Företag i Tyskland måste uppfylla två nivåer av nationella och europeiska kundkännedomskrav. De måste antingen överlämna kundkännedomsdokumenten till en tredje part eller utföra kontroller på egen hand. I den här artikeln kommer du att lära dig om kundkännedomsdokument, inklusive vilka dokument som krävs för en kundkännedomskontroll av privatpersoner och juridiska personer. Vi förklarar också vilka branscher som kräver kundkännedomskontroller och hur företag kan övervinna olika utmaningar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är kundkännedomsdokument (Know Your Customer)?
  
• Vilka dokument krävs för en kundkännedomskontroll av en privatperson?
  
• Vilka är de dokument som krävs för en kundkännedomskontroll av juridiska personer?
  
• Vilka är de nödvändiga dokumenten för en utökad kundkännedomskontroll?
  
• Vilka branscher kräver kundkännedomskontroller?
  
• Vilka utmaningar innebär kundkännedomskontroller för företag?
  

Vad är kundkännedomsdokument?

Enligt EU:s sjätte penningtvättsdirektiv och den nationella lagen om penningtvätt (GwG) måste företag i Tyskland kontrollera sina kunders identitet och ekonomiska behörighet – särskilt inom reglerade branscher, såsom finanssektorn, fastigheter och juridiska tjänster. Denna process kallas "Know Your Customer" (KYC) och syftar till att förhindra penningtvätt och säkerställa efterlevnad av lagkrav. Noggranna kundkännedomskontroller gör det möjligt för företag att uppfylla efterlevnadskrav samtidigt som de operativa riskerna minimeras.

Identitetsverifiering är huvudfokus för kundkännedomskontroller för privatpersoner. När det gäller juridiska personer är det nödvändigt att kontrollera ägarstrukturer och ekonomiska tillstånd. Kundkännedomsdokument tillhandahåller den information som krävs för denna process. Genom att systematiskt samla in och granska dessa dokument kan företag identifiera och verifiera kunder. Samtidigt kan de upptäcka misstänkta aktiviteter i ett tidigt skede och vidta lämpliga motåtgärder. Kundkännedomsdokument är en central del av effektiv riskhantering och en förutsättning för efterlevnad av nationella och internationella efterlevnadsstandarder.

Vilka dokument krävs för en kundkännedomskontroll av en privatperson?

Vilka dokument som krävs för en kundkännedomskontroll beror på typen av kund. För privatpersoner (d.v.s. inte företag eller organisationer) är följande dokument viktiga:

Officiell id-handling

En officiell identitetshandling verifierar personens identitet. Det kan till exempel vara ett giltigt ID-kort eller pass. Det är viktigt att dokumentet innehåller:

• Ett fotografi
  
• Fullständigt namn
  
• Födelsedatum
  
• Giltighetstid
  

Hemvistintyg

Förutom bevis på identitet kan ett företag be om bevis på hemvist – men lagen kräver inte det. Om handlingen tillhandahålls måste den bekräfta personens nuvarande hemvist. Det kan till exempel omfatta:

• Officiella registreringsbevis
  
• El- eller gasräkningar
  
• Taxeringar
  
• Kontoutdrag med adressuppgifter
  

Bevis på inkomst

I vissa fall kan bevis på inkomst också vara nödvändigt som en del av kundkännedomsprocessen. Det är särskilt viktigt för privatpersoner som söker finansiella tjänster och ska göra stora investeringar. Vanliga former av bevisning är:

• Lönebesked
  
• Taxeringar
  
• Kontoutdrag
  
• Arbetsgivares bekräftelser
  

Genom att kontrollera dessa dokument skyddar sig företag mot potentiella bedrägerier och säkerställer också en solid grund för finansiella transaktioner.

Vilka dokument krävs för en kundkännedomskontroll av juridiska personer?

Kundkännedomskontroller av juridiska personer (dvs. företag) måste inkludera följande dokument:

Införande i handelsregistret

En post i handelsregistret är en viktig kundkännedomshandling för juridiska personer. Företag och institutioner begär ofta det för att verifiera ett annat företags rättsliga existens och struktur. Införandet fungerar som ett officiellt bevis på registrering i handelsregistret och innehåller viktig information om företaget. Här ingår:

• Företagsnamn
  
• Företagstyp och syfte
  
• Säte
  
• Verkställande direktörer
  
• Rättsliga ombud
  

För en korrekt kundkännedomskontroll får en post i handelsregistret inte vara äldre än tre månader.

