德国的公司必须遵守国家/地区和欧洲两个级别的客户身份验证 (KYC) 要求。它们必须向第三方提供 KYC 文档或自行检查。在本文中，您将了解 KYC 文档，包括对个人和法人实体进行 KYC 检查所需的文档。我们还会解释哪些行业需要 KYC 检查以及公司如何应对挑战。

目录

• 什么是客户身份验证 (KYC) 文档？
  
• 对个人进行 KYC 检查需要哪些文档？
  
• 对法人实体进行 KYC 检查需要哪些文档？
  
• 延期 KYC 检查所需的文档是什么？
  
• 哪些行业需要 KYC 检查？
  
• KYC 检查给公司带来了哪些挑战？
  

什么是客户身份验证 (KYC) 文档？

根据欧盟第 6 号反洗钱指令和国家/地区反洗钱法(GwG)，德国公司必须检查其客户的身份和经济资格，尤其是在受监管的行业，如金融部门、房地产和法律服务。这个过程称为客户身份验证 (KYC)，用于防止洗钱并确保遵守监管要求。彻底的 KYC 检查使公司能够满足合规要求，同时最大限度地降低运营风险。

身份验证是针对个人的 KYC 检查的主要焦点。当涉及到法人实体时，有必要检查其所有权结构和经济授权。KYC 文档提供了此过程所需的信息。通过系统地收集和审查这些文档，公司可以识别客户并对其进行身份验证。同时，可以及早发现可疑活动并采取适当的对策。KYC 文档是有效风险管理的核心组成部分，也是遵守国家/地区和国际合规标准的先决条件。

对个人进行 KYC 检查需要哪些文档？

KYC 检查所需的文档取决于客户的类型。对于个人（即非企业或组织），以下文档很重要：

官方身份证明文档

官方身份证明文档可验证个人身份。例如，这可以包括有效的身份证或护照。文档必须包含：

• 一张照片
  
• 全名
  
• 出生日期
  
• 有效期
  

居住证明

除了身份证明外，企业还可以要求提供居住证明，但法律并不要求这样做。如果提供，该文档必须确认个人当前的居住地。例如，这可能包括：

• 官方注册证书
  
• 电费或煤气费账单
  
• 税务评估
  
• 带有地址详细信息的银行对账单
  

收入证明

在某些情况下，作为 KYC 流程的一部分，收入证明可能也是必要的。对于寻求金融服务和进行大额投资的个人来说，这一点尤为重要。常见的证明形式包括：

• 工资单
  
• 税务评估
  
• 银行对账单
  
• 雇主确认信息
  

通过检查这些文档，公司可以保护自己免受潜在的欺诈行为，并确保为开展金融事务奠定坚实的基础。

对法人实体进行 KYC 检查需要哪些文档？

对法人实体（即公司）的 KYC 检查必须包括以下文档：

商业登记记录

商业登记记录是法人实体的重要 KYC 文档。公司和机构经常需要它来验证另一家公司的合法存在和组织结构。该记录是在商业登记处注册的官方证明，并包含有关公司的重要信息。这包括：

• 公司名称
  
• 公司类型和宗旨
  
• 注册办事处
  
• 董事
  
• 法定代表人
  

为了进行适当的 KYC 检查，要求商业登记记录的日期不超过三个月。

合伙协议

合伙协议是设立公司的基本法律协议。合伙协议没有任何形式要求，例如普通合伙 (OHG) 或民法合伙 (GbR) 的形式要求，但股份公司的合伙协议必须包含特定信息并经过公证（参见德国有限责任公司法 [GmbHG] 第 2 条和《股份公司法》第 23 条第 1 款）。

合伙协议规定了公司的内部结构、股东的权利和义务、管理、利润分配和责任。因此，合伙协议提供了对公司所有权和责任的清晰概述。

股东名单

股东名单包含公司的主要经济所有者。该名单包含持有超过 25% 股份的股东的信息。这包括：

• 名字和姓氏
  
• 出生日期和出生地点
  
• 国籍
  
• 详细联系方式
  
• 地址
  
• 税号
  

公司架构图

除了股东名单外，KYC 检查通常还包括显示公司股权结构的正式文档。通常，这是一个结构图或组织形式图，显示各种法人实体与拥有公司股份的个人之间的关系。这些图表旨在确保识别所有对公司有直接或间接影响的人。

授权委托书

如果发生授权转移，KYC 检查过程还必须审查相应的授权书。授权委托书用于授权第三方代表公司行事。授权书包含被授权人的姓名、相关权力以及与特定任务或时间段有关的任何有效领域。公司的法定代表人必须签署授权委托书。此外，公司必须提供这些公司代表的身份证明。

