Les entreprises en Allemagne ont l'obligation légale de conserver les factures. La réglementation vise à garantir la bonne tenue des comptes financiers et à assurer que les transactions commerciales sont traçables et vérifiables. Cette réglementation permet aux autorités financières d'examiner la documentation fiscale lors de contrôles. L'une des réglementations les plus importantes pour les entreprises concerne les durées de conservation des factures.

Dans cet article, vous découvrirez les exigences relatives à la conservation des factures en Allemagne, les durées de conservation et les formats autorisés. Nous expliquerons également quelles sont les options de stockage, pourquoi les formats de fichiers modifiables présentent un risque d'audit et comment des erreurs dans le stockage des documents peuvent entraîner des problèmes lors de contrôles fiscaux.

Points à retenir

• En Allemagne, les factures doivent, en principe, être conservées pendant huit ans.
  
• Les entreprises doivent s'assurer que les factures restent inaltérées, lisibles, compréhensibles et accessibles tout au long de la période de conservation.
  
• Les factures électroniques doivent être stockées dans leur format électronique d'origine.
  
• Les factures Word et Excel peuvent présenter un risque d'audit.
  
• Les outils d'archivage numérique offrent aux entreprises une solution structurée pour gérer les factures en toute sécurité.
  

Quelles sont les exigences en matière de conservation des factures en Allemagne?

En Allemagne, les entreprises sont tenues de conserver les factures de manière à ce qu'elles restent complètes, lisibles et accessibles tout au long de la durée légale de conservation. Cette obligation s'applique aux factures entrantes et sortantes ainsi qu'aux factures électroniques et papier.

Documentation complète, vérifiable et inaltérable

Le contenu d'origine des factures ne doit pas être modifié. Il ne doit pas être possible d'apporter des modifications rétroactives sans laisser de trace ou sans compiler une documentation transparente. Les systèmes d'archivage électronique doivent garantir que les factures sont stockées sans être altérées et que toutes les opérations relatives à une facture peuvent être tracées. L'une des principales politiques réglementaires régissant les exigences de conservation concerne les principes relatifs à la bonne tenue et à la conservation des livres, des dossiers et des documents sous forme électronique (GoBD).

Accessibilité et lisibilité de la documentation

Il est exigé que les factures soient accessibles tout au long de la durée de conservation et puissent être rendues lisibles dans un délai raisonnable. Cela s'applique également aux factures électroniques, dont le contenu doit être rendu lisible par machine sur demande. En Allemagne, les entreprises doivent prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s'assurer que les documents archivés sont accessibles à tout moment.

Archivage conforme

Les factures doivent être archivées conformément aux exigences légales pour une tenue de livres appropriée. Cela inclut un processus de stockage systématique permettant de localiser rapidement les documents. Les entreprises doivent également s'assurer que les factures sont protégées contre la perte, les dommages ou les modifications non autorisées. Les systèmes d'archivage électronique offrent des fonctionnalités telles que les droits d'accès, les journaux de modifications, le contrôle des versions et les sauvegardes de données qui peuvent aider les entreprises à répondre à ces exigences.

Combien de temps les factures doivent-elles être conservées et dans quel format?

En Allemagne, les factures sont soumises à des durées de conservation définies par la loi. Les dispositions pertinentes sont l'article 147 du Code des impôts allemand (AO), l'article 14b de la loi allemande sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) (UStG) et l'article 257 du Code de commerce allemand (HGB). Ces réglementations exigent des entreprises qu'elles conservent les factures pendant une durée déterminée. La durée de conservation commence toujours à la fin de l'année civile au cours de laquelle la facture correspondante a été émise ou reçue.

Durées de conservation des factures

Les entreprises en Allemagne doivent conserver les factures pendant huit ans. Les livres de comptes, les inventaires, les bilans d'ouverture et les états financiers annuels sont soumis à une durée de conservation de 10 ans. Les papiers commerciaux et le courrier d'entreprise doivent être conservés pendant six ans.