Partneravtal

Ett partneravtal är det grundläggande juridiska avtalet för att grunda ett företag. Även om det inte är föremål för några formella krav – såsom handelsbolag (OHG) eller ett civilrättsligt partnerskap (GbR) – måste ett partnerskapsavtal för aktiebolag innehålla specifik information och vara attesterat (se § 2 i den tyska lagen om aktiebolag [GmbHG] och 23 § 1 mom. aktiebolagslagen [AktG]).

Kompanjonsavtalet reglerar företagets interna struktur, aktieägarnas rättigheter och skyldigheter, ledning, vinstutdelning och ansvar. Ett partneravtal ger alltså en tydlig överblick över ägande och ansvar i ett företag.

Aktieägarlista

En aktieägarförteckning innehåller de viktigaste ekonomiska ägarna i ett företag. Listan innehåller information om aktieägare som innehar mer än 25 % av aktierna. Här ingår:

• För- och efternamn
  
• Födelsedatum och födelseort
  
• Nationalitet
  
• Kontaktuppgifter
  
• Adress
  
• Skatteregistreringsnummer
  

Diagram över företagsstruktur

Utöver aktieägarförteckningen innehåller en kundkännedomskontroll ofta även ett officiellt dokument som visar företagets ägarstruktur. Vanligtvis är detta ett struktur- eller organisationsschema som visar relationerna mellan de olika juridiska personerna och privatpersoner som äger aktier i företaget. Syftet med dessa diagram är att säkerställa identifiering av alla personer som har ett direkt eller indirekt inflytande på företaget.

Fullmakt

Om en överföring av behörighet äger rum måste kundkännedomskontrollprocessen också granska motsvarande fullmakt. Det bemyndigar tredje part att agera för företagets räkning. En fullmakt innehåller namnet på den behöriga personen, tillhörande befogenheter och eventuella giltighetsområden med avseende på specifika uppgifter eller tidsperioder. Fullmakten ska undertecknas av ett juridiskt ombud för företaget. Dessutom måste företagen inkludera bevis på företagsrepresentanternas identitet.

Fullmakter är nödvändiga vid kundkännedomskontroller för att säkerställa att rätt personer kan agera för företagens räkning och fatta juridiskt bindande beslut.

Vilka dokument krävs för en utökad kundkännedomskontroll?

I GwG förtecknas i bilaga 1 och bilaga 2 faktorer för potentiellt lägre eller högre finansiella risker. Dessa är särskilt viktiga eftersom det i avsnitt 10 iGwG föreskrivs att företag ska fastställa den specifika omfattningen av kundkännedomsåtgärder på grundval av respektive risk för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Till följd av detta ger de högre riskfaktorer som anges i bilaga 2 till GwG företagen en indikation på huruvida skärpta krav på kundkontroll är tillämpliga (se avsnitt 15 GwG) och när en utökad kundkännedomskontroll är nödvändig. Om ett sådant är nödvändigt behöver företaget följande dokument:

Bankbrev

Ett bankbrev fungerar som ett officiellt bevis på att ett företag har ett företagskonto hos en viss bank. Det bör innehålla:

• Företagsnamn
  
• Banknamn och uppgifter
  
• Bekräftelse på det aktiva företagskontot
  
• Datum för utfärdande
  
• Bankstämpel eller underskrift
  

Finansieringskälla

Ett bevis på en finansieringskälla säkerställer att ett företag har lagliga och spårbara ekonomiska resurser. Enligt 15 § 3 § GwG är det lämpligt att göra en SOF-granskning, till exempel om transaktionen "är särskilt komplicerad eller ovanligt stor jämfört med liknande fall". I det här fallet fungerar dokumentet som bevis på ursprunget till de medel som företaget kan använda i en viss finansiell transaktion eller investering. Följande dokument kan tjäna som bevis:

• Skattedeklaration för föregående skatteår
  
• Brev från banken eller företagets revisorer med en förteckning över tillgångarna
  
• Kontoutdrag
  
• Bevis på inkomster från föregående år
  

Källa till tillgångar

Med bevis på källan till ett företags tillgångar kan det tydligt visa ursprunget till sina totala tillgångar. Dessa bevis går utöver källan till finansiering av enskilda transaktioner och kan förklara det långsiktiga skapandet av företagstillgångar. Följande dokument tjänar som bevis:

• Årsbokslut och finansiella rapporter
  
• Deltagarbevis och bolagsbalansräkningar
  
• Försäljnings- eller överlåtelseavtal
  
• Skattedokument
  

Vilka branscher kräver kundkännedomskontroller?

Kundkännedomsverifiering är obligatoriskt i många branscher – särskilt de som omfattas av strikta lagkrav och utsätts för en ökad risk för penningtvätt och ekonomiska bedrägerier.

