Att förstå hur internationella bankkontonummer (IBAN) fungerar är nyckeln till att bedriva verksamhet i hela Europa. De visas på fakturor, lönekörningar, kassasidor och gränsöverskridande överföringar. Om de blir fel så misslyckas betalningen. Om du är verksam i eller gör affärer med länder som Nederländerna är det viktigt att veta hur IBAN-nummer struktureras, valideras och används. Här nedan hittar du en detaljerad guide som förklarar hur IBAN-nummer fungerar och hur du använder dem på rätt sätt i ditt företag.

Vad innehåller den här artikeln?

– Vad är ett IBAN-nummer?
– Hur används IBAN-nummer i Nederländerna?
– Hur fungerar ett nederländskt IBAN?
– När behöver jag använda ett IBAN?
– Hur kan jag validera eller beräkna ett IBAN?
– Varför är IBAN-systemet viktigt för företag i Nederländerna?
– Hur kan jag undvika IBAN-relaterade betalningar?

Vad är ett IBAN-nummer?

Ett IBAN är ett standardiserat sätt att identifiera ett bankkonto internationellt. Det används utöver ett standardbankkontonummer för att identifiera kontot och är skrivet i ett globalt erkänt format. Beroende på land kan ett IBAN vara upp till 34 tecken långt.

IBAN-standarden började i Europa och omfattar nu 88 länder i Europa, Mellanöstern, Västindien och andra länder. Före IBAN-numren hade varje land sina egna format för kontonummer, vilket gjorde gränsöverskridande betalningar långsamma, felbenägna och svårare att spåra.

IBAN-nummer ersätter inte lokala kontonummer. De innehåller dem i ett format som talar om för bankerna exakt vart de ska skicka pengar. I regioner som USA, Kanada eller större delen av Asien använder banker inte IBAN-nummer internt, men om du skickar pengar till ett land som använder dem måste du ange mottagarens nummer.

Hur används IBAN-nummer i Nederländerna?

I Nederländerna är IBAN-systemet grunden för både inhemska och internationella banköverföringar. Övergången skedde som en del av migrationen till SEPA-området (Single Euro Payment Area), som innebar att länder i euroområdet omfattades av en enda betalningsstandard för att göra det enklare att skicka pengar över gränserna. Det här innebär det i praktiken:

• IBAN-nummer är nu standard: IBAN är standardkontoformatet för både internationella och lokala överföringar. När en kund i Utrecht betalar ett lokalt företag använder de ett IBAN. När det företaget betalar en leverantör i Spanien använder de det också.
  
• Äldre nederländska kontonummer ingår nu i IBAN-systemet Dessa äldre nummer, så kallade rekeningnummer, finns fortfarande kvar, men de har integrerats i IBAN-systemet. Idag finns det inget separat inhemskt format – det är nu IBAN som gäller.
  

Till följd av detta dyker nederländska IBAN-nummer överallt. Arbetsgivare använder IBAN-nummer för att betala löner. Det är så kunderna betalar elräkningar. IBAN-nummer är vad du som företagsägare anger i bokföringsprogram eller delar med utländska kunder. Om du skickar eller tar emot pengar i euro från ett nederländskt konto måste du använda ett IBAN-nummer.

BIC- eller SWIFT-koder

Ibland ser du BIC-koder (Business Identifier Code) eller[SWIFT-koder (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) som anges tillsammans med IBAN-numren. Dessa identifierar den bank och filial som är involverad i en transaktion, ungefär som ett postnummer för din bank. I de flesta fall, särskilt inom Nederländerna eller euroområdet i stort, behöver du inte oroa dig för BIC-koder längre. IBAN innehåller tillräckligt med information – inklusive bankens identifierare – för att betalningssystem automatiskt ska kunna hämta rätt BIC.

Sedan 2016 tillåter SEPA-reglerna banker att behandla betalningar angivna i euro med bara IBAN-numret. Även om BIC-koder fortfarande finns i bakgrunden, särskilt för internationella betalningar med högre värde eller i andra valutor än euro, är IBAN tillräckligt för de flesta betalningar i Nederländerna.

Hur fungerar ett nederländskt IBAN?

Varje land som använder IBAN-nummer följer en specifik nummerstruktur. I Nederländerna består den strukturen av 18 tecken. Om du ser ett IBAN som NL91 ABNA 0417 1643 00 kan du göra följande uppdelning:

• NL: Det här visar att det är ett nederländskt konto.
  
