Zu verstehen, wie internationale Bankkontonummern (International Bank Account Numbers, IBANs) funktionieren, ist entscheidend, um Geschäfte in Europa zu tätigen. Sie werden auf Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Bezahlseiten und grenzüberschreitenden Überweisungen angezeigt. Wenn Sie sie falsch eingeben, schlagen Zahlungen fehl. Wenn Sie in oder mit Ländern wie den Niederlanden arbeiten, sollten Sie wissen, wie IBANs strukturiert, validiert und verwendet werden. Nachfolgend finden Sie einen detaillierten Leitfaden, in dem erklärt wird, wie IBANs funktionieren und wie Sie sie im realen Geschäftskontext richtig verwenden.

Worum geht es in diesem Artikel?

- Was ist eine IBAN?
- Wie werden IBANs in den Niederlanden verwendet?
- Wie funktioniert eine niederländische IBAN?
- Wann muss ich eine IBAN verwenden?
- Wie kann ich eine IBAN validieren oder berechnen?
- Warum ist das IBAN-System für Unternehmen in den Niederlanden wichtig?
- Wie kann ich bei Zahlungen Probleme mit der IBAN vermeiden?

Was ist eine IBAN?

Eine IBAN ist ein standardisiertes Verfahren zur internationalen Identifizierung eines Bankkontos. Sie wird zusätzlich zu einer standardmäßigen Bankkontonummer verwendet, um das Konto zu identifizieren, und sie wird in einem weltweit anerkannten Format geschrieben. Je nach Land kann eine IBAN bis zu 34 Zeichen lang sein.

Der IBAN-Standard begann in Europa und umfasst heute 88 Länder in ganz Europa, im Nahen Osten, in der Karibik und anderen Teilen der Welt. Vor der Einführung von IBAN hatte jedes Land seine eigenen Kontonummernformate, was dazu führte, dass grenzüberschreitende Zahlungen langsam, fehleranfällig und schwieriger zu verfolgen waren.

IBANs ersetzen die lokalen Kontonummern nicht, sondern geben sie in einem Format an, an dem Banken genau erkennen, wohin sie das Geld schicken sollen. In Regionen wie den USA, Kanada oder den meisten asiatischen Ländern verwenden die Banken intern keine IBANs. Aber wenn Sie Geld in ein Land senden, das sie verwendet, müssen Sie die Nummer des Empfängers angeben.

Wie werden IBANs in den Niederlanden verwendet?

In den Niederlanden ist das IBAN-System die Grundlage sowohl für inländische als auch für internationale Banküberweisungen. Diese Umstellung erfolgte im Rahmen des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums (Single Euro Payment Area, SEPA), der die Länder der Eurozone zu einem einheitlichen Zahlungsstandard zusammenführte, welcher das grenzüberschreitende Senden von Geld vereinfachen sollte. In der Praxis bedeutet das Folgendes:

- IBANs sind jetzt Standard: Die IBAN ist das Standard-Kontoformat für internationale Überweisungen, aber auch für inländische Überweisungen. Wenn eine Kundin oder ein Kunde in Utrecht ein lokales Unternehmen bezahlt, verwendet sie bzw. er eine IBAN. Wenn dieses Unternehmen einen Lieferanten in Spanien bezahlt, wird ebenfalls die IBAN verwendet.
- Die alten niederländischen Kontonummern sind jetzt Teil des IBAN-Systems: Diese alten Nummern, die so genannten „rekeningnummers“, gibt es immer noch, sie sind jedoch in das IBAN-System integriert worden. Heute gibt es kein separates inländisches Format mehr, die IBAN wird durchgängig verwendet.

Infolgedessen tauchen niederländische IBANs überall auf. Arbeitgeber verwenden IBANs, um Gehälter zu zahlen. Kundinnen und Kunden bezahlen darüber Rechnungen von Versorgungsunternehmen. Als Geschäftsinhaberin oder -inhaber geben Sie die IBAN in Ihre Buchhaltungssoftware ein oder nennen sie Kunden im Ausland. Wenn Sie Geld in Euro von einem niederländischen Konto senden oder empfangen, müssen Sie eine IBAN verwenden.

