Documentos sobre conocimiento del cliente (KYC): lo que las empresas de Alemania deben saber

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Más información 
  1. Introducción
  2. ¿Qué son los documentos de KYC (conocimiento del cliente)?
  3. ¿Cuáles son los documentos requeridos para una verificación de KYC de un particular?
    1. Documento de identificación oficial
    2. Prueba de residencia
    3. Comprobante de ingresos
  4. ¿Cuáles son los documentos requeridos para una verificación de KYC de entidades legales?
    1. Inscripción en el Registro Mercantil
    2. Acuerdo de asociación
    3. Lista de accionistas
    4. Diagrama de estructura de la empresa
    5. Poder notarial
  5. ¿Cuáles son los documentos necesarios para una verificación de KYC ampliada?
    1. Carta bancaria
    2. Fuente de fondos (SOF)
    3. Fuente de riqueza (SOW)
  6. ¿Qué sectores requieren controles de KYC?
    1. Servicios financieros
    2. Sector inmobiliario
    3. Servicios legales
    4. Servicios financieros de criptomonedas
    5. Sector del juego
  7. ¿Qué desafíos plantean los controles de KYC para las empresas?
    1. Gran esfuerzo
    2. Política de privacidad
    3. Gestión de riesgos

Las empresas en Alemania deben cumplir con dos niveles de requisitos nacionales y europeos de conocimiento del cliente (KYC). Deben proporcionar documentos de KYC a un tercero o realizar comprobaciones por su cuenta. En este artículo, aprenderás sobre los documentos de KYC, incluyendo cuáles son los documentos requeridos para una verificación de KYC de individuos privados y entidades legales. También explicamos qué sectores requieren controles de KYC y cómo las empresas pueden superar los desafíos.

¿De qué trata este artículo?

  • ¿Qué son los documentos de conocimiento del cliente (KYC)?
  • ¿Cuáles son los documentos requeridos para una verificación de KYC de un particular?
  • ¿Cuáles son los documentos requeridos para una verificación de KYC de entidades legales?
  • ¿Cuáles son los documentos necesarios para una verificación de KYC ampliada?
  • ¿Qué sectores requieren controles de KYC?
  • ¿Qué desafíos plantean los controles de KYC para las empresas?

¿Qué son los documentos de KYC (conocimiento del cliente)?

De acuerdo con la 6.ª Directiva de la UE contra el blanqueo de capitales y la Ley nacional sobre blanqueo de capitales GwG), las empresas en Alemania deben verificar la identidad y la elegibilidad económica de sus clientes, especialmente en sectores regulados, como el sector financiero, el inmobiliario y los servicios legales. Este proceso se llama «Conocimiento del cliente» (KYC) y sirve para prevenir el lavado de dinero y asegurar el cumplimiento de los requisitos regulatorios. Las comprobaciones exhaustivas de KYC permiten a las empresas cumplir con los requisitos de cumplimiento de la normativa al tiempo que minimizan los riesgos operativos.

La verificación de identidad es el foco principal de las comprobaciones de KYC para particulares. Cuando se trata de personas jurídicas, es necesario verificar las estructuras de propiedad y las autorizaciones económicas. Los documentos de KYC proporcionan la información necesaria para este proceso. Al recopilar y revisar sistemáticamente estos documentos, las empresas pueden identificar y verificar a los clientes. Al mismo tiempo, pueden detectar actividades sospechosas en una etapa temprana y tomar las contramedidas adecuadas. Los documentos de KYC son un componente central de la gestión eficaz de riesgos y un requisito previo para el cumplimiento de los estándares de cumplimiento nacionales e internacionales.

¿Cuáles son los documentos requeridos para una verificación de KYC de un particular?

