Wenn Sie in den Niederlanden selbstständig bzw. als „ZZP’er“ tätig sind, wissen Sie wahrscheinlich bereits, wie wichtig eine gute Fakturierung ist. Rechnungen sind Ihr Mittel, um bezahlt zu werden und die Steuerauflagen zu erfüllen. Doch die Erstellung ist nicht ohne Tücken. Wenn Sie die Umsatzsteuer (USt.) vergessen, die Rechnung zu spät versenden oder nicht die richtigen Kundeninformationen angeben, kann Sie das Zeit, Geld und Glaubwürdigkeit kosten. Im Folgenden finden Sie alle wichtigen Informationen, um korrekte Rechnungen für selbstständige Arbeit zu erstellen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Warum ist eine gute Rechnungsstellung für Selbstständige so wichtig?
  
• Welche rechtlichen Anforderungen gelten für Rechnungen in den Niederlanden?
  
• Wie erstellt man als Selbstständige/r eine Rechnung?
  
• Welche Tools und Vorlagen können die Rechnungsstellung in den Niederlanden erleichtern?
  
• Wie funktioniert die Rechnungsstellung für internationale Kundinnen und Kunden als Selbstständige/r?
  
• Was sind Best Practices für pünktliche Zahlungen als Selbständige/r?
  
• So kann Stripe Invoicing helfen
  

Warum ist eine gute Rechnungsstellung für Selbstständige so wichtig?

Wenn Sie selbstständig sind, ist Ihre Rechnung Ihr Gehaltsscheck. Sie sorgt dafür, dass Sie bezahlt werden, Ihre Buchhaltung in Ordnung ist und Sie die Steuergesetze einhalten. Außerdem kann eine klare, korrekte und detaillierte Rechnungsstellung beeinflussen, wie Kundinnen und Kunden Sie behandeln und wie gut Ihr Unternehmen läuft.

Die Rechnungsstellung ist für Selbstständige aus drei wesentlichen Gründen wichtig:

• Steuern: Sie sind für die Erhebung der USt., die Überwachung Ihrer Einnahmen und die Aufbewahrung von Unterlagen für die niederländische Steuerbehörde, den Belastingdienst, verantwortlich. Andernfalls riskieren Sie Verzögerungen, Korrekturen oder gar Bußgelder.

• Unternehmensruf: Eine klare, detaillierte Rechnung zeigt Ihren Kundinnen und Kunden, dass Sie gut organisiert sind und ein seriöses Unternehmen führen. Das ist besonders wichtig, wenn Sie Rechnungen an größere Unternehmen schreiben oder mit internationalen Kundinnen und Kunden zusammenarbeiten.

• Aufzeichnungen: Eine gründliche Rechnungsstellung liefert Aufzeichnungen zu Forderungen und Zahlungen. Sie erleichtert Ihnen die Budget- und Cashflow-Planung sowie die Steuererklärung. Auch wenn es mal zu Unstimmigkeiten mit Kundinnen und Kunden wegen einer Zahlung kommen sollte, ist die Rechnung Ihr wichtigstes Verteidigungsmittel.

Welche rechtlichen Anforderungen gelten für Rechnungen in den Niederlanden?

Rechnungen sind in den Niederlanden offizielle Steuerunterlagen. Das bedeutet, dass jede Rechnung ganz bestimmte Angaben enthalten muss und dass es feste Regeln für die Art und den Zeitpunkt des Versands gibt. Wenn Sie irgendetwas davon missachten, könnte es passieren, dass Ihr Kunde oder Ihre Kundin Sie nicht bezahlt oder Sie bei einer Steuerprüfung Probleme bekommen. Folgende Anforderungen stellt die niederländische Steuerbehörde an ausnahmslos alle Rechnungen.

Unternehmensinformationen

Folgendes müssen Sie angeben:

• Ihren Unternehmensnamen und Ihre Adresse, Ihre Handelsregisternummer (KVK) sowie Ihre USt.-Identifikationsnummer (falls Sie USt.-pflichtig sind)

• Den vollständigen Namen und die Adresse des Kunden/der Kundin

• Eine eindeutige, fortlaufend vergebene Rechnungsnummer (keine ausgelassenen Nummern, keine Änderung der Reihenfolge, keine Dopplung derselben Nummer)

• Das Ausstellungsdatum der Rechnung

• Das Lieferdatum des Produkts oder der Dienstleistung

• Eine kurze, aber präzise Beschreibung der erbrachten Leistungen oder verkauften Waren

• Den USt.-Satz, den USt.-Betrag (oder einen Hinweis auf Befreiung) und den fälligen Gesamtbetrag inklusive USt.