BICs oder SWIFT-Codes

Manchmal sehen Sie neben der IBAN auch Business Identifier Codes (BICs) oder Codes der Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT). Diese identifizieren die Bank und die Filiale, die an einer Transaktion beteiligt sind, ähnlich wie eine Postleitzahl für Ihre Bank. In den meisten Fällen, vor allem innerhalb der Niederlande oder der Eurozone, sind BICs nicht mehr erforderlich. Die IBAN enthält genügend Informationen – einschließlich der Kennung der Bank –, damit die Zahlungssysteme automatisch den richtigen BIC ermitteln können.

Seit 2016 erlauben die SEPA-Regeln den Banken, Zahlungen in Euro nur mit der IBAN zu verarbeiten. Zwar gibt es im Hintergrund immer noch BICs, insbesondere für internationale Zahlungen mit höheren Beträgen oder außerhalb des Euro-Raums, aber für die meisten Zahlungen in den Niederlanden ist die IBAN ausreichend.

Wie funktioniert eine niederländische IBAN?

Jedes Land, das IBANs verwendet, folgt einer bestimmten Nummernstruktur. In den Niederlanden ist diese Struktur 18 Zeichen lang. Wenn Sie eine IBAN wie NL91 ABNA 0417 1643 00 sehen, können Sie sie folgendermaßen aufschlüsseln:

- NL: Dies zeigt Ihnen, dass es sich um ein niederländisches Konto handelt.
- 91: Das sind die beiden Kontrollziffern, die zur Validierung der Nummer verwendet werden.
- ABNA: Dies ist der aus vier Buchstaben bestehende Bankcode, der in diesem Fall die Bank ABN AMRO identifiziert. Einige gängige niederländische Bankcodes sind INGB (ING Bank), RABO (Rabobank) und SNSB (SNS Bank).
- 0417164300: Dies ist die 10-stellige Kontonummer.

Was macht das IBAN-System zuverlässig?

Die Kontrollziffern (d. h. die beiden Zahlen direkt nach dem Ländercode) werden mithilfe eines Algorithmus berechnet, der überprüft, ob die IBAN korrekt eingegeben wurde. Wenn jemand auch nur eine Ziffer falsch eingibt, schlägt die Überprüfung wahrscheinlich fehl und das System weist auf den Fehler hin, bevor die Überweisung ausgeführt wird.

Durch diese Selbstprüfung ist das IBAN-System weniger anfällig für menschliche Fehler. Sie ist Bestandteil der meisten Online-Banking-Plattformen, Buchhaltungssoftware und Zahlungssysteme.

Wann muss ich eine IBAN verwenden?

Für alle Euro-Zahlungen im SEPA-Raum und für internationale Überweisungen in und aus vielen anderen Ländern ist die Verwendung von IBANs obligatorisch. Sie werden für alles verwendet, von Lieferantenzahlungen und Spesenerstattungen bis hin zu Gehaltszahlungen und Behördenanträgen. Sie müssen in den folgenden Fällen eine IBAN verwenden:

- Wenn Sie Geld nach Europa oder in ein Land senden, das IBANs verwendet
- Wenn Sie Geld innerhalb Europas senden
- Wenn Sie Inlandszahlungen innerhalb von SEPA-Ländern vornehmen
- Wenn Sie Zahlungen per SEPA-Lastschrift einziehen
- Wenn Sie Zahlungen von einer Kundin oder einem Kunden in Europa oder einem anderen Land, das IBANs verwendet, akzeptieren

Wenn sich sowohl die sendende als auch die empfangende Bank in einem Land befindet, das IBAN nicht unterstützt, wie z. B. die USA, China oder Japan, verwenden Sie andere Identifikatoren, wie z. B. lokale Kontonummern, Bankleitzahlen, SWIFT-Codes oder BICs. Aber immer, wenn eine Zahlung mindestens ein IBAN-Land betrifft, ist die IBAN erforderlich.

Wie kann ich eine IBAN validieren oder berechnen?

Die meisten Banken und Zahlungsdienstleister führen bei der Eingabe der Nummer automatisch eine IBAN-Validierungsprüfung durch, um sicherzustellen, dass die eingegebene IBAN das richtige Format aufweist. Wenn Sie eine IBAN jedoch manuell überprüfen möchten, verwenden Sie ein Online-Tool zur IBAN-Validierung, um die Länge, die Länderstruktur und die Kontrollziffern zu überprüfen.

