Om du är en etablerad frilansare – även kallad ZZP:are i Nederländerna – vet du förmodligen redan hur viktigt det är med bra faktureringsrutiner. Fakturor är sättet du får betalt på och hur du följer skattereglerna, men processen kan vara förvirrande. Att glömma mervärdesskatten (VAT), skicka fakturan för sent eller inte inkludera korrekt kundinformation kan kosta dig tid, pengar och trovärdighet. Nedan hittar du allt du behöver för att skapa en effektiv ZZP-faktura.

Vad innehåller den här artikeln?

– Varför är det så viktigt för ZZP:are att skapa professionella fakturor?
– Vilka är de juridiska kraven för fakturering i Nederländerna?
– Hur skapar man en faktura som egenföretagare?
– Vilka verktyg och mallar kan underlätta fakturering i Nederländerna?
– Hur fakturerar man internationella kunder som ZZP:are?
– Vilken är den bästa metoden för att få betalt i tid som ZZP:are?
– Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Varför är det så viktigt för ZZP:are att skapa korrekta fakturor?

Din faktura är din lön när du är egenföretagare. Det är så du får betalt, håller ordning på bokföringen och följer skattelagstiftningen. Tydliga, korrekta och detaljerade fakturor kan också sätta tonen för hur kunder bemöter dig och hur väl din verksamhet fungerar.

Det finns tre huvudskäl till att fakturering är viktigt för ZZP:are:

– Skatter:Du ansvarar för att ta ut moms, hålla koll på intäkterna och spara underlag till den nederländska skattemyndigheten, Belastingdienst. Annars riskerar du förseningar, rättelser eller böter.

– Företagets rykte: En tydlig och detaljerad faktura visar kunderna att du är organiserad och driver en seriös verksamhet. Det är särskilt värdefullt om du fakturerar större företag eller internationella kunder.

– Redovisning: Bra faktureringsrutiner ger en tydlig översikt över vad som är obetalt och vad som är betalt. De hjälper dig att budgetera, planera kassaflödet och deklarera skatter. Om en kund ifrågasätter en kostnad är fakturan ditt första försvar.

Vilka lagkrav gäller för fakturor i Nederländerna?

Fakturor är officiella skattedokument i Nederländerna, vilket innebär att varje faktura måste innehålla en obligatorisk uppsättning uppgifter samt följa regler för hur och när den skickas. Om du utelämnar något kan kunden hindras från att betala, eller så kan du få problem vid en momskontroll. Det här är vad den nederländska skattemyndigheten förväntar sig av varje faktura, varje gång.

Företagsinformation

Du måste ange följande:

– Ditt företagsnamn och adress, organisationsnummer (KVK) och momsregistreringsnummer (om du är momsregistrerad)

– Kundens fullständiga namn och adress

– Ett unikt fakturanummer som följer en fortlöpande nummerserie (ingen överhoppning av nummer, ingen oordning och ingen återanvändning av samma nummer)

– Datum när fakturan utfärdas

– Datum då produkten eller tjänsten levererades

– En kort men specifik beskrivning av vad du gjort eller sålt

– Momssats, momsbelopp (eller notering om undantag) samt totalsumma inklusive moms

Momsefterlevnad

Om du tar ut moms måste den beräknas korrekt och visas tydligt. Om du inte tar ut moms (till exempel för att du omfattas av småföretagsregeln) är det bra att ange det uttryckligen. Om omvänd skattskyldighet gäller för dina kunder inom EU ska du även ange deras momsregistreringsnummer på fakturan, tillsammans med en notering som förklarar omvänd skattskyldighet.

Tidsramar

Du måste utfärda din faktura senast den 15:e i månaden efter den månad då du levererade produkten eller tjänsten. Om du slutför ett arbete i juni måste fakturan vara daterad och skickad senast den 15 juli. Försenade fakturor kan komplicera momsdeklarationen för både dig och kunden.

Redovisning

Du är enligt lag skyldig att spara alla fakturor i 7 år (eller 10 år om du arbetar inom fastighetssektorn). Både digitala fakturor och pappersfakturor är tillåtna så länge dina register är fullständiga och tillgängliga. Detta kan i regel hanteras automatiskt med faktureringsprogram. Oavsett vilket system du använder ska du se till att allt är säkerhetskopierat och organiserat.