USt.-Compliance

Wenn Sie USt. erheben, muss diese korrekt berechnet und klar ausgewiesen werden. Wenn Sie die Steuer nicht berechnen (z. B. weil Sie Anspruch auf die Kleinunternehmerregelung haben), sollten Sie dies explizit angeben. Wenn für Ihre in der EU ansässigen Kundinnen und Kunden die Umkehrung der Steuerschuld gilt, geben Sie auch deren USt.-ID auf der Rechnung an zusammen mit einem Vermerk, in dem die Umkehrung der Steuerschuld erläutert wird.

Fristen

Sie müssen Ihre Rechnung spätestens am 15. des Monats ausstellen, der auf den Monat folgt, in dem Sie das Produkt oder die Dienstleistung geliefert haben. Wenn Sie einen Auftrag im Juni abschließen, muss die Rechnung also bis zum 15. Juli datiert und versendet werden. Verspätete Rechnungen können sowohl Ihnen als auch Ihrer Kundschaft die USt.-Erklärung erschweren.

Aufzeichnungen

Sie sind gesetzlich verpflichtet, alle Rechnungen 7 Jahre lang aufzubewahren (oder 10, wenn Sie im Immobilienbereich tätig sind). Es sind sowohl digitale als auch Papierdokumente zulässig, solange Ihre Unterlagen vollständig und zugänglich sind. Mit Fakturierungssoftware lässt sich das in der Regel automatisch handhaben. Unabhängig vom verwendeten System sollten Sie dafür sorgen, dass alles mit Back-ups gesichert und gut organisiert ist.

Wie erstellt man als Selbstständige/r eine Rechnung?

Eine gute Rechnung sollte Ihre Professionalität unterstreichen. Mit gut strukturierten, leicht lesbaren Rechnungen können Sie Nachfragen vermeiden, Zahlungen beschleunigen und dafür sorgen, dass Ihre Kundinnen und Kunden Ihr Unternehmen ernst nehmen. So erstellen Sie eine Rechnung:

Ein übersichtliches Layout

Verwenden Sie eine logische Gliederung – beginnend mit den Angaben zu Ihrem Unternehmen, gefolgt von den Kundeninformationen, dann den Rechnungsdaten (wie laufende Nummer, Datum usw.) und schließlich den Posten und Beträgen. Verwenden Sie einheitliche Schriftarten und Abstände und achten Sie darauf, dass der Gesamtbetrag und das Fälligkeitsdatum leicht erkennbar sind.

Klare Beschreibungen Ihrer Arbeit

Zu jedem Posten müssen Sie Ihre Tätigkeiten und die dafür anfallenden Kosten erläutern. Geben Sie für jede Zeile den Satz, die Menge und die Summe an. Vage oder zu stark vereinfachte Zusammenfassungen können den Zahlungseingang verzögern und Fragen aufwerfen. Wenn auf Kundenseite eine interne Genehmigung oder buchhalterische Prüfung erforderlich sind, sollten Sie die nötigen Informationen bereitstellen, damit dies schnell erledigt ist.

Präziser Umgang mit Zahlen

Überprüfen Sie Ihre Berechnungen mehrmals. Weisen Sie die Zwischensumme, den USt-Satz und -Betrag sowie die Gesamtsumme aus. Wenn Sie einen USt.-Satz von 21 % anwenden, legen Sie das deutlich dar: Führen Sie den Grundbetrag, den USt.-Betrag und den Gesamtbetrag auf. Wenn Sie USt.-befreit sind, begründen Sie dies.

Einfache Zahlungsmöglichkeiten

Geben Sie Ihre Internationale Bankkontonummer (IBAN) und den Namen Ihrer Bank an. Wenn Sie andere Zahlungsmethoden (wie Zahlungslinks oder Kreditkarten) verwenden, führen Sie diese ebenfalls auf. Je weniger Gedanken sich Ihre Kundinnen und Kunden über die Zahlungsmethode machen müssen, desto schneller kann das Geld auf Ihrem Konto eingehen.

Angaben zu Zahlungskonditionen

Ein Zahlungsziel von 30 Tagen ist Standard. Sollten Sie jedoch andere Konditionen vereinbart haben, weisen Sie darauf hin. Geben Sie immer entweder einen Zeitrahmen („innerhalb von 14 Tagen“) oder ein bestimmtes Datum („bis 30. Juli 2025“) an. Andernfalls könnten Ihre Kundinnen und Kunden einfach selbst entscheiden.

