Si vous êtes un freelance établi, également connu sous le nom de ZZP’er aux Pays-Bas, vous connaissez probablement déjà l’importance de bonnes pratiques de facturation. Les factures sont le moyen de vous faire payer et de vous conformer aux règles fiscales, mais le processus peut être déroutant. Oublier la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), envoyer la facture trop tard ou ne pas inclure les bonnes informations sur le client peut vous coûter du temps, de l’argent et de la crédibilité. Vous trouverez ci-dessous tout ce dont vous avez besoin pour créer une facture de ZZP’er efficace.

Au sommaire de cet article :

• Pourquoi est-il si important pour les ZZP’ers de créer des factures bien faites ?
  
• Quelles sont les exigences légales en matière de facturation aux Pays-Bas ?
  
• Comment créer une facture en tant qu’indépendant ?
  
• Quels outils et modèles peuvent aider à la facturation aux Pays-Bas ?
  
• Comment facturer des clients internationaux en tant que ZZP’er ?
  
• Quelles sont les bonnes pratiques pour se faire payer à temps en tant que ZZP’er ?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Pourquoi est-il si important pour les ZZP’ers de créer des factures bien faites ?

Votre facture est votre fiche de paie lorsque vous êtes indépendant. C’est ainsi que vous vous faites payer, que vous tenez vos comptes en ordre et que vous respectez la législation fiscale. Le maintien d’une facturation claire, précise et détaillée peut également donner le ton sur la façon dont les clients vous traitent et sur la bonne marche de votre entreprise.

Il y a trois raisons principales pour lesquelles la facturation est importante pour les ZZP’ers :

• Les taxes : vous êtes responsable de la facturation de la TVA, du suivi de vos revenus et de la tenue de registres pour l’administration fiscale néerlandaise, le Belastingdienst. Sinon, vous risquez des retards, des corrections ou des amendes.

• La réputation de l’entreprise : une facture claire et détaillée montre à vos clients que vous êtes organisé et que vous dirigez une entreprise légitime. Cela contribue grandement à votre image, surtout si vous facturez de plus grandes entreprises ou si vous travaillez avec des clients internationaux.

• La tenue de registres : de solides pratiques de facturation fournissent un historique de ce qui est dû et de ce qui a été payé. Elles aident à la budgétisation, à la planification des flux de trésorerie et aux déclarations fiscales. Si un client conteste un jour une facturation, la facture est votre première ligne de défense.

Quelles sont les exigences légales en matière de facturation aux Pays-Bas ?

Les factures sont des documents fiscaux officiels aux Pays-Bas, ce qui signifie qu’il y a une liste non négociable de détails que chaque facture doit inclure, ainsi que des règles sur la manière et le moment de les envoyer. Si vous en omettez un, votre client pourrait ne pas être en mesure de vous payer, ou vous pourriez rencontrer des problèmes lors d’un contrôle de TVA. Voici ce que l’administration fiscale néerlandaise attend de chaque facture, à chaque fois.

Informations sur l’entreprise

Vous devez inclure :

• Le nom et l’adresse de votre entreprise, son numéro d’immatriculation (KVK) et son numéro d’identification à la TVA (si vous êtes assujetti à la TVA)

• Le nom complet et l’adresse du client

• Un numéro de facture unique qui s’inscrit dans une séquence de numérotation continue (pas de saut de numéros, pas d’inversion de l’ordre et pas de réutilisation du même numéro)

• La date d’émission de la facture

• La date de livraison du produit ou du service

• Une description courte mais spécifique de ce que vous avez fait ou vendu

• Le taux de TVA, le montant de la TVA (ou une note d’exonération) et le total dû, TVA comprise

Conformité à la TVA

Si vous facturez la TVA, elle doit être calculée correctement et indiquée clairement. Si vous ne facturez pas la taxe (parce que vous êtes éligible au régime des petites entreprises, par exemple), il est utile de le mentionner explicitement. Si la règle d’autoliquidation s’applique à vos clients basés dans l’UE, incluez également leur numéro de TVA sur la facture, ainsi qu’une note expliquant l’autoliquidation.

Délais

Vous devez émettre votre facture au plus tard le 15 du mois suivant le mois où vous avez livré le produit ou le service. Si vous terminez un travail en juin, la facture doit être datée et envoyée avant le 15 juillet. Les factures tardives peuvent compliquer les déclarations de TVA pour vous et votre client.

Tenue de registres

Vous êtes légalement tenu de conserver toutes les factures pendant 7 ans (ou 10, si vous travaillez dans l’immobilier). Le format numérique ou papier est acceptable, tant que vos registres sont complets et accessibles. Cela peut généralement être géré automatiquement avec un logiciel de facturation. Quel que soit le système que vous utilisez, assurez-vous que tout est sauvegardé et organisé.