• 91: Det här är de två kontrollsiffror som används för att validera numret.
  
• ABNA: Detta är bankkoden med fyra bokstäver, och i detta fall identifierar den banken ABN AMRO. Några vanliga nederländska bankkoder är INGB (ING Bank), RABO (Rabobank) och SNSB (SNS Bank).
  
• 0417164300: Det här är det tiosiffriga kontonumret.
  

Vad gör IBAN-systemet tillförlitligt

Kontrollsiffrorna (dvs. de två siffrorna direkt efter landskoden) beräknas med hjälp av en algoritm som verifierar om IBAN har angetts korrekt. Om någon skriver fel på bara en siffra kommer valideringen sannolikt att misslyckas och systemet flaggar felet innan överföringen görs.

Den här egenkontrollen gör IBAN-systemet mindre utsatt för mänskliga fel. Det ingår i de flesta internetbanker, bokföringsprogram och betalningssystem.

När behöver jag använda ett IBAN-nummer?

Det är obligatoriskt att använda IBAN-nummer för alla betalningar i euro i SEPA-regionen och för internationella överföringar med många andra länder. De används för allt från utbetalningar och kostnadsersättningar till lönebetaltningar och myndighetsdeklarationer. Du måste använda ett IBAN när du ska:

– skicka pengar till Europa eller något annat land som använder IBAN-nummer
– skicka pengar inom Europa
– göra inhemska betalningar inom SEPA-länder
– samla in betalningar via SEPA-autogiro
– få betalt av en kund baserad i Europa eller något annat land som använder IBAN-nummer.

Om både den avsändande och mottagande banken finns i länder som inte har stöd för IBAN, till exempel USA, Kina eller Japan, använder du andra identifierare, till exempel lokala kontonummer, clearingnummer, SWIFT-koder eller BIC-koder. Men när en betalning involverar minst ett IBAN-land krävs IBAN.

Hur kan jag validera eller beräkna ett IBAN?

De flesta banker och betalleverantörer kör en valideringskontroll av IBAN automatiskt när du anger numret för att säkerställa att det angivna IBAN-numret är i rätt format. Men om du vill verifiera en manuellt kan du använda ett onlinevalideringsverktyg för IBAN för att kontrollera längd, landsstruktur och verifiera kontrollsiffrorna.

Under övergången till SEPA erbjöd europeiska banker IBAN-beräknare som kunde skapa fullständiga IBAN-nummer från gamla lokala kontonummer och motsvarande bankidentifierare. Många nederländska banker tillhandahåller fortfarande denna tjänst för kunder, byter konton eller uppdaterar system.

Se bara till att du använder en välrenommerad källa för tjänsten, till exempel banken själv eller en väletablerad finansiell plattform – särskilt när du anger känsliga uppgifter.

Bästa praxis

• Kontrollera alltid längden på IBAN: Varje land har en fast längd på IBAN (t.ex. 18 tecken i Nederländerna, 22 i Tyskland och 27 i Frankrike). Om numret är för kort eller långt är det en omedelbar varningsflagga.
  
• Blanksteg spelar ingen roll, men tecken gör det: IBAN-nummer skrivs ofta i block om fyra för läsbarhet, men när du anger ett i ett formulär tar du vanligtvis bort blankstegen. Oavsett vilket måste de underliggande tecknen vara korrekta.
  
• Anta inte att validering är lika med riktighet: Ett giltigt IBAN kan fortfarande tillhöra fel person. Verifiera alltid med mottagaren, särskilt för stora överföringar.
  

Varför är IBAN-systemet viktigt för företag i Nederländerna?

IBAN är viktig infrastruktur för företag i Nederländerna. Det handlar om hur betalningar rör sig i Europa, hur fakturor betalas och hur envägsföretag uppfyller kraven i EU:s regler för betalningar. Det här är anledningarna till varför systemet är viktigt.

Det ger tillgång till den europeiska marknaden

Alla betalningar i euro inom SEPA-området – som omfattar de 27 EU-medlemsstaterna, tre EES-länder och flera länder utanför EU – kräver IBAN-nummer.

Det är obligatoriskt för transaktioner i euro

Sedan 2014 är nederländska företag skyldiga att använda IBAN-nummer för alla överföringar och autogiro i euro, även inom Nederländerna.

