ドイツのビジネスには、インボイスを保存する法的義務があります。この規制は、財務勘定が適切に保持されていることを確保し、商取引の追跡可能性と監査可能性を保証することを目的としています。これらの規制により、税務当局は監査を実施する際に税務文書を調査できます。ビジネスにとって最も重要な規制の 1 つは、インボイスの保存期間に関するものです。

この記事では、ドイツにおけるインボイスの保存要件、保存期間、許可されているフォーマットについて説明します。また、保存オプション、編集可能なファイルフォーマットが監査リスクとなる理由、文書保存のミスが税務調査で問題を引き起こす可能性がある理由についても解説します。

この記事でわかること

• ドイツでは、原則としてインボイスを 8 年間保存する必要があります。
  
• ビジネスは、保存期間中、インボイスが変更されず、判読可能であり、理解可能であり、アクセス可能であることを確保する必要があります。
  
• 電子インボイスは、元の電子フォーマットで保存する必要があります。
  
• Word および Excel のインボイスは監査リスクとなる可能性があります。
  
• デジタルアーカイブツールは、インボイスを安全に管理するための構造化されたソリューションをビジネスに提供します。
  

ドイツで請求を保管するための要件は何ですか？

ドイツでは、企業は法的な保管期間を通じて、請求を完全で読みやすく、アクセス可能な状態に保つことが義務付けられています。この義務は、受領した請求と発行した請求、および電子請求と紙の請求に適用されます。

完全で監査可能、および変更不可能なドキュメント

請求の元のコンテンツを変更することはできません。痕跡を残したり、透明なドキュメントをまとめたりせずに、遡及的な修正を行うことはできません。電子アーカイブシステムは、請求が変更されずに保管され、請求に関連するすべての操作を追跡できるようにする必要があります。保管要件を管理する主要な規制ポリシーの 1 つは、電子形式の帳簿、記録、およびドキュメントの適切な保持および保管に関する原則 (GoBD) です。

ドキュメントのアクセス可能性と読みやすさ

請求は、保管期間全体を通じてアクセス可能であり、妥当な時間内に読み取り可能にすることが求められます。これは電子請求にも適用され、そのコンテンツは要求に応じて機械で読み取れるようにする必要があります。ドイツの企業は、アーカイブされたドキュメントに常にアクセスできるように、適切な技術的および組織的対策を講じる必要があります。

コンプライアンスに準拠したアーカイブ

請求は、適切な簿記に関する法的要件に従ってアーカイブする必要があります。これには、ドキュメントをすばやく検索できる体系的な保管プロセスが含まれます。また、企業は、請求が紛失、破損、または不正な変更から保護されていることを確認する必要があります。電子アーカイブシステムは、企業がこれらの要件を満たすのに役立つアクセス権限、変更ログ、バージョニング、データバックアップなどの機能を提供します。

請求の保管期間と形式について

ドイツでは、請求は法的に定められた保管期間の対象となります。関連する規定は、ドイツ租税通則法 (AO) 第 147 条、ドイツ VAT (UStG) 第 14b 条、およびドイツ商法典 (HGB) 第 257 条です。これらの規制により、企業は請求を一定期間保管することが義務付けられています。保管期間は常に、対応する請求が発行または受領された暦年の末日から始まります。

請求の保管期間

ドイツの企業は、請求を 8 年間保管する必要があります。帳簿、棚卸資産、開始貸借対照表、および年次財務諸表は、10 年間の保管期間の対象となります。商業書類およびビジネスメールは、6 年間保管する必要があります。

個人向けのルール

個人のルールは企業のルールとは異なります。一般的に、個人の顧客には請求を保管する法的義務はありません。ただし、たとえばドイツ民法典 (BGB) 第 437 条以降に基づいて保証請求を行うために使用できるため、請求を安全に保管することをお勧めします。

このルールは、個人向けに提供される請負業者のサービスには適用されません。UStG 第 14b 条によると、個人の顧客はこれらの請求を 2 年間保管する必要があります。この保管期間は、請求が発行された暦年の末日から始まります。請負業者は、顧客に発行する請求にこの要件を明記する必要があります。この規制は、請負業者、建築家、足場工事業者、造園業者などのサービスプロバイダーに適用されます。

請求の保管形式

紙の請求は、原則として元の形式で保管する必要があります。ただし、デジタル化プロセスが GoBD の要件を満たしている場合は、デジタル化して電子的にアーカイブできます。電子コピーは視覚的に原本と同じである必要があり、原本のすべてのコンテンツを保持する必要があります。アーカイブシステムが常に準拠していることを示せるように、スキャンプロセスを文書化する必要があります。

電子請求の保管

2025年1月1日以降、ドイツ国内の企業間 (B2B) 取引では電子請求が義務付けられます。企業は原則として、電子請求を発行および処理できる必要があります。電子請求の発行要件に関する移行規定は設けられていますが、長期的には B2B で電子請求が標準となります。

原則として、電子請求は受信または生成された形式で保管する必要があります。電子請求を印刷しても、元のファイルをアーカイブする要件を満たしたことにはなりません。XRechnung などの構造化された電子請求形式の場合、機械可読データセットが保管対象の元のファイルと見なされます。単純な PDF は、VAT 法に基づく電子請求とは見なされません。

