En Allemagne, les entreprises doivent respecter deux niveaux d’exigences nationales et européennes en matière de connaissance du client (Know your customer, ou KYC). Elles doivent soit fournir les documents KYC à un tiers, soit effectuer eux-mêmes des vérifications. Dans cet article, vous en apprendrez davantage sur les documents KYC, notamment sur les documents requis pour un contrôle KYC des personnes physiques et morales. Nous détaillerons également quels secteurs nécessitent des contrôles KYC et comment les entreprises peuvent surmonter les difficultés.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce qu’un document Know your customer (KYC) ?
  
• Quels sont les documents requis pour un contrôle KYC d’une personne physique ?
  
• Quels sont les documents requis pour un contrôle KYC d’une personne morale ?
  
• Quels sont les documents nécessaires pour un contrôle KYC étendu ?
  
• Quels sont les secteurs d’activité qui nécessitent des vérifications KYC ?
  
• Quels sont les difficultés liées aux contrôles KYC pour les entreprises ?
  

Qu’est-ce qu’un document Know your customer (KYC) ?

Conformément à la 6e directive de l’UE sur la lutte contre le blanchiment d’argent et à la loi allemande sur le blanchiment d’argent (GwG), les entreprises en Allemagne doivent vérifier l’identité et l’éligibilité économique de leurs clients, en particulier dans les secteurs réglementés (finance, immobilier et services juridiques) Ce processus est appelé « Know your customer » (KYC) et sert à prévenir le blanchiment d’argent et à assurer la conformité aux exigences réglementaires. Des contrôles KYC approfondis permettent aux entreprises de répondre aux exigences de conformité tout en réduisant les risques opérationnels.

La vérification de l’identité est l’objectif principal des contrôles KYC pour les particuliers. Lorsqu’il s’agit d’entités juridiques, il est nécessaire de vérifier les structures de propriété et les autorisations économiques. Les documents KYC fournissent les informations requises pour ce processus. En collectant et en examinant systématiquement ces documents, les entreprises peuvent identifier et vérifier les clients. Par ailleurs, elles peuvent détecter les activités suspectes à un stade précoce et prendre les contre-mesures appropriées. Les documents KYC sont un élément indispensable à une gestion efficace des risques et une condition préalable au respect des normes de conformité nationales et internationales.

Quels sont les documents requis pour un contrôle KYC d’une personne physique ?

Les documents requis pour un contrôle KYC dépendent du type de client. Pour les personnes physiques (c’est-à-dire les personnes physiques et non les organisations ou entreprises), vous devez recueillir les documents suivants :

Pièce d’identité officielle

Une pièce d’identité officielle permet de vérifier l’identité de la personne. Il peut s’agir, par exemple, d’une carte d’identité ou d’un passeport en cours de validité. Il est important que le document contienne :

• Une photo de la personne
  
• Ses nom et prénom
  
• Sa date de naissance
  
• La période de validité du document
  

Justificatif de domicile

En plus d’une pièce d’identité, une entreprise peut demander un justificatif de domicile. Toutefois, la loi ne l’exige pas. S’il est fourni, le document doit confirmer le lieu de résidence actuel de la personne. Voici quelques exemples de justificatifs de domicile :

• Certificat d’immatriculation officiel
  
• Facture d’électricité ou de gaz
  
• Avis d’imposition
  
• Relevé bancaire avec coordonnées
  

Justificatif de revenu

Dans certains cas, un justificatif de revenu peut également être nécessaire dans le cadre du processus KYC. Il est particulièrement important pour les personnes à la recherche de services financiers et qui font des investissements importants. Voici les justificatifs de revenu couramment utilisés :

• Bulletin de salaire
  
• Avis d’imposition
  
• Relevé bancaire
  
• Confirmation de l’employeur
  

En vérifiant ces documents, les entreprises se protègent contre les éventuelles fraudes et se constituent également une base solide pour les transactions financières.

Quels sont les documents requis pour un contrôle KYC des personnes morales ?

Les vérifications KYC des entités juridiques (c’est-à-dire des entreprises) doivent inclure les documents suivants :

Inscription au registre du commerce

Une inscription au registre du commerce est un document KYC important pour les personnes morales. Les entreprises et les institutions le demandent souvent pour vérifier l’existence juridique et la structure d’une autre société. Cette inscription sert de preuve officielle d’immatriculation au registre du commerce et contient des informations importantes sur l’entreprise. Il s’agit entre autres des informations suivantes :

• Nom de l’entreprise
  
• Type et objet de l’entreprise
  
• Siège social
  
• Directeurs généraux
  
• Représentants légaux
  

Pour que le contrôle KYC soit valide, l’inscription au registre du commerce ne doit pas dater de plus de trois mois.

