Le attività in Germania hanno l'obbligo legale di conservare le fatture. I regolamenti hanno lo scopo di garantire che i conti finanziari siano tenuti correttamente e di garantire che le transazioni commerciali siano tracciabili e verificabili. Tali regolamenti consentono alle autorità finanziarie di esaminare la documentazione fiscale durante i controlli. Uno dei regolamenti più importanti per le attività riguarda i periodi di conservazione delle fatture.

In questo articolo scoprirai quali sono i requisiti per la conservazione delle fatture in Germania, quali sono i periodi di conservazione e quali formati sono consentiti. Spiegheremo inoltre quali sono le opzioni di archiviazione, perché i formati di file modificabili rappresentano un rischio di controllo e in che modo gli errori nell'archiviazione dei documenti possono causare problemi durante i controlli fiscali.

In sintesi

• In Germania le fatture devono in linea di principio essere conservate per otto anni.
  
• Le attività devono assicurarsi che le fatture rimangano inalterate, leggibili, comprensibili e accessibili per tutto il periodo di conservazione.
  
• Le fatture elettroniche devono essere archiviate nel loro formato elettronico originale.
  
• Le fatture in Word ed Excel possono rappresentare un rischio in sede di controllo.
  
• Gli strumenti di archiviazione digitale offrono alle attività una soluzione strutturata per la gestione sicura delle fatture.
  

Quali sono i requisiti per la conservazione delle fatture in Germania?

In Germania, le attività sono tenute a conservare le fatture in modo che rimangano complete, leggibili e accessibili per l'intero periodo di conservazione previsto dalla legge. Tale obbligo si applica alle fatture in entrata e in uscita, nonché alle fatture elettroniche e cartacee.

Documentazione completa, verificabile e inalterabile

Il contenuto originale delle fatture non deve essere modificato. Non deve essere possibile apportare modifiche retroattive senza lasciare traccia o senza compilare una documentazione trasparente. I sistemi di archiviazione elettronica devono garantire che le fatture siano conservate senza alterazioni e che tutte le operazioni relative a una fattura possano essere tracciate. Una delle principali politiche normative che regolano i requisiti di conservazione sono i principi per la corretta tenuta e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico (GoBD).

Accessibilità e leggibilità della documentazione

È necessario che le fatture siano accessibili per tutto il periodo di conservazione e che possano essere rese leggibili in tempi ragionevoli. Ciò vale anche per le fatture elettroniche, i cui contenuti devono essere resi leggibili da una macchina su richiesta. Le attività in Germania dovrebbero adottare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire che i documenti archiviati siano accessibili in ogni momento.

Archiviazione conforme

Le fatture devono essere archiviate in conformità ai requisiti di legge per una corretta tenuta della contabilità. Ciò include un processo di conservazione sistematico che consenta di individuare rapidamente i documenti. Le attività devono inoltre garantire che le fatture siano protette da perdita, danni o alterazioni non autorizzate. I sistemi di archiviazione elettronica offrono funzionalità quali diritti di accesso, registri delle modifiche, controllo delle versioni e backup dei dati che possono aiutare le attività a soddisfare questi requisiti.

Per quanto tempo e in quale formato devono essere conservate le fatture?

In Germania, le fatture sono soggette a periodi di conservazione definiti per legge. Le disposizioni pertinenti sono l'Articolo 147 del Codice Fiscale tedesco (AO), l'Articolo 14b della Legge tedesca sull'imposta sul valore aggiunto (UStG) e l'Articolo 257 del Codice Commerciale tedesco (HGB). Tali normative impongono alle attività di conservare le fatture per un periodo prestabilito. Il periodo di conservazione inizia sempre alla fine dell'anno solare in cui la fattura corrispondente è stata emessa o ricevuta.

Tempi di conservazione delle fatture

In Germania le attività devono conservare le fatture per otto anni. I libri contabili, gli inventari, i bilanci di apertura e i bilanci d'esercizio sono soggetti a un periodo di conservazione di 10 anni. I documenti commerciali e la corrispondenza commerciale devono essere conservati per sei anni.

