Comprendere il funzionamento dei numeri di conto bancario internazionali (IBAN) è fondamentale per svolgere attività in Europa. Questi dati compaiono sulle fatture, sui cedolini paga, sulle pagine di completamento della transazione e sui trasferimenti transfrontalieri e, se sono errati, i pagamenti non vanno a buon fine. Se operi in o con paesi come i Paesi Bassi, dovresti sapere come sono strutturati, convalidati e utilizzati gli IBAN. Di seguito troverai una guida dettagliata che spiega come funzionano gli IBAN e come utilizzarli correttamente in un contesto di attività reale.

Di cosa parla questo articolo?

• Che cos'è un codice IBAN?
  
• Come vengono utilizzati i codici IBAN nei Paesi Bassi?
  
• Come funziona un codice IBAN olandese?
  
• Quando devo utilizzare un codice IBAN?
  
• Come faccio a convalidare o calcolare un codice IBAN?
  
• Perché il sistema del codice IBAN è importante per le attività nei Paesi Bassi?
  
• Come posso evitare problemi di pagamento relativi al codice IBAN?
  

Che cos'è un codice IBAN?

Il codice IBAN è un codice standardizzato che consente di identificare un conto bancario a livello internazionale. Viene utilizzato in aggiunta al numero di conto bancario standard per identificare il conto ed è scritto in un formato riconosciuto a livello globale A seconda del paese, un codice IBAN può contenere fino a 34 caratteri.

Il codice IBAN Standard è nato in Europa e ora include 88 paesi in Europa, Medio Oriente, Caraibi e oltre. Prima dei codici IBAN, ogni paese aveva i propri formati di numero di conto, il che rendeva i pagamenti transfrontalieri lenti, soggetti a errori e più difficili da tracciare.

I codici IBAN non sostituiscono i numeri di conto locali, ma li contengono in un formato che indica alle banche esattamente dove inviare denaro. In aree geografiche come gli Stati Uniti, il Canada o la maggior parte dell'Asia, le banche non utilizzano i codici IBAN internamente, ma se invii denaro a un paese che li utilizza, dovrai fornire il numero del beneficiario.

Come vengono utilizzati i codici IBAN nei Paesi Bassi?

Nei Paesi Bassi, il sistema di codici IBAN è alla base dei bonifici bancari sia nazionali che internazionali. Questo cambiamento è avvenuto nell'ambito della migrazione alla Single Euro Payment Area (SEPA), che ha riunito i paesi dell'eurozona sotto un unico standard di pagamento volto a semplificare i trasferimenti di denaro tra i vari paesi. Ecco cosa significa in pratica:

• I codici IBAN sono ora standard: il codice IBAN è il formato di conto predefinito per i bonifici internazionali e locali. Quando un cliente a Utrecht paga un'attività locale, utilizza un codice IBAN. Quando quell'attività paga un fornitore in Spagna, lo utilizzerà anche lui.
  
• I numeri di conto olandesi tradizionali fanno ora parte del sistema di codici IBAN: questi numeri tradizionali, noti come rekeningnummers, esistono ancora, ma sono stati integrati nel sistema IBAN. Oggi non esiste un formato nazionale separato: è tutto codice IBAN, per scelta.
  

Di conseguenza, i codici IBAN olandesi vengono visualizzati ovunque. I datori di lavoro utilizzano i codici IBAN per pagare gli stipendi. Sono il modo in cui i clienti pagano le bollette. I codici IBAN sono ciò che, in qualità di titolare di attività, inserisci in un software di contabilità o condividi con clienti esteri. Se invii o ricevi denaro in euro da un conto olandese, devi utilizzare un codice IBAN.

Codici BIC o SWIFT

A volte accanto ai codici IBAN sono riportati i codici identificativi delle attività (BIC) o i codici della Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT). Questi identificano la banca e la filiale coinvolte in una transazione, un po' come il codice postale della tua banca. Nella maggior parte dei casi, specialmente nei Paesi Bassi o nella zona euro in senso lato, non è più necessario preoccuparsi dei codici BIC. Il codice IBAN contiene informazioni sufficienti, compreso l'identificativo della banca, affinché i sistemi di pagamento possano ricavare automaticamente il BIC corretto.

Dal 2016, le regole SEPA consentono alle banche di elaborare i pagamenti denominati in euro utilizzando solo il codice IBAN. Sebbene i codici BIC continuino a esistere in secondo piano, soprattutto per i pagamenti internazionali di importo elevato o non in euro, il codice IBAN è sufficiente per la maggior parte dei pagamenti nei Paesi Bassi.

Come funziona un codice IBAN olandese?

Ogni paese che utilizza i codici IBAN segue una struttura numerica specifica. Nei Paesi Bassi la struttura è composta da 18 caratteri. Se vedi un codice IBAN come NL91 ABNA 0417 1643 00, ecco come suddividerlo:

• NL: questo indica che si tratta di un conto olandese.
  
