Als je een gevestigde freelancer bent, ook wel ZZP'er genoemd in Nederland, weet je waarschijnlijk al hoe belangrijk het is om goed te factureren. Facturen zijn hoe je betaald krijgt en aan de belastingregels voldoet, maar het proces kan verwarrend zijn. Als je de belasting over de toegevoegde waarde (btw) vergeet, de factuur te laat verstuurt of niet de juiste klantgegevens vermeldt, kan dat je tijd, geld en geloofwaardigheid kosten. Hieronder vind je alles wat je nodig hebt om een goede ZZP-factuur te maken.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom is het maken van goede facturen zo belangrijk voor ZZP'ers?
  
• Wat zijn de wettelijke vereisten voor facturering in Nederland?
  
• Hoe maak je als zelfstandige een factuur?
  
• Welke tools en sjablonen kunnen helpen bij het factureren in Nederland?
  
• Hoe factureer je als zelfstandige internationale klanten?
  
• Wat zijn de beste manieren om als ZZP'er op tijd betaald te krijgen?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Waarom is het maken van goede facturen zo belangrijk voor ZZP'ers?

Je factuur is je salaris als je zelfstandig ondernemer bent. Het is hoe je betaald krijgt, je administratie op orde houdt en aan de belastingwetgeving voldoet. Het bijhouden van duidelijke, nauwkeurige en gedetailleerde facturen kan ook bepalend zijn voor hoe klanten je behandelen en hoe goed je bedrijf draait.

Er zijn drie belangrijke redenen waarom facturering belangrijk is voor ZZP'ers:

• Belastingen: Je moet btw in rekening brengen, je inkomsten bijhouden en een administratie voeren voor de Belastingdienst. Anders loop je het risico op vertragingen, correcties of boetes.

• Bedrijfsreputatie: Een duidelijke, gedetailleerde factuur laat je klanten zien dat je georganiseerd bent en een legitiem bedrijf runt. Dat helpt enorm, vooral als je grotere bedrijven factureert of met internationale klanten werkt.

• Administratie: Goede factureringspraktijken zorgen voor een overzicht van wat er nog openstaat en wat er al is betaald. Ze helpen bij het opstellen van een begroting, het plannen van de cashflow en het indienen van belastingaangiften. Als een klant ooit vragen heeft over een kostenpost, is de factuur je eerste verdedigingslinie.

Wat zijn de wettelijke vereisten voor facturering in Nederland?

Facturen zijn officiële belastingdocumenten in Nederland, wat betekent dat er een lijst is met gegevens die op elke factuur moeten staan, samen met regels over hoe en wanneer je ze moet versturen. Als je iets overslaat, kan je klant je misschien niet betalen of kun je problemen krijgen tijdens een btw-controle. Dit is wat de Nederlandse belastingdienst elke keer van elke factuur verwacht.

Bedrijfsgegevens

Je moet het volgende toevoegen:

• Je bedrijfsnaam en adres, KvK-nummer en btw-nummer (als je btw-plichtig bent)

• De volledige naam en het adres van de klant

• Een uniek factuurnummer dat past in een doorlopende nummerreeks (geen nummers overslaan, geen afwijkingen van de volgorde en geen hergebruik van hetzelfde nummer)

• De datum waarop de factuur is uitgegeven.

• De datum waarop het product of de dienst is geleverd

• Een korte maar duidelijke beschrijving van wat je hebt gedaan of verkocht

• Het btw-tarief, het btw-bedrag (of een opmerking over vrijstelling) en het totale verschuldigde bedrag, inclusief btw

Naleving van de btw-regels

Als je btw in rekening brengt, moet deze correct worden berekend en duidelijk worden weergegeven. Als je geen btw in rekening brengt (bijvoorbeeld omdat je in aanmerking komt voor de regeling voor kleine ondernemingen), is het handig om dat expliciet te vermelden. Als de verleggingsregeling van toepassing is op je klanten in de EU, vermeld dan ook hun btw-nummer op de factuur, samen met een toelichting op de verleggingsregeling.

Tijdlijnen

Je moet je factuur uiterlijk op de 15e van de maand na de maand waarin je het product of de dienst hebt geleverd, versturen. Als je een klus in juni afrondt, moet de factuur uiterlijk op 15 juli zijn gedateerd en verstuurd. Te late facturen kunnen de btw-aangifte voor zowel jou als je klant ingewikkeld maken.

Administratie

Je moet volgens de wet alle facturen 7 jaar bewaren (of 10 jaar als je in de vastgoedsector werkt). Digitaal of op papier is prima, zolang je administratie maar compleet en toegankelijk is. Dit kan meestal automatisch worden afgehandeld met facturatiesoftware. Welk systeem je ook gebruikt, zorg ervoor dat alles wordt geback-upt en georganiseerd.