Los documentos requeridos para una verificación de KYC dependen del tipo de cliente. Para los particulares (es decir, no empresas ni organizaciones), los siguientes documentos son importantes:

Documento de identificación oficial

Un documento oficial de identificación verifica la identidad de la persona. Esto puede incluir, por ejemplo, un documento de identidad o un pasaporte válidos. Es importante que el documento contenga lo siguiente:

  • Una fotografía
  • Nombre completo
  • Fecha de nacimiento
  • Periodo de validez

Prueba de residencia

Además de una prueba de identidad, una empresa puede solicitar una prueba de residencia, pero la ley no la exige. Si se proporciona, el documento debe confirmar el lugar de residencia actual de la persona. Por ejemplo, esto puede incluir lo siguiente:

  • Certificados oficiales de registro
  • Facturas de luz o gas
  • Liquidaciones fiscales
  • Extractos bancarios con los datos de la dirección

Comprobante de ingresos

En ciertos casos, también puede ser necesario un comprobante de ingresos como parte del proceso de KYC. Es especialmente importante para los particulares que necesitan servicios financieros y hacen grandes inversiones. Las formas comunes de prueba incluyen las siguientes:

  • Recibos de pago
  • Liquidaciones fiscales
  • Extractos bancarios
  • Confirmaciones del empleador

Al verificar estos documentos, las empresas se protegen contra posibles fraudes y también garantizan una base sólida para las transacciones financieras.

¿Cuáles son los documentos requeridos para una verificación de KYC de entidades legales?

Las comprobaciones de KYC de entidades legales (es decir, empresas) deben incluir la siguiente documentación:

Inscripción en el Registro Mercantil

Una inscripción en el Registro Mercantil es un documento de KYC importante para las entidades legales. Las empresas e instituciones a menudo lo solicitan para verificar la existencia legal y la estructura de otra empresa. La inscripción sirve como prueba oficial de registro en el Registro Mercantil y contiene información importante sobre la empresa. Esto incluye lo siguiente:

  • Nombre de la empresa
  • Tipo de empresa y finalidad
  • Domicilio social
  • Directores generales
  • Representantes legales

Para una correcta verificación de KYC, la inscripción en el Registro Mercantil no debe tener más de tres meses.

Acuerdo de asociación

Un acuerdo de asociación es el acuerdo legal básico para establecer una empresa. Si bien no está sujeto a ningún requisito formal, como la sociedad colectiva (OHG) o la sociedad civil (GbR), un acuerdo de asociación para sociedades anónimas debe contener información específica y estar notariado (según el artículo 2 de la Ley alemana de sociedades de responsabilidad limitada [GmbHG] y el artículo 23, párrafo 1 de la Ley de sociedades anónimas [AktG]).

El acuerdo de asociación regula la estructura interna de la empresa, los derechos y obligaciones de los accionistas, la gestión, la distribución de beneficios y la responsabilidad. Por lo tanto, un acuerdo de asociación proporciona una visión clara de la propiedad y las responsabilidades de una empresa.

Lista de accionistas

Una lista de accionistas contiene a los principales propietarios económicos de una empresa. La lista contiene información sobre los accionistas que poseen más del 25 % de las acciones. Esto incluye lo siguiente:

  • Nombre y apellidos
  • Fecha y lugar de nacimiento
  • Nacionalidad
  • Datos de contacto
  • Dirección
  • ID fiscal

Diagrama de estructura de la empresa

Además de la lista de accionistas, una verificación de KYC a menudo también incluye un documento oficial que muestra la estructura accionaria de la empresa. Normalmente, se trata de un organigrama estructural que muestra las relaciones entre las distintas entidades jurídicas y los particulares que poseen acciones en la empresa. El objetivo de estos diagramas es garantizar la identificación de todas las personas que tienen una influencia directa o indirecta en la empresa.

Poder notarial

Si se produce una transferencia de autoridad, el proceso de verificación de KYC también debe revisar el poder notarial correspondiente. Esto autoriza a terceros a actuar en nombre de la empresa. Un poder notarial contiene el nombre de la persona autorizada, los poderes asociados y cualquier área de validez con respecto a tareas o períodos de tiempo específicos. Un representante legal de la empresa debe firmar el poder notarial. Además, las empresas deben incluir una prueba de identidad de estos representantes de la empresa.