Det minskar antalet misslyckade och försenade betalningar

IBAN-nummer inkluderar inbyggda kontrollsiffror som gör det möjligt för banksystem att fånga upp fel innan pengar skickas.

Det möjliggör fler betalningar i tid över gränserna

Om du skickar en faktura utan IBAN till en klient i till exempel Belgien eller Tyskland är chansen stor att betalningen försenas eller misslyckas helt. Genom att ange ditt IBAN på fakturor, avtal och betalningar kan du se till att medlen rör sig genom systemet.

Det möjliggör modeller för autogiro och abonnemang

Om du använder SEPA-autogiro för att samla in betalningar från kunder (t.ex. för en molnbaserad mjukvarutjänst eller abonnemangsfakturor) måste du samla in deras IBAN-nummer. Stripe förenklar den här processen genom att hantera medgivandet och betalningsflödet på ett säkert sätt, men IBAN är fortfarande huvudidentifieraren för det bankkonto som debiteras.

Det håller nere transaktionskostnaderna

SEPA-överföringar som använder IBAN-nummer är vanligtvis kostnadsfria eller till en mycket låg kostnad, även för gränsöverskridande betalningar. Det är en stor förändring från traditionella banköverföringsavgifter.

Hur kan jag undvika IBAN-relaterade betalningar?

IBAN-nummer är utformade för att minska antalet fel, men det kan fortfarande uppstå problem. Många beror på mänskliga misstag, till exempel stavfel eller felmatchade namn. De flesta problem kan dock förebyggas genom att följa de enkla metoderna nedan.

Dubbelkolla alltid IBAN

Det kanske låter självklart, men det är här många problem börjar. Det är enkelt att skriva fel, särskilt med långa strängar av bokstäver och siffror. Bästa praxis inkluderar att:

– Dela upp numret i block om fyra när du läser det, tills ett sifferpar återstår (t.ex. NL91 ABNA 0417 1643 00)
– Dubbelkolla mot den ursprungliga källan (t.ex. faktura, e-post osv.)
– Kopiera det direkt från banken eller CRM-systemet istället för att skriva om det

Använd valideringsverktyg

De flesta bankplattformar validerar automatiskt IBAN-nummer innan de behandlar betalningar. Men om du matar in ett i ett system manuellt – eller får det via e-post – är det värt att köra det genom ett IBAN-kontrollprogram. Kom bara ihåg att dessa tjänster inte kan berätta om kontot är aktivt eller om det tillhör rätt person – bara att IBAN-numret är korrekt formaterat.

Var uppmärksam på förvirring vad gäller bokstäver och siffror

IBAN-nummer är alfanumeriska. Det innebär att bokstaven O och siffran 0 inte är utbytbara, vilket också är fallet med bokstaven I och siffran 1. Ett vanligt fel är att missta en bankkod som INGB för 1NGB. Dubbelkolla alltid tecknen i ett IBAN innan du utför en transaktion.

Verifiera kontoägarskap när det är möjligt

I vissa länder varnar betalningssystem dig om kontonamnet inte matchar IBAN, men det är ingen garanti. Om du skickar en stor betalning ska du bekräfta med mottagaren, helst via en andra kanal, att IBAN är korrekt och tillhör dem.

Var försiktig med ändringar i sista minuten

Om du får ett oväntat e-postmeddelande om att din leverantör har ”uppdaterat sina bankuppgifter” ska du stanna upp och verifiera det genom en känd kontakt. Fakturabedrägerier är vanligt och en ändrad siffra i ett falskt IBAN kan omdirigera medel till en bedräglig aktörs konto.

Håll interna system IBAN-förberedda

Om du hanterar betalningar via bokförings- eller ERP-program (Enterprise Resource Planning) ska du se till att ditt system har stöd för fullständiga IBAN-fält och att de valideras innan överföringar påbörjas. På så sätt undviks formateringsfel som kan orsaka avslag eller långsam avstämning.

Agera snabbt om något går fel

Om en betalning avvisas på grund av ett ogiltigt IBAN returneras den vanligtvis till ditt konto. Men om den lyckas och går till fel konto (eftersom IBAN var giltigt, men felaktigt) måste du kontakta din bank omedelbart för att försöka få tillbaka medlen. Ju längre du väntar, desto svårare blir det.