Hur skapar man en faktura som egenföretagare?

En effektiv faktura ska stärka din professionalism. Välstrukturerade, lättlästa fakturor minskar behovet av följdfrågor, påskyndar betalningar och påminner kunder om att ta din verksamhet på allvar. Så här sammanställer du en faktura.

Börja med en tydlig layout

Använd en logisk struktur, med företagsuppgifterna överst. Sedan följer kunduppgifter, fakturans metadata (till exempel nummer, datum) och därefter radposterna och totalsummorna. Använd konsekventa typsnitt och mellanrum, och se till att totalsumman och förfallodatumet är lätta att hitta.

Beskriv ditt arbete tydligt

Varje specificerad rad ska förklara vad du har gjort och hur du tar betalt för det. Inkludera pris, kvantitet och totalsumma per rad. Vaga eller alltför förenklade sammanfattningar kan göra det långsammare att få betalt och ge upphov till frågor. Om kunden behöver ett internt godkännande eller en granskning av redovisningsavdelningen ska du ge dem vad de behöver för att snabbt få det gjort.

Var noggrann med siffrorna

Trippelkolla beräkningarna. Visa delsumma, momssats och momsbelopp samt totalsumma. Om du tillämpar 21 % moms, gör det tydligt: visa grundbeloppet, momsraden och totalsumman. Om du är momsbefriad ska du förklara varför.

Gör det enkelt att betala

Ta med ditt International Bank Account Number (IBAN) och din banks namn. Om du använder andra betalningsmetoder (till exempel betalningslänkar eller kreditkort), nämn även dem. Ju mindre din kund behöver fundera på hur betalningen ska ske, desto snabbare kan pengarna komma in på ditt konto.

Ange betalningsvillkor

”Betalning inom 30 dagar” är standard, men om du har kommit överens om andra villkor ska du göra det tydligt. Ta alltid med antingen en tidsram (”inom 14 dagar”) eller ett specifikt datum (”senast den 30 juli 2025”). Annars kanske kunden bestämmer åt dig.

Lägg till en personlig ton

En enkel rad som uttrycker tacksamhet (till exempel ”Tack för förtroendet”) kan göra stor skillnad.

En professionell faktura kan förenkla processen för båda parter. Se den som en förlängning av ditt varumärke: den ska vara korrekt, effektiv och enkel att arbeta med.

Vilka verktyg och mallar kan underlätta fakturering i Nederländerna?

Det är tidskrävande att skapa alla fakturor från grunden i Word eller Excel. Risken för misstag är dessutom större än om du använder avancerade faktureringsverktyg. Låt oss se hur du kan modernisera faktureringsprocessen.

Mallar

Det mest grundläggande alternativet är en fakturamall som uppfyller kraven i Nederländerna. Det finns gott om nedladdningsbara alternativ i Word, Excel och Google Docs med fält för allt du behöver. Se bara till att mallen är anpassad för Nederländerna och inte är en generisk variant från en frilanssajt.

Faktureringsprogram

När du skickar fakturor regelbundet är programvara värd kostnaden. Du fyller i kundens uppgifter en gång, och appen hanterar automatiskt allt från fakturanummer till skatteberäkningar.

Titta efter följande funktioner:

– Stöd för moms i Nederländerna (inklusive omvänd skattskyldighet och undantagsmöjligheter)

– Automatisk numrering av fakturor

– Stöd för flera valutor om du är verksam internationellt

– Betalningspåminnelser (manuella eller automatiska)

– Spårning av betalningsstatus

– Integration med bokföringsverktyg eller export till CSV eller PDF

Stripe Invoicing

Stripe Invoicing är ett snabbt och flexibelt sätt att skapa tillförlitliga fakturor med ett inbyggt betalningsflöde. Du kan profilera fakturorna, ange betalningsvillkor, lägga till moms och skicka dem med en länk till en fakturasida där kunden kan betala direkt online. Det hanterar även internationella valutor, återkommande fakturering och påminnelser – särskilt användbart om du arbetar med kunder utanför Nederländerna eller inom ett retaineravtal.

Hur fakturerar man internationella kunder som ZZP?

