Unternehmen in Deutschland müssen nationale und europäische „Know Your Customer”-Vorgaben, kurz KYC, auf zwei Ebenen einhalten: Sie müssen entweder KYC-Dokumente an Dritte weitergeben oder selbst Prüfungen durchführen. In diesem Artikel erfahren Sie, was KYC-Dokumente sind und welche Dokumente bei einer KYC-Prüfung von natürlichen beziehungsweise juristischen Personen erforderlich sind. Außerdem erklären wir, in welchen Branchen KYC-Prüfungen besonders relevant sind und wie Unternehmen die sich daraus ergebenden Herausforderungen meistern können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind KYC-Dokumente?
  
• Welche Dokumente sind bei einer KYC-Prüfung von natürlichen Personen erforderlich?
  
• Welche Dokumente sind bei einer KYC-Prüfung von juristischen Personen erforderlich?
  
• Welche Dokumente können bei einer erweiterten KYC-Prüfung erforderlich sein?
  
• In welchen Branchen sind KYC-Prüfungen besonders relevant?
  
• Welche konkreten Herausforderungen stellen KYC-Prüfungen an Unternehmen?
  

Was sind KYC-Dokumente?

Unternehmen in Deutschland sind laut der EU-Geldwäscherichtlinien sowie dem nationalen Geldwäschegesetz (GwG) verpflichtet, die Identität und wirtschaftliche Berechtigung ihrer Kundinnen und Kunden zu prüfen – insbesondere in regulierten Branchen wie dem Finanzsektor, der Immobilienwirtschaft oder dem Handel. Dieser Prozess wird als „Know Your Customer“ (KYC) bezeichnet und dient der Geldwäscheprävention sowie der Einhaltung regulatorischer Vorgaben. Durch gründliche KYC-Prüfungen können Unternehmen ihre Compliance-Anforderungen erfüllen und gleichzeitig betriebliche Risiken minimieren.

Während bei natürlichen Personen die Identitätsprüfung im Vordergrund steht, sind bei juristischen Personen zusätzlich die Eigentümerstruktur sowie die wirtschaftlichen Berechtigungen zu prüfen. KYC-Dokumente liefern hierfür die notwendigen Informationen. Durch die systematische Erfassung und Prüfung dieser Unterlagen können Unternehmen Kundinnen und Kunden identifizieren und verifizieren. Gleichzeitig können verdächtige Aktivitäten frühzeitig erkannt werden, um geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen. KYC-Dokumente sind ein zentraler Bestandteil eines effektiven Risikomanagements und Voraussetzung zur Einhaltung nationaler sowie internationaler Compliance-Standards.

Welche Dokumente sind bei einer KYC-Prüfung von natürlichen Personen erforderlich?

Die für eine KYC-Prüfung erforderlichen Dokumente hängen von der Art der Kundin beziehungsweise des Kunden ab. Bei natürlichen Personen sind die folgenden Dokumente essenziell.

Amtliches Ausweisdokument

Ein amtliches Ausweisdokument dient zur Identitätsprüfung natürlicher Personen.

Dies kann beispielsweise ein gültiger Personalausweis oder ein Reisepass sein. Es ist wichtig, dass das Dokument die folgenden Angaben enthält:

• ein Foto
  
• den vollständigen Namen
  
• das Geburtsdatum
  
• eine Gültigkeitsdauer
  

Wohnsitznachweis

Zusätzlich zum Identitätsnachweis kann ein Wohnsitznachweis geprüft werden – dieser ist gesetzlich jedoch nicht erforderlich. Das Dokument muss den aktuellen Wohnsitz der Person bestätigen. Dies kann unter anderem durch die folgenden Dokumente erfolgen:

• eine offizielle Meldebescheinigung
  
• eine Strom- oder Gasrechnung
  
• einen Steuerbescheid
  
• einen Kontoauszug mit Adressangabe
  

Einkommensnachweis

In bestimmten Fällen kann auch ein Einkommensnachweis als Bestandteil des KYC-Prozesses erforderlich sein. Er wird insbesondere bei Finanzdienstleistungen und großen Investitionen verlangt. Zu den gängigen Nachweisen zählen folgende Dokumente:

• Gehaltsabrechnungen
  
• Steuerbescheide
  
• Kontoauszüge
  
• Arbeitgeberbestätigungen
  

Durch die Prüfung dieser Dokumente sichern sich Unternehmen gegen potenzielle Betrugsfälle ab und stellen darüber hinaus sicher, dass finanzielle Transaktionen auf einer soliden Grundlage erfolgen.