Eine persönliche Note

Schon eine Zeile, die Dankbarkeit vermittelt (wie „Vielen Dank für Ihr Vertrauen“), macht viel aus.

Eine gute Rechnung kann die Abwicklung auf beiden Seiten vereinfachen. Betrachten Sie sie als Erweiterung Ihrer Marke: Sie sollte korrekt, effizient und einfach zu verarbeiten sein.

Welche Tools und Vorlagen können die Rechnungsstellung in den Niederlanden erleichtern?

Jedes Mal eine ganz neue Rechnung in Word oder Excel zu erstellen, ist zeitaufwändig. Außerdem ist es fehleranfälliger als die Verwendung ausgefeilter Invoicing-Tools. Sehen wir uns an, wie Sie Ihren Fakturierungsprozess modernisieren können.

Vorlagen

Die einfachste Option ist eine Rechnungsvorlage nach niederländischen Vorgaben. Es gibt viele Optionen für Word, Excel und Google Docs zum Herunterladen mit Feldern für alle wichtigen Angaben. Achten Sie nur darauf, dass die Vorlage auf die Niederlande zugeschnitten und keine allgemeine Vorlage von einer Freelancer-Website ist.

Fakturierungssoftware

Wenn Sie regelmäßig Rechnungen versenden, lohnt sich eine Software. Sie geben die Daten Ihrer Kundinnen und Kunden einmal ein und die Anwendung kümmert sich automatisch um alles Weitere, von der Rechnungsnummer bis zur Steuerberechnung.

Achten Sie auf folgende Funktionen:

• Unterstützung der niederländischen USt. (einschließlich Optionen für Umkehrung der Steuerschuld und Ausnahmen)

• Automatische Rechnungsnummerierung

• Unterstützung mehrerer Währungen, wenn Sie international tätig sind

• Zahlungserinnerungen (manuell oder automatisch)

• Tracking des Zahlungsstatus

• Integration in Buchhaltungstools oder Export als CSV oder PDF

Stripe Invoicing

Stripe Invoicing bietet eine schnelle, flexible Möglichkeit, zuverlässige Rechnungen mit integriertem Zahlungsablauf zu erstellen. Sie können Rechnungen mit Ihrem Logo kennzeichnen, Zahlungskonditionen festlegen, die USt. ausweisen und einen Link zu einer Rechnungsseite einfügen, auf der Ihre Kundinnen und Kunden sofort online bezahlen können. Außerdem werden internationale Währungen, wiederkehrende Abrechnungen und Erinnerungen unterstützt. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie Kundschaft außerhalb der Niederlande haben oder auf Vorschussbasis arbeiten.

Wie funktioniert die Rechnungsstellung für internationale Kundinnen und Kunden als Selbstständige/r?

Die Rechnungsstellung für Kundinnen und Kunden außerhalb der Niederlande erfordert einige zusätzliche Schritte. Sie sollten immer den Umgang mit der USt. klären, die Währung angeben und die Zahlung möglichst einfach gestalten. Je weniger Hindernisse Sie schaffen, desto schneller kann die Zahlung eintreffen. Auf Folgendes sollten Sie ganz genau achten:

Währung

Entscheiden Sie im Voraus, in welcher Währung Sie Ihre Rechnung stellen. Viele internationale Kundinnen und Kunden bevorzugen es, Rechnungen in ihrer Landeswährung zu erhalten. Dennoch können Rechnungen in Euro funktionieren, wenn beide Parteien sich darauf einigen. Achten Sie nur darauf, dass es auf der Rechnung keine Unklarheiten gibt.

Sprache

Achten Sie auf eine einfache Sprache. Auch wenn Sie in den Niederlanden ansässig sind, sollten Ihre Rechnungen an internationale Kundinnen und Kunden in der Regel in englischer Sprache verfasst werden, damit sie besser verständlich sind.

Mehrwertsteuer

B2B-Rechnungen

Wenn Ihr Kunde ein USt.-pflichtiges Unternehmen in einem anderen Land ist, erheben Sie keine Steuer. Stattdessen wenden Sie die Umkehrung der Steuerschuld an: Sie schlagen keine USt. auf, sondern geben auf der Rechnung die USt.-ID des anderen Unternehmens sowie den Vermerk „VAT reverse-charged“ (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers) an. Bei Verkäufen innerhalb der EU müssen Sie die Transaktion außerdem in einer Aufstellung innergemeinschaftlicher Leistungen (Opgaaf Intracommunautaire Prestaties, ICP) und in Ihrer Zusammenfassenden Meldung angeben.

