ドイツの企業は、国内および欧州の本人確認 (KYC) 要件の 2 つのレベルに準拠する必要があります。KYC 書類を第三者に提供するか、自社でチェックを行う必要があります。この記事では、個人や法人の KYC チェックに必要な書類など、KYC 書類について学びます。また、KYC チェックが必要な業界や、企業が課題を克服する方法についても説明します。

この記事の内容

• 本人確認 (KYC) 書類とは
  
• 個人の KYC チェックに必要な書類
  
• 法人の KYC チェックに必要な書類
  
• 拡張 KYC チェックに必要な書類
  
• KYC チェックが必要な業界
  
• KYC チェックが企業にもたらす課題
  

本人確認 (KYC) 書類とは

第 6 次 EU マネーロンダリング防止指令 および国内マネーロンダリング法 (GwG) によると、ドイツの企業は、特に金融セクター、不動産、法律サービスなどの規制対象の業界において、顧客の身元と経済的適格性を確認する必要があります。このプロセスは「本人確認」(KYC) と呼ばれ、マネーロンダリングを防止し、規制要件への準拠を確保するのに役立ちます。徹底した KYC チェックにより、企業は運用リスクを最小限に抑えながらコンプライアンス要件を満たすことができます。

本人確認は、個人の KYC チェックの主な焦点です。法人に関しては、所有構造と経済的権限を確認する必要があります。KYC 書類は、このプロセスに必要な情報を提供します。これらの書類を体系的に収集して確認することで、企業は顧客を識別して確認することができます。同時に、不審な行動を早期に検出し、適切な対策を講じることができます。KYC 書類は、効果的なリスク管理の中心的な要素であり、国内および国際的なコンプライアンス基準に準拠するための前提条件です。

個人の KYC チェックに必要な書類

KYC チェックに必要な書類は、顧客のタイプによって異なります。個人 (企業や組織ではない) の場合、次の書類が重要です。

公式身分証明書

公式身分証明書は、個人の身元を確認するものです。これには、有効な身分証明書やパスポートなどが含まれます。書類には次のものが含まれていることが重要です。

• 写真
  
• 氏名
  
• 生年月日
  
• 有効期限
  

居住証明書

本人確認に加えて、企業は居住証明を求めることができますが、法律では義務付けられていません。提出される場合、その書類は個人の現在の居住地を確認できるものでなければなりません。たとえば、次のようなものが含まれます。

• 公式登録証明書
  
• 電気およびガス料金請求書
  
• 課税査定
  
• 住所の詳細が記載された銀行取引明細書
  

収入証明書

場合によっては、KYC プロセスの一環として収入証明書も必要になることがあります。金融サービスを求め、多額の投資を行う個人にとって特に重要です。証明書の一般的な形式は次のとおりです。

• 給与明細
  
• 課税査定
  
• 銀行取引明細書
  
• 雇用主確認書
  

これらの書類を確認することで、企業は潜在的な詐欺から身を守り、金融取引の強固な基盤を確保します。

法人の KYC チェックに必要な書類

法人 (企業) の KYC チェックには、以下の書類を含める必要があります。

商業登記簿

商業登記簿への登録 は、法人にとって重要な KYC 書類です。企業や機関は、別の企業の法的存在と構造を確認するためにそれを要求することがよくあります。この登録は、商業登記簿への登録の公式証明書として機能するものであり、会社に関する重要な情報が含まれています。これには以下が含まれます。

• 会社名
  
• 会社のタイプと目的
  
• 登録事業所
  
• 常務取締役
  
• 法定代理人
  

適切な KYC チェックのために、商業登記簿への登録は 3 カ月以上経過してはなりません。

パートナーシップ契約

パートナーシップ契約は、会社を設立するための基本的な法的契約です。株式会社のパートナーシップ契約は、ジェネラルパートナーシップ (OHG) や民法上の組合 (GbR) などの正式な要件の対象ではありませんが、特定の情報を含み、公証されなければなりません (ドイツ有限責任会社法 (GmbHG) 第 2 条 および 株式会社法 (AktG) 第 23 条第 1 項 を参照)。

