Comprendre le fonctionnement des numéros de compte bancaire internationaux (IBAN) est essentiel pour faire des affaires dans toute l’Europe. Ils apparaissent sur factures, les traitements de paie, les pages de paiement et les transferts transfrontaliers, et si vous vous trompez, les paiements échouent. Si vous opérez dans ou avec des pays tels que les Pays-Bas, vous devez savoir comment les IBAN sont structurés, validés et utilisés. Vous trouverez ci-dessous un guide détaillé expliquant comment fonctionnent les IBAN et comment les utiliser correctement dans un contexte commercial réel.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qu’un IBAN ?
  
• Comment les IBAN sont-ils utilisés aux Pays-Bas ?
  
• Comment fonctionne un IBAN néerlandais ?
  
• Quand dois-je utiliser un IBAN ?
  
• Comment puis-je valider ou calculer un IBAN ?
  
• Pourquoi le système IBAN est-il important pour les entreprises aux Pays-Bas ?
  
• Comment prévenir les erreurs de paiement associées aux IBAN ?
  

Qu’est-ce qu’un IBAN ?

Un IBAN est un format standardisé permettant d’identifier un compte bancaire à l’international. Il est utilisé en complément du numéro de compte bancaire standard pour identifier le compte, et est présenté dans un format reconnu à l’échelle mondiale. Selon le pays, un IBAN peut comporter jusqu’à 34 caractères.

La norme IBAN a vu le jour en Europe et comprend aujourd’hui 88 pays en Europe, au Moyen-Orient, dans les Caraïbes et au-delà. Avant les IBAN, chaque pays disposait de ses propres formats de numéros de compte, ce qui rendait paiements transfrontaliers lents, sujets aux erreurs et plus difficiles à retracer.

Les IBAN ne remplacent pas les numéros de compte locaux ; Ils les contiennent dans un format qui indique aux banques exactement où envoyer de l’argent. Dans des régions telles que les États-Unis, le Canada ou la plupart des pays d’Asie, les banques n’utilisent pas les IBAN en interne, mais si vous envoyez de l’argent vers un pays qui les utilise, vous devrez fournir le numéro du destinataire.

Comment les IBAN sont-ils utilisés aux Pays-Bas ?

Aux Pays-Bas, le système IBAN est à la base des transferts bancaires nationaux et internationaux. Ce changement s’est produit dans le cadre de l'espace unique de paiement en euros (SEPA), qui a amené la zone euro en vertu d’une norme de paiement unique conçue pour simplifier les envois transfrontaliers d’argent. Voici ce que cela signifie en pratique :

• IBANs sont désormais standard : L’IBAN est le format de compte par défaut pour les transferts internationaux, ainsi que pour les locaux. Lorsqu’un client d’Utrecht paie une entreprise locale, il utilise un IBAN. Lorsque cette entreprise paie un fournisseur en Espagne, elle l’utilise également.
  
• Les anciens numéros de compte néerlandais font désormais partie du système IBAN : ces numéros historiques, appelés rekeningnummers, existent toujours, mais ont été intégrés au système IBAN. Aujourd’hui, il n’existe plus de format national distinct — tout est conçu pour être en IBAN.
  

Par conséquent, les IBAN néerlandais apparaissent partout. Les employeurs utilisent les IBAN pour payer les salaires. C’est ainsi que les clients paient leurs factures d’électricité. Les IBAN sont ce que vous, en tant que propriétaire d’entreprise, entrez dans un logiciel de comptabilité ou partagez avec des clients étrangers. Si vous envoyez ou recevez de l’argent en euros à partir d’un compte néerlandais, vous devez utiliser un IBAN.

BIC ou codes SWIFT

Vous verrez parfois des codes d’identification d’entreprise (BIC) ou des codes d’identification d’entreprise (SWIFT) référencés à côté des IBAN. Ceux-ci identifient la banque et la succursale impliquées dans une transaction, un peu comme un code postal pour votre banque. Dans la plupart des cas, en particulier aux Pays-Bas ou dans la zone euro au sens large, vous n’avez plus à vous soucier des BIC. L’IBAN contient suffisamment d’informations, y compris l’identifiant de la banque, pour que les systèmes de paiement puissent extraire automatiquement le bon BIC.

Depuis 2016, les règles SEPA ont permis aux banques de traiter les paiements libellés en euros en utilisant uniquement l’IBAN. Bien que les BIC existent encore en arrière-plan, en particulier pour les paiements internationaux de valeur supérieure ou non en euros, l’IBAN est suffisant pour la plupart des paiements aux Pays-Bas.

Comment fonctionne un IBAN néerlandais ?

Chaque pays qui utilise des IBAN suit une structure de numéros spécifique. Aux Pays-Bas, cette structure comporte 18 caractères. Si vous voyez un IBAN tel que NL91 ABNA 0417 1643 00, voici comment le décomposer :

• NL : Cela vous indique qu’il s’agit d’un compte néerlandais.
  
