บริษัทในเยอรมนีต้องปฏิบัติตามข้อกําหนดว่าด้วยการรู้จักลูกค้าของคุณ (KYC) ระดับประเทศและยุโรป 2 ระดับ โดยพวกเขาจะต้องส่งเอกสาร KYC ไปให้บุคคลที่สามหรือทำการตรวจสอบด้วยตนเอง ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับเอกสารสำหรับ KYC รวมถึงเอกสารที่จําเป็นต้องใช้สําหรับการตรวจสอบ KYC ของบุคคลทั่วไปและนิติบุคคลตามกฎหมาย นอกจากนี้เรายังอธิบายว่าอุตสาหกรรมใดบ้างที่ต้องมีการตรวจสอบตามข้อกําหนด KYC และวิธีที่บริษัทจะเอาชนะความท้าทายต่างๆ ได้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• เอกสารเกี่ยวกับข้อกำหนด "รู้จักลูกค้าของคุณ" (KYC) มีอะไรบ้าง
  
• เอกสารที่จําเป็นสําหรับการตรวจสอบ KYC ของบุคคลทั่วไปมีอะไรบ้าง
  
• เอกสารที่จําเป็นสําหรับการตรวจสอบ KYC ของนิติบุคคลมีอะไรบ้าง
  
• เอกสารใดบ้างที่จําเป็นสําหรับการตรวจสอบ KYC เพิ่มเติม
  
• อุตสาหกรรมใดบ้างที่ต้องมีการตรวจสอบ KYC
  
• การตรวจสอบ KYC ก่อให้เกิดความท้าทายอะไรบ้างสำหรับบริษัท
  

เอกสารเกี่ยวกับข้อกำหนด "รู้จักลูกค้าของคุณ" (KYC) มีอะไรบ้าง

ตามกฎหมายว่าด้วยการป้องกันและปราบปรามการฟอกเงินของสหภาพยุโรปฉบับที่ 6 และกฎหมายว่าด้วยการฟอกเงินแห่งชาติ (GwG) บริษัทในเยอรมนีจะต้องตรวจสอบข้อมูลประจําตัวและคุณสมบัติทางเศรษฐกิจของลูกค้า โดยเฉพาะในอุตสาหกรรมที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแล เช่น ภาคธุรกิจการเงิน อสังหาริมทรัพย์ และบริการด้านกฎหมาย กระบวนการนี้เรียกว่า "รู้จักลูกค้าของคุณ" (KYC) และทําหน้าที่เพื่อป้องกันการฟอกเงินและตรวจสอบให้มั่นใจว่าเป็นไปตามข้อกําหนดทางกฎหมาย การตรวจสอบ KYC อย่างละเอียดช่วยให้บริษัทปฏิบัติตามข้อกําหนดได้และในขณะเดียวกันก็ลดความเสี่ยงในการปฏิบัติงานให้น้อยที่สุด

การยืนยันตัวตนเป็นจุดเน้นหลักของการตรวจสอบ KYC สําหรับบุคคลทั่วไป แต่เมื่อเป็นนิติบุคคล สิ่งสำคัญคือการตรวจสอบโครงสร้างความเป็นเจ้าของและการอนุญาตทางเศรษฐกิจ เอกสาร KYC ให้ข้อมูลที่จําเป็นสําหรับกระบวนการนี้ การรวบรวมและตรวจสอบเอกสารเหล่านี้อย่างเป็นระบบช่วยให้บริษัทระบุและยืนยันตัวตนลูกค้าได้ ในขณะเดียวกันก็สามารถตรวจจับกิจกรรมที่น่าสงสัยในระยะแรกและใช้มาตรการตอบโต้ที่เหมาะสม เอกสาร KYC เป็นส่วนประกอบหลักของการจัดการความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพและข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการปฏิบัติตามมาตรฐานการปฏิบัติตามกฎระเบียบระดับชาติและระหว่างประเทศ