Hoe maak je als zelfstandige een factuur?

Een goede factuur laat zien dat je professioneel bent. Een overzichtelijke, makkelijk te lezen factuur zorgt ervoor dat je minder heen en weer hoeft te mailen, dat je sneller betaald krijgt en dat klanten je bedrijf serieus nemen. Hier lees je hoe je een factuur maakt.

Begin met een strakke lay-out

Gebruik een logische structuur, met je bedrijfsgegevens bovenaan, gevolgd door klantinformatie, dan factuurmetadata (bijv. nummer, datum) en ten slotte de regelitems en totalen. Gebruik consistente lettertypen en spaties, en zorg ervoor dat het te betalen totaalbedrag en de vervaldatum gemakkelijk te vinden zijn.

Beschrijf je werk duidelijk

Elke regel moet uitleggen wat je hebt gedaan en hoe je daarvoor kosten in rekening brengt. Vermeld het tarief, de hoeveelheid en het totaal per regel. Vage of te simplistische samenvattingen kunnen de betaling vertragen en vragen oproepen. Als de klant interne goedkeuring of boekhoudkundige controle nodig heeft, geef hem dan wat hij nodig heeft om dit snel te kunnen doen.

Wees nauwkeurig met de cijfers

Controleer je berekeningen drie keer. Laat het subtotaal, het btw-tarief en het bedrag zien, en het eindtotaal. Als je een btw-tarief van 21% gebruikt, maak dat dan duidelijk: laat het basisbedrag, de btw-regel en het totaal zien. Als je btw- vrijgesteld bent, leg dan uit waarom.

Maak betalen makkelijk

Vermeld je Internationale bankrekeningnummer (IBAN) en de naam van je bank. Als je andere betaalmethoden gebruikt (zoals betalingslinks of creditcards), vermeld die dan ook. Hoe minder je klant hoeft na te denken over hoe hij je moet betalen, hoe sneller het geld op je rekening staat.

Vermeld de betalingsvoorwaarden

"Betaling binnen 30 dagen" is standaard, maar als je andere voorwaarden hebt afgesproken, maak dit dan duidelijk. Vermeld altijd een termijn ("binnen 14 dagen") of een specifieke datum ("te betalen vóór 30 juli 2025"). Anders kunnen klanten voor jou beslissen.

Voeg een persoonlijk tintje toe

Een enkele zin toevoegen om je dankbaarheid te tonen (bijvoorbeeld 'Bedankt voor je aankoop') kan veel betekenen.

Een goede factuur kan het proces voor beide partijen makkelijker maken. Zie het als een verlengstuk van je merk: het moet nauwkeurig, efficiënt en gebruiksvriendelijk zijn.

Welke tools en sjablonen kunnen helpen bij facturering in Nederland?

Elke factuur helemaal zelf maken in Word of Excel kost veel tijd. Het is ook foutgevoeliger dan het gebruik van geavanceerde facturatietools. Laten we eens kijken hoe je je facturatieproces kunt moderniseren.

Sjablonen

De meest simpele optie is een factuursjabloon die voldoet aan de Nederlandse regels. Er zijn genoeg sjablonen te downloaden in Word, Excel en Google Docs met velden voor alles wat je nodig hebt. Zorg er wel voor dat het sjabloon is aangepast voor Nederland en niet zomaar een algemeen sjabloon van een freelancersite is.

Facturatiesoftware

Als je vaak facturen verstuurt, is software echt de moeite waard. Je voert de gegevens van je klant één keer in en de app regelt automatisch alles, van factuurnummering tot belastingberekeningen.

Let op de volgende functies:

• Ondersteuning voor Nederlandse btw (inclusief opties voor verlegging en vrijstelling)

• Automatische factuurnummering

• Ondersteuning voor meerdere valuta's, als je internationaal werkt

• Betalingsherinneringen (handmatig of automatisch)

• Betalingsstatus volgen

• Koppelen met boekhoudtools of exporteren naar CSV of PDF

Stripe Invoicing

Stripe Invoicing is een snelle en flexibele manier om betrouwbare facturen te maken met een ingebouwde betalingsstroom. Je kunt je facturen voorzien van je eigen huisstijl, betalingsvoorwaarden instellen, btw toevoegen en ze versturen met een link naar een factuurpagina waar je klant direct online kan betalen. Het ondersteunt ook internationale valuta's, terugkerende facturen en herinneringen, wat vooral handig is als je met klanten buiten Nederland werkt of op basis van een vast bedrag.

Hoe factureer je als ZZP'er aan internationale klanten?

Als je klanten buiten Nederland factureert, moet je een paar extra stappen doen. Maak altijd duidelijk hoe je met btw omgaat, geef aan welke valuta je gebruikt en zorg dat het betalen makkelijk gaat. Hoe minder problemen je je klant geeft, hoe sneller je waarschijnlijk betaald wordt. Hier moet je goed op letten.