Regole per i privati

Le regole per i privati non sono le stesse previste per le attività. In generale, i clienti privati non sono tenuti per legge a conservare le fatture. Tuttavia, è sempre opportuno conservare le fatture al sicuro perché possono essere utilizzate per far valere i diritti di garanzia ai sensi dell'Articolo 437 e seguenti del Codice Civile tedesco (BGB), ad esempio.

Le regole non si applicano ai servizi resi da appaltatori a privati. Secondo l'Articolo 14b dell'UStG, i clienti privati sono tenuti a conservare queste fatture per due anni. Questo periodo di conservazione inizia alla fine dell'anno solare in cui è stata emessa la fattura. Gli appaltatori devono indicare esplicitamente questo requisito nelle fatture emesse ai clienti. Questa normativa si applica a fornitori di servizi quali appaltatori, architetti, aziende di impalcature e aziende di giardinaggio e architettura del paesaggio.

Formati di conservazione delle fatture

Le fatture cartacee devono, in linea di principio, essere conservate nel loro formato originale. Tuttavia, possono essere digitalizzate e archiviate elettronicamente se il processo di digitalizzazione soddisfa i requisiti dei GoBD. La copia elettronica deve essere visivamente identica all'originale e tutti i contenuti dell'originale devono essere conservati. Il processo di scansione deve essere documentato in modo da poter dimostrare in qualsiasi momento la conformità del sistema di archiviazione.

Conservazione delle fatture elettroniche

A partire dal 1° gennaio 2025, la fatturazione elettronica è obbligatoria per le transazioni tra attività in Germania (B2B). Le attività devono, in linea di principio, essere in grado di emettere ed elaborare fatture elettroniche. Sebbene siano in vigore norme transitorie in merito all'obbligo di emettere fatture elettroniche, la fatturazione elettronica diventerà lo standard nel B2B a lungo termine.

In linea di principio, le fatture elettroniche devono essere conservate nel formato in cui sono state ricevute o generate. La stampa di una fattura elettronica non soddisfa il requisito di archiviazione del file originale. Nel caso di formati di fatture elettroniche strutturati, come XRechnung, il set di dati leggibile da un computer è considerato il file originale che deve essere conservato. Un semplice PDF non è considerato una fattura elettronica ai sensi della normativa sull'IVA.

Perché le fatture in Word ed Excel rappresentano un rischio di controllo?

I principi GoBD richiedono che la documentazione fiscale sia conservata in un formato completo, inalterabile e tracciabile. Spesso, il salvataggio di un file Word o Excel non soddisfa questo requisito, in quanto questo processo non prevede funzionalità di archiviazione a prova di manomissione e di registro delle modifiche. In teoria, questi file potrebbero essere modificati a posteriori senza la relativa documentazione.

Tuttavia, è ancora possibile creare fatture utilizzando Word o Excel, a condizione che queste fatture siano protette dopo essere state create e vengano archiviate in conformità alle normative di legge. Le attività devono utilizzare processi o sistemi adeguati per prevenire manomissioni, registrare le modifiche e garantire la tracciabilità.

Opzioni di archiviazione: cartacea o digitale?

A eccezione delle fatture elettroniche, le attività possono, in linea di principio, archiviare le fatture sia in formato cartaceo sia digitale. I requisiti operativi e le capacità tecniche determinano quale tipo di archiviazione è adatto per un'attività in particolare.

Archiviazione cartacea

Con l'archiviazione cartacea, le fatture vengono archiviate fisicamente e conservate per tutta la durata del periodo di conservazione legale. Questo tipo di archiviazione richiede locali appropriati, un archivio strutturato e misure che proteggano i documenti da perdite o danni. La ricerca di singoli documenti può richiedere molto tempo se un'attività dispone di ampi archivi cartacei.

Archiviazione digitale

L'archiviazione digitale si riferisce all'archiviazione, alla gestione e alla conservazione a lungo termine dei documenti in un sistema informatico adeguato. Le fatture vengono archiviate in formato cartaceo e registrate in formato digitale, archiviate secondo una struttura definita e rese accessibili su richiesta.