Word および Excel のインボイスが監査リスクとなる理由

GoBD では、税務文書を完全で変更不可能で追跡可能な形式で保存することが義務付けられています。Word または Excel ファイルを保存しても、このプロセスでは改ざん防止アーカイブおよび変更ログ機能が提供されないため、この要件を満たさないことがよくあります。理論的には、これらのファイルは、対応する文書化なしに遡及的に修正される可能性があります。

ただし、作成後に保護され、法的規制に従ってアーカイブされている限り、Word または Excel を使用してインボイスを作成することは可能です。ビジネスは、適切なプロセスまたはシステムを使用して改ざんを防止し、変更を記録し、追跡可能性を確保する必要があります。

保存オプション: 紙またはデジタルアーカイブ？

電子インボイスを除き、ビジネスは原則として紙の形式およびデジタルでインボイスを保存できます。運用上の要件と技術的能力により、特定のビジネスに適したアーカイブの種類が決定されます。

紙のアーカイブ

紙のアーカイブでは、インボイスは物理的にアーカイブされ、法定保存期間中保存されます。この種のアーカイブには、適切な施設、構造化された保管場所、および文書の紛失または損傷を防ぐための対策が必要です。ビジネスが大規模な紙のアーカイブを保有している場合、個々の文書の検索に時間がかかる可能性があります。

デジタルアーカイブ

デジタルアーカイブとは、適切な IT システムにおける文書の電子的保管、管理、および長期保存を指します。インボイスは紙の形式でアーカイブされ、デジタルで記録され、定義された構造に従って保存され、オンデマンドでアクセスできるようになります。

デジタルアーカイブにより、ビジネスは物理的なスペースの必要性を減らしながら、インボイスを迅速に管理できます。電子アーカイブシステムは、ビジネスが文書を体系的に保存および検索し、不正な変更から文書を保護するのに役立ちます。ただし、ビジネスは、使用するシステムが GoBD の要件に準拠していることを確認する必要があります。

アーカイブ方法の比較

紙のアーカイブは簡単に導入できますが、デジタルアーカイブソリューションは、インボイスの検索、文書の処理、および長期的なファイル管理のための拡張機能を提供します。電子インボイスが一般的になるにつれ、ビジネスはインボイス発行プロセスのデジタル化をさらに進めるでしょう。電子インボイスは元のデジタルフォーマットで保存する必要があるため、紙のアーカイブだけでは、インボイスを保存するための長期的なソリューションにはなりません。

文書保存のミスが税務調査で問題を引き起こす可能性がある理由

税務調査官は、ビジネスがインボイスの保存に関する法定要件を遵守しているかどうかを頻繁に調査します。ビジネスがよく犯す間違いは、法定保存期間中にインボイスを完全にアーカイブしていないことです。たとえば、インボイスが削除されたり、破棄されたり、義務付けられた保存期間の終了前に判読不能になったりします。

ドイツのビジネスは、すべてのインボイス (受領および発行) を保存期間全体にわたって保存していることを確認する必要があります。保存期間中にインボイスを提示できない場合、税務当局からの結果に直面する可能性があります。

電子インボイスに関連する特有のリスクは、印刷物または変換されたファイルのみを保存することです。ビジネスは、改ざん防止および監査可能な文書の要件を満たすために、完全なインボイスを保存する必要があります。

不十分な追跡可能性とデータアーキテクチャー

変更が文書化されずにインボイスが遡及的に変更できる場合、簿記システムのコンプライアンスに疑問が生じる可能性があります。ビジネスは、アーカイブプロセスで変更を発見し、透明性をもってログに記録できることを確認する必要があります。

複雑または非構造化なデータアーキテクチャーは、監査中に問題となる可能性があります。インボイスは、保存期間全体にわたって検索可能かつ判読可能である必要があります。構造化されたアーカイブは、ビジネスが保存期間全体にわたって法定要件を遵守し、監査リスクを軽減するのに役立ちます。プロセス文書化により、ワークフローを完全に把握する必要があります。

Stripe Invoicing によるビジネスのインボイス保存のサポート

適切なインボイス保存は、インボイスの作成と管理のための構造化されたプロセスから始まります。Stripe Invoicing は、ビジネスがインボイスプロセスを統合し、透明性のあるドキュメントを作成するのに役立ちます。一貫したインボイス生成、連続した番号付け、および明確な監査証跡により、ビジネスは法定保存期間全体にわたってインボイスを適切に保存するための基盤を構築できます。

また、Stripe Invoicing は、インボイスの送信から支払いの追跡まで、ビジネスが債務者の会計を管理するのにも役立ちます。支払い状況は自動的に監視され、ユーザーは自動支払いリマインダーを設定できるため、手動プロセスが削減され、インボイス発行ワークフローがより効率的になります。

Stripe Invoicing は、既存の会計システムおよび企業資源計画 (ERP) システムと連携できるため、ビジネスはシステム間でデータを同期できます。コンプライアンスに準拠したインボイスの保存は、GoBD の要件を満たす必要がある適切なアーカイブシステムを使用して行われます。ただし、Stripe Invoicing は、ビジネスが構造化された透明性のあるインボイス発行プロセスを確立し、コンプライアンスに準拠したアーカイブをより簡単にするのに役立ちます。

請求の保管期間に関するよくあるご質問