As empresas na Alemanha têm a obrigação legal de reter faturas. As regulamentações visam garantir que as contas financeiras sejam mantidas adequadamente e garantir que as transações comerciais sejam rastreáveis e auditáveis. Essas regulamentações permitem que as autoridades financeiras revisem a documentação fiscal ao conduzir auditorias. Uma das regulamentações mais importantes para as empresas está relacionada aos períodos de retenção de faturas.

Neste artigo, você aprenderá quais são os requisitos para a retenção de faturas na Alemanha, quais são os períodos de retenção e quais formatos são permitidos. Também explicaremos quais são as opções de armazenamento, por que formatos de arquivo editáveis representam um risco de auditoria e como erros no armazenamento de documentos podem causar problemas durante auditorias fiscais.

Principais conclusões

• Na Alemanha, em princípio, as faturas devem ser mantidas por oito anos.
  
• As empresas devem garantir que as faturas permaneçam inalteradas, legíveis, compreensíveis e acessíveis durante todo o período de retenção.
  
• As faturas eletrônicas devem ser armazenadas em seu formato eletrônico original.
  
• Faturas no Word e Excel podem representar um risco de auditoria.
  
• As ferramentas de arquivamento digital fornecem às empresas uma solução estruturada para a gestão de faturas com segurança.
  

Quais são os requisitos para a retenção de faturas na Alemanha?

Na Alemanha, as empresas são obrigadas a reter faturas para que permaneçam completas, legíveis e acessíveis em todo o prazo de retenção legal. Essa obrigação aplica-se às faturas de entrada e saída e faturas em papel e eletrônicas.

Documentação completa, auditável e inalterável

O conteúdo original das faturas não deve ser modificado. Não deve ser possível fazer alterações retroativas sem deixar rastros ou compilar documentação transparente. Os sistemas de arquivamento eletrônico devem garantir que as faturas sejam armazenadas sem serem alteradas e que todas as operações relacionadas a uma fatura possam ser rastreadas. Uma das principais políticas regulatórias que regem os requisitos de retenção são os princípios para a manutenção e retenção adequadas de livros, registros e documentos em formato eletrônico (GoBD).

Acessibilidade e legibilidade da documentação

É exigido que as faturas possam ser acessadas ao longo do prazo de retenção e possam ser tornadas legíveis dentro de um prazo razoável. Isso também se aplica a faturas eletrônicas, cujos conteúdos devem se tornar legíveis por máquina mediante solicitação. As empresas na Alemanha devem tomar medidas técnicas e organizacionais adequadas para garantir que documentos arquivados fiquem acessíveis em todos os momentos.

Arquivamento em conformidade

As faturas devem ser arquivadas de acordo com os requisitos estatutários para uma escrituração adequada. Isso inclui um processo de armazenamento sistemático que permite que os documentos sejam localizados rapidamente. As empresas também devem garantir que as faturas sejam protegidas contra perda, dano ou alteração não autorizada. Os sistemas de arquivamento eletrônico fornecem recursos, como direitos de acesso, registros de alterações, controle de versão e backups de dados que podem ajudar as empresas a cumprir esses requisitos.

Por quanto tempo as faturas devem ser retidas e em qual formato?

Na Alemanha, as faturas estão sujeitas a prazos de retenção definidos por lei. As disposições relevantes são o Artigo 147 do Código Fiscal Alemão (AO), o Artigo 14b da Lei do Imposto sobre Valor Agregado (UStG) da Alemanha e o Artigo 257 do Código Comercial Alemão (HGB). Essas regulamentações exigem que as empresas retenham as faturas por um tempo determinado. O prazo de retenção sempre começa no final do ano civil no qual a fatura correspondente foi emitida ou recebida.

Prazos de retenção de faturas

As empresas na Alemanha devem reter as faturas por oito anos. Livros contábeis, inventários, balanços de abertura e demonstrações financeiras anuais estão sujeitos a um prazo de retenção de 10 anos. Papéis comerciais e correspondências comerciais devem ser retidos por seis anos.

Regras para pessoas físicas

As regras para pessoas físicas não são as mesmas que para empresas. Em geral, clientes particulares não são obrigados por lei a reter faturas. No entanto, ainda é uma boa ideia guardar as faturas com segurança, pois elas podem ser usadas para fazer reclamações de garantia sob o Artigo 437 e seguintes do Código Civil Alemão (BGB), por exemplo.