Règles pour les particuliers

Les règles applicables aux particuliers ne sont pas les mêmes que celles des entreprises. En général, les clients privés ne sont pas légalement tenus de conserver les factures. Cependant, il est toujours recommandé de conserver les factures en lieu sûr, car elles peuvent être utilisées pour faire valoir des droits de garantie en vertu de l'article 437 et suivants du Code civil allemand (BGB), par exemple.

Ces règles ne s'appliquent pas aux services de sous-traitants rendus à des particuliers. Conformément à l'article 14b de l'UStG, les clients privés sont tenus de conserver ces factures pendant deux ans. La durée de conservation commence à la fin de l'année civile au cours de laquelle la facture a été émise. Les sous-traitants doivent explicitement indiquer cette exigence sur les factures qu'ils émettent à leurs clients. Cette réglementation s'applique aux fournisseurs de services tels que les sous-traitants, les architectes, les entreprises d'échafaudage et les entreprises de jardinage et d'aménagement paysager.

Formats de stockage des factures

Les factures papier doivent, en principe, être stockées dans leur format d'origine. Cependant, elles peuvent être numérisées et archivées électroniquement si le processus de numérisation répond aux exigences des GoBD. La copie électronique doit être visuellement identique à l'original et tout le contenu de l'original doit être conservé. Le processus de numérisation doit être documenté afin de pouvoir démontrer à tout moment la conformité du système d'archivage.

Stockage des factures électroniques

À partir du 1er janvier 2025, la facturation électronique est obligatoire pour les transactions entre entreprises en Allemagne (interentreprise). Les entreprises doivent, en principe, être capables d'émettre et de traiter des factures électroniques. Bien que des réglementations transitoires soient en place concernant l'obligation d'émettre des factures électroniques, la facturation électronique deviendra la norme dans le secteur interentreprise à long terme.

En principe, les factures électroniques doivent être conservées dans le format dans lequel elles ont été reçues ou générées. L'impression d'une facture électronique ne satisfait pas à l'exigence d'archivage du fichier d'origine. Dans le cas de formats de factures électroniques structurés, tels que XRechnung, l'ensemble de données lisible par machine est considéré comme le fichier d'origine devant être conservé. Un simple PDF n'est pas considéré comme une facture électronique en vertu de la loi sur la TVA.

Pourquoi les factures Word et Excel présentent-elles un risque d'audit?

Les GoBD exigent que la documentation fiscale soit conservée dans un format complet, inaltérable et traçable. Souvent, l'enregistrement d'un fichier Word ou Excel ne satisfait pas à cette exigence, car ce processus ne permet pas un archivage infalsifiable ni la consignation des modifications. En théorie, ces fichiers pourraient être modifiés rétroactivement sans la documentation correspondante.

Cependant, il est toujours possible de créer des factures à l'aide de Word ou d'Excel – à condition que ces factures soient protégées après leur création et soient archivées conformément aux réglementations légales. Les entreprises doivent utiliser des processus ou des systèmes appropriés pour empêcher la falsification, consigner les modifications et garantir la traçabilité.

Options de stockage : archivage papier ou numérique?

À l'exception des factures électroniques, les entreprises peuvent, en principe, stocker les factures sous forme papier et numérique. Les exigences opérationnelles et les capacités techniques déterminent le type d'archivage qui convient à une entreprise particulière.

Archivage papier

Avec l'archivage papier, les factures sont archivées physiquement et conservées pendant toute la durée légale de conservation. Ce type d'archivage nécessite des locaux appropriés, un dépôt structuré et des mesures protégeant les documents contre la perte ou les dommages. La recherche de documents individuels peut prendre du temps si une entreprise possède de vastes archives papier.

Archivage numérique

L'archivage numérique désigne le stockage électronique, la gestion et la conservation à long terme des documents dans un système informatique approprié. Les factures sont archivées sous forme papier et enregistrées numériquement, stockées selon une structure définie et rendues accessibles sur demande.

