Ondernemingen in Duitsland moeten voldoen aan twee niveaus van nationale en Europese ken-je-klant-documenten-vereisten (KYC). Ze moeten KYC-documenten verstrekken aan een derde partij of zelf controles uitvoeren. In dit artikel lees je meer over deze KYC-documenten, inclusief welke documenten nodig zijn voor een KYC-controle van particulieren en rechtspersonen. We leggen ook uit welke industrieën KYC-controles vereisen en hoe ondernemingen uitdagingen kunnen overwinnen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn de ken-je-klant-documenten (KYC)?
  
• Wat zijn de vereiste documenten voor een KYC-controle van een particulier?
  
• Wat zijn de vereiste documenten voor een KYC-controle van rechtspersonen?
  
• Wat zijn de benodigde documenten voor een uitgebreide KYC-controle?
  
• Welke sectoren vereisen KYC-controles?
  
• Welke uitdagingen brengen KYC-controles met zich mee voor ondernemingen?
  

Wat zijn de ken-je-klant-documenten-documenten (KYC)?

Volgens de 6e antiwitwasrichtlijn van de EU en de nationale witwaswet (GwG) moeten ondernemingen in Duitsland de identiteit en economische geschiktheid van hun klanten controleren, met name in gereguleerde bedrijfstakken zoals de financiële sector, onroerend goed en juridische dienstverlening. Dit proces wordt 'Know Your Customer' (KYC, ken je klant) genoemd en dient om het witwassen van geld te voorkomen, zodat je aan de wettelijke vereisten voldoet. Via grondige KYC-controles kunnen ondernemingen aan de nalevingsvereisten voldoen en tegelijkertijd de operationele risico's minimaliseren.

Identiteitsverificatie is de belangrijkste focus van KYC-controles voor particulieren. Bij rechtspersonen is het noodzakelijk om eigendomsstructuren en economische autorisaties te controleren. KYC-documenten bieden de vereiste informatie voor dit proces. Door deze documenten systematisch te verzamelen en beoordelen, kunnen ondernemingen klanten identificeren en verifiëren. Tegelijkertijd kunnen ze verdachte activiteiten in een vroeg stadium opsporen en passende tegenmaatregelen nemen. KYC-documenten zijn een centraal onderdeel van effectief risicobeheer en een voorwaarde voor naleving van nationale en internationale normen.

Wat zijn de vereiste documenten voor een KYC-controle van een particulier?

De vereiste documenten voor een KYC-controle zijn afhankelijk van het type klant. Voor particulieren (dus geen ondernemingen of organisaties) zijn de volgende documenten van belang:

Officieel identiteitsbewijs

Een officieel identificatiedocument verifieert de identiteit van de persoon. Dit kan bijvoorbeeld een geldige identiteitskaart of paspoort zijn. Het is belangrijk dat het document het volgende bevat:

• Een foto
  
• Volledige naam
  
• Geboortedatum
  
• Geldigheidsduur
  

Bewijs van verblijf

Naast een identiteitsbewijs kan een onderneming vragen om een bewijs van verblijf, maar de wet vereist dit niet. Indien verstrekt, moet het document de huidige verblijfplaats van de persoon bevestigen. De volgende documenten zijn geschikt:

• Officiële registratiebewijzen
  
• Elektriciteits- of gasrekening
  
• Belastingaanslagen
  
• Bankafschriften met adresgegevens
  

Bewijs van inkomsten

In bepaalde gevallen kan een bewijs van inkomen ook nodig zijn als onderdeel van het KYC-proces. Dit is vooral belangrijk voor particulieren die op zoek zijn naar financiële diensten en grote investeringen doen. Veelgebruikte vormen van bewijs zijn:

• Loonstroken
  
• Belastingaanslagen
  
• Bankafschriften
  
• Werkgeversbevestigingen
  

Door deze documenten te controleren, beschermen ondernemingen zich tegen mogelijke fraude en zorgen ze ook voor een solide basis voor financiële transacties.

Wat zijn de vereiste documenten voor een KYC-controle van rechtspersonen?

KYC-controles van juridische entiteiten (ondernemingen) moeten de volgende documenten bevatten:

Vermelding in het handelsregister

Een inschrijving in het handelsregister is een belangrijk KYC-document voor rechtspersonen. Ondernemingen en instellingen vragen hier vaak naar om het juridische bestaan en de structuur van een andere onderneming te verifiëren. De inschrijving dient als officieel bewijs van inschrijving in het handelsregister en bevat belangrijke informatie over de onderneming. Dit is inclusief:

• Naam bedrijf
  
• Bedrijfstype en doel
  
• Statutaire zetel
  
• Bestuurders
  
• Wettelijke vertegenwoordigers
  

Voor een goede KYC-controle mag een inschrijving in het handelsregister niet ouder zijn dan drie maanden.

