Les entreprises allemandes doivent se conformer à deux niveaux d’exigences nationales et européennes en matière de connaissance du client. Ils doivent soit fournir les documents de connaissance du client à un tiers, soit effectuer eux-mêmes des vérifications. Dans cet article, vous en apprendrez davantage sur les documents de connaissance du client, notamment sur les documents requis pour un contrôle de connaissance du client pour les personnes physiques et morales. Nous expliquons également quels secteurs nécessitent des contrôles de connaissance du client et comment les entreprises peuvent surmonter les défis qui y sont liés.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce qu’un document de connaissance du client?
  
• Quels sont les documents requis pour une vérification de connaissance du client pour un particulier?
  
• Quels sont les documents requis pour une vérification de connaissance du client des personnes morales ?
  
• Quels sont les documents nécessaires pour une vérification de connaissance du client étendu?
  
• Quels sont les secteurs d’activité qui nécessitent des vérifications de connaissance du client?
  
• Quels sont les défis posés par les vérifications de connaissance du client pour les entreprises?
  

Qu’est-ce qu’un document de connaissance du client?

Conformément à la 6e directive de l’UE sur la lutte contre le blanchiment d’argent et à la loi nationale sur le blanchiment d’argent (GwG), les entreprises allemandes doivent vérifier l’identité et l’admissibilité économique de leurs clients, en particulier dans les secteurs réglementés, tels que le secteur financier, l’immobilier et les services juridiques. Ce processus est appelé connaissance du client et sert à prévenir le blanchiment d’argent et à assurer la conformité aux exigences réglementaires. Des contrôles approfondis des procédures de la connaissance du client permettent aux entreprises de répondre aux exigences de conformité tout en minimisant les risques opérationnels.

La vérification de l’identité est l’objectif principal des vérifications de la connaissance du client pour les particuliers. Lorsqu’il s’agit d’entités juridiques, il est nécessaire de vérifier les structures de propriété et les autorisations économiques. Les documents de connaissance du client fournissent les informations requises pour ce processus. En collectant et en examinant systématiquement ces documents, les entreprises peuvent identifier et vérifier les clients. Dans le même temps, ils peuvent détecter les activités suspectes à un stade précoce et prendre les contre-mesures appropriées. Les documents de connaissance du client sont un élément central d’une gestion efficace des risques et une condition préalable au respect des normes de conformité nationales et internationales.

Quels sont les documents requis pour une vérification de connaissance du client pour un particulier?

Les documents requis pour une vérification de connaissance du client dépendent du type de client. Pour les particuliers (c’est-à-dire tout client autres que les entreprises ou les organisations), les documents suivants sont importants :

Pièce d’identité officielle

Une pièce d’identité officielle permet de vérifier l’identité de la personne. Il peut s’agir, par exemple, d’une carte d’identité ou d’un passeport en cours de validité. Il est important que le document contienne :

• une photo
  
• le nom complet
  
• la date de naissance
  
• la période de validité
  

Justificatif de domicile

En plus d’une pièce d’identité, une entreprise peut demander un justificatif de domicile, mais la loi ne l’exige pas. S’il est fourni, le document doit confirmer le lieu de résidence actuel de la personne. Il peut s’agir, par exemple :

• de certificats d’immatriculation officiels
  
• de factures d’électricité ou de gaz
  
• des avis de cotisation
  
• des relevés bancaires avec coordonnées
  

Justificatif de revenu

Dans certains cas, une preuve de revenu peut également être nécessaire dans le cadre du processus de connaissance du client. Il est particulièrement important pour les personnes à la recherche de services financiers et qui font des investissements importants. Les formes de preuve les plus courantes sont les suivantes :

• les fiches de paie
  
• les avis de cotisation
  
• les relevés de compte
  
• les confirmations de l’employeur
  

En vérifiant ces documents, les entreprises se protègent contre les fraudes potentielles et assurent également une base solide pour les transactions financières.

Quels sont les documents requis pour une vérification de connaissance du client des entités juridiques?

Les vérifications de connaissance du client des entités juridiques (c’est-à-dire des entreprises) doivent inclure les documents suivants :

Inscription au registre du commerce

Une inscription au registre du commerce est un document de connaissance du client important pour les entités juridiques. Les entreprises et les institutions le demandent souvent pour vérifier l’existence juridique et la structure d’une autre société. L’inscription sert de preuve officielle d’inscription au registre du commerce et contient des informations importantes sur l’entreprise. Il s’agit notamment :

• du nom de l’entreprise
  
• du type et de l’objet de l’entreprise
  
• du siège social
  
• des directeurs généraux
  
• des représentants légaux
  

Pour une vérification adéquate de la connaissance du client, l’inscription au registre du commerce ne doit pas dater de plus de trois mois.