Los poderes notariales son necesarios durante los controles de KYC para garantizar que las personas adecuadas puedan actuar en nombre de las empresas y tomar decisiones legalmente vinculantes.

Check for private individuals

Check for legal entities

  • Official identification document
  • Proof of residence
  • Proof of income
  • Commercial Register entry
  • Partnership agreement
  • Shareholder list
  • Company structure diagram
  • Power of attorney

¿Cuáles son los documentos necesarios para una verificación de KYC ampliada?

En el GwG, el Anexo 1 y el Anexo 2 se enumeran factores para riesgos financieros potencialmente más bajos o más altos. Estos son particularmente importantes porque la Sección 10 de la GwG establece que las empresas deben determinar el alcance específico de las medidas KYC en función del riesgo respectivo de lavado de dinero o financiación del terrorismo. En consecuencia, los factores de mayor riesgo que figuran en el Anexo 2 de las GwG dan a las empresas una indicación de si se aplican mayores obligaciones de diligencia debida (véase el Apartado 15 de las GwG) y de cuándo es necesaria una comprobación ampliada de KYC. En caso de ser necesario, la empresa necesitará la siguiente documentación:

Carta bancaria

Una carta bancaria sirve como prueba oficial de que una empresa tiene una cuenta de empresa en un banco en particular. Debe contener lo siguiente:

  • Nombre de la empresa
  • Nombre y datos del banco
  • Confirmación de la cuenta de empresa activa
  • Fecha de emisión
  • Sello o firma bancaria

Fuente de fondos (SOF)

La prueba de una SOF garantiza que una empresa tenga recursos financieros legales y rastreables. De acuerdo con la Sección 15, Párrafo 3 de la GwG, una revisión de SOF es aconsejable, por ejemplo, si la transacción «es particularmente compleja o inusualmente grande en comparación con casos similares». En este caso, el documento sirve como prueba del origen de los fondos que la empresa puede utilizar en una transacción financiera o inversión en particular. Los siguientes documentos pueden servir como prueba:

  • Declaraciones de impuestos del año fiscal anterior
  • Cartas del banco o de los contables de la empresa en las que se enumeren los activos
  • Extractos bancarios
  • Comprobante de ingresos del año anterior

Fuente de riqueza (SOW)

Con la prueba de SOW, las empresas pueden demostrar claramente el origen de sus activos totales. Esta evidencia va más allá de la fuente de financiación de las transacciones individuales y sirve para explicar la creación a largo plazo de activos corporativos. Los siguientes documentos sirven como prueba:

  • Estados financieros anuales e informes financieros
  • Certificados de participación y balances de la empresa
  • Contratos de compraventa o cesión
  • Documentos fiscales

¿Qué sectores requieren controles de KYC?

La verificación de KYC es obligatoria en muchos sectores, especialmente en aquellos sujetos a estrictos requisitos normativos y expuestos a un mayor riesgo de blanqueo de capitales y fraude financiero.

Servicios financieros

Los bancos, las entidades de crédito, los proveedores de servicios de pago y otras empresas financieras deben asegurarse de que solo entablan relaciones comerciales con clientes legítimos y de que no facilitan transacciones financieras ilegales. Desde el punto de vista legal, tienen que realizar comprobaciones de KYC e informar inmediatamente de las transacciones sospechosas a la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF). Una revisión cuidadosa protege a los proveedores de servicios financieros de las consecuencias legales y del daño a su reputación.

Sector inmobiliario

El sector inmobiliario es particularmente vulnerable al lavado de dinero porque los estafadores pueden invertir grandes cantidades en bienes raíces para ocultar fondos ilegales. Por lo tanto, los agentes inmobiliarios y los desarrolladores inmobiliarios en Alemania deben verificar los documentos de KYC de acuerdo con la GwG para garantizar que los fondos no provengan de fuentes delictivas.

