期日の前後にクライアントに自動的に通知を行う請求ソフトウェアを使用します。請求業務を手動で行う場合は、カレンダーのリマインダーを設定し、丁寧かつ一貫したフォローアップを行います。期限を過ぎた後の短いフレンドリーなチェックインで、支払いを促すことができます。

• 支払い遅延料や利息を請求する場合は、事前に契約書と請求書自体にその旨を記載しておくのが理想的です。多くのクライアントは、ペナルティのリスクを冒したくないとの主張が認められたため、請求書が最優先事項になる可能性があります。フリーランサーの中には、早期支払いを促すために少額の割引を提供する人もいます。

期限内に支払いを受けるには、明確な期待値を設定し、請求業務をサポートするツールを使用し、手順を遂行する必要があります。システムが構造化されているほど、すでに獲得したものを追跡するのに費やすエネルギーは少なくなります。

Stripe Invoicing で実現できること

Stripe Invoicing は、請求書の作成から支払い回収まで、売掛金プロセスをシンプルにします。単発請求でも継続請求でも、Stripe はビジネスが支払いを受けるまでの時間を短縮し、業務の効率化をサポートします：

• 売掛金処理の自動化: コーディング不要のプロフェッショナルな請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信。Stripe は請求書のステータスを自動で追跡し、支払いリマインダーの送信や返金処理も行うため、キャッシュフローの管理がスムーズになります。

• キャッシュフローを加速: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールにより、売掛金回収期間 (DSO) を短縮し、より早く収入を得られます。

• 顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最先端の決済体験を提供。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うこともできます。

• バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成し、自動リマインダーや Stripe が提供するオンライン請求書決済ページで回収作業の時間を短縮します。

• 既存システムとの統合: Stripe Invoicing は、主要な会計ソフトやエンタープライズ・リソース・プランニング ( ERP) ソフトと連携し、システム間の同期を保ち、手作業でのデータ入力を削減します。

Stripe が請求プロセスをどのように簡素化できるかについて、詳細はこちらをご覧ください。また今すぐ始めることもできます。