Accord de partenariat

Un contrat de partenariat est l’accord juridique de base pour la création d’une société. Bien qu’il ne soit soumis à aucune exigence formelle (telle que la société en nom collectif (OHG) ou la société en nom collectif (GbR), un contrat de société en nom collectif pour les sociétés anonymes doit contenir des informations spécifiques et être notarié (voir l’ 2 de la loi allemande sur les sociétés à responsabilité limitée [GmbHG] et l’article 23, paragraphe 1 de la loi sur les sociétés anonymes [AktG]).

Le contrat de société régit la structure interne de l’entreprise, les droits et obligations des actionnaires, la gestion, la répartition des bénéfices et la responsabilité. Ainsi, un accord de partenariat donne un aperçu clair de la propriété et des responsabilités d’une entreprise.

Liste des actionnaires

Une liste d’actionnaires contient les principaux propriétaires économiques d’une entreprise. La liste contient des informations sur les actionnaires qui détiennent plus de 25 % des actions. Il s’agit notamment :

• du prénom et du nom
  
• de la date et du lieu de naissance
  
• de la nationalité
  
• des coordonnées
  
• de l’adresse
  
• du numéro d’identification fiscale
  

Diagramme de structure de l’entreprise

En plus de la liste des actionnaires, une vérification de connaissance du client comprend souvent un document officiel montrant la structure de l’actionnariat de l’entreprise. En règle générale, il s’agit d’un organigramme structurel ou organisationnel qui montre les relations entre les différentes entités juridiques et les personnes privées qui détiennent des actions de l’entreprise. L’objectif de ces schémas est d’assurer l’identification de toutes les personnes qui ont une influence directe ou indirecte sur l’entreprise.

Procuration

En cas de transfert de pouvoir, le processus de vérification de connaissance du client doit également examiner la procuration correspondante. Celui-ci autorise des tiers à agir au nom de l’entreprise. Une procuration contient le nom de la personne autorisée, les pouvoirs qui lui sont associés et tout domaine de validité en ce qui concerne des tâches ou des périodes précises. Un représentant légal de l’entreprise doit signer la procuration. De plus, les entreprises doivent inclure une preuve d’identité de ces représentants de l’entreprise.

Les procurations sont nécessaires lors des vérifications de connaissance du client. Elles permettent de s’assurer que les bonnes personnes peuvent agir au nom des entreprises et prendre des décisions juridiquement contraignantes.

Quels sont les documents nécessaires pour une vérification de connaissance du client étendu?

Dans le GwG, l’annexe 1 et l’annexe 2 énumèrent les facteurs de risques financiers potentiellement inférieurs ou supérieurs. Celles-ci sont d’autant plus importantes que l’article 10 du GwG stipule que les entreprises doivent déterminer le champ d’application spécifique des mesures de connaissance du client en fonction du risque respectif de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme. En conséquence, les facteurs de risque plus élevés énumérés à l’annexe 2 du GwG donnent aux entreprises une indication de l’application d’obligations accrues de diligence raisonnable (voir article 15 du GwG) et du cas où une vérification de connaissance du client étendue est nécessaire. Si nécessaire, l’entreprise aura besoin des documents suivants :

Lettre bancaire

Une lettre bancaire sert de preuve officielle qu’une entreprise a un compte professionnel auprès d’une banque particulière. Elle doit contenir :

• le nom de l’entreprise
  
• le nom et les coordonnées de la banque
  
• la confirmation du compte d’entreprise actif
  
• la date d’émission
  
• le cachet ou la signature bancaire
  

Provenance des fonds

La preuve de la provenance des fonds garantit qu’une entreprise dispose de ressources financières légales et traçables. Selon l’article 15, paragraphe 3 du GwG, un examen de la provenance des fonds est souhaitable, par exemple, si l’opération « est particulièrement complexe ou exceptionnellement importante par rapport à des cas similaires ». Dans ce cas, le document sert de preuve de provenance des fonds que l’entreprise peut utiliser dans le cadre d’une transaction financière ou d’un investissement particulier. Les documents suivants peuvent servir de preuve :

• la déclaration fiscale de l’année d’imposition précédente
  
• les lettres de la banque ou des comptables de l’entreprise énumérant les actifs
  
• les relevés de compte
  
• le justificatif de revenus de l’année précédente
  

Source de richesse

Grâce à la preuve de la source de richesse, les entreprises peuvent démontrer clairement l’origine de l’ensemble de leurs actifs. Ces éléments de preuve vont au-delà de la source de financement des transactions individuelles et servent à expliquer la création à long terme d’actifs de l’entreprise. Les documents suivants peuvent servir de preuve :

• états financiers annuels et rapports financiers
  
• certificats de participation et bilans d’entreprise
  
• contrats de vente ou de cession
  
• documents fiscaux
  

Quels sont les secteurs d’activité qui nécessitent des vérifications de connaissance du client?

La vérification de connaissance du client est obligatoire dans de nombreux secteurs, en particulier ceux qui sont soumis à des exigences réglementaires strictes et exposés à un risque accru de blanchiment d’argent et de fraude financière.

