Se você é um freelancer estabelecido, também conhecido como usuário da ZZP na Holanda, provavelmente já sabe da importância de boas práticas de faturamento. É por meio das faturas que você recebe pagamentos e cumpre as regras tributárias, mas o processo pode ser confuso. Esquecer-se do imposto sobre valor agregado (IVA), enviar a fatura tarde demais ou não incluir as informações corretas do cliente pode lhe custar tempo, dinheiro e credibilidade. Abaixo, você vai encontrar tudo o que precisa para criar uma fatura ZZP eficaz.

O que será abordado neste artigo?

• Por que a criação de faturas bem elaboradas é tão importante para os usuários da ZZP?
  
• Quais são os requisitos jurídicos para gerar faturas na Holanda?
  
• Como criar uma fatura como autônomo?
  
• Quais ferramentas e modelos podem ajudar você a faturar na Holanda?
  
• Como faturar clientes internacionais como usuário da ZZP?
  
• Quais são as práticas recomendadas para você receber pagamentos em dia como usuário da ZZP?
  
• De que maneira o Stripe Invoicing pode apoiar você
  

Por que a criação de faturas bem elaboradas é tão importante para os usuários da ZZP?

A fatura é o seu contracheque quando você é autônomo. É por meio dela que você recebe pagamentos, mantém a contabilidade em ordem e cumpre a legislação tributária. Manter uma fatura clara, precisa e detalhada também pode dar o tom de como os clientes o tratam e de como sua empresa funciona.

Há três motivos principais pelos quais o faturamento é importante para os usuários da ZZP:

• Taxas: você é responsável por cobrar o IVA, acompanhar sua renda e manter registros para a autoridade tributária holandesa, o Belastingdienst. Caso contrário, você corre o risco de sofrer atrasos, correções ou multas.

• Reputação comercial: uma fatura clara e detalhada mostra aos clientes que você é organizado e administra uma empresa legítima. Isso é muito importante, especialmente se você estiver faturando empresas maiores ou trabalhando com clientes internacionais.

• Manutenção de registros: práticas sólidas de faturamento fornecem um registro do que é devido e do que foi pago. Elas ajudam na elaboração do orçamento, no planejamento do fluxo de caixa e na declaração de tributos. Se um cliente questionar uma cobrança, a fatura é sua primeira linha de defesa.

Quais são os requisitos jurídicos para faturamento na Holanda?

Faturas são registros fiscais oficiais na Holanda, o que significa que há uma lista inegociável de detalhes que cada fatura precisa incluir, juntamente com regras sobre como e quando enviá-las. Se você pular alguma dessas informações, seu cliente talvez não consiga pagá-lo ou você pode ter problemas durante uma auditoria do IVA. Veja a seguir o que a autoridade fiscal holandesa sempre espera de cada fatura.

Dados comerciais

Você deve incluir:

• O nome e o endereço da empresa, o número de cadastro da empresa (KVK) e o número de identificação do IVA (se você estiver registrado no IVA)

• O nome completo e o endereço do cliente

• Um número de fatura exclusivo que se encaixa em uma sequência de numeração contínua (sem pular números, sem sair do pedido e sem reutilizar o mesmo número duas vezes)

• A data de emissão da fatura

• A data em que o produto ou serviço foi entregue

• Uma descrição breve, mas específica, do que você fez ou vendeu

• A taxa de IVA, o valor do IVA (ou nota de isenção) e o total devido, com impostos

Conformidade com o IVA

Se você estiver cobrando o IVA, ele deve ser calculado corretamente e mostrado claramente. Se você não estiver cobrando o imposto (porque é elegível para o esquema de pequenas empresas, por exemplo), é útil declarar isso explicitamente. Se a regra de cobrança reversa se aplicar a seus clientes estabelecidos na UE, inclua também a ID de IVA deles na fatura, juntamente com uma nota explicando a cobrança reversa.

Cronogramas

O senhor precisa emitir sua fatura até o dia 15 do mês seguinte ao mês em que entregou o produto ou serviço. Se você terminar um trabalho em junho, a fatura deverá ser datada e enviada até 15 de julho. As faturas atrasadas podem complicar a declaração do IVA tanto para você quanto para o cliente.

Arquivamento e conservação de documentos

Você é obrigado por lei a manter todas as faturas por 7 anos (ou 10, se trabalhar com imóveis). É aceitável que sejam digitais ou em papel, desde que seus registros estejam completos e acessíveis. Normalmente, isso pode ser feito automaticamente com um software de faturamento. Qualquer que seja o sistema utilizado, certifique-se de que haja backup e organização de tudo.

Como criar uma fatura como autônomo?

Uma fatura eficaz deve reforçar seu profissionalismo. Faturas bem estruturadas e fáceis de ler reduzem o número de mensagens, aceleram os pagamentos e lembram os clientes de tratar sua empresa com seriedade. Veja a seguir como preparar uma fatura.

