As empresas na Alemanha têm de cumprir dois níveis de requisitos nacionais e europeus Conheça seu Cliente (KYC). Elas devem fornecer documentos KYC a terceiros ou realizar verificações por conta própria. Neste artigo, você aprenderá sobre documentos KYC, incluindo quais são necessários para uma verificação KYC de pessoas físicas e jurídicas. Também explicamos quais setores exigem verificações KYC e como as empresas podem superar desafios.

O que há neste artigo?

• O que são documentos Conheça seu Cliente (KYC)?
  
• Quais são os documentos exigidos para uma verificação KYC de pessoa física?
  
• Quais são os documentos necessários para uma verificação KYC de pessoas jurídicas?
  
• Quais são os documentos necessários para uma verificação KYC estendida?
  
• Quais setores exigem verificações KYC?
  
• Quais são os desafios para verificações KYC para as empresas?
  

O que são documentos Conheça seu Cliente (KYC)?

De acordo com a 6ª Diretiva da UE contra a Lavagem de Dinheiro e a Lei Nacional sobre Lavagem de Dinheiro (GwG), as empresas na Alemanha devem verificar a identidade e a elegibilidade econômica de seus clientes, especialmente em setores regulamentados, como o setor financeiro, imobiliário e serviços jurídicos. Esse processo é chamado de "Conheça Seu Cliente" (KYC) e serve para prevenir a lavagem de dinheiro e garantir o cumprimento dos requisitos regulatórios. Verificações KYC minuciosas permitem que as empresas atendam aos requisitos de conformidade e, ao mesmo tempo, minimizem os riscos operacionais.

A verificação de identidade é o principal foco das verificações de KYC para pessoas físicas. Quando se trata de pessoas jurídicas, é necessário verificar estruturas de propriedade e autorizações econômicas. Documentos KYC fornecem as informações necessárias para este processo. Ao coletar e revisar sistematicamente esses documentos, as empresas podem identificar e verificar os clientes. Ao mesmo tempo, podem excluir rapidamente atividades suspeitas e tomar as contramedidas adequadas. Documentos KYC são um componente central da gestão eficaz dos riscos e um pré-requisito para a conformidade com as normas de conformidade nacionais e internacionais.

Quais são os documentos necessários para uma verificação KYC de uma pessoa física?

Os documentos necessários para uma verificação KYC dependem do tipo de cliente. Para pessoas físicas (ou seja, não empresas ou organizações), os seguintes documentos são importantes:

Documento oficial de identificação

Um documento oficial de identificação verifica a identidade da pessoa. Isso pode incluir, por exemplo, um documento de identidade ou passaporte válido. É importante que o documento contenha:

• Uma fotografia
  
• Nome completo
  
• Data de nascimento
  
• Prazo de validade
  

Comprovante de residência

Além do comprovante de identidade, uma empresa pode pedir um comprovante de residência, mas a lei não exige isso. Se fornecido, o documento deve confirmar o local de residência atual da pessoa. Por exemplo, isso pode incluir:

• Certificados oficiais de registro
  
• Contas de luz ou gás
  
• Avaliações fiscais
  
• Extratos bancários com dados de endereço
  

Comprovante de renda

Em certos casos, a comprovação de renda também pode ser necessária como parte do processo de KYC. É particularmente importante para indivíduos que procuram serviços financeiros e fazem grandes investimentos. As formas comuns de prova incluem:

• Boletos de pagamento
  
• Avaliações fiscais
  
• Extratos bancários
  
• Confirmações do empregador
  

Ao verificar esses documentos, as empresas se protegem contra possíveis fraudes e também garantem uma base sólida para as transações financeiras.

Quais são os documentos necessários para uma verificação KYC de pessoas jurídicas?

Verificações de KYC de pessoas jurídicas (isto é, empresas) devem incluir os seguintes documentos:

Inscrição no Cadastro Comercial

Uma inscrição no Cadastro Comercial é um documento KYC importante para pessoas jurídicas. Empresas e instituições muitas vezes solicitam que ele verifique a existência legal e a estrutura de outra empresa. A inscrição serve como comprovante oficial de inscrição no Cadastro Comercial e contém informações importantes sobre a empresa. Isso inclui:

• Nome da empresa
  
• Tipo de empresa e finalidade
  
• Sede social
  
• Diretores
  
• Representantes legais
  

Para uma verificação de KYC adequada, uma inscrição no Cadastro Comercial não deve ter mais de três meses.

