Le aziende in Germania devono rispettare due livelli di adeguata verifica della clientela nazionali ed europei. Devono fornire documenti KYC a una terza parte o condurre controlli da sole. In questo articolo imparerai a conoscere i documenti di adeguata verifica della clientela, inclusi i documenti necessari per un controllo KYC di persone fisiche e giuridiche. Spieghiamo anche quali settori richiedono i controlli KYC e come le aziende possono superare le complessità che si presentano.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cosa sono i documenti di adeguata verifica della clientela (KYC)?
  
• Quali sono i documenti necessari per un controllo KYC di un privato?
  
• Quali sono i documenti necessari per un controllo KYC delle persone giuridiche?
  
• Quali sono i documenti necessari per un controllo KYC esteso?
  
• Quali settori richiedono i controlli KYC?
  
• Quali sfide pongono i controlli KYC alle aziende?
  

Che cosa sono i documenti di adeguata verifica della clientela (KYC)?

In Germania, in conformità con la 6ª direttiva antiriciclaggio dell'UE e la legge nazionale sul riciclaggio di denaro (GwG), le aziende sono tenute a verificare l'identità e la solidità finanziaria dei propri clienti, specialmente nei settori regolamentati come quello finanziario, immobiliare e dei servizi legali. Questo processo si chiama "Know Your Customer" (KYC) e serve a prevenire il riciclaggio di denaro e a garantire la conformità ai requisiti normativi. Accurati controlli KYC consentono alle aziende di soddisfare i requisiti di conformità riducendo al minimo i rischi operativi.

La verifica dell'identità è l'obiettivo principale dei controlli KYC per i privati. Quando si parla di persone giuridiche, è necessario verificare gli assetti proprietari e le autorizzazioni economiche. I documenti KYC forniscono le informazioni necessarie per questa procedura. Raccogliendo e rivedendo sistematicamente questi documenti, le aziende possono identificare e verificare i clienti. Allo stesso tempo, possono rilevare tempestivamente le attività sospette e adottare contromisure adeguate. I documenti di adeguata verifica della clientela sono una componente centrale di un'efficace gestione del rischio e un prerequisito per la conformità agli standard di conformità nazionali e internazionali.

Quali sono i documenti necessari per un controllo KYC di un privato?

I documenti necessari per un controllo di adeguata verifica della clientela dipendono dal tipo di cliente. Per i privati (cioè non le aziende o le organizzazioni), i seguenti documenti sono importanti:

Documento di identità ufficiale

Un documento d'identità ufficiale verifica l'identità della persona. Può trattarsi, ad esempio, di una carta d'identità o di un passaporto in corso di validità. È importante che il documento contenga:

• Una fotografia
  
• Nome e cognome
  
• Data di nascita
  
• Periodo di validità
  

Certificato di residenza

Oltre alla prova di identità, un'azienda può richiedere una prova di residenza, ma la legge non lo richiede. Se fornito, il documento deve confermare l'attuale luogo di residenza della persona. Ad esempio, questo può includere:

• Certificati di immatricolazione ufficiali
  
• Bollette di luce o gas
  
• Accertamenti fiscali
  
• Estratti conto bancari con dati relativi all'indirizzo
  

Dichiarazioni reddituali

In alcuni casi, potrebbe essere necessaria anche una certificazione del reddito come parte del processo di adeguata verifica della clientela. È particolarmente importante per le persone che cercano servizi finanziari e fanno grandi investimenti. Le certificazioni più comuni includono:

• Buste paga
  
• Accertamenti fiscali
  
• Estratti conto bancari
  
• Conferme del datore di lavoro
  

Controllando questi documenti, le aziende si proteggono da potenziali frodi e si assicurano anche una solida base per le transazioni finanziarie.

Quali sono i documenti necessari per un controllo KYC delle persone giuridiche?

I controlli di adeguata verifica delle persone giuridiche (ovvero le aziende) devono includere i seguenti documenti:

Iscrizione al registro delle imprese

L'iscrizione al registro delle imprese è un documento importante per l'adeguata verifica delle persone giuridiche. Spesso aziende e istituzioni lo richiedono per verificare l'esistenza giuridica e la struttura di un'altra società. L'iscrizione serve come prova ufficiale dell'iscrizione nel registro di commercio e contiene informazioni importanti sull'azienda. Ciò include:

• Nome dell'azienda
  
• Tipo di azienda e finalità
  
• Sede legale
  
• Amministratori
  
• Rappresentanti legali
  

Per un corretto controllo di adeguata verifica della clientela, un'iscrizione al registro delle imprese non deve essere più vecchia di tre mesi.