Comece com um layout limpo

Use uma estrutura lógica, com os seus dados comerciais na parte superior, seguidos pelas informações do cliente, depois os metadados da fatura (por exemplo, número, data) e, por fim, os itens de linha e os totais. Use fontes e espaçamento consistentes e certifique-se de que o total devido e a data de vencimento sejam fáceis de encontrar.

Descreva seu trabalho claramente

Cada item de linha deve explicar o que você fez e como está cobrando por isso. Inclua a taxa, a quantidade e o total por linha. Resumos vagos ou excessivamente simplificados podem atrasar o recebimento de pagamentos e levantar dúvidas. Se o cliente precisar de aprovação interna ou de uma revisão contábil, forneça o que for necessário para que isso seja feito rapidamente.

Seja preciso com os números

Verifique três vezes seus cálculos. Mostre o subtotal, a taxa e o valor do IVA e o total geral. Se você estiver aplicando uma taxa de IVA de 21%, deixe isso explícito: mostre o valor estabelecido, a linha do IVA e o total. Se você estiver isento de IVA, explique o motivo.

Facilite o pagamento

Inclua seu número de conta bancária internacional (IBAN) e o nome do seu banco. Se você usar outras formas de pagamento (como links de pagamento ou cartões de crédito), mencione-os também. Quanto menos o cliente tiver que pensar em como pagar você, mais rápido o dinheiro aparecerá em sua conta.

Inclua termos de pagamento

"Pagamento em 30 dias" é o padrão, mas se vocês concordaram com termos diferentes, deixe isso claro. Sempre inclua um período de tempo ("dentro de 14 dias") ou uma data específica ("devido até 30 de julho de 2025"). Caso contrário, os clientes poderão decidir por você.

Adicione um toque humano

A adição de uma única linha que transmita gratidão (por exemplo, "Obrigado pela sua empresa") é muito útil.

Uma fatura sólida pode ajudar a simplificar o processo para ambos os lados. Pense nela como uma extensão de sua marca: ela deve ser precisa, eficiente e fácil de trabalhar.

Que ferramentas e modelos podem ajudar você a gerar faturas na Holanda?

Criar cada fatura do zero no Word ou no Excel consome muito tempo, além de serem processos mais propensos a erros do que usar ferramentas sofisticadas de faturamento. Vamos ver como é possível modernizar seu faturamento.

Modelos

A opção mais básica é um modelo de fatura em conformidade com o padrão holandês. Há muitas opções para baixar no Word, Excel e Google Docs com campos para tudo o que você precisa. Apenas certifique-se de que o modelo seja personalizado para a Holanda, e não um modelo genérico de um site freelancer.

Software de faturamento

Quando você está enviando faturas regularmente, vale a pena gastar com um software. Você insere os dados do cliente uma única vez e o aplicativo trata automaticamente de tudo, desde a numeração da fatura até os cálculos fiscais.

Procure os seguintes recursos:

• Aceita o IVA holandês (incluindo opções de cobrança reversa e isenção)

• Numeração automática de faturas

• Tem compatibilidade com várias moedas, caso você opere internacionalmente

• Lembretes de pagamento (manual ou automático)

• Rastreamento do status do pagamento

• Integração com ferramentas de contabilidade ou exportação para CSV ou PDF

Stripe Invoicing

O Stripe Invoicing é uma maneira rápida e flexível de criar faturas confiáveis com um fluxo de pagamento integrado. Você pode marcar suas faturas, definir termos de pagamento, adicionar IVA e enviá-las com um link de uma página de fatura onde o cliente pode fazer o pagamento online imediatamente. Ele também lida com moedas internacionais, faturamento recorrente e lembretes, o que é especialmente útil se você estiver trabalhando com clientes fora da Holanda ou com um contrato de retenção.

Como emitir faturas para clientes internacionais como ZZP’er?

Emitir faturas para clientes fora dos Países Baixos envolve algumas etapas extras. Sempre esclareça como lidar com o IVA, especifique a moeda e facilite a logística de pagamento. Quanto menos barreiras você criar para o seu cliente, mais rápido o pagamento tende a ser feito. Veja quais pontos você deve prestar mais atenção.

Moeda

Decida antecipadamente em qual moeda você vai faturar. Muitos clientes internacionais preferem ser faturados em suas moedas locais, mas a fatura em euros pode funcionar se ambas as partes concordarem com isso. Apenas certifique-se de que isso esteja claro na fatura.

Linguagem

Mantenha a linguagem simples. Mesmo que você esteja estabelecido nos Países Baixos, suas faturas para clientes internacionais normalmente devem estar em inglês para torná-las mais acessíveis.