• 91 : Il s’agit des deux chiffres de contrôle utilisés pour valider le numéro.
  
• ABNA : Il s’agit du code de la banque à quatre lettres, et dans ce cas, il identifie la banque ABN AMRO. Parmi les codes bancaires néerlandais courants, citons INGB (ING Bank), RABO (Rabobank) et SNSB (SNS Bank).
  
• 0417164300 : Il s’agit du numéro de compte à 10 chiffres.
  

Qu’est-ce qui rend le système IBAN fiable

Les chiffres de contrôle (c’est-à-dire les deux chiffres juste après l’indicatif du pays) sont calculés à l’aide d’un algorithme qui vérifie si l’IBAN a été saisi correctement. Si quelqu’un saisit mal ne serait-ce qu’un chiffre, la validation échouera probablement et le système signalera l’erreur avant que le transfert ne soit effectué.

Cette auto-vérification rend le système IBAN moins sujet aux erreurs humaines. Il fait partie de la plupart des plateformes bancaires en ligne, logiciels de comptabilité et les systèmes de paiement.

Quand dois-je utiliser un IBAN ?

Il est obligatoire d’utiliser des IBAN pour tous les paiements en euros dans la région SEPA et pour les transferts internationaux avec de nombreux autres pays. Ils sont utilisés pour tout, des paiements aux fournisseurs et remboursements de frais aux versements de salaires et déclarations administratives. Vous devrez utiliser un IBAN dans les cas suivants :

• Envoyer de l’argent vers l’Europe ou tout pays qui utilise des IBAN
  
• Envoyer de l’argent en Europe
  
• Effectuer des paiements nationaux au sein des pays de la zone SEPA
  
• Encaissement des paiements via prélèvement SEPA
  
• Être payé par un client basé en Europe ou dans tout pays qui utilise des IBAN
  

Si les banques émettrice et réceptrice se trouvent dans des pays qui ne prennent pas en charge l’IBAN, tels que les États-Unis, la Chine ou le Japon, vous utiliserez d’autres identifiants, tels que des numéros de compte locaux, des codes d’acheminement, des codes SWIFT ou des BIC. Mais chaque fois qu’un paiement implique au moins un pays IBAN, l’IBAN est requis.

Comment puis-je valider ou calculer un IBAN ?

La plupart des banques et des prestataires de paiement effectuent automatiquement une vérification de validation de l’IBAN lorsque vous saisissez le numéro pour s’assurer que l’IBAN saisi est dans le bon format. Mais si vous souhaitez en vérifier un manuellement, utilisez un outil de validation IBAN en ligne pour vérifier la longueur, la structure par pays et vérifier les chiffres de contrôle.

Pendant la transition SEPA, les banques européennes ont proposé des calculateurs d’IBAN qui pouvaient créer l’IBAN complet à partir d’anciens numéros de compte locaux et des identifiants bancaires correspondants. De nombreuses banques néerlandaises proposent encore ce service aux clients, en changeant de compte ou en mettant à jour les systèmes.

Assurez-vous simplement d’utiliser une source fiable pour le service, comme la banque elle-même ou une plateforme financière bien établie, surtout lorsque vous saisissez des données sensibles.

Bonnes pratiques

• Always vérifier la longueur de l’IBAN : Chaque pays a une longueur d’IBAN fixe (par exemple, 18 caractères aux Pays-Bas, 22 en Allemagne, 27 en France). Si le nombre est trop court ou trop long, c’est un signal d’alarme immédiat.
  
• Spacing n’a pas d’importance, mais les caractères oui : Les IBAN sont souvent écrits par blocs de quatre pour plus de lisibilité, mais lorsque vous en entrez un dans un formulaire, vous supprimez généralement les espaces. Quoi qu’il en soit, les caractères sous-jacents doivent être corrects.
  
• Ne présumez pas qu’une validation garantit l’exactitude : un IBAN valide peut toujours appartenir à la mauvaise personne. Vérifiez toujours auprès du destinataire, en particulier pour les transferts importants.
  

Pourquoi le système IBAN est-il important pour les entreprises aux Pays-Bas ?

L’IBAN est une infrastructure importante pour les entreprises aux Pays-Bas. Il s’agit de la façon dont les paiements circulent à travers l’Europe, de la façon dont les factures sont payées et de la manière dont les entreprises à sens unique se conforment aux réglementations de paiement de l’UE. Voici pourquoi ce système est important.

Il débloque l’accès au marché européen

Tous les paiements en euros au sein de la zone SEPA, qui comprend les 27 États membres de l’UE, 3 pays de l’Espace économique européen (EEE) et plusieurs pays non membres de l’UE, exige des IBAN.

C’est obligatoire pour les transactions en euros

Depuis 2014, les entreprises néerlandaises sont tenues d’utiliser des IBAN pour tous les virements et prélèvements en euros, même à l’intérieur des Pays-Bas.