Accordo di partnership

Un accordo di partnership è l'accordo legale di base per la costituzione di una società. Sebbene non sia soggetto ad alcun requisito formale, come la partnership generale (OHG) o la partnership di diritto civile (GbR), un accordo di partnership per società per azioni deve contenere informazioni specifiche ed essere autenticato da un notaio (articolo 2 della legge tedesca sulle società a responsabilità limitata [GmbHG] e articolo 23, paragrafo 1 della legge sulle società per azioni [AktG]).

L'accordo di partnership regola la struttura interna della società, i diritti e gli obblighi degli azionisti, la gestione, la distribuzione degli utili e la responsabilità. Pertanto, un accordo di partnership fornisce una chiara panoramica della proprietà e delle responsabilità di un'azienda.

Elenco degli azionisti

Un elenco degli azionisti contiene i principali proprietari economici di un'azienda. L'elenco contiene informazioni sugli azionisti che detengono più del 25% delle azioni. Ciò include:

• Nome e cognome
  
• Data e luogo di nascita
  
• Nazionalità
  
• Dati di contatto
  
• Indirizzo
  
• ID fiscale
  

Diagramma della struttura aziendale

Oltre all'elenco degli azionisti, l'adeguata verifica della clientela spesso include anche un documento ufficiale che mostra la struttura azionaria della società. Tipicamente, si tratta di un organigramma strutturale o organizzativo che mostra i rapporti tra le varie persone giuridiche e i privati che possiedono azioni della società. Lo scopo di questi diagrammi è quello di garantire l'identificazione di tutte le persone che hanno un'influenza diretta o indiretta sull'azienda.

Procura

Se si verifica un trasferimento di autorità, il processo di adeguata verifica della clientela deve esaminare anche la procura corrispondente. Ciò autorizza terze parti ad agire per conto dell'azienda. Una procura contiene il nome della persona autorizzata, i poteri associati ed eventuali aree di validità in relazione a compiti o periodi di tempo specifici. La procura deve essere firmata da un rappresentante legale dell'azienda. Inoltre, le aziende devono includere una prova dell'identità di tali rappresentanti.

Le procure sono necessarie durante l'adeguata verifica della clientela per garantire che le persone giuste possano agire per conto delle aziende e prendere decisioni legalmente vincolanti.

Quali sono i documenti necessari per un controllo KYC esteso?

Nel GwG, l'allegato 1 e l'allegato 2 elencano i fattori che determinano rischi finanziari potenzialmente più bassi o più elevati. Ciò è particolarmente importante in quanto la sezione 10 del GwG stabilisce che le aziende devono determinare l'ambito specifico delle misure di adeguata verifica della clientela in base al rispettivo rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. Di conseguenza, i fattori di rischio più elevati elencati nell'allegato 2 del GwG forniscono alle imprese un'indicazione dell'applicabilità di obblighi di due diligence più rigorosi (cfr. sezione 15 del GwG) e quando è necessario un controllo KYC esteso. Se necessario, l'azienda avrà bisogno dei seguenti documenti:

Lettera della banca

Una lettera bancaria serve come prova ufficiale che un'azienda ha un conto business presso una determinata banca. Dovrebbe contenere:

• Nome dell'azienda
  
• Nome e dati della banca
  
• Conferma del conto business attivo
  
• Data di emissione
  
• Timbro o firma della banca
  

Fonte dei fondi (SOF)

La prova di un SOF garantisce che l'azienda disponga di risorse finanziarie legali e tracciabili. Ai sensi dell'articolo 15, paragrafo 3 del GwG, un riesame del SOF è consigliabile, ad esempio, se l'operazione "è particolarmente complessa o insolitamente grande rispetto a casi simili". In questo caso, il documento serve come prova dell'origine dei fondi che l'azienda può utilizzare in una particolare transazione finanziaria o investimento. I seguenti documenti possono fungere da prova:

• Dichiarazioni dei redditi per l'anno fiscale precedente
  
• Lettere della banca o dei contabili dell'azienda che elencano i beni
  
• Estratti conto bancari
  
• Prova del reddito dell'anno precedente
  

Fonte di ricchezza (SOW)

Con la prova del SOW, le aziende possono dimostrare chiaramente l'origine del loro patrimonio totale. Queste evidenze vanno al di là della fonte di finanziamento delle singole transazioni e servono a spiegare la creazione a lungo termine di asset aziendali. I seguenti documenti fungono da prova:

• Bilanci annuali e relazioni finanziarie
  
• Attestati di partecipazione e bilanci aziendali
  
• Contratti di vendita o cessione
  
• Documenti fiscali
  

Quali settori richiedono i controlli KYC?

L'adeguata verifica della clientela è obbligatoria in molti settori, in particolare in quelli soggetti a severi requisiti normativi ed esposti a un maggiore rischio di riciclaggio e frode finanziaria.