L'archiviazione digitale consente alle attività di gestire le fatture in modo rapido, riducendo al contempo la necessità di spazio fisico. I sistemi di archiviazione elettronica aiutano le attività ad archiviare e individuare sistematicamente i documenti e a proteggerli da alterazioni non autorizzate. Tuttavia, le attività devono assicurarsi che qualsiasi sistema utilizzato sia conforme ai requisiti della GoBD.

Metodi di archiviazione: a confronto

Sebbene gli archivi cartacei siano facili da implementare, le soluzioni di archiviazione digitale offrono funzionalità avanzate per la ricerca delle fatture, l'elaborazione dei documenti e la gestione dei file a lungo termine. Poiché le fatture elettroniche stanno diventando sempre più comuni, le attività continueranno a digitalizzare ulteriormente i processi di fatturazione. Poiché le fatture elettroniche devono essere conservate nei formati digitali originali, gli archivi cartacei da soli non rappresentano una soluzione a lungo termine per l'archiviazione delle fatture.

In che modo gli errori nell'archiviazione dei documenti possono causare problemi durante i controlli fiscali?

I revisori fiscali verificano spesso se le attività sono conformi ai requisiti di legge per la conservazione delle fatture. Un errore comune commesso dalle attività è quello di non archiviare integralmente le fatture per la durata del periodo di conservazione legale, ad esempio cancellando, distruggendo o rendendo illeggibili le fatture prima della scadenza del periodo di conservazione obbligatorio.

Le attività in Germania devono assicurarsi di conservare tutte le fatture, in entrata e in uscita, per l'intero periodo di conservazione. Potrebbero subire conseguenze con le autorità finanziarie se non sono in grado di presentare le fatture durante il periodo di conservazione.

Un rischio particolare associato alle fatture elettroniche è la conservazione solo di una stampa o di un file convertito. Le attività devono conservare la fattura per intero per soddisfare i requisiti di documentazione a prova di manomissione e verificabile.

Tracciabilità e architettura dei dati insufficienti

Se le fatture possono essere modificate in modo retroattivo senza che le modifiche vengano documentate, ciò può mettere in dubbio la conformità del sistema contabile. Le attività devono assicurarsi che i propri processi di archiviazione possano individuare e registrare in modo trasparente le modifiche.

Un'architettura dei dati confusa o non strutturata può rivelarsi problematica durante un controllo. Le fatture devono poter essere trovate e lette per tutto il periodo di conservazione. Un'archiviazione strutturata può aiutare le attività a conformarsi ai requisiti di legge per l'intero periodo di conservazione e a ridurre i rischi di controllo. La documentazione dei processi deve acquisire l'intero flusso di lavoro.

In che modo Stripe Invoicing aiuta le attività con la conservazione delle fatture

Una corretta conservazione delle fatture inizia con un processo strutturato per la creazione e la gestione delle fatture. Stripe Invoicing aiuta le attività a unificare e creare una documentazione trasparente dei propri processi di fatturazione. Grazie alla generazione coerente delle fatture, alla numerazione sequenziale e a un registro di controllo chiaro, le attività possono creare le basi per l'archiviazione corretta delle fatture per tutto il periodo di conservazione legale.

Stripe Invoicing aiuta inoltre le attività a gestire la contabilità dei debitori, dall'invio delle fatture al tracciamento dei pagamenti. Gli stati dei pagamenti vengono monitorati automaticamente e gli utenti possono impostare promemoria di pagamento automatici, riducendo i processi manuali e rendendo i flussi di lavoro di fatturazione più efficienti.

Stripe Invoicing può integrarsi con i sistemi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP) esistenti, consentendo alle attività di sincronizzare i dati su tutti i sistemi. La conservazione conforme delle fatture si ottiene utilizzando sistemi di archiviazione appropriati che devono soddisfare i requisiti della GoBD. Tuttavia, Stripe Invoicing aiuta le attività a stabilire processi di fatturazione strutturati e trasparenti che semplificano l'archiviazione conforme.

Domande frequenti sui periodi di conservazione delle fatture