Services financiers

Les banques, les établissements de crédit, les prestataires de services de paiement et les autres sociétés financières doivent veiller à n’établir des relations commerciales qu’avec des clients légitimes et à ne pas faciliter les transactions financières illégales. D’un point de vue légal, ils doivent procéder à des vérifications de connaissance du client et signaler immédiatement les transactions suspectes à la Cellule de renseignement financier (CRF). Un examen minutieux protège les fournisseurs de services financiers contre les conséquences juridiques et les atteintes à leur réputation.

Secteur de l’immobilier

Le secteur de l’immobilier est particulièrement vulnérable au blanchiment d’argent, car les fraudeurs peuvent investir des sommes importantes dans l’immobilier pour dissimuler des fonds illégaux. Par conséquent, les agents immobiliers et les promoteurs immobiliers en Allemagne doivent vérifier les documents de connaissance du client conformément au GwG pour s’assurer que les fonds ne proviennent pas de sources criminelles.

Services juridiques

Les fournisseurs de services juridiques doivent veiller à ce que leurs clients n’utilisent pas leurs services à des fins de blanchiment d’argent ni de financement d’activités terroristes. Il existe un risque élevé que les clients dissimulent des flux financiers illégaux, notamment lors de la création de sociétés, de transactions immobilières ou d’activités fiduciaires. Par conséquent, les avocats et les notaires doivent généralement effectuer des vérifications de connaissance du client.

Services financiers cryptographiques

Les cryptomonnaies constituent un moyen de transaction anonyme et transfrontalier, ce qui les rend vulnérables au blanchiment d’argent et à la fraude. Par conséquent, les plateformes d’échange de cryptomonnaies et les fournisseurs de portefeuilles en Allemagne doivent vérifier les documents de connaissance du client des personnes avec qui elles font affaire, en plus de surveiller les transactions et de signaler les activités suspectes.

Industrie du jeu vidéo

L’industrie du jeu en Allemagne a connu une augmentation notable des plateformes et des transactions en ligne ces dernières années. L’utilisation de monnaies virtuelles et d’achats dans les jeux augmente, ce qui rend l’industrie vulnérable au blanchiment d’argent et à la fraude. Afin de prévenir les activités illégales, les fournisseurs de l’industrie du jeu doivent également effectuer des vérifications de connaissance du client.

Quels sont les défis posés par les vérifications de connaissance du client pour les entreprises?

La vérification des documents de connaissance du client présente aux entreprises plusieurs défis, à la fois organisationnels et techniques.

Effort élevé

L’un des plus grands défis pour les entreprises lors de la réalisation des vérifications de connaissance du client est l’effort organisationnel élevé que cela implique. La vérification de l’identité des personnes physiques et morales nécessite la collecte, la vérification et la documentation d’un grand nombre d’informations et de documents. Pour les clients internationaux, il y a une difficulté supplémentaire, car chaque pays a des exigences et des normes de documents différentes.

Il existe cependant des solutions de connaissance du client automatisées. Stripe Identity peut aider les entreprises à vérifier leurs documents. Avec Identity, vous pouvez vérifier les pièces d’identité officielles de plus de 100 pays différents. De plus, une comparaison biométrique des photos d’identité et des égoportraits est possible. À l’aide d’Identity, vous pouvez également valider automatiquement les noms, les dates de naissance et les numéros de sécurité sociale.

Politique de confidentialité

Lors de la collecte et du stockage des données de connaissance du client, les entreprises doivent se conformer à la fois aux lois anti-blanchiment d’argent et aux réglementations en matière de protection des données, telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD). Cela signifie que les entreprises doivent stocker et traiter les données sensibles des clients en toute sécurité et se conformer à des mesures de conformité supplémentaires. Des erreurs ou des négligences dans le traitement des données personnelles peuvent entraîner des risques juridiques et financiers importants.

Grâce à des audits internes, les entreprises peuvent s’assurer qu’elles répondent à toutes les exigences du RGPD. Il est également conseillé de former régulièrement les employés. En principe, les entreprises ne devraient stocker et transmettre les données sensibles des clients qu’à l’aide de technologies de chiffrement sécurisées.

Gestion des risques

Les vérifications de connaissance du client exigent des entreprises qu’elles mettent en œuvre une gestion complète des risques afin d’identifier les clients potentiellement à risque. Cela peut s’avérer particulièrement difficile dans le cadre de transactions internationales. Les entreprises doivent être en mesure d’identifier les transactions suspectes et de les signaler conformément aux exigences légales.

Pour relever ces défis élevés et en constante évolution, les employés doivent recevoir des formations régulières. De plus, il peut être utile de mettre en place une équipe de conformité spécialisée. Cette équipe est en mesure d’analyser et de signaler les activités suspectes en étroite collaboration avec les autorités compétentes. Le logiciel de lutte contre le blanchiment d’argent (AML) offre une assistance supplémentaire, en surveillant les transactions en temps réel et en signalant automatiquement les cas suspects.