• 91: queste sono le due cifre di controllo utilizzate per convalidare il numero.
  
• ABNA: è il codice banca di quattro lettere e, in questo caso, identifica la banca ABN AMRO. Alcuni codici banca olandesi comuni sono INGB (ING Bank), RABO (Rabobank) e SNSB (SNS Bank).
  
• 0417164300: numero del conto di 10 cifre.
  

Cosa rende affidabile il sistema di codici IBAN

Le cifre di controllo (ovvero i due numeri che seguono il codice del Paese) vengono calcolate utilizzando un algoritmo che verifica se il codice IBAN è stato inserito correttamente. Se qualcuno digita erroneamente anche solo una cifra, la convalida probabilmente non andrà a buon fine e il sistema segnalerà l'errore prima che il trasferimento venga effettuato.

Questo controllo automatico rende il sistema IBAN meno soggetto a errori umani. È parte integrante della maggior parte delle piattaforme di online banking, dei software di contabilità e dei sistemi di pagamento.

Quando devo utilizzare un codice IBAN?

È obbligatorio utilizzare i codici IBAN per tutti i pagamenti in euro nell'area SEPA e per i bonifici internazionali verso molti altri paesi. Sono utilizzati per qualsiasi scopo, dai bonifici ai fornitori e dai rimborsi spese al pagamento degli stipendi e alle dichiarazioni fiscali. Dovrai utilizzare un codice IBAN quando:

• Invii denaro in Europa o in qualsiasi paese che utilizza i codici IBAN
  
• Invii denaro in Europa
  
• Effettui pagamenti nazionali all'intero dei Paesi SEPA
  
• Riscuoti pagamenti tramite addebito diretto SEPA
  
• Ricevi pagamenti da un cliente con sede in Europa o in qualsiasi altro Paese che utilizza codici IBAN
  

Se sia la banca mittente che quella ricevente si trovano in paesi che non supportano il codice IBAN, come Stati Uniti, Cina o Giappone, dovrai utilizzare altri identificativi, come numeri di conto locali, codici di routing, codici SWIFT o BIC. Tuttavia, ogni volta che un pagamento coinvolge almeno un paese con codice IBAN, il codice IBAN è necessario.

Come faccio a convalidare o calcolare un codice IBAN?

La maggior parte delle banche e dei fornitori di servizi di pagamento eseguono automaticamente un controllo di validità del codice IBAN quando inserisci il numero, per assicurarsi che sia nel formato corretto. Ma se desideri verificarne uno manualmente, utilizza uno strumento di convalida del codice IBAN online per controllare la lunghezza, la struttura del Paese e verificare le cifre di controllo.

Durante la transizione al SEPA, le banche europee hanno offerto dei calcolatori di codice IBAN in grado di creare il codice IBAN completo a partire dai vecchi numeri di conto locali e dai corrispondenti identificativi bancari. Molte banche olandesi offrono ancora questo servizio ai propri clienti, che desiderano cambiare conto o aggiornare i propri dati.

Assicurati solo di utilizzare una fonte affidabile per il servizio, come la banca stessa o una piattaforma finanziaria consolidata, soprattutto quando inserisci dati sensibili.

Best practice

• Controlla sempre la lunghezza del codice IBAN: ogni paese ha una lunghezza fissa per il codice IBAN (ad esempio, 18 caratteri nei Paesi Bassi, 22 in Germania, 27 in Francia). Se il numero è troppo breve o troppo lungo, è un segnale di allarme immediato.
  
• La spaziatura non è importante, ma i caratteri sì: i codici IBAN sono spesso scritti in blocchi di quattro per facilitarne la lettura, ma quando si inseriscono in un modulo, di solito si eliminano gli spazi. In ogni caso, i caratteri sottostanti devono essere corretti.
  
• Non dare per scontato che la convalida equivalga all'accuratezza: un codice IBAN valido potrebbe comunque appartenere alla persona sbagliata. Verifica sempre con il destinatario, soprattutto per trasferimenti di importo elevato.
  

Perché il sistema del codice IBAN è importante per le attività nei Paesi Bassi?

Il codice IBAN è un'infrastruttura importante per le attività nei Paesi Bassi. È il modo in cui i pagamenti circolano in Europa, le fatture vengono pagate e le attività commerciali unidirezionali rispettano le normative UE in materia di pagamenti. Ecco perché il sistema è importante.

Sblocca l'accesso al mercato europeo

Tutti i pagamenti in euro all'interno della zona SEPA, che comprende i 27 Stati membri dell'UE, 3 paesi dello Spazio economico europeo (SEE) e diversi paesi extra UE, richiedono i codici IBAN.