Finansiella tjänster

Banker, kreditinstitut, betaltjänstleverantörer och andra finansiella företag måste se till att de endast ingår affärsrelationer med legitima kunder och inte underlättar olagliga finansiella transaktioner. Enligt lag måste de utföra kundkännedomskontroller och omedelbart rapportera misstänkta transaktioner till finansunderrättelseenheten (FIU). En noggrann granskning skyddar leverantörer av finansiella tjänster från rättsliga konsekvenser och skador på deras rykte.

Fastighetsbranschen

Fastighetsbranschen är särskilt sårbar för penningtvätt eftersom bedrägliga aktörer kan investera stora belopp i fastigheter för att dölja olagliga medel. Därför måste fastighetsmäklare och fastighetsutvecklare i Tyskland kontrollera kundkännedomsdokument i enlighet med GwG för att säkerställa att pengarna inte kommer från kriminella källor.

Juridiska tjänster

Leverantörer av juridiska tjänster måste se till att kunderna inte använder deras tjänster för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Det finns en stor risk för att kunder döljer olagliga finansiella flöden, särskilt när de startar företag, genomför fastighetstransaktioner eller bedriver förtroendeverksamhet. Därför måste advokater och notarier i allmänhet utföra kundkännedomskontroller.

Finansiella tjänster för kryptovaluta

Kryptovalutor tillhandahåller ett anonymt och gränsöverskridande sätt att genomföra transaktioner, vilket gör dem sårbara för penningtvätt och bedrägerier. Kryptobörser och plånboksleverantörer i Tyskland måste också kontrollera sina kunders kundkännedomsdokument, förutom att övervaka transaktioner och rapportera misstänkta aktiviteter.

Spelindustrin

Inom spelindustrin i Tyskland har det skett en betydande ökning av e-plattformar och transaktioner de senaste åren. Användningen av virtuella valutor och köp i spel ökar, vilket gör branschen sårbar för penningtvätt och bedrägerier. För att förhindra olaglig verksamhet måste leverantörer inom spelbranschen också utföra kundkännedomskontroller.

Vilka utmaningar innebär kundkännedomskontroller för företag?

Verifieringen av kundkännedomsdokument ställer företag inför flera utmaningar, som är både organisatoriska och tekniska till sin natur.

Stor ansträngning

En av de största utmaningarna för företag när de genomför kundkännedomskontroller är den höga organisatoriska ansträngningen. Identitetsverifiering av privatpersoner och juridiska personer kräver insamling, verifiering och dokumentation av en stor mängd information och pappersarbete. För internationella kunder finns det en extra svårighet eftersom olika länder har olika krav och dokumentstandarder.

Det finns dock automatiserade kundkännedomslösningar. Stripe Identity kan hjälpa företag med dokumentverifiering. Med Identity kan du verifiera officiella identitetshandlingar från över 100 olika länder. Dessutom är en biometrisk jämförelse av ID-foton och selfies möjlig. Med Identity kan du också automatiskt validera namn, födelsedatum och personnummer.

Integritetspolicy

När företag samlar in och lagrar kundkännedomsuppgifter måste de följa både lagar mot penningtvätt och dataskyddsbestämmelser, såsom den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR). Det innebär att företag måste lagra och behandla känsliga kunduppgifter på ett säkert sätt och följa ytterligare efterlevnadsåtgärder. Fel eller försummelse i hanteringen av personuppgifter kan leda till betydande juridiska och ekonomiska risker.

Genom interna revisioner kan företag säkerställa att de uppfyller alla GDPR-krav. Det är också lämpligt att utbilda anställda regelbundet. I princip bör företag endast lagra och överföra känsliga kunduppgifter med hjälp av säker krypteringsteknik.

Riskhantering

Kundkännedomskontroller kräver att företag implementerar omfattande riskhantering för att identifiera potentiellt riskabla kunder. Det kan vara särskilt utmanande vid internationella transaktioner. Företagen måste kunna identifiera misstänkta transaktioner och rapportera dem i enlighet med lagkraven.

För att möta dessa höga och ständigt föränderliga utmaningar bör de anställda få regelbunden utbildning. Dessutom kan det vara användbart att inrätta ett specialiserat efterlevnadsteam. Ett sådant team kan analysera och rapportera misstänkta aktiviteter i nära samarbete med relevanta myndigheter. Programvara för bekämpning av penningtvätt (AML) erbjuder ytterligare stöd, övervakar transaktioner i realtid och flaggar misstänkta fall automatiskt.