Contrat de partenariat

Un contrat de partenariat est l’accord juridique de base pour la création d’une société. Bien qu’il ne soit soumis à aucune exigence formelle, comme pour les OHG ou les GbR, un contrat de partenariat pour les sociétés anonymes doit contenir des informations spécifiques et être notarié, conformément à l’article 2 de la loi allemande sur les sociétés à responsabilité limitée, ou [GmbHG], et à l’article 23, paragraphe 1 de la loi sur les sociétés anonymes [AktG].

Le contrat de partenariat régit la structure interne de l’entreprise, les droits et obligations des actionnaires, la gestion, la répartition des bénéfices et la responsabilité. En résumé, un contrat de partenariat donne un aperçu clair de la propriété et des responsabilités d’une entreprise.

Liste d’actionnaires

Une liste d’actionnaires contient les principaux propriétaires économiques d’une entreprise. La liste contient des informations sur les actionnaires qui détiennent plus de 25 % des actions. Il s’agit entre autres des informations suivantes :

• Prénom et nom
  
• Date et lieu de naissance
  
• Nationalité
  
• Coordonnées
  
• Adresse
  
• Numéro fiscal
  

Organigramme de l’entreprise

En plus de la liste des actionnaires, un contrôle KYC comprend souvent un document officiel montrant la structure de l’actionnariat de l’entreprise. En règle générale, il s’agit d’un organigramme structurel ou organisationnel qui illustre les relations entre les différentes personnes morales et physiques qui détiennent des actions de l’entreprise. L’objectif de ces organigrammes est d’assurer l’identification de toutes les personnes qui ont une influence directe ou indirecte sur l’entreprise.

Procuration

En cas de transfert de pouvoir, le processus de vérification des clients doit également examiner la procuration correspondante. Celui-ci autorise des tiers à agir au nom de l’entreprise. Une procuration contient le nom de la personne autorisée, les pouvoirs qui lui sont conférés et tout domaine de validité en ce qui concerne des tâches ou des périodes précises. Un représentant légal de l’entreprise doit signer la procuration. De plus, les entreprises doivent fournir une pièce d’identité de ces représentants.

Des procurations sont nécessaires lors des contrôles KYC pour s’assurer que les bonnes personnes peuvent agir au nom des entreprises et prendre des décisions juridiquement contraignantes.

Quels sont les documents nécessaires pour un contrôle KYC étendu ?

Dans le GwG, l’annexe 1 et l’annexe 2 énumèrent les facteurs de risques financiers potentiellement inférieurs ou supérieurs. Ces derniers très importants, car l’article 10 du GwG stipule que les entreprises doivent déterminer le champ d’application spécifique des mesures KYC en fonction du risque respectif de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme. En conséquence, les facteurs de risque plus élevés énumérés à l’annexe 2 du GwG donnent aux entreprises une indication de l’application d’obligations accrues de contrôle préalable (voir la section 15 du GwG) et des cas où un contrôle KYC étendu est nécessaire. S’il faut mener un contrôle, l’entreprise aura besoin des documents suivants :

Lettre bancaire

Une lettre bancaire sert de preuve officielle qu’une entreprise dispose d’un compte professionnel auprès d’une banque particulière. Elle doit contenir :

• Le nom de l’entreprise
  
• Le nom et les coordonnées de la banque
  
• Une confirmation du compte d’entreprise actif
  
• La date d’émission
  
• Le cachet ou la signature de la banque
  

Source des fonds (SOF)

La preuve d’une SOF garantit qu’une entreprise dispose de ressources financières légales et traçables. Selon la section 15, paragraphe 3 du GwG, un examen des FOS est souhaitable, par exemple, si l’opération « est particulièrement complexe ou exceptionnellement importante par rapport à des cas similaires ». Dans ce cas, le document sert de preuve de l’origine des fonds que l’entreprise peut utiliser dans le cadre d’une transaction financière ou d’un investissement particulier. Les documents suivants peuvent servir de preuve :

• Déclarations fiscales de l’année d’imposition précédente
  
• Lettres de la banque ou des comptables de l’entreprise énumérant les actifs
  
• Relevés bancaires
  
• Justificatif de revenus de l’année précédente
  

Source de richesse (SOW)

La SOW permet aux entreprises de démontrer clairement l’origine de l’ensemble de leurs actifs. Ces éléments de preuve vont au-delà de la source de financement des transactions individuelles et servent à expliquer la création à long terme d’actifs de l’entreprise. Les documents suivants peuvent constituer un justificatif :

• États financiers et rapports financiers annuels
  
• Certificats de participation et bilans d’entreprise
  
• Contrats de vente ou de cession
  
• Documents fiscaux
  

Quels sont les secteurs d’activité qui nécessitent des vérifications KYC ?

La vérification KYC est obligatoire dans de nombreux secteurs, en particulier ceux qui sont soumis à des exigences réglementaires strictes et exposés à un risque accru de blanchiment d’argent et de fraude financière.