È obbligatorio per le transazioni in euro

Dal 2014, le attività commerciali olandesi sono tenute a utilizzare i codici IBAN per tutti i bonifici e gli addebiti diretti denominati in euro, anche all'interno dei Paesi Bassi.

Riduce i pagamenti non riusciti e i ritardi

I codici IBAN includono cifre di controllo integrate che consentono ai sistemi bancari di rilevare eventuali errori prima dell'invio del denaro.

Consente pagamenti più puntuali oltre confine

Se invii una fattura senza codice IBAN a un cliente in Belgio o Germania, ad esempio, è probabile che il pagamento subisca ritardi o non venga effettuato. L'inserimento del codice IBAN su fatture, contratti e moduli di pagamento consente ai fondi di circolare nel sistema.

Abilita modelli di addebito diretto e abbonamento

Se utilizzi l'addebito diretto SEPA per riscuotere i pagamenti dai clienti (ad esempio, per un abbonamento Software-as-a-Service (SaaS) o per la fatturazione di servizi), dovrai richiedere loro il codice IBAN. Stripe semplifica questo processo gestendo in modo sicuro il mandato e il flusso di pagamento, ma il codice IBAN rimane comunque l'identificativo principale del conto bancario su cui viene effettuato l'addebito.

Mantiene bassi i costi di transazione

I bonifici SEPA che utilizzano i codici IBAN sono generalmente gratuiti o hanno costi molto bassi, anche per i pagamenti transfrontalieri. Si tratta di un cambiamento significativo rispetto alle tradizionali commissioni sui bonifici.

Come posso evitare problemi di pagamento relativi al codice IBAN?

I codici IBAN sono progettati per ridurre gli errori, ma possono comunque insorgere problemi. Molti sono dovuti a errori umani, come refusi o nomi errati. Tuttavia, la maggior parte dei problemi può essere evitata seguendo le semplici pratiche riportate di seguito.

Ricontrollare sempre il codice IBAN

Può sembrare ovvio, ma è qui che iniziano molti problemi. È facile commettere errori di battitura, specialmente con lunghe stringhe di lettere e numeri. Le best practice includono quanto segue:

• Suddividere il numero in blocchi di quattro cifre durante la lettura, fino a quando non rimane una coppia di cifre (ad esempio, NL91 ABNA 0417 1643 00).
  
• Effettuare un controllo incrociato con la fonte originale (ad esempio fattura, email, ecc.)
  
• Copiarlo direttamente dal sistema bancario o dal sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) anziché digitarlo nuovamente
  

Utilizzare strumenti di convalida

La maggior parte delle piattaforme bancarie convalida automaticamente i codici IBAN prima di elaborare i pagamenti. Ma se lo inserisci manualmente in un sistema o lo hai ricevuto via email, vale la pena controllarlo con un verificatore di codice IBAN. Ricorda solo che questi servizi non possono dirti se il conto è attivo o se appartiene alla persona giusta, ma solo che il codice IBAN è formattato correttamente.

Attenzione alla confusione tra lettere e numeri

I codici IBAN sono alfanumerici. Ciò significa che la lettera O e il numero 0 non sono intercambiabili, come nel caso della lettera I e del numero 1. Un errore comune è scambiare un codice banca come INGB per 1NGB. Controlla sempre i caratteri di un codice IBAN prima di eseguire una transazione.

Verificare la titolarità del conto quando possibile

In alcuni paesi, i sistemi di pagamento ti avvisano se il nome del conto non corrisponde al codice IBAN, ma questa non è una garanzia. Se invii un pagamento di importo elevato, verifica con il beneficiario, possibilmente attraverso un secondo canale, che il codice IBAN sia corretto e appartenga a lui.

Fare attenzione alle modifiche dell'ultimo minuto

Se ricevi un'email imprevista che ti informa che il tuo fornitore ha "aggiornato i propri dati bancari", fermati e verificala tramite un contatto noto. Le frodi sulle fatture sono comuni e basta alterare una cifra in un codice IBAN falso per reindirizzare i fondi verso il conto di un truffatore.

Mantenere i sistemi interni pronti per l'IBAN

Se gestisci i pagamenti tramite software di contabilità o di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), assicurati che i tuoi sistemi supportino tutti i campi del codice IBAN e li convalidino prima di avviare i trasferimenti. Questo aiuta a evitare errori di formattazione che possono causare rifiuti o rallentare la riconciliazione.

Agire rapidamente se qualcosa va storto

Se un pagamento viene respinto a causa di un codice IBAN non valido, solitamente viene restituito sul tuo conto. Ma se l'operazione va a buon fine e il denaro viene versato sul conto sbagliato (perché il codice IBAN era valido ma errato), dovrai contattare immediatamente la tua banca per cercare di recuperare i fondi. Più aspetti, più diventa difficile.