Comment créer une facture en tant qu’indépendant ?

Une facture efficace doit renforcer votre professionnalisme. Des factures bien structurées et faciles à lire réduisent les allers-retours de messages, accélèrent les paiements et rappellent aux clients de prendre votre entreprise au sérieux. Voici comment préparer une facture.

Commencez par une mise en page claire

Utilisez une structure logique, avec les informations de votre entreprise en haut, suivies des informations du client, puis des métadonnées de la facture (par ex., numéro, date), et enfin des postes et des totaux. Utilisez des polices et un espacement cohérents, et assurez-vous que le total à payer et la date d’échéance sont faciles à trouver.

Décrivez clairement votre travail

Chaque ligne détaillée doit expliquer ce que vous avez fait et comment vous le facturez. Incluez le tarif, la quantité et le total par ligne. Des résumés vagues ou trop simplifiés peuvent ralentir le paiement et soulever des questions. Si le client a besoin d’une approbation interne ou d’un examen comptable, fournissez-lui ce dont il a besoin pour que cela soit fait rapidement.

Soyez précis avec les chiffres

Vérifiez trois fois vos calculs. Indiquez le sous-total, le taux et le montant de la TVA, et le total général. Si vous appliquez un taux de TVA de 21 %, mentionnez-le explicitement : indiquez le montant de base, la ligne de TVA et le total. Si vous êtes exonéré de TVA, expliquez pourquoi.

Facilitez le paiement

Incluez votre numéro de compte bancaire international (IBAN) et le nom de votre banque. Si vous utilisez d’autres moyens de paiement (tels que des liens de paiement ou des cartes de crédit), mentionnez-les également. Moins votre client aura à réfléchir à la manière de vous payer, plus vite l’argent arrivera sur votre compte.

Incluez les conditions de paiement

« Paiement sous 30 jours » est la norme, mais si vous avez convenu de conditions différentes, précisez-le clairement. Incluez toujours soit un délai (« sous 14 jours »), soit une date précise (« à payer avant le 30 juillet 2025 »). Sinon, les clients pourraient décider pour vous.

Ajoutez une touche humaine

Ajouter une simple ligne pour exprimer votre gratitude (par ex., « Merci pour votre confiance ») est très apprécié.

Une facture solide peut aider à simplifier le processus des deux côtés. Considérez-la comme une extension de votre marque : elle doit être précise, efficace et facile à utiliser.

Quels outils et modèles peuvent aider à la facturation aux Pays-Bas ?

Créer chaque facture à partir de zéro dans Word ou Excel prend du temps. C’est également plus sujet aux erreurs que l’utilisation d’outils de facturation sophistiqués. Voyons comment moderniser votre processus de facturation.

Modèles

L’option la plus simple est un modèle de facture conforme à la législation néerlandaise. Il existe de nombreuses options téléchargeables sur Word, Excel et Google Docs avec des champs pour tout ce dont vous avez besoin. Assurez-vous simplement que le modèle est personnalisé pour les Pays-Bas, et non un modèle générique provenant d’un site de freelances.

Logiciel de facturation

Lorsque vous envoyez des factures régulièrement, un logiciel vaut la dépense. Vous saisissez les coordonnées de votre client une seule fois, et l’application gère automatiquement tout le reste, de la numérotation des factures aux calculs de taxes.

Recherchez les fonctionnalités suivantes :

• Prise en charge de la TVA néerlandaise (y compris les options d’autoliquidation et d’exonération)

• Numérotation automatique des factures

• Prise en charge de plusieurs devises, si vous opérez à l’international

• Rappels de paiement (manuels ou automatiques)

• Suivi de l’état des paiements

• Intégration avec des outils de comptabilité ou exportation au format CSV ou PDF

Stripe Invoicing

Stripe Invoicing est un moyen rapide et flexible de créer des factures fiables avec un tunnel de paiement intégré. Vous pouvez personnaliser vos factures à votre marque, définir des conditions de paiement, ajouter la TVA et les envoyer avec un lien vers une page de facture où votre client peut payer en ligne immédiatement. Il gère également les devises internationales, la facturation récurrente et les rappels, ce qui est particulièrement utile si vous travaillez avec des clients en dehors des Pays-Bas ou sur la base d’un contrat de type « retainer ».

Comment facturer des clients internationaux en tant que ZZP’er ?

La facturation de clients en dehors des Pays-Bas implique quelques étapes supplémentaires. Clarifiez toujours la manière de gérer la TVA, spécifiez la devise et facilitez la logistique de paiement. Moins vous créez d’obstacles pour votre client, plus le paiement a tendance à arriver rapidement. Voici les points auxquels vous devez prêter une attention particulière.