Partnerschapsovereenkomst

Een partnerschapsovereenkomst is de juridische basisovereenkomst voor het oprichten van een onderneming. Hoewel er geen formele vereisten aan zijn verbonden, zoals de vennootschap onder firma (OHG) of maatschap onder firma (GbR), moet een partnerschapsovereenkomst voor naamloze vennootschappen specifieke informatie bevatten en notarieel worden bekrachtigd (zie sectie 2 van de Duitse wet op de naamloze vennootschappen [GmbHG] en sectie 23, lid 1, van de wet op de naamloze vennootschappen [AktG]).

De partnerschapsovereenkomst regelt de interne structuur van de onderneming, de rechten en plichten van de aandeelhouders, het management, de winstuitkering en de aansprakelijkheid. Zo geeft een partnerschapsovereenkomst een duidelijk overzicht van het eigenaarschap en de verantwoordelijkheden binnen een onderneming.

Lijst van aandeelhouders

Een aandeelhouderslijst bevat de belangrijkste economische eigenaren van een onderneming. De lijst bevat informatie over aandeelhouders die meer dan 25% van de aandelen bezitten. Dit is inclusief:

• Voor- en achternaam
  
• Geboortedatum en -plaats
  
• Nationaliteit
  
• Contactgegevens
  
• Adres
  
• Belastingnummer
  

Diagram van de bedrijfsstructuur

Naast de lijst van aandeelhouders bevat een KYC-controle vaak ook een officieel document met de aandeelhoudersstructuur van de onderneming. Meestal is dit een structuur- of organigram dat de relaties weergeeft tussen de verschillende rechtspersonen en particulieren die aandelen in de onderneming bezitten. Het doel van deze diagrammen is om alle personen te identificeren die direct of indirect invloed hebben op de onderneming.

Volmacht

Als er een overdracht van bevoegdheid plaatsvindt, moet het KYC-controleproces ook de bijbehorende volmacht controleren. Dit machtigt derden om namens de onderneming op te treden. Een volmacht bevat de naam van de bevoegde persoon, bijbehorende bevoegdheden en eventuele geldigheidsgebieden met betrekking tot specifieke taken of tijdsperioden. Een wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming moet de volmacht ondertekenen. Daarnaast moeten ondernemingen een identiteitsbewijs van deze bedrijfsvertegenwoordigers meesturen.

Volmachten zijn nodig tijdens KYC-controles om ervoor te zorgen dat de juiste mensen namens de ondernemingen kunnen handelen en juridisch bindende beslissingen kunnen nemen.

Wat zijn de benodigde documenten voor een uitgebreide KYC-controle?

In het GwG worden in bijlage 1 en bijlage 2 factoren opgesomd voor mogelijk lagere of hogere financiële risico's. Deze zijn met name van belang omdat sectie 10 GwG bepaalt dat ondernemingen de specifieke reikwijdte van ken-je-klant-maatregelen moeten bepalen op basis van het respectieve risico op witwassen of terrorismefinanciering. Als gevolg hiervan geven de in bijlage 2 van het GwG genoemde hogere risicofactoren ondernemingen een indicatie of er strengere due diligence-verplichtingen van toepassing zijn (zie sectie 15 GwG) en wanneer een uitgebreide ken-je-klant-controle noodzakelijk is. Als dit nodig is, heeft de onderneming de volgende documenten nodig:

Bankbrief

Een bankbrief dient als officieel bewijs dat een onderneming een zakelijke rekening heeft bij een bepaalde bank. De brief moet het volgende bevatten:

• Naam onderneming
  
• Naam en gegevens van de bank
  
• Bevestiging van de actieve zakelijke rekening
  
• Uitgiftedatum
  
• Bankstempel of handtekening
  

Financieringsbron (SOF)

Met een bewijs van een financieringsbron laat een onderneming zien dat ze over legale en traceerbare financiële middelen beschikt. Volgens sectie 15, paragraaf 3 GwG is een SOF-toetsing bijvoorbeeld aan te raden als de transactie 'bijzonder complex of ongewoon groot is in vergelijking met vergelijkbare gevallen'. In dit geval dient het document als bewijs van de herkomst van het geld dat de onderneming kan gebruiken voor een bepaalde financiële transactie of investering. De volgende documenten kunnen als bewijs dienen:

• Belastingaangiften over het vorige belastingjaar
  
• Brieven van de bank of de accountants van de onderneming waarin de activa worden opgesomd
  
• Bankafschriften
  
• Bewijs van inkomen van het voorgaande jaar
  

Bron van fondsen (SOW)

Met een bewijs van SOW kunnen ondernemingen duidelijk de herkomst van hun totale activa aantonen. Dit bewijs gaat verder dan de financieringsbron van individuele transacties en dient om de creatie van bedrijfsactiva op lange termijn te verklaren. De volgende documenten dienen als bewijs:

• Jaarrekeningen en financiële verslagen
  
• Participatiecertificaten en bedrijfsbalansen
  
• Verkoop- of overdrachtsovereenkomsten
  
• Belastingdocumenten
  

Welke sectoren vereisen KYC-controles?