Welche Dokumente sind bei einer KYC-Prüfung von juristischen Personen erforderlich?

KYC-Prüfungen von juristischen Personen wie Unternehmen müssen die folgenden Dokumente beinhalten:

Handelsregisterauszug

Ein Handelsregisterauszug ist ein unverzichtbares KYC-Dokument für juristische Personen und wird häufig von Unternehmen und Institutionen angefordert, um die rechtliche Existenz sowie die Struktur eines Unternehmens zu verifizieren. Der Auszug dient als offizieller Nachweis für die Eintragung im Handelsregister und enthält wesentliche Informationen zum Unternehmen. Dies sind unter anderem:

• der Firmenname
  
• die Unternehmensform und der Unternehmensgegenstand
  
• der Sitz des Unternehmens
  
• die Geschäftsführer/innen sowie deren Vertretungsbefugnisse
  

Ein Handelsregisterauszug darf für eine ordnungsgemäße KYC-Prüfung nicht älter als drei Monate sein.

Gesellschaftsvertrag

Ein Gesellschaftsvertrag ist die grundlegende rechtliche Vereinbarung zur Gründung einer Gesellschaft. Während er bei Personengesellschaften wie der OHG oder GbR keinerlei Formvorschriften unterworfen ist, muss er bei Aktiengesellschaften spezifische Informationen enthalten und notariell beglaubigt werden (siehe § 2 GmbHG und § 23 Abs. 1 AktG). Der Gesellschaftsvertrag regelt die interne Struktur der Gesellschaft, die Rechte und Pflichten der Gesellschafter/innen, die Unternehmensführung, die Gewinnverteilung sowie die Haftung. Damit bietet ein Gesellschaftsvertrag eine klare Übersicht über die Besitzverhältnisse und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Unternehmens.

Gesellschafterliste

Eine Gesellschafterliste führt die wesentlichen wirtschaftlichen Eigentümer/innen eines Unternehmens auf. Die Liste enthält Informationen über Gesellschafter/innen, die mehr als 25 % der Anteile halten. Dies sind insbesondere:

• Vor- und Nachname
  
• Geburtsdatum und -ort
  
• Nationalität
  
• Kontaktdaten
  
• Anschrift
  
• Steuer-ID
  

Gesellschaftsstruktur-Diagramm

Eine KYC-Prüfung umfasst neben der Gesellschafterliste häufig auch ein offizielles Dokument, aus dem die Beteiligungsstruktur des Unternehmens hervorgeht. Im Regelfall ist dies ein Struktur- oder Organigramm, welches die Beziehungen zwischen den verschiedenen juristischen und natürlichen Personen zeigt, die Anteile am Unternehmen besitzen. Mithilfe solcher Diagramme soll sichergestellt werden, dass alle Personen identifiziert werden, die direkten oder indirekten Einfluss auf das Unternehmen ausüben.

Vollmacht

Findet eine Befugnisübertragung statt, muss auch die entsprechende Vollmacht im Rahmen des KYC-Prozesses geprüft werden. Diese ermächtigt Dritte, im Namen des Unternehmens zu handeln. Eine Vollmacht enthält den Namen der bevollmächtigten Person, die Befugnisse sowie etwaige Gültigkeitsbereiche in Bezug auf konkrete Aufgaben oder zeitliche Perioden. Sie muss von einer gesetzlichen Vertreterin beziehungsweise einem Vertreter des Unternehmens unterschrieben sein. Zudem sollte sie mit einem Identitätsnachweis dieser Unternehmensvertreter/innen verknüpft sein. Vollmachten werden bei KYC-Prüfungen angefordert, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen im Namen der Unternehmen handeln und rechtsverbindliche Entscheidungen treffen können.

KYC-Dokumente im Überblick

Welche Dokumente können bei einer erweiterten KYC-Prüfung erforderlich sein?