IVA

Faturas B2B

Se o seu cliente for uma empresa registrada para IVA em outro país, você não cobra o IVA. Em vez disso, aplique o mecanismo de cobrança reversa: não adicione o IVA, mas inclua o número de IVA do cliente na fatura junto com uma observação, como: "Aplicável o mecanismo de cobrança reversa de IVA." Você também precisará declarar a transação em uma declaração de operações intracomunitárias (declaração ICP) e na sua Lista de Vendas Intracomunitárias (UE) para vendas dentro da União Europeia

Se o seu cliente estiver estabelecido em um país sem IVA, você também não cobrará o IVA. Adicione uma linha na fatura, por exemplo, "0% de IVA - serviço prestado fora da UE". Não se esqueça de guardar a documentação que mostra que o serviço se qualifica como exportação de acordo com as regras de IVA dos Países Baixos.

Faturas B2C

Para clientes B2C dentro da UE, você cobrará o IVA. Se o total de suas vendas internacionais para clientes da UE exceder € 10.000 por ano, você será obrigado a cobrar o IVA com base no país do cliente, e não no seu próprio país.

Para clientes B2C fora da UE, os produtos e serviços exportados geralmente estão isentos de IVA.

Informações de pagamento

Adicione seu IBAN e o código BIC ou SWIFT de seu banco. Alguns clientes internacionais transferem o dinheiro diretamente, mas você vai precisar esclarecer quem cobre as tarifas, especialmente se estiver trabalhando em uma moeda diferente. Ofereça uma opção de pagamento online para um processo mais rápido e fácil. Por exemplo, a Stripe permite que você envie uma fatura que o cliente pode pagar com cartão de crédito na moeda dele, com o dinheiro depositado na sua conta em euros.

Quais são as práticas recomendadas para você receber pagamentos em dia como usuário do ZZP?

Mesmo uma fatura perfeita não garante que seu cliente pagará no prazo, mas há práticas recomendadas que você pode seguir para fazer com que os pagamentos atrasados sejam a exceção, não a regra.

Veja o que pode funcionar bem para os usuários do ZZP:

• Gere uma fatura assim que o trabalho for concluído ou na data combinada. Quanto mais você adiar o envio, mais sinalizará que o pagamento não é urgente.

• Não espere para faturar tudo no final para projetos maiores ou novos clientes. Faturar 30% adiantado e o restante em fases, por exemplo, pode ajudar a proteger seu tempo e manter o dinheiro entrando se um projeto demorar mais do que o esperado.

• Sempre inclua termos de pagamento e uma data de vencimento específica para o pagamento.

• Inclua o código IBAN, BIC ou SWIFT e o nome completo da conta.

• Use um software de faturamento que avise automaticamente os clientes antes e depois da data de vencimento. Se você estiver faturando manualmente, defina lembretes no calendário e faça o acompanhamento de forma educada, mas consistente. Uma breve e amigável verificação após a perda de um prazo pode estimular o pagamento.

• Se você cobrar tarifas ou juros de mora, declare isso com antecedência, de preferência no contrato e na própria fatura. Muitos clientes não querem correr o risco de sofrer penalidades, o que pode manter sua fatura no topo da fila. Alguns freelancers também podem oferecer um pequeno desconto para incentivar o pagamento antecipado.

Receber pagamentos em dia envolve a definição de expectativas claras, o uso de ferramentas que aceitem seu faturamento e o acompanhamento. Quanto mais estruturado for o seu sistema, menos energia você vai gastar na busca das receitas que já recebeu.

Como o Stripe Invoicing pode apoiar você

O Stripe Invoicing simplifica seu processo de contas a receber (AR), desde a criação da fatura até a cobrança do pagamento. Quer você esteja gerenciando um faturamento único ou recorrente, o Stripe ajuda as empresas a receber pagamentos mais rapidamente e a simplificar as operações:

• Automatize as contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de codificação. O Stripe Invoincing rastreia automaticamente o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando você a manter o controle do seu fluxo de pagamento.

• Acelere o fluxo de caixa: reduza os dias de vendas pendentes (DSO) e receba pagamentos mais rapidamente com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança com tecnologia de IA que ajudam você a recuperar mais receita.

• Aprimore a experiência do cliente: ofereça uma experiência de pagamento moderna com compatibilidade para mais de 25 idiomas, mais de 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas são fáceis de acessar e pagar por meio de um portal de autoatendimento do cliente.

• Reduza a carga de trabalho da área administrativa: gere faturas em minutos e reduza o tempo gasto com cobranças por meio de lembretes automáticos e uma página de pagamento de faturas hospedada na Stripe.

• Integre aos seus sistemas: o Stripe Invoicing conecta-se a softwares de contabilidade e ERP conhecidos, mantendo os dados alinhados e reduzindo lançamentos manuais.

Saiba mais sobre como a Stripe pode facilitar seu processo de faturamento ou comece agora mesmo.