Fakturering av kunder utanför Nederländerna innebär några extra steg. Klargör alltid hur momsen ska hanteras, ange valutan och gör betalningsprocessen enkel. Ju färre hinder du skapar för kunden, desto snabbare brukar betalningen komma. Det här bör du vara särskilt uppmärksam på.

Valuta

Bestäm i förväg vilken valuta du fakturerar i. Många internationella kunder föredrar att bli fakturerade i sin lokala valuta, men fakturering i euro fungerar om båda parter har kommit överens om det. Se bara till att detta framgår tydligt på fakturan.

Språk

Även om du är baserad i Nederländerna bör dina fakturor till internationella kunder vanligtvis vara på engelska för att göra dem mer lättillgängliga.

Moms

B2B-fakturor

Om din kund är ett momsregistrerat företag i ett annat land tar du inte ut moms. I stället tillämpar du omvänd skattskyldighet: du lägger inte på moms, men anger deras momsregistreringsnummer på fakturan tillsammans med en notering, till exempel ”Omvänd skattskyldighet gäller”. Du måste också rapportera transaktionen i en periodisk sammanställning (ICP-deklaration) och i din sammanställning över unionsinterna leveranser för försäljning inom EU.

Om din kund är baserad i ett land utan moms tar du inte heller ut moms. Lägg till en rad på fakturan – till exempel ”0 % moms – tjänst tillhandahållen utanför EU”. Se till att spara dokumentation som visar att tjänsten kvalificerar som export enligt nederländska momsregler.

B2C-fakturor

För B2C-kunder inom EU ska du ta ut moms. Om din totala gränsöverskridande försäljning till EU-kunder överstiger 10 000 EUR per år måste du ta ut moms baserat på kundens land, inte ditt eget.

För B2C-kunder utanför EU är exporterade produkter och tjänster i regel momsbefriade.

Betalningsinformation

Lägg till ditt IBAN och din banks BIC- eller SWIFT-kod. Vissa internationella kunder överför pengarna direkt, men du måste klargöra vem som står för avgifterna, särskilt om du arbetar i en annan valuta. Erbjud ett onlinebetalningsalternativ för snabbare och enklare hantering. Stripe gör det till exempel möjligt att skicka en faktura som din kund kan betala med kreditkort i sin egen valuta, medan pengarna sätts in på ditt konto i euro.

Vilka beprövade metoder hjälper dig att få betalt i tid som ZZP:are?

Inte ens en perfekt faktura garanterar att kunden betalar i tid, men det finns beprövade metoder som gör sena betalningar till undantag i stället för regel.

Det här brukar fungera bra för ZZP:are:

– Skapa fakturan så snart jobbet är klart eller på överenskommet datum. Ju längre du väntar med att skicka den, desto mer signalerar du att betalningen inte är brådskande.

– Vänta inte med att fakturera allt i slutet för större projekt eller nya kunder. Fakturera till exempel 30 % i förskott och resten i etapper – det skyddar din tid och håller kassaflödet igång om projektet drar ut på tiden.

– Ta alltid med betalningsvillkor och ett specifikt förfallodatum.

– Ange IBAN, BIC eller SWIFT-kod samt fullständigt kontonamn.

– Använd faktureringsprogramvara som automatiskt påminner kunder före och efter förfallodatum. Om du fakturerar manuellt ställer du in kalenderpåminnelser och följer upp vänligt men konsekvent. En kort, vänlig påminnelse efter missad deadline kan räcka för att få kunden att betala.

– Om du tar ut dröjsmålsavgifter eller ränta ska du ange det i förväg – helst i avtalet och på själva fakturan. Många kunder vill undvika avgifter, vilket gör att din faktura prioriteras. Vissa frilansare erbjuder även en liten rabatt för att uppmuntra tidig betalning.

Att få betalt i tid handlar om att sätta tydliga förväntningar, använda verktyg som underlättar faktureringen och följa upp. Ju mer strukturerat systemet är, desto mindre energi behöver du lägga på att jaga redan intjänade pengar.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

– Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

– Effektivisera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att driva in fler betalningar.

– Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturorna är enkla att komma åt och du betalar via en kundportal med självbetjäning.

– Minska arbetsbelastningen på kontoret: Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP) så att det blir enklare för dig att synkronisera systemen och minska behovet av manuell datainmatning.
  

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din faktureringsprocess eller börja idag.