Acordo de parceria

Um contrato de sociedade é o acordo legal básico para a constituição de uma empresa. Embora não esteja sujeito a nenhum requisito formal — como a sociedade geral (OHG) ou a sociedade civil (GbR)), um contrato de sociedade para sociedades anônimas deve conter informações específicas e ser registrado em cartório (consulte a Seção 2 da Lei Alemã sobre Sociedades de Responsabilidade Limitada [GmbHG] e a Seção 23, parágrafo 1 da Lei das Sociedades por Ações [AktG]).

O contrato de sociedade regula a estrutura interna da empresa, de direitos e obrigações dos acionistas, gestão, distribuição de lucros e responsabilidade. Assim, um contrato de parceria fornece uma visão clara da propriedade e das responsabilidades em uma empresa.

Lista de acionistas

Uma lista de acionistas contém os principais proprietários econômicos de uma empresa. A lista contém informações sobre os acionistas que detêm mais de 25% das ações. Isso inclui:

• Nome e sobrenome
  
• Data e local de nascimento
  
• Nacionalidade
  
• Dados de contato
  
• Endereço
  
• ID Fiscal
  

Diagrama de estrutura da empresa

Além da lista de acionistas, uma verificação KYC muitas vezes também inclui um documento oficial mostrando a estrutura acionária da empresa. Normalmente, trata-se de um organograma ou estrutural que mostra as relações entre as diversas pessoas jurídicas e as pessoas físicas que possuem ações da empresa. O objetivo desses diagramas é garantir a identificação de todas as pessoas que têm uma influência direta ou indireta na empresa.

Procuração

Se ocorrer uma transferência de autoridade, o processo de verificação KYC também deve analisar a procuração correspondente. Isso autoriza terceiros a agir em nome da empresa. Uma procuração contém o nome da pessoa autorizada, os poderes associados e quaisquer áreas de validade com relação a tarefas ou períodos de tempo específicos. Um representante legal da empresa deve assinar a procuração. Além disso, as empresas devem incluir comprovante de identidade desses representantes.

Procurações são necessárias durante as verificações KYC para garantir que as pessoas certas possam agir em nome das empresas e tomar decisões juridicamente vinculantes.

Quais são os documentos necessários para uma verificação KYC estendida?

No GwG, o anexo 1 e o anexo 2 enumera os fatores para riscos financeiros potencialmente mais baixos ou superiores. Estas são particularmente importantes porque a Seção 10 do GwG estipula que as empresas devem determinar o âmbito específico das medidas de KYC com base no respetivo risco de branqueamento de capitais ou de financiamento do terrorismo. Consequentemente, os fatores de risco mais elevados enumerados no anexo 2 do GwG dão às empresas uma indicação da aplicabilidade de obrigações acrescidas de due diligence (ver seção 15 da GwG) e quando é necessário um controle de KYC expandido. Caso seja necessário, a empresa precisará dos seguintes documentos:

Carta bancária

Uma carta bancária serve como comprovação oficial de que uma empresa tem uma conta empresarial em um banco específico. Ele deve conter:

• Nome da empresa
  
• Nome e dados do banco
  
• Confirmação da conta empresarial ativa
  
• Data de emissão
  
• Carimbo ou assinatura bancária
  

Origem dos fundos (SOF)

A comprovação de SOF garante que a empresa tenha recursos financeiros legais e rastreáveis. De acordo com a Seção 15, Parágrafo 3 do GwG, uma revisão da SOF é aconselhável, por exemplo, se a transação "for particularmente complexa ou excepcionalmente grande em comparação com casos semelhantes". Nesse caso, o documento serve como comprovação da origem dos recursos que a empresa pode utilizar em determinada transação financeira ou investimento. Os seguintes documentos podem servir de comprovação:

• Declarações fiscais do exercício fiscal anterior
  
• Cartas do banco ou dos contadores da empresa listando os ativos
  
• Extratos bancários
  
• Comprovante de renda do ano anterior
  

Origem do patrimônio (SOW)

Com a comprovação da SOW, as empresas podem demonstrar claramente as origens de seus ativos totais. Essa comprovação vai além da fonte de financiamento de transações individuais e serve para explicar a criação de ativos corporativos no longo prazo. Os seguintes documentos servem de comprovação:

• Demonstrações financeiras anuais e relatórios financeiros
  
• Certificados de participação e balanços da empresa
  
• Contratos de compra e venda ou transferência
  
• Documentos fiscais
  

Quais setores exigem verificações KYC?