เอกสารที่จําเป็นสําหรับการตรวจสอบ KYC ของบุคคลทั่วไปมีอะไรบ้าง

เอกสารที่จําเป็นสําหรับการตรวจสอบ KYC ขึ้นอยู่กับประเภทลูกค้า สําหรับบุคคลทั่วไป (กล่าวคือไม่ใช่ธุรกิจหรือองค์กร) เอกสารต่อไปนี้มีความสําคัญ

เอกสารแสดงตนอย่างเป็นทางการ

เอกสารประจำตัวอย่างเป็นทางการจะยืนยันตัวตนของบุคคล ตัวอย่างเช่น บัตรประจําตัวหรือหนังสือเดินทางที่ไม่หมดอายุ สิ่งสำคัญคือเอกสารจะต้องประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้

• รูปถ่าย
  
• ชื่อและนามสกุล
  
• วันเกิด
  
• ระยะเวลาการใช้งาน
  

หลักฐานการพํานักอาศัย

นอกเหนือจากหลักฐานยืนยันตัวตนแล้ว ธุรกิจยังสามารถขอหลักฐานถิ่นที่อยู่ได้ แต่กฎหมายไม่ได้กำหนดไว้ หากระบุไว้ เอกสารจะต้องยืนยันสถานที่อยู่อาศัยปัจจุบันของบุคคลนั้น ตัวอย่างเช่น อาจประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้

• ใบรับรองการจดทะเบียนอย่างเป็นทางการ
  
• ใบเรียกเก็บเงินค่าไฟฟ้าหรือแก๊ส
  
• เอกสารประเมินภาษี
  
• รายการเดินบัญชีธนาคารพร้อมรายละเอียดที่อยู่
  

หลักฐานพิสูจน์รายรับ

ในบางกรณีอาจจําเป็นต้องมีหลักฐานพิสูจน์รายรับเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ KYC ซึ่งถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับบุคคลที่ต้องการบริการทางการเงินและเงินลงทุนก้อนใหญ่ หลักฐานรูปแบบต่างๆ ที่พบบ่อยมีดังนี้

• สลิปเงินเดือน
  
• เอกสารประเมินภาษี
  
• รายการเดินบัญชีธนาคาร
  
• หนังสือยืนยันจากนายจ้าง
  

การตรวจสอบเอกสารเหล่านี้ช่วยให้บริษัทปกป้องตัวเองจากการฉ้อโกงที่อาจเกิดขึ้นและเพื่อสร้างรากฐานที่แข็งแกร่งสําหรับธุรกรรมทางการเงิน

เอกสารที่จําเป็นสําหรับการตรวจสอบ KYC ของนิติบุคคลมีอะไรบ้าง

การตรวจสอบ KYC ของนิติบุคคล (เช่น บริษัท) ต้องประกอบด้วยเอกสารต่อไปนี้

รายการจดทะเบียนพาณิชย์

รายการจดทะเบียนพาณิชย์คือเอกสาร KYC ที่สําคัญสําหรับนิติบุคคล บริษัทและสถาบันต่างๆ มักจะขอข้อมูลนี้เพื่อยืนยันการมีอยู่และโครงสร้างทางกฎหมายของบริษัทอื่น โดยรายการนี้เป็นหลักฐานการจดทะเบียนอย่างเป็นทางการในทะเบียนพาณิชย์ และมีข้อมูลสําคัญเกี่ยวกับบริษัทนั้นๆ ซึ่งจะประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อบริษัท
  