Auch wenn Ihr Firmenkunde in einem Land ohne USt. ansässig sind, erheben Sie keine Steuer. Stattdessen fügen Sie der Rechnung eine Zeile hinzu wie z. B. „0% VAT – service supplied outside the EU“ (0 % USt. – Leistung außerhalb der EU erbracht). Bewahren Sie unbedingt Unterlagen auf, aus denen hervorgeht, dass die Leistung nach niederländischen USt.-Gesetzen als Export gilt.

B2C-Rechnungen

Für B2C-Kundinnen und -Kunden innerhalb der EU erheben Sie Mehrwertsteuer. Wenn Ihre gesamten grenzüberschreitenden Verkäufe an EU-Kundinnen und -Kunden 10.000 EUR pro Jahr überschreiten, müssen Sie die im Land der Kundin/des Kunden geltende MwSt. und nicht den in Ihrem Land geltenden Satz berechnen.

Für B2C-Kunden außerhalb der EU sind exportierte Produkte und Dienstleistungen in der Regel steuerbefreit.

Zahlungsinformationen

Geben Sie Ihre IBAN und den BIC oder SWIFT-Code Ihrer Bank an. Einige internationale Kundinnen und Kunden zahlen per Direktüberweisung, Sie müssen aber klären, wer die Gebühren trägt, insbesondere bei unterschiedlichen Währungen. Bieten Sie für eine schnellere und einfachere Abwicklung Online-Zahlungen an. Beispielsweise können Sie mit Stripe Rechnungen versenden, die Ihre Kundinnen und Kunden per Kreditkarte in der eigenen Währung bezahlen können. Auf Ihrem Konto geht das Geld trotzdem in Euro ein.

Was sind Best Practices für pünktliche Zahlungen als Selbständige/r?

Selbst eine perfekte Rechnung garantiert nicht, dass Ihre Kundinnen und Kunden pünktlich bezahlen. Doch es gibt Best Practices, die Sie befolgen können, damit verspätete Zahlungen zur Ausnahme und nicht zur Regel werden.

Folgendes kann für Selbstständige gut funktionieren:

• Erstellen Sie eine Rechnung, sobald die Arbeit erledigt ist, oder zum vereinbarten Datum. Je länger Sie mit dem Versand warten, desto mehr signalisieren Sie, dass die Zahlung nicht dringend ist.

• Warten Sie bei größeren Projekten oder Neukundinnen und -kunden mit der Abrechnung nicht bis zum Schluss. Wenn Sie beispielsweise 30 % im Voraus und den Rest phasenweise in Rechnung stellen, können Sie Ihre Fristen kurz halten und dafür sorgen, dass Geld hereinkommt, wenn ein Projekt länger dauert als erwartet.

• Geben Sie immer die Konditionen und das Fälligkeitsdatum der Zahlung an.

• Geben Sie Ihre IBAN, Ihren BIC oder Ihren SWIFT-Code und den vollständigen Namen des Kontoinhabers/der Kontoinhaberin an.

• Verwenden Sie eine Fakturierungssoftware, die Kundinnen und Kunden vor und nach dem Fälligkeitsdatum automatisch erinnert. Wenn Sie die Rechnungsstellung manuell erledigen, sollten Sie Kalendererinnerungen einrichten und sich höflich, aber beharrlich melden. Eine kurze, freundliche Nachfrage nach einer verpassten Frist reicht oft schon, um bezahlt zu werden.

• Geben Sie im Voraus an, ob Sie Verzugsgebühren oder Zinsen berechnen  – idealerweise schon im Vertrag und auf der Rechnung selbst. Viele Kundinnen und Kunden möchten keine Sanktionen riskieren und werden Ihrer Rechnung oberste Priorität einräumen. Manche Selbstständige bieten auch einen kleinen Rabatt als Anreiz für frühere Zahlungen an.

Um pünktlich bezahlt zu werden, müssen Sie klare Erwartungen setzen, Tools verwenden, die die Rechnungsstellung erleichtern, und konsequent sein. Je strukturierter Ihr System ist, desto weniger Energie verschwenden Sie darauf, Ihrem Geld hinterherzurennen.

So kann Stripe Invoicing helfen

Mit Stripe Invoicing lässt sich Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Dunning-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen, reduzieren Sie die Forderungslaufzeit (DSO) und akzeptieren Zahlungen schneller.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Selfservice-Portal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen in Minuten und reduzieren Sie die Zeit, die für das Inkasso aufgewendet wird, durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning(ERP)-Software integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe Ihre Rechnungsstellung vereinfachen kann, oder legen Sie gleich los.