Während der SEPA-Umstellung boten die europäischen Banken IBAN-Rechner an, mit denen die vollständige IBAN aus den alten lokalen Kontonummern und den entsprechenden Bankleitzahlen erstellt werden konnte. Viele niederländische Banken bieten diesen Service immer noch für Kundinnen und Kunden an, die Konten wechseln oder ihre Systeme aktualisieren.

Vergewissern Sie sich nur, dass Sie den Service aus einer seriösen Quelle nutzen, z. B. von der Bank selbst oder von einer gut etablierten Finanzplattform. Das gilt insbesondere, wenn Sie sensible Daten eingeben.

Best Practices

- Überprüfen Sie immer die Länge der IBAN:__ Jedes Land hat eine feste IBAN-Länge (z. B. 18 Zeichen in den Niederlanden, 22 in Deutschland, 27 in Frankreich). Wenn die Nummer zu kurz oder zu lang ist, ist das ein Warnsignal.
- Zwischenräume spielen keine Rolle, aber Buchstaben schon: IBANs werden aus Gründen der Lesbarkeit oft in Viererblöcken geschrieben, aber wenn Sie eine IBAN in ein Formular eingeben, lassen Sie die Zwischenräume normalerweise weg. In jedem Fall müssen die zugrunde liegenden Zeichen korrekt sein.
- Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Validierung gleichbedeutend mit Genauigkeit ist: Eine gültige IBAN kann trotzdem der falschen Person gehören. Rückversichern Sie sich immer bei der Empfängerin bzw. dem Empfänger, insbesondere bei großen Überweisungen.

Warum ist das IBAN-System für Unternehmen in den Niederlanden wichtig?

IBAN ist eine wichtige Infrastruktur für Unternehmen in den Niederlanden. Sie regelt, wie Zahlungen in Europa bewegt werden, wie Rechnungen bezahlt werden und wie One-Way-Unternehmen die EU-Zahlungsvorschriften einhalten. Hier erfahren Sie, warum das System wichtig ist.

Es erschließt den Zugang zum europäischen Markt

Für alle Euro-Zahlungen innerhalb der SEPA-Zone, die die 27 EU-Mitgliedstaaten, 3 Länder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und mehrere Nicht-EU-Länder umfasst, sind IBANs erforderlich.

Es ist obligatorisch für Euro-Transaktionen

Seit 2014 sind niederländische Unternehmen verpflichtet, für alle auf Euro lautenden Überweisungen und Lastschriftverfahren IBANs zu verwenden – und zwar selbst innerhalb der Niederlande.

Es reduziert Fehler und Verzögerungen bei Zahlungen

IBANs enthalten integrierte Kontrollziffern, die es den Banksystemen ermöglichen, Fehler zu erkennen, bevor das Geld gesendet wird.

Es ermöglicht mehr pünktliche grenzüberschreitende Zahlungen

Wenn Sie eine Rechnung ohne IBAN an eine Kundin oder einen Kunden z. B. in Belgien oder Deutschland schicken, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sich die Zahlung verzögert oder fehlschlägt. Die Angabe Ihrer IBAN auf Rechnungen, Verträgen und Zahlungsformularen sorgt dafür, dass Gelder durch das System fließen.

Es ermöglicht Lastschriftverfahren und Abonnementmodelle

Wenn Sie SEPA-Lastschriften verwenden, um Zahlungen von Kundinnen und Kunden einzuziehen (z. B. für ein Software-as-a-Service(SaaS)-Abonnement oder die Abrechnung von Versorgungsleistungen), müssen Sie deren IBAN erfassen. Stripe vereinfacht diesen Prozess, indem es das Mandat und den Zahlungsablauf sicher abwickelt. Die IBAN ist aber immer noch die wichtigste Kennung für das belastete Bankkonto.

Es sorgt für niedrige Transaktionskosten

SEPA-Überweisungen, die IBANs verwenden, sind in der Regel kostenlos oder sehr kostengünstig, selbst bei grenzüberschreitenden Zahlungen. Das ist ein großer Unterschied zu den traditionellen Überweisungsgebühren.