A verificação KYC é obrigatória em vários setores, especialmente naqueles sujeitos a requisitos regulatórios rigorosos e expostos a um risco maior de lavagem de dinheiro e fraude financeira.

Serviços financeiros

Os bancos, as instituições de crédito, os prestadores de serviços de pagamento e outras empresas financeiras devem assegurar que apenas estabelecem relações comerciais com clientes legítimos e não facilitam transações financeiras ilegais. Legalmente, eles têm de realizar verificações KYC e comunicar imediatamente operações suspeitas à Unidade de Inteligência Financeira (UIF). Uma análise cuidadosa protege os prestadores de serviços financeiros de consequências legais e danos à sua reputação.

Setor imobiliário

O setor imobiliário é particularmente vulnerável à lavagem de dinheiro, porque os fraudadores podem investir grandes quantias em imóveis para ocultar fundos ilegais. Portanto, agentes imobiliários e incorporadores imobiliários na Alemanha devem verificar documentos KYC de acordo com o GwG para garantir que os fundos não venham de fontes criminosas.

Serviços jurídicos

Os prestadores de serviços jurídicos devem assegurar que os clientes não utilizem os seus serviços para lavagem de dinheiro ou financiamento do terrorismo. Há um alto risco de que os clientes escondam fluxos financeiros ilegais, especialmente ao criar empresas, realizar transações imobiliárias ou realizar atividades de confiança. Portanto, advogados e notários geralmente devem realizar verificações KYC.

Serviços financeiros de criptomoedas

As criptomoedas fornecem um meio anônimo e transfronteiriço de transações, tornando-as vulneráveis à lavagem de dinheiro e fraude. Portanto, as corretoras de criptomoedas e os provedores de carteiras na Alemanha devem verificar os documentos KYC de seus clientes, além de monitorar transações e relatar atividades suspeitas.

Setor de jogos

O setor de jogos na Alemanha tem visto um aumento significativo em plataformas e transações online nos últimos anos. O uso de moedas virtuais e compras em jogos está aumentando, o que torna o setor vulnerável à lavagem de dinheiro e fraudes. A fim de evitar atividades ilegais, os provedores do setor de jogos também devem realizar verificações KYC.

Quais são os desafios das verificações KYC para as empresas?

A verificação de documentos KYC apresenta às empresas diversos desafios, tanto de natureza organizacional quanto técnica.

Alto esforço

Um dos maiores desafios para as empresas na hora de realizar verificações KYC é o alto esforço organizacional envolvido. A verificação de identidade de pessoas físicas e jurídicas requer a coleta, verificação e documentação de uma grande quantidade de informações e papelada. Para os clientes internacionais, há uma dificuldade adicional porque diferentes países têm requisitos e padrões de documentos diferentes.

No entanto, existem soluções KYC automatizadas. Stripe Identity podem ajudar empresas com a verificação de documentos. Com o Identity, você pode verificar documentos de identificação oficiais de mais de 100 países diferentes. Além disso, é possível comparar biometricamente fotos de identificação e selfies. Com o Identity, você também pode validar automaticamente nomes, datas de nascimento e números de seguridade social.

Política de privacidade

Ao coletar e armazenar dados KYC, as empresas precisam cumprir leis de combate à lavagem de dinheiro e regulamentos de proteção de dados, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR). Isso significa que as empresas devem armazenar e processar dados confidenciais de clientes com segurança e cumprir medidas adicionais de conformidade. Erros ou negligência no tratamento de dados pessoais podem resultar em riscos legais e financeiros significativos.

Por meio de auditorias internas, as empresas podem garantir que atendem a todos os requisitos do GDPR. Também é aconselhável treinar os funcionários regularmente. Em princípio, as empresas só devem armazenar e transmitir dados sensíveis de clientes usando tecnologias de criptografia seguras.

Gerenciamento de riscos

Verificações KYC exigem que as empresas implementem um gerenciamento abrangente de riscos para identificar clientes potencialmente arriscados. Isso pode ser particularmente desafiador em transações internacionais. As empresas devem ser capazes de identificar transações suspeitas e reportá-las de acordo com os requisitos legais.

Para enfrentar esses desafios altos e dinâmicos, os funcionários devem receber treinamentos regulares. Além disso, pode ser útil montar uma equipe especializada em conformidade. Essa equipe pode analisar e comunicar atividades suspeitas em estreita cooperação com as autoridades competentes. O software de combate à lavagem de dinheiro (AML) oferece suporte adicional, monitorando transações em tempo real e identificando automaticamente casos suspeitos.