• ประเภทและวัตถุประสงค์ของบริษัท
  
• สํานักงานที่จดทะเบียน
  
• กรรมการผู้จัดการ
  
• ตัวแทนทางกฎหมาย
  

สําหรับการตรวจสอบ KYC ที่ถูกต้อง รายการจดทะเบียนพาณิชย์ต้องไม่เก่ากว่า 3 เดือน

ข้อตกลงการเป็นห้างหุ้นส่วน

ข้อตกลงการเป็นห้างหุ้นส่วนคือข้อตกลงทางกฎหมายขั้นพื้นฐานสําหรับการจัดตั้งบริษัท แม้จะไม่เป็นไปตามข้อกําหนดอย่างเป็นทางการใดๆ เช่น ห้างหุ้นส่วนสามัญ (OHG) หรือห้างหุ้นส่วนตามกฎหมายแพ่ง (GbR) แต่ข้อตกลงการเป็นห้างหุ้นส่วนสําหรับบริษัทมหาชนจะต้องมีข้อมูลเฉพาะเจาะจงและได้รับการรับรอง (บทที่ 2 ของพระราชบัญญัติเยอรมันเรื่องบริษัทจํากัด [GmbHG] และมาตรา 23 วรรค 1 ของพระราชบัญญัติบริษัทมหาชน [AktG])

โดยข้อตกลงการเป็นห้างหุ้นส่วนจะควบคุมโครงสร้างภายในของบริษัท สิทธิ์ รวมทั้งหน้าที่ของผู้ถือหุ้น ฝ่ายบริหาร การกระจายผลกําไร และความรับผิด ดังนั้น ข้อตกลงการเป็นห้างหุ้นส่วนจะให้ภาพรวมอย่างชัดเจนเกี่ยวกับกรรมสิทธิ์และความรับผิดชอบในบริษัท

รายชื่อผู้ถือหุ้น

รายชื่อผู้ถือหุ้นประกอบไปด้วยเจ้าของทางเศรษฐกิจหลักของบริษัท โดยจะระบุข้อมูลเกี่ยวกับผู้ถือหุ้นที่ถือหุ้นมากกว่า 25% ซึ่งจะประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อและนามสกุล
  
• วันเดือนปีเกิด
  
• สัญชาติ
  
• ข้อมูลติดต่อ
  
• ที่อยู่
  
• หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษี
  

แผนผังโครงสร้างบริษัท

นอกเหนือจากรายชื่อผู้ถือหุ้นแล้ว การตรวจสอบ KYC ยังมักจะประกอบด้วยเอกสารทางการที่แสดงโครงสร้างการถือหุ้นของบริษัทด้วย โดยทั่วไปแล้ว นี่คือแผนผังโครงสร้างหรือแผนภูมิองค์กรที่แสดงถึงความสัมพันธ์ระหว่างนิติบุคคลต่างๆ และบุคคลธรรมดาที่เป็นเจ้าของหุ้นในบริษัท วัตถุประสงค์ของแผนภาพเหล่านี้คือเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถระบุบุคคลทั้งหมดที่มีอิทธิพลต่อบริษัทโดยตรงหรือโดยอ้อมได้

หนังสือมอบอํานาจ

หากมีการโอนอํานาจ กระบวนการตรวจสอบ KYC จะต้องตรวจสอบหนังสือมอบอํานาจที่เกี่ยวข้องด้วย การทําเช่นนี้จะช่วยให้บุคคลที่สามดําเนินการในนามของบริษัทได้ หนังสือมอบอำนาจประกอบด้วยชื่อของผู้ได้รับมอบอำนาจ อำนาจที่เกี่ยวข้อง และขอบเขตความถูกต้องที่เกี่ยวข้องกับภารกิจหรือช่วงระยะเวลาที่เฉพาะเจาะจง ตัวแทนตามกฎหมายของบริษัทต้องลงนามในหนังสือมอบอํานาจ นอกจากนี้ บริษัทจะต้องยื่นหลักฐานยืนยันตัวตนของตัวแทนบริษัทเหล่านี้ด้วย

การมอบอำนาจเป็นสิ่งจำเป็นในระหว่างการตรวจสอบ KYC เพื่อให้แน่ใจว่าบุคคลที่เหมาะสมสามารถดำเนินการในนามบริษัทและตัดสินใจที่มีผลผูกพันตามกฎหมายได้