在 KYC 检查期间，授权书是必要的，用于确保合适的人可以代表公司行事并做出具有法律约束力的决定。

延期 KYC 检查所需的文档是什么？

在 GWG 中，附件 1 和 附件 2 列出了具有较低或较高财务风险的潜在因素。这些附件尤为重要，因为 GwG 第 10 条规定，企业应根据各自的洗钱或恐怖主义融资风险确定 KYC 措施的具体范围。因此，GwG 附件 2 中列出的较高风险因素为公司提供了是否适用增加尽职调查义务的指示（参见 GwG 第 15 条），以及何时需要 KYC 检查延期。如有必要，企业将需要以下文档：

银行信函

银行信函可作为公司在特定银行拥有商业账户的官方证明。它应该包含：

• 公司名称
  
• 银行名称和详细信息
  
• 确认有效的企业账户
  
• 开具日期
  
• 银行印章或签名
  

资金来源 (SOF)

SOF 证明可确保公司拥有合法且可追溯的财务资源。根据 GwG 第 15 条第 3 款，建议进行 SOF 审查，例如，如果交易“与类似案件相比特别复杂或异常大”。在这种情况下，该文档可作为企业可用于特定金融交易或投资的资金来源的证明。以下文档可以作为证明：

• 上一纳税年度的纳税申报表
  
• 列出了资产的银行或公司会计师的信函
  
• 银行对账单
  
• 上一年度的收入证明
  

财富来源 (SOW)

通过 SOW 证明，公司可以清楚地证明其总资产的来源。这一证据的效力高于个别交易的融资来源，有助于解释公司资产的长期来源。以下文档可作为证明：

• 年度财务报表和财务报告
  
• 参与证明和公司资产负债表
  
• 出售或转让协议
  
• 税务文档
  

哪些行业需要 KYC 检查？

KYC 验证在许多行业都是强制性的，尤其是那些受到严格监管要求并面临洗钱和金融欺诈风险增加的行业。

金融服务

银行、信贷机构、支付服务提供商和其他金融公司必须确保他们只与合法客户建立业务关系，并且不为非法金融交易提供便利。从法律上讲，他们必须进行 KYC 检查，并且必须立即向金融情报单位 (FIU) 报告可疑交易。仔细审查可以保护金融服务提供商免受法律后果和声誉损害。

房地产行业

房地产行业特别容易受到洗钱的影响，因为欺诈者可以在房地产上投入大量资金以隐匿非法资金。因此，德国的房地产经纪人和房地产开发商必须根据 GwG 检查 KYC 文档，以确保资金来源合法。

法律服务

法律服务提供商必须确保客户不会将其服务用于洗钱或恐怖主义融资。客户隐瞒非法资金流动的风险很高，尤其是在设立公司、进行房地产交易或开展信托活动时。因此，律师和公证人一般必须进行 KYC 检查。

加密金融服务

加密货币提供了一种匿名和跨境的交易方式，使其容易受到洗钱和欺诈的影响。因此，德国的加密货币交易所和钱包提供商除了监控交易和报告可疑活动外，还必须检查客户的 KYC 文档。

游戏行业

近年来，德国的游戏行业在线平台和交易量大幅增加。虚拟货币和游戏内购买的使用正在增加，这使得该行业容易受到洗钱和欺诈的影响。为了防止非法活动，游戏行业的提供商也必须进行 KYC 检查。

KYC 检查给公司带来了哪些挑战？

KYC 文档的验证给公司带来了一些挑战，既有组织上的挑战，也有技术上的挑战。

工作量大

在进行 KYC 检查时，公司面临的最大挑战之一是涉及大量的组织工作。个人和法人实体的身份验证需要收集、验证和记录大量信息和文书工作。对于国际客户来说，还有一个额外的困难，因为不同的国家/地区有不同的要求和文档标准。

但是，借助自动化的 KYC 解决方案，Stripe Identity 可以帮助公司进行文档验证。使用 Identity，您可以验证来自 100 多个不同国家/地区的官方身份证明文档。此外，还可以对身份证照片和自拍照进行生物识别比较。使用 Identity，您还可以自动验证姓名、出生日期和社会保险号。

隐私政策

在收集和存储 KYC 数据时，公司必须遵守反洗钱法律和数据保护法规，例如《通用数据保护条例》(GDPR)。这意味着公司必须安全地存储和处理敏感的客户数据，并遵守额外的合规措施。处理个人数据时出错或疏忽可能导致重大的法律和财务风险。

通过内部审计，公司可以确保他们满足所有 GDPR 要求。还建议定期培训员工。原则上，公司应仅使用安全加密技术存储和传输敏感的客户数据。

风险管理

KYC 检查要求公司实施全面的风险管理，以识别潜在的风险客户。这在国际交易中尤其具有挑战性。公司必须能够识别可疑交易并按照法律要求进行报告。

为了应对这些高难度且不断变化的挑战，员工应定期接受培训。此外，建立一个专门的合规团队也很有用。该团队可以与有关当局密切合作，分析和报告可疑活动。反洗钱 (AML) 软件可提供额外的支持，能够实时监控交易并自动标记可疑案例。