Si vous êtes un travailleur indépendant expérimenté - également connu sous le nom de ZZP’er aux Pays-Bas- vous connaissez probablement déjà l’importance de bonnes pratiques en matière de facturation. Les factures vous permettent d’être payé et de vous conformer aux règles fiscales, mais le processus peut être déroutant. Oublier la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), envoyer la facture trop tard ou ne pas inclure les informations correctes sur le client peut vous faire perdre du temps, de l’argent et de la crédibilité. Vous trouverez ci-dessous tout ce dont vous avez besoin pour créer une facture ZZP efficace.

Que contient cet article?

• Pourquoi la création de factures bien faites est-elle si importante pour les ZZP’ers ?
  
• Quelles sont les exigences juridiques en matière de facturation aux Pays-Bas ?
  
• Comment créer une facture en tant que travailleur indépendant ?
  
• Quels outils et modèles peuvent simplifier la facturation aux Pays-Bas ?
  
• Comment facturez-vous les clients internationaux en tant que ZZP’er ?
  
• Quelles sont les bonnes pratiques pour se faire payer à temps en tant que ZZP’er ?
  
• Pourquoi choisir Stripe Invoicing
  

Pourquoi est-il si important pour les ZZP’ers de créer des factures bien faites ?

En tant que travailleur indépendant, votre facture est votre fiche de paie. C'est elle qui vous permet de vous faire payer, de tenir votre comptabilité en ordre et de vous conformer la législation fiscale. Une facturation claire, précise et détaillée peut également influencer la manière dont vos clients vous traitent et le bon fonctionnement de votre entreprise.

Il y a trois raisons majeures pour lesquelles la facturation est importante pour les ZZP’ers :

• Taxes : Vous êtes tenu de prélever la TVA, de suivre vos bénéfices et de tenir des documents comptables à l’intention de l’administration fiscale néerlandaise, le Belastingdienst. Dans le cas contraire, vous risquez des retards, des corrections ou des amendes.

• Réputation professionnelle : une facture claire et détaillée prouve à vos clients que vous êtes organisé et que vous dirigez une entreprise légitime. C'est très important, surtout si vous facturez de grandes entreprises ou si vous travaillez avec des clients internationaux.

• Tenue des registres : De bonnes pratiques en matière de facturation permettent de conserver une trace des montants dus et des paiements effectués. Elles facilitent la budgétisation, la planification de la trésorerie et la déclaration fiscale. Si un client conteste une facture, celle-ci constitue votre première ligne de défense.

Quelles sont les exigences juridiques en matière de facturation aux Pays-Bas ?

Lesfactures sont des documents fiscaux officiels aux Pays-Bas, ce qui signifie qu’il existe une liste non négociable de détails que chaque facture doit contenir, ainsi que des règles sur la manière et le moment de les envoyer. Si vous ne vous conformez pas à ces règles, votre client risque de ne pas pouvoir vous payer ou vous risquez de rencontrer des problèmes lors d'un contrôle de TVA. Voici ce que l’autorité fiscale néerlandaise attend de chaque facture, à chaque fois.

Informations sur l’entreprise

Vous devez inclure :

• Le nom et l'adresse de votre entreprise, le numéro d’inscription au registre du commerce (KVK) et le numéro d’identification à la TVA (si vous êtes assujetti à la TVA).

• Le nom et l’adresse complète du client

• Un numéro de facture unique qui s’inscrit dans une séquence de numérotation continue (pas de saut de numéro, sans se tromper d’ordre, pas de réutilisation du même numéro).

• La date d’émission de la facture

• La date de livraison du produit ou du service

• Une description courte mais spécifique de ce que vous avez fait ou vendu

• Le taux de TVA, le montant de la TVA (ou la note d’exemption) et le total dû, taxes comprises.

Conformité à la TVA

Si vous débitez la TVA, vous devez la calculer correctement et l’indiquer clairement. Si vous ne débitez pas la taxe (parce que vous bénéficiez du régime des petites entreprises, par exemple), il est utile de l’indiquer explicitement. Si la règle de la taxe au preneur s’applique à vos clients résidant au sein de l’UE, indiquez également leur numéro de TVA sur la facture, ainsi qu'une note expliquant la taxe au preneur.

Historiques

Vous devez émettre votre facture au plus tard le 15 du mois suivant le mois de livraison du produit ou du service. Si vous terminez un travail en juin, la facture doit être datée et envoyée au plus tard le 15 juillet. Les factures tardives peuvent compliquer les déclarations de TVA, aussi bien pour vous que pour votre client.

Tenue de registres

Vous êtes légalement tenu de conserver toutes vos factures pendant une durée de 7 ans (ou 10, si vous travaillez dans l'immobilier). Vous pouvez conserver vos factures sous forme numérique ou sur papier, à condition qu'elles soient complètes et accessibles. Un logiciel de facturation permet généralement d’automatiser cette tâche. Quel que soit le système que vous utilisez, assurez-vous que tout est sauvegardé et organisé.