In den Anlagen 1 und 2 des Geldwäschegesetzes sind Faktoren für ein potenziell geringeres beziehungsweise ein potenziell höheres Risiko aufgelistet. Diese sind vor allem deshalb von Bedeutung, weil in Paragraf 10 GwG festgelegt ist, dass der konkrete Umfang der KYC-Maßnahmen vom jeweiligen Risiko der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung abgeleitet werden sollte. Die in Anlage 2 GwG aufgeführten höheren Risikofaktoren geben Unternehmen folglich einen Hinweis darauf, ob sie verstärkte Sorgfaltspflichten zu erfüllen haben (siehe § 15 GwG) und damit eine erweiterte KYC-Prüfung notwendig ist. Bei dieser können folgende Dokumente erforderlich sein.

Bankschreiben

Ein Bankschreiben dient als offizieller Nachweis dafür, dass ein Unternehmen ein Geschäftskonto bei einer bestimmten Bank führt. Es sollte insbesondere die folgenden Angaben enthalten:

• den Namen des Unternehmens
  
• den Banknamen
  
• die Bankverbindung
  
• die Bestätigung, dass das Geschäftskonto existiert und aktiv genutzt wird
  
• das Datum der Ausstellung
  
• ein Stempel der Bank oder eine Unterschrift
  

Finanzierungsquelle

Der Nachweis der Finanzierungsquelle (Source of Funds, SOF) stellt sicher, dass ein Unternehmen über legale und nachvollziehbare finanzielle Mittel verfügt. Eine Prüfung der SOF ist nach § 1155 GwG Abs. 3 beispielsweise angeraten, wenn es sich „um eine Transaktion handelt, die im Vergleich zu ähnlichen Fällen besonders komplex oder ungewöhnlich groß ist“. Das Dokument dient in einem solchen Fall als Nachweis über die Herkunft von Geldern, die bei einer bestimmten Finanztransaktion oder Investition verwendet werden sollen. Als Nachweis können unter anderem die folgenden Dokumente dienen:

• eine Steuererklärung für das vorangegangene Steuerjahr
  
• ein Schreiben der Bank oder der Buchhalter/innen des Unternehmens mit einer Angabe der Vermögenswerte
  
• ein Kontoauszug
  
• ein Einkommensbeleg für das Vorjahr
  

Vermögensquelle

Mit einem Nachweis der Vermögensquelle (Source of Wealth, SOW) können Unternehmen die Herkunft ihres Gesamtvermögens nachvollziehbar darlegen. Dieser Nachweis geht über die Finanzierungsquelle einzelner Transaktionen hinaus und dient dazu, die langfristige Entstehung des Unternehmensvermögens zu erklären. Folgende Dokumente dienen als Nachweis:

• Jahresabschlüsse und Finanzberichte
  
• Beteiligungsnachweise und Unternehmensbilanzen
  
• Verkaufs- oder Übertragungsverträge
  
• Steuerunterlagen
  

In welchen Branchen sind KYC-Prüfungen besonders relevant?

Die Prüfung von KYC-Dokumenten ist in zahlreichen Branchen verpflichtend – insbesondere in Branchen, die strengen regulatorischen Vorgaben unterliegen und einem erhöhten Risiko für Geldwäsche und Finanzbetrug ausgesetzt sind.

Finanzdienstleistungen

Banken, Kreditinstitute, Zahlungsdienstleister/innen und andere Finanzunternehmen müssen sicherstellen, dass sie nur mit legitimen Kundinnen und Kunden Geschäftsbeziehungen eingehen und keine illegalen Finanzströme begünstigen. Sie sind gesetzlich verpflichtet, KYC-Prüfungen durchzuführen. Verdächtige Transaktionen müssen umgehend bei der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) gemeldet werden. Eine sorgfältige Prüfung schützt Finanzdienstleister/innen nicht nur vor rechtlichen Konsequenzen, sondern auch vor Reputationsschäden.

Immobilienwirtschaft

Die Immobilienbranche gilt als besonders anfällig für Geldwäsche, da hohe Beträge in Immobilien investiert werden können, um illegale Gelder zu verschleiern. Immobilienmakler/innen und Bauträger/innen in Deutschland sind daher gemäß des Geldwäschegesetzes verpflichtet, KYC-Dokumente zu prüfen. Es muss sichergestellt werden, dass Gelder nicht aus kriminellen Quellen stammen.