Valuta

Bepaal van tevoren in welke valuta je factureert. Veel internationale klanten geven er de voorkeur aan om in hun lokale valuta gefactureerd te worden, maar factureren in euro's kan ook als beide partijen dat hebben afgesproken. Zorg er wel voor dat je dit duidelijk op de factuur vermeldt.

Taal

Houd de taal simpel. Zelfs als je in Nederland zit, moeten je facturen aan internationale klanten meestal in het Engels zijn om ze beter toegankelijk te maken.

Btw

B2B-facturen

Als je klant een btw-geregistreerd bedrijf in een ander land is, hoef je geen btw in rekening te brengen. In plaats daarvan pas je het verleggingsmechanisme toe: voeg geen btw toe, maar vermeld hun btw-nummer op de factuur, samen met een opmerking zoals 'btw-verlegging van toepassing'. Je moet de transactie ook aangeven in een intracommunautaire transactiedeclaratie (ICP-declaratie) en je EC-verkooplijst voor verkopen binnen de EU.

Als je klant in een land zonder btw is gevestigd, breng je ook geen btw in rekening. Voeg een regel toe aan de factuur, bijvoorbeeld '0% btw - dienst geleverd buiten de EU'. Zorg ervoor dat je documentatie bewaart waaruit blijkt dat de dienst volgens de Nederlandse btw-regels als export kwalificeert.

B2C-facturen

Voor B2C-klanten binnen de EU breng je btw in rekening. Als je totale grensoverschrijdende verkopen aan EU-klanten meer dan € 10.000 per jaar bedragen, moet je btw in rekening brengen op basis van het land van de klant, niet op basis van je eigen land.

Voor B2C-klanten buiten de EU zijn geëxporteerde producten en diensten meestal vrijgesteld van btw.

Betaalinformatie

Voeg je IBAN en de BIC- of SWIFT-code van je bank toe. Sommige internationale klanten maken het geld rechtstreeks over, maar je moet wel duidelijk maken wie de kosten betaalt, vooral als je in een andere valuta werkt. Bied een online betalingsoptie aan voor een snellere en eenvoudigere verwerking. Met Stripe kun je bijvoorbeeld een factuur sturen die je klant met een creditcard in zijn eigen valuta kan betalen, waarna het geld in euro's op je rekening wordt gestort.

Wat zijn de beste manieren om als ZZP'er op tijd betaald te krijgen?

Zelfs een perfecte factuur garandeert niet dat je klant op tijd betaalt, maar er zijn manieren om ervoor te zorgen dat te late betalingen een uitzondering blijven en niet de regel worden.

Dit kan goed werken voor ZZP'ers:

• Maak een factuur zodra de klus geklaard is of op de afgesproken datum. Hoe langer je wacht met versturen, hoe meer je laat merken dat betaling niet dringend is.

• Wacht niet tot het einde om alles te factureren bij grotere projecten of nieuwe klanten. Door bijvoorbeeld 30% vooraf te factureren en de rest in fasen, kun je je tijd beschermen en ervoor zorgen dat er geld binnen blijft komen als een project langer duurt dan verwacht.

• Vermeld altijd de betalingsvoorwaarden en een specifieke betalingstermijn.

• Vermeld je IBAN, BIC of SWIFT-code en de volledige naam van de rekening.

• Gebruik facturatiesoftware die klanten automatisch een herinnering stuurt voor en na de vervaldatum. Als je handmatig factureert, stel dan herinneringen in op je kalender en volg beleefd maar consequent op. Een kort, vriendelijk berichtje na een gemiste deadline kan aanzetten tot betaling.

• Als je boetes of rente in rekening brengt, vermeld dat dan van tevoren, het liefst in je contract en op de factuur zelf. Veel klanten willen geen risico lopen op boetes, waardoor je factuur bovenaan de lijst blijft staan. Sommige freelancers bieden ook een kleine korting aan om vroege betaling te stimuleren.

Om op tijd betaald te worden, moet je duidelijke verwachtingen scheppen, tools gebruiken om je facturering te ondersteunen en doorzetten. Hoe gestructureerder je systeem is, hoe minder energie je kwijt bent aan het achterhalen van wat je al hebt verdiend.

De voordelen van Stripe Invoicing

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je daarvoor hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow altijd onder controle hebt.

• De cashflow versnellen:Verminder het aantal dagen dat verkopen uitstaan (DSO) en krijg sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-ondersteunde aanmaningstools waarmee je meer inkomsten kunt innen.

• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk te bekijken en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: maak facturen binnen een paar minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software, zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer info over hoe Stripe je facturatieproces kan vereenvoudigen, of ga vandaag nog aan de slag.