Servicios legales

Los proveedores de servicios legales deben asegurarse de que los clientes no utilicen sus servicios para el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. Existe un alto riesgo de que los clientes oculten flujos financieros ilegales, especialmente al establecer empresas, realizar transacciones inmobiliarias o llevar a cabo actividades fiduciarias. Por lo tanto, los abogados y notarios generalmente deben llevar a cabo comprobaciones de KYC.

Servicios financieros de criptomonedas

Las criptomonedas proporcionan un medio de transacciones anónimo y transfronterizo, lo que las hace vulnerables al lavado de dinero y al fraude. Por lo tanto, los intercambios de criptomonedas y los proveedores de monederos en Alemania deben verificar los documentos de KYC de sus clientes, además de supervisar las transacciones e informar de las actividades sospechosas.

Sector del juego

El sector del juego en Alemania ha tenido un aumento significativo de las plataformas en Internet y las transacciones en los últimos años. El uso de monedas virtuales y compras dentro del juego está aumentando, lo que hace que el sector sea vulnerable al lavado de dinero y al fraude. Para evitar actividades ilegales, los proveedores del sector del juego también deben llevar a cabo controles de KYC.

¿Qué desafíos plantean los controles de KYC para las empresas?

La verificación de los documentos de KYC presenta a las empresas varios desafíos, que son de naturaleza organizativa y técnica.

Gran esfuerzo

Uno de los mayores desafíos para las empresas al realizar verificaciones de KYC es el alto esfuerzo organizativo involucrado. La verificación de la identidad de los particulares y las entidades legales requiere la recopilación, comprobación y documentación de una gran cantidad de información y trámites. Para los clientes internacionales, existe una dificultad adicional porque los diferentes países tienen diferentes requisitos y estándares de documentos.

Sin embargo, existen soluciones de KYC automatizadas. Stripe Identity puede ayudar a las empresas con la verificación de la documentación. Con Identity, puedes verificar documentos de identificación oficiales de más de 100 países diferentes. Además, es posible realizar una comparación biométrica entre las fotos de identificación y las selfies. Con Identity, también puedes validar automáticamente nombres, fechas de nacimiento y números del Seguro Social.

Política de privacidad

Al recopilar y almacenar datos de KYC, las empresas deben cumplir tanto con las leyes contra el blanqueo de capitales como con las normativas de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Esto significa que las empresas deben almacenar y procesar los datos confidenciales de los clientes de forma segura y cumplir con medidas de cumplimiento adicionales. Los errores o la negligencia en el manejo de los datos personales pueden conllevar importantes riesgos legales y financieros.

A través de auditorías internas, las empresas pueden asegurarse de que cumplen con todos los requisitos del RGPD. También es recomendable formar a los empleados con regularidad. En principio, las empresas solo deben almacenar y transmitir datos confidenciales de los clientes utilizando tecnologías de cifrado seguras.

Gestión de riesgos

Los controles de KYC requieren que las empresas implementen una gestión integral de riesgos para identificar clientes potencialmente de riesgo. Esto puede ser particularmente difícil en las transacciones internacionales. Las empresas deben ser capaces de identificar transacciones sospechosas y reportarlas de acuerdo con los requisitos legales.

Para hacer frente a estos grandes desafíos, que cambian constantemente, los empleados deben recibir formación periódica. Además, puede ser útil crear un equipo especializado en el cumplimiento de la normativa. Este equipo puede analizar y denunciar actividades sospechosas en estrecha cooperación con las autoridades pertinentes. El software de prevención del blanqueo de capitales (AML) ofrece compatibilidad adicional, supervisando las transacciones en tiempo real y marcando los casos sospechosos automáticamente.

El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, la adecuación o la vigencia de la información incluida en el artículo. Busca un abogado o un asesor fiscal profesional y con licencia para ejercer en tu jurisdicción si necesitas asesoramiento para tu situación particular.

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