เอกสารใดบ้างที่จําเป็นสําหรับการตรวจสอบ KYC เพิ่มเติม

ใน GwG ภาคผนวก 1 และภาคผนวก 2 จะแสดงรายการปัจจัยสำหรับความเสี่ยงทางการเงินที่อาจลดลงหรือสูงขึ้น สิ่งเหล่านี้มีความสําคัญอย่างยิ่งเนื่องจากส่วนที่ 10 ของ GwG กําหนดว่าธุรกิจควรระบุขอบเขตเฉพาะของมาตรการ KYC ตามความเสี่ยงของการฟอกเงินหรือการจัดหาเงินทุนแก่การก่อการร้าย ปัจจัยความเสี่ยงที่สูงกว่าที่ระบุไว้ใน Annex 2 ของ GwG ช่วยให้บริษัทต่างๆ ทราบว่าตนเองมีภาระหน้าที่ในการสอบทานธุรกิจเพิ่มขึ้นหรือไม่ (ดูส่วนที่ 15 ของ GwG) และเมื่อใดที่ต้องมีการตรวจสอบ KYC เพิ่มเติม หากจําเป็นธุรกิจจะต้องใช้เอกสารต่อไปนี้

จดหมายจากธนาคาร

จดหมายธนาคารทําหน้าที่เป็นหลักฐานอย่างเป็นทางการว่าบริษัทมีบัญชีธุรกิจกับธนาคารใดธนาคารหนึ่งโดยเฉพาะ ซึ่งควรประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อบริษัท
  
• ชื่อและรายละเอียดของธนาคาร
  
• การยืนยันบัญชีธุรกิจที่ใช้งานอยู่
  
• วันที่ออก
  
• ตราประทับหรือลายเซ็นธนาคาร
  

แหล่งที่มาของเงินทุน (SOF)

หลักฐานยืนยัน SOF ช่วยให้บริษัทมีทรัพยากรทางการเงินที่ถูกต้องตามกฎหมายและตรวจสอบย้อนกลับได้ ตามมาตรา 15 วรรค 3 ของ GwG เราแนะนําให้ตรวจสอบ SOF เช่น หากธุรกรรม "ซับซ้อนเป็นพิเศษหรือมีขนาดใหญ่ผิดปกติเมื่อเทียบกับกรณีที่คล้ายกัน" ในกรณีนี้ เอกสารดังกล่าวจะทำหน้าที่เป็นหลักฐานแสดงแหล่งที่มาของเงินทุนที่ธุรกิจสามารถใช้ในการทำธุรกรรมทางการเงินหรือการลงทุนบางอย่าง เอกสารต่อไปนี้สามารถใช้เป็นหลักฐานได้

• แบบแสดงรายการภาษีของปีก่อนหน้า
  
• จดหมายจากธนาคารหรือนักบัญชีของบริษัทที่แสดงรายการทรัพย์สิน
  
• รายการเดินบัญชีธนาคาร
  
• หลักฐานพิสูจน์รายรับของปีที่แล้ว
  

แหล่งที่มาของความมั่งคั่ง (SOW)

เมื่อส่งหลักฐาน SOW บริษัทต่างๆ จะสามารถแสดงให้เห็นแหล่งที่มาของสินทรัพย์โดยรวมของตนได้อย่างชัดเจน หลักฐานนี้ครอบคลุมมากกว่าแหล่งที่มาของเงินทุนสำหรับธุรกรรมแต่ละรายการและทำหน้าที่ในการอธิบายการสร้างสินทรัพย์ขององค์กรในระยะยาว เอกสารต่อไปนี้สามารถใช้เป็นหลักฐานได้

• งบการเงินและรายงานทางการเงินประจําปี
  
• หนังสือรับรองการเข้าร่วมและงบดุลของบริษัท
  
• ข้อตกลงการขายหรือการโอน
  
• เอกสารด้านภาษี
  

อุตสาหกรรมใดบ้างที่ต้องมีการตรวจสอบ KYC

การยืนยัน KYC นั้นมีผลบังคับใช้ในหลายอุตสาหกรรม โดยเฉพาะอุตสาหกรรมที่ต้องปฏิบัติตามข้อกําหนดทางกฎหมายที่เข้มงวดและเสี่ยงต่อการฟอกเงินและการฉ้อโกงทางการเงินมากขึ้น