Wie kann ich bei Zahlungen Probleme mit der IBAN vermeiden?

Die IBAN wurde entwickelt, um Fehler zu vermeiden, aber dennoch können Probleme auftreten. Viele davon sind auf menschliche Fehler zurückzuführen, wie z. B. Tippfehler oder nicht übereinstimmende Namen. Die meisten Probleme lassen sich jedoch vermeiden, wenn Sie die folgenden einfachen Praktiken befolgen.

Überprüfen Sie die IBAN immer

Es mag offensichtlich klingen, aber hier beginnen viele Probleme. Ein Tippfehler schleicht sich schnell ein, besonders bei langen Buchstaben- und Zahlenfolgen. Gewöhnen Sie sich unter anderem die folgenden Best Practices an:

- Zerlegen Sie die Zahl beim Lesen in Viererblöcke, bis ein Ziffernpaar übrig bleibt (z. B. NL91 ABNA 0417 1643 00).
- Gleichen Sie sie mit der Nummer im Originaldokument ab (z. B. Rechnung, E-Mail usw.).
- Kopieren Sie sie direkt aus dem CRM-System (Customer Relationship Management) der Bank oder der Kundin/des Kunden, anstatt sie abzutippen.

Verwenden Sie Validierungs-Tools

Die meisten Bankplattformen validieren IBANs automatisch vor der Zahlungsverarbeitung. Aber wenn Sie eine IBAN manuell in ein System eingeben oder sie per E-Mail erhalten haben, lohnt es sich, sie mit einem speziellen Programm zu überprüfen. Denken Sie daran, dass diese Dienste Ihnen nicht sagen können, ob das Konto aktiv ist oder ob es der richtigen Person gehört, sondern nur, ob die IBAN korrekt formatiert ist.

Achten Sie auf falsche Buchstaben und Zahlen

IBANs sind alphanumerisch. Das bedeutet, dass der Buchstabe O und die Zahl 0 nicht austauschbar sind, was auch für den Buchstaben I und die Zahl 1 gilt. Ein häufiger Fehler ist die Verwechslung eines Bankcodes wie INGB mit 1NGB. Überprüfen Sie immer die Zeichen in einer IBAN, bevor Sie eine Transaktion durchführen.

Überprüfen Sie wenn möglich die Kontoinhaberschaft

In einigen Ländern werden Sie von den Zahlungssystemen gewarnt, wenn der Kontoname nicht mit der IBAN übereinstimmt. Das ist aber keine Garantie. Wenn Sie eine größere Zahlung senden, sollten Sie sich idealerweise über einen zweiten Kanal bei der Empfängerin oder dem Empfänger vergewissern, dass die IBAN korrekt ist und ihr bzw. ihm gehört.

Seien Sie bei Änderungen in letzter Minute vorsichtig

Wenn Sie eine unerwartete E-Mail erhalten, dass Ihr Lieferant „seine Bankdaten aktualisiert“ hat, überprüfen Sie dies über einen bekannten Kontakt. Rechnungsbetrug ist weit verbreitet und durch eine einzige geänderte Ziffer in einer gefälschten IBAN können Gelder auf das Konto betrügerischer Akteurinnen/Akteure umgeleitet werden.

Stellen Sie sicher, dass interne Systeme IBAN-fähig sind

Wenn Sie Zahlungen über Buchhaltungs- oder ERP-Software abwickeln, stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme alle IBAN-Felder unterstützen, und validieren Sie diese, bevor Sie Überweisungen vornehmen. Dies hilft, Formatierungsfehler zu vermeiden, die zu einer Ablehnung oder einem langsamen Abgleich führen können.

Handeln Sie schnell, wenn etwas schief geht

Wenn eine Zahlung aufgrund einer ungültigen IBAN fehlschlägt, wird sie normalerweise auf Ihr Konto zurückgebucht. Wenn die Überweisung jedoch erfolgreich ist und auf das falsche Konto geht (weil die IBAN zwar gültig, aber falsch war), müssen Sie sich sofort mit Ihrer Bank in Verbindung setzen und versuchen, das Geld zurückzubekommen. Je länger Sie warten, desto schwieriger wird es.