Services financiers

Les banques, les établissements de crédit, les prestataires de services de paiement et les autres sociétés financières doivent veiller à n’établir des relations commerciales qu’avec des clients légitimes et à ne pas faciliter les transactions financières illégales. D’un point de vue légal, ils doivent procéder à des contrôles KYC et signaler immédiatement les transactions suspectes à la Cellule de renseignement financier (CRF). Un examen minutieux protège les fournisseurs de services financiers contre les conséquences juridiques et les atteintes à leur réputation.

Secteur de l’immobilier

Le secteur de l’immobilier est particulièrement vulnérable au blanchiment d’argent, car les fraudeurs peuvent investir des sommes importantes dans l’immobilier pour dissimuler des fonds illégaux. Par conséquent, les agents immobiliers et les promoteurs immobiliers en Allemagne doivent vérifier les documents KYC conformément au GwG pour s’assurer que les fonds ne proviennent pas de sources illicites.

Services juridiques

Les fournisseurs de services juridiques doivent veiller à ce que leurs clients n’utilisent pas leurs services à des fins de blanchiment d’argent ou de financement d’activités terroristes. Il existe un risque élevé que les clients dissimulent des flux financiers illégaux, notamment lors de la création de sociétés, de transactions immobilières ou d’activités fiduciaires. Par conséquent, les avocats et les notaires doivent généralement effectuer des vérifications KYC.

Services financiers liés aux cryptomonnaies

Les cryptomonnaies constituent un moyen de transaction anonyme et transfrontalier, ce qui les rend vulnérables au blanchiment d’argent et à la fraude. Par conséquent, les plateformes d’échange de cryptomonnaies et les fournisseurs de portefeuilles en Allemagne doivent vérifier les documents KYC de leurs clients, en plus de surveiller les transactions et de signaler les activités suspectes.

Industrie du jeu vidéo

L’industrie du jeu vidéo en Allemagne a connu une augmentation significative des plateformes et des transactions en ligne ces dernières années. L’utilisation de monnaies virtuelles et d’achats dans les jeux augmente, ce qui rend le secteur vulnérable au blanchiment d’argent et à la fraude. Afin de prévenir les activités illégales, les acteurs de ce secteur doivent également mettre en œuvre des contrôles KYC.

Quels sont les défis posés par les contrôles KYC pour les entreprises ?

La vérification des documents KYC constitue des difficultés pour les entreprises, à la fois organisationnelles et techniques.

Effort élevé

L’une des plus grandes difficultés pour les entreprises lors de la réalisation de contrôles KYC est l’effort organisationnel élevé que cela implique. La vérification de l’identité des personnes physiques et morales nécessite la collecte, la vérification et la consignation d’un grand nombre d’informations et de documents. Pour les clients internationaux, il y a une difficulté supplémentaire, car chaque pays a des exigences et des normes de différentes en matière de documentation.

Il existe cependant des solutions KYC automatisées, comme Stripe Identity, qui peut aider les entreprises à vérifier leurs documents. Avec Identity, vous pouvez vérifier les pièces d’identité officielles de plus de 100 pays différents. De plus, une comparaison biométrique des photos d’identité et des selfies est possible. À l’aide d’Identity, vous pouvez également valider automatiquement les noms, les dates de naissance et les numéros de sécurité sociale.

Politique de confidentialité

Lors de la collecte et du stockage des données KYC, les entreprises doivent respecter à la fois les lois anti-blanchiment d’argent et les réglementations en matière de protection des données, telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD). Cela signifie que les entreprises doivent stocker et traiter les données sensibles des clients en toute sécurité et respecter des mesures de conformité supplémentaires. Des erreurs ou des négligences dans le traitement des données personnelles peuvent avoir des conséquences juridiques et financières importantes.

Grâce à des audits internes, les entreprises peuvent s’assurer qu’elles répondent à toutes les exigences du RGPD. Il est également conseillé de former régulièrement les employés. En principe, les entreprises ne devraient stocker et transmettre les données sensibles des clients qu’à l’aide de technologies de chiffrement sécurisées.

Gestion des risques

Les vérifications KYC exigent des entreprises qu’elles mettent en œuvre une gestion complète des risques afin d’identifier les clients potentiellement à risque. Cela peut s’avérer particulièrement difficile dans le cadre de transactions internationales. Les entreprises doivent être en mesure d’identifier les transactions suspectes et de les signaler conformément aux exigences légales.

Pour relever ces défis complexes et en constante évolution, les employés doivent recevoir des formations régulières. De plus, il peut être utile de mettre en place une équipe de conformité spécialisée. Cette équipe est en mesure d’analyser et de signaler les activités suspectes en étroite collaboration avec les autorités compétentes. Le logiciel de lutte contre le blanchiment d’argent (AML) offre une assistance supplémentaire, en surveillant les transactions en temps réel et en signalant automatiquement les cas suspects.