บริการด้านการเงิน

ธนาคาร สถาบันสินเชื่อ ผู้ให้บริการชําระเงิน และบริษัทการเงินอื่นๆ ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับลูกค้าที่ถูกต้องตามกฎหมายเท่านั้นและไม่อํานวยความสะดวกในการทําธุรกรรมทางการเงินที่ผิดกฎหมาย ตามกฎหมายแล้ว บริษัทจะต้องทําการตรวจสอบข้อกําหนด KYC และต้องรายงานธุรกรรมที่น่าสงสัยไปยังหน่วยข้อมูลการเงิน (FIU) ทันที การตรวจสอบอย่างรอบคอบจะช่วยปกป้องผู้ให้บริการทางการเงินจากผลกระทบทางกฎหมายและความเสียหายต่อชื่อเสียงของพวกเขา

แวดวงอสังหาริมทรัพย์

แวดวงอสังหาริมทรัพย์มีความเสี่ยงต่อการฟอกเงินเป็นพิเศษ เนื่องจากมิจฉาชีพสามารถลงทุนในอสังหาริมทรัพย์จํานวนมากเพื่อปกปิดเงินทุนที่ผิดกฎหมายได้ ดังนั้น นายหน้าอสังหาริมทรัพย์และนักพัฒนาอสังหาริมทรัพย์ในเยอรมนีจะต้องตรวจสอบเอกสาร KYC ตามข้อกําหนดของ GwG เพื่อให้มั่นใจว่าเงินจะไม่มาจากแหล่งที่ผิดกฎหมาย

บริการด้านกฎหมาย

ผู้ให้บริการด้านกฎหมายต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าไม่ได้ใช้บริการเพื่อฟอกเงินหรือการจัดหาเงินทุนแก่การก่อการร้าย มีความเสี่ยงสูงที่ลูกค้าจะปกปิดกระแสเงินที่ผิดกฎหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อตั้งบริษัท ดำเนินธุรกรรมด้านอสังหาริมทรัพย์ หรือดำเนินกิจกรรมด้านทรัสต์ ดังนั้นโดยทั่วไป นักกฎหมายและผู้รับรองจึงจะต้องดําเนินการตรวจสอบ KYC

บริการด้านการเงินที่เกี่ยวข้องกับคริปโต

คริปโตเคอเรนซีเป็นวิธีการทำธุรกรรมที่ไม่ระบุตัวตนและข้ามพรมแดน ซึ่งทําให้มีความเสี่ยงต่อการฟอกเงินและการฉ้อโกง ดังนั้น บริการการแลกเปลี่ยนคริปโตและผู้ให้บริการกระเป๋าเงินในเยอรมนีจะต้องตรวจสอบเอกสาร KYC ของลูกค้า นอกเหนือไปจากการตรวจสอบธุรกรรมและการรายงานกิจกรรมที่น่าสงสัย

อุตสาหกรรมการเล่นเกม

อุตสาหกรรมการเล่นเกมในเยอรมนีมีจํานวนแพลตฟอร์มและธุรกรรมออนไลน์เพิ่มขึ้นอย่างมากในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา การใช้สกุลเงินดิจิทัลและการซื้อในเกมกําลังเพิ่มขึ้น ซึ่งทําให้อุตสาหกรรมนี้มีความเสี่ยงต่อการฟอกเงินและการฉ้อโกง ผู้ให้บริการในอุตสาหกรรมเกมจะต้องทําการตรวจสอบ KYC ด้วยเพื่อป้องกันกิจกรรมที่ผิดกฎหมาย

การตรวจสอบ KYC ก่อให้เกิดความท้าทายอะไรบ้างสำหรับบริษัท

การตรวจสอบเอกสาร KYC นำมาซึ่งความท้าทายหลายประการสำหรับบริษัท ซึ่งมีทั้งความท้าทายเชิงองค์กรและเชิงเทคนิค