Comment créer une facture en tant que travailleur indépendant ?

Une facture efficace doit renforcer votre professionnalisme. Des factures bien structurées et faciles à lire réduisent le nombre de messages, accélèrent les paiements et rappellent aux clients doivent prendre votre entreprise au sérieux. Voici comment préparer une facture.

Commencez par une mise en page claire

Utilisez une structure logique, en indiquant les coordonnées de votre entreprise en haut, suivies des informations sur le client, puis des métadonnées de la facture (par exemple, le numéro, la date), et enfin des postes de facture et des totaux. Utilisez des polices de caractères et des espaces cohérents, et veillez à ce que le total dû et la date d'échéance soient faciles à trouver.

Décrivez clairement votre travail

Chaque ligne détaillée doit expliquer ce que vous avez fait et comment vous facturez ce service. Indiquez le taux, la quantité et le total par ligne. Des résumés vagues ou trop simplifiés peuvent ralentir le processus de paiement et soulever des questions. Si le client a besoin d'une approbation interne ou d’un examen comptable, fournissez-lui ce dont il a besoin pour accélérer le processus.

Soyez précis avec les chiffres

Vérifiez trois fois vos calculs. Indiquez le sous-total, le taux et le montant de la TVA, ainsi que le total général. Si vous appliquez un taux de TVA de 21 % sur le site , indiquez-le explicitement : montrez le montant de base, la ligne TVA et le total. Si vous bénéficiez d'une exemption de TVA, expliquez pourquoi.

Facilitez le paiement

Indiquez votre numéro de compte bancaire international (IBAN) et le nom de votre banque. Si vous utilisez d’autres modes de paiement (tels que des liens de paiement ou des cartes de crédit), mentionnez-les également. Moins votre client aura à réfléchir à la manière de vous payer, plus vite plus vite l’argent sera versé sur votre compte.

Inclure les conditions de paiement

« Le paiement dans les 30 jours » est la norme, mais si vous avez convenu d’autres conditions, indiquez-le clairement. Indiquez toujours un délai (« dans les 14 jours») ou une date précise (« à payer avant le 30 juillet 2025 »). Sinon, les clients risquent de décider à votre place.

Ajoutez une touche humaine

Ajouter une simple ligne exprimant votre gratitude (par exemple, « Merci de votre confiance ») peut faire toute la différence.

Une facture bien conçue peut contribuer à simplifier le processus pour les deux parties. Considérez-la comme une extension de votre marque : elle doit être précise, efficace et facile à utiliser.

Quels outils et modèles peuvent faciliter la facturation aux Pays-Bas ?

Créer chaque facture à partir de rien en utilisant Word ou Excel prend beaucoup de temps.Cela augmente également le risque d’erreurs par rapport à l’utilisation d'outils de facturation sophistiqués. Voyons comment moderniser votre processus de facturation .

Modèles

L’option la plus basique est un modèle de facture conforme aux normes néerlandaises. Il existe de nombreuses options téléchargeables sur Word, Excel et Google Docs avec des champs pour tout ce dont vous avez besoin. Assurez-vous simplement que le modèle est adapté aux Pays-Bas, et non un modèle générique provenant d'un site de freelance.

Logiciel de facturation

Lorsque vous envoyez régulièrement des factures, un logiciel vaut la peine d’être utilisé. Vous introduisez une seule fois les coordonnées de votre client et l’application se charge automatiquement de tout, de la numérotation des factures au calcul des taxes.

Recherchez les fonctionnalités suivantes :

• Gestion de la TVA aux Pays-Bas (y compris les options de taxe au preneur et d’exemption).

• Numérotation automatique des factures

• Prise en charge de plusieurs devises, si vous opérez à l’échelle internationale.

• Rappels de paiement (manuels ou automatiques)

• Suivi de l’état des paiements

• Intégration avec les outils de comptabilité ou export vers CSV ou PDF

Stripe Invoicing

Stripe Invoicing est un moyen rapide et flexible de créer des factures fiables avec un flux de paiement intégré. Vous pouvez personnaliser vos factures, définir des conditions de paiement, ajouter la TVA et les envoyer avec un lien vers une page de facturation où votre client peut payer immédiatement en ligne. Il gère également les devises internationales, la facturation récurrente et les rappels, ce qui est particulièrement utile si vous travaillez avec des clients en dehors des Pays-Bas ou sur la base d'un contrat à long terme.

Comment facturez-vous les clients internationaux en tant que ZZP’er ?