パートナーシップ契約は、会社の内部構造、株主の権利と義務、管理、利益の分配、および責任を規制します。したがって、パートナーシップ契約は、企業における所有権と責任の概要を明確に示すものとなります。

株主名簿

株主名簿には、会社の主な経済的所有者が含まれています。この名簿には、株式の 25% 以上を保有する株主に関する情報が含まれています。これには以下が含まれます。

• 氏名
  
• 生年月日と出生地
  
• 国籍
  
• 連絡先の詳細
  
• 住所
  
• 納税者番号
  

企業構造図

KYC チェックには、株主名簿に加えて、会社の株式保有構造を示す公式書類も含まれることがよくあります。通常、これは、さまざまな法人と会社の株式を所有する個人との関係を示す構造図または組織図です。これらの図の目的は、会社に直接的または間接的に影響を与えるすべての人物を確実に識別することにあります。

委任状

権限の委譲が行われる場合、KYC チェックプロセスでは、対応する委任状も確認する必要があります。これにより、第三者が会社を代表して行動する権限が与えられます。委任状には、権限のある人物の名前、関連する権限、および特定のタスクまたは期間に関する有効領域が含まれています。会社の法定代理人が委任状に署名する必要があります。さらに、企業はこれらの会社の代表者の身元を証明するものを含める必要があります。

委任状は、適切な人物が会社を代表して行動し、法的拘束力のある決定を下せるようにするために、KYC チェック中に必要です。

拡張 KYC チェックに必要な書類

GwG では、附属書 1 および 附属書 2 に、財務リスクが低くなるか高くなる可能性のある要因がリストされています。GwG 第 10 条 では、企業はマネーロンダリングやテロ資金供与のそれぞれのリスクに基づいて KYC 対策の具体的な範囲を決定する必要があると規定されているため、これらは特に重要です。結果として、GwG の附属書 2 に記載されているより高いリスク要因により、企業はデューデリジェンス義務の引き上げが適用されるかどうか (GwG 第 15 条 を参照) と 拡張 KYC チェックが必要となるタイミングがわかります。必要な場合、企業には次の書類が必要です。

銀行信用状

銀行信用状は、会社が特定の銀行のビジネスアカウントを持っていることを公式に証明するものです。これには、次のものが含まれている必要があります。

• 会社名
  
• 銀行名と詳細
  
• 有効なビジネスアカウントの確認
  
• 発行日
  
• 銀行の印鑑または署名
  

資金源 (SOF)

SOF 証明書は、企業が合法的で追跡可能な財源を持っていることを保証するものです。GwG の第 15 条第 3 項によると、たとえば、取引が「類似のケースと比較して特に複雑または異常に大きい」場合、SOF の見直しが望ましいとされています。この場合、この書類は、企業が特定の金融取引または投資に使用できる資金の出所の証明書として機能します。次の書類が証明書として機能します。

• 前課税年度の納税申告書
  
• 資産をリストアップした銀行または会社の会計士からの書簡
  
• 銀行取引明細書
  
• 前年の収入証明書
  

富の源泉 (SOW)

SOW 証明書により、企業は総資産の出所を明確に示すことができます。この証拠は、個々の取引の資金調達源にとどまらず、企業資産の長期的な創出を説明するのに役立ちます。以下の書類が証明書として機能します。

• 年次財務諸表と財務報告書
  
• 参加証書と会社の貸借対照表
  
• 売買契約書または譲渡契約書
  
• 税務書類
  

KYC チェックが必要な業界

KYC 検証は、多くの業界、特に厳しい規制要件の対象となり、マネーロンダリングや金融詐欺のリスクが高まっている業界では必須となっています。

金融サービス

銀行、信用機関、決済サービスプロバイダーなどの金融会社は、正当な顧客とのみ取引関係を結び、違法な金融取引を助長しないようにする必要があります。法的には、KYC チェックを実施し、疑わしい取引を直ちに金融情報機関 (FIU) に報告する必要があります。慎重な審査により、金融サービスプロバイダーは法的な結果や評判の低下から保護されます。