Servizi finanziari

Le banche, gli istituti di credito, i fornitori di servizi di pagamento e le altre società finanziarie devono garantire di entrare in affari solo con clienti legittimi e di non agevolare transazioni finanziarie illegali. Dal punto di vista giuridico, devono effettuare controlli KYC e devono segnalare immediatamente le operazioni sospette all'unità di informazione finanziaria (FIU). Un'attenta revisione protegge i fornitori di servizi finanziari da conseguenze legali e danni alla loro reputazione.

Settore immobiliare

Il settore immobiliare è particolarmente vulnerabile al riciclaggio di denaro perché gli attori fraudolenti possono investire ingenti somme nel settore immobiliare per nascondere fondi illegali. Pertanto, gli agenti immobiliari e gli sviluppatori immobiliari in Germania devono controllare i documenti KYC in conformità con il GwG per garantire che i fondi non provengano da fonti criminali.

Servizi legali

I fornitori di servizi legali devono garantire che i clienti non utilizzino i loro servizi per il riciclaggio di denaro o il finanziamento del terrorismo. Esiste un elevato rischio che i clienti nascondano flussi finanziari illeciti, in particolare durante la costituzione di società, lo svolgimento di transazioni immobiliari o lo svolgimento di attività fiduciarie. Pertanto, gli avvocati e i notai devono generalmente effettuare controlli di adeguata verifica della clientela.

Servizi finanziari in criptovaluta

Le criptovalute forniscono un mezzo anonimo e transfrontaliero per le transazioni, rendendole vulnerabili al riciclaggio di denaro e alle frodi. Pertanto, gli exchange di criptovalute e i fornitori di wallet in Germania devono controllare i documenti KYC dei loro clienti, oltre a monitorare le transazioni e segnalare attività sospette.

Giochi d'azzardo

L'industria del gioco d'azzardo in Germania ha visto un aumento significativo delle piattaforme e delle transazioni online negli ultimi anni. L'uso di valute virtuali e acquisti in-game è in aumento, il che rende il settore vulnerabile al riciclaggio di denaro e alle frodi. Al fine di prevenire attività illegali, i fornitori del settore del gioco d'azzardo devono anche effettuare controlli di adeguata verifica della clientela.

Quali sfide pongono i controlli KYC alle aziende?

La verifica dei documenti di adeguata verifica della clientela pone le aziende di fronte a diverse sfide, sia di natura organizzativa che tecnica.

Sforzo elevato

Una delle maggiori sfide per le aziende durante l'esecuzione dei controlli KYC è l'elevato sforzo organizzativo richiesto. La verifica dell'identità di persone fisiche e giuridiche richiede la raccolta, la verifica e la documentazione di una grande quantità di informazioni e documenti. Per i clienti internazionali, c'è un'ulteriore difficoltà perché diversi Paesi hanno requisiti e standard documentali diversi.

Tuttavia, esistono soluzioni KYC automatizzate. Stripe Identity può aiutare le aziende nella verifica dei documenti. Con Identity puoi verificare i documenti d'identità ufficiali di oltre 100 Paesi diversi. Inoltre, è possibile un confronto biometrico di fototessere e selfie. Con Identity puoi anche convalidare automaticamente nomi, date di nascita e codici SSN.

Informativa sulla privacy

Durante la raccolta e l'archiviazione dei dati KYC, le aziende devono rispettare sia le leggi antiriciclaggio che le normative sulla protezione dei dati, come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Ciò significa che le aziende devono archiviare ed elaborare i dati sensibili dei clienti in modo sicuro e rispettare ulteriori misure di conformità. Errori o negligenze nella gestione dei dati personali possono comportare rischi legali e finanziari significativi.

Attraverso audit interni, le aziende possono assicurarsi di soddisfare tutti i requisiti del GDPR. Si consiglia inoltre di formare regolarmente i dipendenti. In linea di principio, le aziende dovrebbero memorizzare e trasmettere i dati sensibili dei clienti solo utilizzando tecnologie di crittografia sicure.

Gestione del rischio

I controlli di adeguata verifica della clientela richiedono alle aziende di implementare una gestione completa del rischio al fine di identificare i clienti potenzialmente rischiosi. Questo può essere particolarmente impegnativo nelle transazioni internazionali. Le aziende devono essere in grado di identificare le transazioni sospette e segnalarle in conformità con i requisiti legali.

Per affrontare queste sfide elevate e in continua evoluzione, i dipendenti dovrebbero ricevere una formazione regolare. Inoltre, può essere utile istituire un team di conformità specializzato. Questo team può analizzare e segnalare attività sospette in stretta collaborazione con le autorità competenti. Il software antiriciclaggio (AML) offre un supporto aggiuntivo, monitorando le transazioni in tempo reale e segnalando automaticamente i casi sospetti.