Juristische Dienstleistungen

Juristische Dienstleister/innen müssen sicherzustellen, dass ihre Dienste nicht zur Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung genutzt werden. Besonders bei der Gründung von Unternehmen, Immobilientransaktionen oder Treuhandtätigkeiten besteht ein hohes Risiko, dass illegale Finanzströme verschleiert werden. Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sowie Notarinnen und Notare sind deshalb im Regelfall zur Durchführung von KYC-Prüfungen verpflichtet.

Krypto-Finanzdienstleistungen

Kryptowährungen bieten eine anonyme und grenzüberschreitende Möglichkeit für Transaktionen, was sie anfällig für Geldwäsche und Betrug macht. Krypto-Börsen und Wallet-Anbieter/innen in Deutschland müssen deshalb KYC-Dokumente ihrer Kundinnen und Kunden prüfen. Zudem sind sie verpflichtet, Transaktionen zu überwachen und verdächtige Aktivitäten zu melden.

Gaming-Industrie

Die Gaming-Industrie in Deutschland verzeichnet in den vergangenen Jahren einen erheblichen Anstieg von Online-Plattformen und Transaktionen. Dabei werden zunehmend virtuelle Währungen genutzt und In-Game-Käufe getätigt, was die Branche anfällig für Geldwäsche und Betrug macht. Um illegale Aktivitäten zu verhindern, sind Anbieter/innen in der Gaming-Industrie demnach ebenfalls verpflichtet, KYC-Prüfungen durchzuführen.

Welche konkreten Herausforderungen stellen KYC-Prüfungen an Unternehmen?

Die Prüfung von KYC-Dokumenten ist für Unternehmen mit zahlreichen Herausforderungen verbunden, die sowohl organisatorischer als auch technischer Natur sind.

Hoher Aufwand

Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen bei der Durchführung von KYC-Prüfungen ist der hohe organisatorische Aufwand. Die Identitätsprüfung von natürlichen und juristischen Personen erfordert die Sammlung, Überprüfung und Dokumentation einer Vielzahl an Informationen und Dokumenten. Bei internationalen Kundinnen und Kunden besteht die zusätzliche Schwierigkeit, dass verschiedene Länder unterschiedliche Anforderungen und Dokumentenstandards haben.

Es besteht jedoch die Möglichkeit, automatisierte KYC-Lösungen zu nutzen. Stripe Identity kann Unternehmen bei der Dokumentenprüfung unterstützen. Mit Identity können Sie amtliche Ausweisdokumente aus über 100 verschiedenen Ländern verifizieren. Zudem ist ein biometrischer Abgleich von Ausweisfotos und Selfies möglich. Namen, Geburtsdaten und Sozialversicherungsnummern können darüber hinaus automatisch validiert werden.

Datenschutzbestimmungen

Bei der Erhebung und Speicherung von KYC-Daten müssen Unternehmen sowohl die Geldwäschegesetze als auch Datenschutzvorgaben wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten. Dies bedeutet, dass sensible Kundendaten sicher gespeichert und verarbeitet werden müssen, was zusätzliche Compliance-Maßnahmen erforderlich macht. Fehler oder Nachlässigkeiten beim Umgang mit personenbezogenen Daten können zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Risiken führen.

Durch interne Audits können Unternehmen sicherstellen, dass alle Anforderungen der DSGVO erfüllt werden. Es empfiehlt sich zudem, Mitarbeiter/innen regelmäßig zu schulen. Grundsätzlich sollten sensible Kundendaten ausschließlich mit sicheren Verschlüsselungstechnologien gespeichert und übertragen werden.

Risikomanagement

KYC-Prüfungen erfordern von Unternehmen ein umfassendes Risikomanagement, um potenziell risikobehaftete Kundinnen und Kunden zu identifizieren. Dies kann besonders bei internationalen Transaktionen herausfordernd sein. Unternehmen müssen in der Lage sein, verdächtige Transaktionen zu erkennen und gemäß den gesetzlichen Vorgaben zu melden.

Um den hohen und sich stetig wandelnden Herausforderungen gerecht zu werden, sollten die Mitarbeiter/innen regelmäßig geschult werden. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, ein spezialisiertes Compliance-Team aufzustellen. Dieses kann verdächtige Aktivitäten in enger Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden analysieren und melden. Zusätzliche Unterstützung bietet AML-Software (Anti-Money Laundering), die Transaktionen in Echtzeit überwacht und Verdachtsfälle automatisch markiert.