不動産業界

不動産業界は、詐欺師が違法な資金を隠すために不動産に多額の投資を行うことができるため、マネーロンダリングに対して特に脆弱です。したがって、ドイツの不動産業者や不動産開発業者は、GwG に従って KYC 書類をチェックし、資金が犯罪で得られたものでないことを確認する必要があります。

法務サービス

法律サービスプロバイダーは、顧客がマネーロンダリングやテロ資金供与のためにサービスを利用しないようにする必要があります。特に会社設立や不動産取引、信託活動などを行う際に、顧客が違法な資金の流れを隠蔽するリスクが高くなります。したがって、弁護士や公証人は通常、KYC チェックを実施する必要があります。

仮想通貨金融サービス

仮想通貨は、匿名の国境を越えた取引手段を提供するため、マネーロンダリングや詐欺に対して脆弱になります。そのため、ドイツの仮想通貨取引所やウォレットプロバイダーは、取引の監視や不審な活動の報告に加えて、顧客の KYC 書類を確認する必要があります。

ゲーム業界

ドイツのゲーム業界では、近年、オンラインプラットフォームとオンライン取引が大幅に増加しています。仮想通貨やゲーム内購入の利用が増加しており、マネーロンダリングや詐欺に対して脆弱になっています。違法行為を防ぐために、ゲーム業界のプロバイダーも KYC チェックを実施する必要があります。

KYC チェックが企業にもたらす課題

KYC 書類の検証は、組織的および技術的な性質を持ついくつかの課題を企業にもたらします。

労力がかかる

KYC チェックを実施する際の企業にとっての最大の課題の 1 つは、組織的な労力がかかることです。個人や法人の本人確認を行うには、大量の情報と書類を収集し、確認し、文書化する必要があります。外国の顧客の場合、国によって要件や書類の基準が異なるため、さらに困難になります。

ただし、自動化された KYC ソリューションがあります。Stripe Identity は、企業の書類確認を支援できます。Identity を使用すると、100 を超える国の正式な身分証明書を確認できます。また、証明写真と自撮り写真の生体認証比較も可能です。Identity を使用すると、名前、生年月日、社会保障番号を自動的に検証することもできます。

プライバシーポリシー

KYC データを収集して保存する場合、企業はマネーロンダリング防止法と一般データ保護規則 (GDPR) などのデータ保護規制の両方を遵守する必要があります。つまり、企業は機密性の高い顧客データを安全に保存して処理し、追加のコンプライアンス対策に準拠する必要があります。個人データの取り扱いにおける誤りや過失は、重大な法的および財務リスクにつながる可能性があります。

内部監査を通じて、企業はすべての GDPR の要件を満たしていることを確認できます。また、従業員を定期的にトレーニングすることをお勧めします。原則として、企業は安全な暗号化技術を使用して機密性の高い顧客データのみを保存および送信する必要があります。

リスク管理

KYC チェックでは、企業は包括的なリスク管理を実施して、潜在的にリスクの高い顧客を特定する必要があります。これは、国際取引では特に困難な場合があります。企業は疑わしい取引を特定し、法的要件に従って報告できなければなりません。

このような高度で絶えず変化する課題に対応するために、従業員は定期的なトレーニングを受ける必要があります。さらに、専任のコンプライアンスチームを設置すると有用な場合があります。このようなチームは、関係当局と緊密に連携して疑わしい活動を分析し、報告することができます。マネーロンダリング防止 (AML) ソフトウェアは、取引をリアルタイムで監視し、疑わしいケースに自動的にフラグを付けるなど、追加のサポートを提供します。