ใช้ความพยายามสูง

หนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสําหรับบริษัทต่างๆ เมื่อทําการตรวจสอบ KYC คือการต้องใช้ความพยายามในองค์กรในระดับที่สูง การยืนยันตัวตนของบุคคลธรรมดาและนิติบุคคลจำเป็นต้องมีการรวบรวม การตรวจสอบ และการจัดทำเอกสารข้อมูลและเอกสารจำนวนมาก สำหรับลูกค้าต่างประเทศ จะมีความยุ่งยากเพิ่มขึ้น เนื่องจากแต่ละประเทศมีข้อกำหนดและมาตรฐานเอกสารที่แตกต่างกัน

อย่างไรก็ตาม มีโซลูชันอัตโนมัติด้าน KYC อย่าง Stripe Identity ที่สามารถช่วยบริษัทในการตรวจสอบเอกสารได้ เมื่อใช้ Identity คุณจะยืนยันเอกสารประจําตัวทางการจากกว่า 100 ประเทศได้ นอกจากนี้ยังสามารถเปรียบเทียบไบโอเมตริกของภาพถ่ายเอกสารประจําตัวและภาพเซลฟีได้อีกด้วย เมื่อใช้ Identity คุณจะตรวจสอบชื่อ วันเกิด และหมายเลขประกันสังคมได้โดยอัตโนมัติ

นโยบายความเป็นส่วนตัว

เมื่อเก็บรวบรวมและจัดเก็บข้อมูล KYC บริษัทจะต้องปฏิบัติตามกฎหมายป้องกันการฟอกเงินและระเบียบข้อบังคับว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูล เช่น กฎระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (GDPR) ซึ่งหมายความว่าบริษัทจะต้องจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของลูกค้าอย่างปลอดภัยและเป็นไปตามมาตรการการปฏิบัติตามข้อกําหนดเพิ่มเติม ความผิดพลาดหรือการประมาทเลินเล่อในการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลอาจทําให้เกิดความเสี่ยงด้านกฎหมายและทางการเงินที่สําคัญได้

ด้วยการตรวจสอบภายใน บริษัทต่างๆ จะมั่นใจได้ว่าพวกเขาปฏิบัติตามข้อกำหนด GDPR ทั้งหมด นอกจากนี้ เรายังแนะนําให้ทำการฝึกอบรมพนักงานเป็นประจํา โดยหลักการแล้ว บริษัทควรจัดเก็บและส่งข้อมูลลูกค้าที่ละเอียดอ่อนโดยใช้เทคโนโลยีการเข้ารหัสที่ปลอดภัยเท่านั้น

การจัดการความเสี่ยง

การตรวจสอบ KYC กําหนดให้บริษัทต่างๆ ต้องใช้การจัดการความเสี่ยงที่ครอบคลุมเพื่อระบุลูกค้าที่มีความเสี่ยง ซึ่งอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายมากเป็นพิเศษสําหรับธุรกรรมต่างประเทศ บริษัทจะต้องสามารถระบุธุรกรรมที่น่าสงสัยและรายงานธุรกรรมตามข้อกําหนดทางกฎหมายได้

พนักงานควรได้รับการฝึกอบรมเป็นประจําเพื่อจะรับมือกับความท้าทายที่มีการเปลี่ยนแปลงสูงอยู่ตลอดเวลา นอกจากนี้ การสร้างทีมการปฏิบัติตามข้อกําหนดเฉพาะทางยังอาจเป็นขั้นตอนที่มีประโยชน์ ทีมนี้สามารถวิเคราะห์และรายงานกิจกรรมที่น่าสงสัยโดยร่วมมืออย่างใกล้ชิดกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ซอฟต์แวร์ป้องกันการฟอกเงิน (AML) เสนอการสนับสนุนเพิ่มเติมโดยการตรวจสอบธุรกรรมแบบเรียลไทม์และทำเครื่องหมายกรณีที่น่าสงสัยโดยอัตโนมัติ