Facturer des clients en dehors des Pays-Bas implique quelques étapes supplémentaires. Précisez toujours comment traiter la TVA, spécifiez la devise et facilitez la logistique du paiement. Moins vous créez d’obstacles pour votre client, plus le paiement a tendance à être effectué rapidement. Voici les points auxquels vous devez prêter attention.

Devises

Décidez à l’avance dans quelle devise vous facturez. De nombreux clients internationaux préfèrent être facturés dans leur devise locale, mais la facturation en euros peut convenir si les deux parties en ont convenu ainsi. Veillez simplement à l'indiquer clairement sur la facture.

Langue

Utilisez un langage simple. Même si vous êtes basé aux Pays-Bas, vos factures destinées à des clients internationaux doivent généralement être rédigées en anglais afin d'être plus largement accessibles.

TVA

Factures B2B

Si votre client est une entreprise enregistrée à la TVA dans un autre pays, vous ne débitez pas la TVA. Appliquez plutôt le mécanisme de la taxe au preneur : n'ajoutez pas la TVA, mais mentionnez son numéro de TVA sur la facture, accompagné d'une note telle que « La taxe au preneur s'applique ». Vous devrez également déclarer la transaction dans une déclaration d'opérations intracommunautaires (déclaration ICP) et dans votre liste de ventes communautaires pour les ventes au sein de l'UE.

Si votre client est établi dans un pays sans TVA, vous ne débitez pas non plus la TVA. Ajoutez une ligne à la facture, par exemple «0% TVA - service fourni en dehors de l'UE». Veillez à conserver les documents attestant que le service est considéré comme une exportation en vertu des règles néerlandaises en matière de TVA.

Factures B2C

Pour les clients B2C au sein de l’UE, vous débitez la TVA. Si le total de vos ventes transfrontalières à des clients de l’UE dépasse 10 000 € par an, vous devez débiter la TVA établie en fonction du pays du client, et non du vôtre.

Pour les clients B2C en dehors de l’UE, les produits et services exportés sont généralement exemptés de TVA.

Informations relatives au paiement

Ajoutez votre IBAN et le code BIC ou SWIFTde votre banque. Certains clients internationaux effectueront un virement bancaire direct, mais vous devrez préciser qui prend en charge les frais, surtout si vous travaillez dans une devise différente. Proposez une option de paiement en ligne pour un processus plus rapide et plus facile. Par exemple, Stripe vous permet d’envoyer une facture que votre client peut payer par carte de crédit dans sa propre devise, l’argent étant versé sur votre compte en euros.

Quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour être payer à temps en tant que ZZP’er ?

Même une facture parfaite ne garantit pas que votre client paiera à temps, mais il existe de bonnes pratiques à mettre en œuvre pour que les paiements tardifs soient l’exception et non la règle.

Voici ce qui peut fonctionner pour les ZZP’s :

• Générez une facture dès que le travail est terminé ou à la date convenue. Plus vous tardez à l’envoyer, plus vous indiquez que le paiement n'est pas urgent.

• N’attendez pas la fin du projet pour facturer l'intégralité des travaux, même dans le cas de projets importants ou avec de nouveaux clients. Par exemple, facturer 30 % à l’avance et le reste par étapes, peut vous aider à gagner du temps et à rentabiliser votre projet si celui-ci dure plus longtemps que prévu.

• Indiquez toujours les conditions de paiement et une date d’échéance précise.

• Indiquez votre IBAN, votre BIC ou votre code SWIFT, ainsi que le nom complet de votre compte.

• Utilisez un logiciel de facturation qui envoie automatiquement des rappels aux clients avant et après la date d’échéance. Si vous facturez manuellement, fixez des rappels dans le calendrier et effectuez un suivi poli mais de façon régulière. Un petit message amical après une date d'échéance dépassée peut inciter le client à payer.

• Si vous débitez des frais de retard ou des intérêts, indiquez-le à l’avance, idéalement dans votre contrat et sur la facture elle-même. De nombreux clients ne voudront pas risquer des pénalités, ce qui peut permettre à votre facture de rester en tête de liste. Certains freelances peuvent également proposer une petite remise pour inciter à un paiement rapide.

Pour être payé à temps, il faut définir des attentes claires, utiliser des outils pour faciliter la facturation et assurer le suivi. Plus votre système est structuré, moins vous aurez à dépenser d’énergie pour récupérer ce que vous avez déjà gagné.

Avantages de Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifie le processus de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatisez vos comptes clients : Créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer la bonne gestion de votre trésorerie.

• Accélérez votre flux de trésorerie : Réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• Améliorez l’expérience client : Offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées via un portail client en libre-service.

• Réduisez la charge de travail du back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.

• Intégration à vos systèmes existants :Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources de l’entreprise (ERP) les plus répandus, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire les saisies manuelles de données.

En savoir plus sur la façon dont Stripe peut simplifier votre processus de facturation, ou commencez dès aujourd’hui.