KYC-verificatie is verplicht in veel bedrijfstakken, vooral in sectoren die onderworpen zijn aan strenge wettelijke vereisten en blootstaan aan een verhoogd risico op witwassen en financiële fraude.

Financiële diensten

Banken, kredietinstellingen, betaaldienstverleners en andere financiële ondernemingen mogen alleen zakelijke relaties aangaan met legitieme klanten en geen illegale financiële transacties faciliteren. Wettelijk gezien moeten zij KYC-controles uitvoeren en verdachte transacties direct melden bij de Financial Intelligence Unit (FIU). Een zorgvuldige controle beschermt financiële dienstverleners tegen juridische gevolgen en reputatieschade.

Vastgoedsector

De vastgoedsector is bijzonder kwetsbaar voor het witwassen van geld omdat fraudeurs grote bedragen in onroerend goed kunnen investeren om illegale fondsen te verbergen. Daarom moeten makelaars en projectontwikkelaars in Duitsland KYC-documenten controleren in overeenstemming met de GwG om ervoor te zorgen dat fondsen niet uit criminele bronnen komen.

Juridische diensten

Juridische dienstverleners moeten ervoor zorgen dat klanten hun diensten niet gebruiken voor het witwassen van geld of de financiering van terrorisme. Er is een groot risico dat klanten illegale geldstromen verzwijgen, met name bij het oprichten van vennootschappen, het uitvoeren van vastgoedtransacties of het uitvoeren van trustactiviteiten. Daarom moeten advocaten en notarissen over het algemeen KYC-controles uitvoeren.

Financiële cryptodiensten

Cryptovaluta's bieden een anoniem en grensoverschrijdend transactiemiddel, waardoor ze kwetsbaar zijn voor het witwassen van geld en fraude. Daarom moeten cryptobeurzen en wallet-aanbieders in Duitsland de KYC-documenten van hun klanten controleren, naast het monitoren van transacties en het melden van verdachte activiteiten.

Game-industrie

De game-industrie in Duitsland heeft de afgelopen jaren een aanzienlijke toename van online platforms en transacties gezien. Het gebruik van virtuele valuta's en in-game-aankopen neemt toe, wat de industrie kwetsbaar maakt voor witwassen en fraude. Om illegale activiteiten te voorkomen, moeten aanbieders binnen gaming ook KYC-controles uitvoeren.

Welke uitdagingen brengen KYC-controles met zich mee voor ondernemingen?

De verificatie van KYC-documenten stelt ondernemingen voor verschillende uitdagingen, die zowel organisatorisch als technisch van aard zijn.

Veel inspanning

Een van de grootste uitdagingen voor ondernemingen bij het uitvoeren van KYC-controles is de hoge organisatorische inspanning die ermee gemoeid is. De identiteitsverificatie van particulieren en rechtspersonen vereist het verzamelen, verifiëren en documenteren van een grote hoeveelheid informatie en papierwerk. Voor internationale klanten is er een extra probleem, omdat verschillende landen verschillende vereisten en documentnormen hebben.

Er zijn echter geautomatiseerde KYC-oplossingen. Stripe Identity kan ondernemingen helpen bij documentverificatie. Met Identity kun je officiële identiteitsdocumenten uit meer dan 100 verschillende landen verifiëren. Daarnaast is een biometrische vergelijking van foto's op identiteitsbewijzen en selfies mogelijk. Met Identity kun je ook automatisch namen, geboortedatums en socialezekerheidsnummers valideren.

Privacybeleid

Bij het verzamelen en opslaan van KYC-gegevens moeten ondernemingen voldoen aan zowel antiwitwaswetten als voorschriften voor gegevensbescherming, zoals de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat ondernemingen gevoelige klantgegevens veilig moeten opslaan en verwerken, en aanvullende maatregelen moeten naleven. Fouten of nalatigheid bij de verwerking van persoonsgegevens kunnen leiden tot aanzienlijke juridische en financiële risico's.

Door middel van interne audits kunnen ondernemingen aan alle AVG-vereisten voldoen. Ook is het aan te raden om medewerkers regelmatig te trainen. In principe mogen ondernemingen gevoelige klantgegevens alleen opslaan en verzenden met behulp van veilige coderingstechnologieën.

Risicomanagement

Bij KYC-controles moeten ondernemingen uitgebreid risicobeheer implementeren om potentieel risicovolle klanten te identificeren. Dit kan met name een uitdaging zijn bij internationale transacties. Ondernemingen moeten verdachte transacties kunnen identificeren en melden in overeenstemming met de wettelijke vereisten.

Om deze strikte en voortdurend veranderende uitdagingen het hoofd te bieden, moeten werknemers regelmatig worden bijgeschoold. Daarnaast kan het handig zijn om een gespecialiseerd complianceteam op te zetten. Dit team kan verdachte activiteiten analyseren en melden in nauwe samenwerking met de relevante autoriteiten. Antiwitwassoftware (AML) biedt extra ondersteuning, waarbij transacties in real time worden gemonitord en verdachte gevallen automatisch worden gemarkeerd.