Devise

Décidez à l’avance dans quelle devise vous facturez. De nombreux clients internationaux préfèrent être facturés dans leur devise locale, mais la facturation en euros peut fonctionner si c’est ce que les deux parties ont convenu. Assurez-vous simplement d’être clair à ce sujet sur la facture.

Langue

Restez simple dans votre langage. Même si vous êtes résidez aux Pays-Bas, vos factures destinées à des clients internationaux devraient généralement être en anglais pour les rendre plus largement accessibles.

TVA

Factures B2B

Si votre client est une entreprise assujettie à la TVA dans un autre pays, vous ne facturez pas de TVA. Appliquez plutôt le mécanisme d’autoliquidation de la TVA : n’ajoutez pas de TVA, mais incluez son numéro de TVA sur la facture avec une note, telle que « Application de l’autoliquidation de la TVA ». Vous devrez également déclarer la transaction dans une déclaration d’opérations intracommunautaires (déclaration ICP) et dans votre déclaration d’échanges de biens (DEB) pour les ventes au sein de l’UE.

Si votre client est basé dans un pays sans TVA, vous ne facturerez pas non plus de TVA. Ajoutez une ligne à la facture, par exemple, « 0 % de TVA – service fourni en dehors de l’UE ». Assurez-vous de conserver la documentation montrant que le service est considéré comme une exportation en vertu des règles de TVA néerlandaises.

Factures B2C

Pour les clients B2C au sein de l’UE, vous facturerez la TVA. Si le total de vos ventes transfrontalières à des clients de l’UE dépasse 10 000 € par an, il vous faudra facturer la TVA en fonction du pays du client, et non du vôtre.

Pour les clients B2C en dehors de l’UE, les produits et services exportés sont généralement exonérés de TVA.

Informations de paiement

Ajoutez votre IBAN et le code BIC ou SWIFT de votre banque. Certains clients internationaux effectueront un virement direct, mais vous devrez clarifier qui couvre les frais, surtout si vous travaillez dans une devise différente. Proposez une option de paiement en ligne pour un traitement plus rapide et plus facile. Par exemple, Stripe vous permet d’envoyer une facture que votre client peut payer par carte de crédit dans sa propre devise, l’argent arrivant sur votre compte en euros.

Quelles sont les bonnes pratiques pour se faire payer à temps en tant que ZZP’er ?

Même une facture parfaite ne garantit pas que votre client paiera à temps, mais vous pouvez suivre des bonnes pratiques pour que les retards de paiement soient l’exception et non la règle.

Voici ce qui peut bien fonctionner pour les ZZP’ers :

• Générez une facture dès que le travail est terminé ou à la date convenue. Plus vous tardez à l’envoyer, plus vous signifiez que le paiement n’est pas urgent.

• N’attendez pas la fin pour tout facturer pour les projets plus importants ou les nouveaux clients. Facturer 30 % d’acompte et le reste par phases, par exemple, peut vous aider à protéger votre temps et à maintenir un flux de trésorerie si un projet dure plus longtemps que prévu.

• Incluez toujours des conditions de paiement et une date d’échéance de paiement spécifique.

• Incluez votre IBAN, votre code BIC ou SWIFT, et le nom complet de votre compte.

• Utilisez un logiciel de facturation qui relance automatiquement les clients avant et après la date d’échéance. Si vous facturez manuellement, définissez des rappels dans votre calendrier et effectuez un suivi poli mais constant. Une brève et amicale prise de contact après un délai manqué peut inciter au paiement.

• Si vous facturez des frais de retard ou des intérêts, indiquez-le à l’avance, idéalement dans votre contrat et sur la facture elle-même. De nombreux clients ne voudront pas risquer de pénalités, ce qui peut maintenir votre facture en haut de la pile. Certains freelances peuvent également offrir une petite remise pour encourager un paiement anticipé.

Pour se faire payer à temps, il faut définir des attentes claires, utiliser des outils pour soutenir votre facturation et assurer le suivi. Plus votre système est structuré, moins vous dépenserez d’énergie à traquer ce que vous avez déjà gagné.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie votre processus de gestion des créances clients (AR), de la création de la facture à l’encaissement du paiement. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser la gestion des créances : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans aucun codage. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à maîtriser votre flux de trésorerie.

• Accélérer les flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de paiement (DSO) et faites-vous payer plus rapidement grâce à des paiements mondiaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance basés sur l’IA qui vous aident à récupérer plus de revenus.

• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles d’accès et de paiement via un portail client en libre-service.

• Réduire la charge de travail administrative : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux encaissements grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement de facture hébergée par Stripe.

• Intégrer vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, vous aidant à synchroniser vos systèmes et à réduire la saisie manuelle de données.

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