Il réduit les échecs et les retards de paiement

Les IBAN incluent des chiffres de contrôle intégrés qui permettent aux systèmes bancaires de détecter les erreurs avant que l’argent ne soit envoyé.

Il favorise des paiements plus ponctuels au-delà des frontières

Si vous envoyez une facture sans IBAN répertorié à un client en Belgique ou en Allemagne, par exemple, il y a de fortes chances que le paiement soit retardé ou échoue complètement. L’inscription de votre IBAN sur les factures, les contrats et les formulaires de paiement garantit la bonne circulation des fonds dans le système.

Il permet des modèles de prélèvement automatique et d’abonnement

Si vous utilisez le prélèvement SEPA pour collecter des paiements auprès des clients (par exemple, pour un abonnement logiciel en tant que service (SaaS), ou pour une facturation de services publics, vous devrez recueillir leur IBAN. Stripe simplifie ce processus en gérant en toute sécurité le mandat et le flux de paiement, mais l’IBAN reste l’identifiant principal du compte bancaire débité.

Il maintient les coûts de transaction à un faible niveau

Les transferts SEPA qui utilisent des IBAN sont généralement gratuits ou très peu coûteux, même pour les paiements transfrontaliers. Cela représente un changement majeur par rapport aux frais bancaires traditionnels de virement.

Comment prévenir les erreurs de paiement associées aux IBAN ?

Les IBAN sont conçus pour réduire les erreurs, mais des problèmes peuvent toujours survenir. Bon nombre de ces problèmes proviennent d’erreurs humaines, telles que des fautes de frappe ou des noms incompatibles. Cependant, la plupart des problèmes peuvent être évités en suivant les pratiques simples ci-dessous.

Vérifiez toujours l’IBAN

Cela peut sembler évident, mais c’est là que de nombreux problèmes commencent. Les fautes de frappe sont faciles à commettre, surtout avec de longues suites de lettres et de chiffres. Voici les meilleures pratiques à suivre :

• Diviser le nombre en blocs de quatre lors de la lecture, jusqu’à ce qu’il ne reste plus qu’une paire de chiffres (par exemple, NL91 ABNA 0417 1643 00)
  
• Recoupement avec la source d’origine (par exemple, facture, e-mail, etc.)
  
• Le copier directement depuis la banque ou le système de gestion de la relation client (CRM) plutôt que de le retaper
  

Utiliser des outils de validation

La plupart des plateformes bancaires valident automatiquement les IBAN avant le traitement des paiements. Mais si vous en entrez un manuellement dans un système ou si vous l’avez reçu par e-mail, cela vaut la peine de le faire passer par un vérificateur IBAN. N’oubliez pas que ces services ne peuvent pas vous dire si le compte est actif ou s’il appartient à la bonne personne, mais seulement si l’IBAN est correctement formaté.

Évitez de confondre les lettres et les chiffres

Les IBAN sont alphanumériques. Cela signifie que la lettre O et le chiffre 0 ne sont pas interchangeables, ce qui est également le cas de la lettre I et du chiffre 1. L'une des erreurs fréquentes consiste à confondre un code bancaire tel que INGB avec 1NGB. Vérifiez toujours les caractères d’un IBAN avant d’effectuer une transaction.

Vérifiez la propriété du compte lorsque cela est possible

Dans certains pays, les systèmes de paiement vous alertent si le nom du compte ne correspond pas à l’IBAN, mais ce n’est pas une garantie. Si vous envoyez un paiement important, vérifiez auprès du destinataire, idéalement par un deuxième canal, que l’IBAN est correct et lui appartient.

Faites preuve de prudence lors des modifications de dernière minute

Si vous recevez un e-mail inattendu indiquant que votre fournisseur a « mis à jour ses coordonnées bancaires », arrêtez-vous et vérifiez-le par l’intermédiaire d’un contact connu. La fraude à la facture est courante, et un chiffre modifié dans un faux IBAN peut rediriger les fonds vers le compte d’un acteur frauduleux.

Maintenez les systèmes internes prêts pour l’IBAN

Si vous traitez des paiements par le biais d’un logiciel de comptabilité ou de progiciel de gestion intégré (ERP), assurez-vous que vos systèmes prennent en charge tous les champs IBAN et validez-les avant d’initier des transferts. Cela permet d’éviter les erreurs de formatage qui peuvent entraîner des rejets ou ralentir la réconciliation.

Agissez rapidement en cas de problème

Si un paiement est rejeté en raison d’un IBAN invalide, il est généralement renvoyé sur votre compte. Mais si cela réussit et va sur le mauvais compte (parce que l’IBAN était valide, mais incorrect), vous devrez contacter immédiatement votre banque pour essayer de récupérer les fonds. Plus vous attendez, plus cela devient difficile.