L'archivage numérique permet aux entreprises de gérer rapidement les factures tout en réduisant le besoin d'espace physique. Les systèmes d'archivage électronique aident les entreprises à stocker et à localiser systématiquement les documents et à les protéger contre les modifications non autorisées. Toutefois, les entreprises doivent s'assurer que tout système qu'elles utilisent respecte les exigences des GoBD.

Méthodes d'archivage : comparaison

Bien que les archives papier soient faciles à mettre en œuvre, les solutions d'archivage numérique offrent des capacités améliorées pour la recherche de factures, le traitement des documents et la gestion des fichiers à long terme. Étant donné que les factures électroniques deviennent de plus en plus courantes, les entreprises continueront à numériser davantage les processus de facturation. Comme les factures électroniques doivent être conservées dans leur format numérique d'origine, les archives papier seules ne constituent pas une solution à long terme pour le stockage des factures.

Comment des erreurs de stockage des documents peuvent-elles entraîner des problèmes lors de contrôles fiscaux?

Les contrôleurs fiscaux vérifient fréquemment si les entreprises se conforment aux exigences légales de conservation des factures. Une erreur courante commise par les entreprises consiste à ne pas archiver les factures dans leur intégralité pendant toute la durée légale de conservation – par exemple, des factures sont supprimées, détruites ou rendues illisibles avant la fin de la période de conservation obligatoire.

Les entreprises en Allemagne doivent s'assurer de conserver toutes les factures – entrantes et sortantes – pendant toute la période de conservation. Elles pourraient faire face à des conséquences auprès des autorités financières si elles ne sont pas en mesure de présenter des factures pendant la période de conservation.

Un risque particulier associé aux factures électroniques est de ne conserver qu'une impression ou un fichier converti. Les entreprises doivent conserver la facture dans son intégralité pour satisfaire aux exigences d'une documentation infalsifiable et vérifiable.

Traçabilité et architecture des données insuffisantes

Si les factures peuvent être modifiées rétroactivement sans que les altérations soient documentées, cela peut remettre en question la conformité du système de tenue de livres. Les entreprises doivent s'assurer que leurs processus d'archivage permettent de repérer et d'enregistrer de manière transparente les modifications.

Une architecture de données confuse ou non structurée peut s'avérer problématique lors d'un audit. Les factures doivent être trouvables et lisibles pendant toute la durée de conservation. Un archivage structuré peut aider les entreprises à respecter les exigences légales tout au long de la période de conservation et à réduire les risques d'audit. La documentation des processus doit consigner l'intégralité du flux de travail.

Comment Stripe Invoicing aide les entreprises avec la conservation des factures

Une conservation appropriée des factures commence par un processus structuré pour la création et la gestion des factures. Stripe Invoicing aide les entreprises à unifier et à créer une documentation transparente de leurs processus de facturation. Grâce à une génération cohérente des factures, à une numérotation séquentielle et à une piste d'audit claire, les entreprises peuvent établir une base pour stocker correctement les factures tout au long de la période légale de conservation.

Stripe Invoicing aide également les entreprises à gérer leur comptabilité débiteur – de l'envoi des factures au suivi des paiements. Les statuts de paiement sont automatiquement surveillés, et les utilisateurs peuvent configurer des rappels de paiement automatiques, ce qui réduit les processus manuels et rend les flux de travail de facturation plus efficaces.

Stripe Invoicing peut s'intégrer aux systèmes de comptabilité et de planification des ressources de l'entreprise (PRE) existants, permettant aux entreprises de synchroniser les données entre les systèmes. Un stockage conforme des factures est réalisé à l'aide de systèmes d'archivage appropriés qui doivent remplir les exigences des GoBD. Cependant, Stripe Invoicing aide les entreprises à établir des processus de facturation structurés et transparents qui simplifient l'archivage conforme.

FAQ sur les durées de conservation des factures