As regras não se aplicam a serviços de prestador de serviços prestados para pessoas físicas. De acordo com o Artigo 14b da UStG, clientes particulares são obrigados a reter essas faturas por dois anos. Esse prazo de retenção começa no final do ano civil no qual a fatura foi emitida. Os prestadores de serviços devem indicar explicitamente esse requisito nas faturas que emitem aos clientes. Esta regulamentação se aplica a prestadores de serviços, como prestadores de serviços, arquitetos, empresas de andaimes e empresas de jardinagem e paisagismo.

Formatos de armazenamento para faturas

Em princípio, faturas em papel devem ser armazenadas em seu formato original. No entanto, elas podem ser digitalizadas e arquivadas eletronicamente se o processo de digitalização cumprir os requisitos do GoBD. A cópia eletrônica deve ser visualmente idêntica ao original e todos os conteúdos do original devem ser mantidos. O processo de digitalização deve ser documentado para que o sistema de arquivamento possa ser comprovadamente compatível a qualquer momento.

Como armazenar faturas eletrônicas

A partir de 1º de janeiro de 2025, o faturamento eletrônico é obrigatório para transações entre empresas na Alemanha (B2B). Em princípio, as empresas devem ser capazes de emitir e processar faturas eletrônicas. Embora existam regulamentações transitórias sobre o requisito de emitir faturas eletrônicas, o faturamento eletrônico se tornará o padrão em B2B a longo prazo.

Em princípio, faturas eletrônicas devem ser retidas no formato em que foram recebidas ou geradas. A impressão de uma fatura eletrônica não atende ao requisito de arquivar o arquivo original. No caso de formatos de fatura eletrônica estruturados, como XRechnung, o conjunto de dados legível por máquina é considerado o arquivo original que deve ser retido. Um simples PDF não conta como uma fatura eletrônica sob a lei de IVA.

Por que faturas em Word e Excel representam um risco de auditoria?

O GoBD exige que a documentação fiscal seja retida em um formato completo, inalterável e rastreável. Com frequência, salvar um arquivo em Word ou Excel não atende a esse requisito, pois esse processo não conta com recursos de arquivamento à prova de adulterações e registros de alterações. Teoricamente, esses arquivos poderiam ser alterados retroativamente sem a devida documentação.

No entanto, ainda é possível criar faturas usando Word ou Excel, desde que elas sejam protegidas após a criação e arquivadas de acordo com as regulamentações legais. As empresas devem usar processos ou sistemas adequados para evitar adulterações, registrar alterações e garantir a rastreabilidade.

Opções de armazenamento: papel ou arquivamento digital?

Com exceção das faturas eletrônicas, as empresas podem, em princípio, armazenar faturas em papel e digitalmente. Os requisitos operacionais e os recursos técnicos determinam qual tipo de arquivamento é adequado para uma determinada empresa.

Arquivamento em papel

Com o arquivamento em papel, as faturas são arquivadas fisicamente e retidas pela duração do período de retenção legal. Esse tipo de arquivamento exige instalações apropriadas, um repositório estruturado e medidas que protejam os documentos contra perdas ou danos. A busca por documentos individuais pode ser demorada se a empresa tiver arquivos extensos em papel.

Arquivamento digital

O arquivamento digital refere-se ao armazenamento eletrônico, à gestão e à retenção de longo prazo de documentos em um sistema de TI adequado. As faturas são arquivadas em papel e registradas digitalmente, armazenadas de acordo com uma estrutura definida e disponibilizadas sob demanda.

O arquivamento digital permite que as empresas façam a gestão de faturas rapidamente, além de reduzir a necessidade de espaço físico. Os sistemas de arquivamento eletrônico ajudam as empresas a armazenar e localizar documentos sistematicamente e a protegê-los contra alterações não autorizadas. No entanto, as empresas devem certificar-se de que qualquer sistema usado esteja em conformidade com os requisitos do GoBD.

Métodos de arquivamento: comparativo

Embora os arquivos em papel sejam fáceis de implementar, as soluções de arquivamento digital oferecem recursos aprimorados para a busca de faturas, o processamento de documentos e a gestão de arquivos de longo prazo. Como as faturas eletrônicas estão se tornando cada vez mais comuns, as empresas continuarão a digitalizar ainda mais os processos de faturamento. Como as faturas eletrônicas devem ser retidas em seus formatos digitais originais, os arquivos em papel, por si só, não são uma solução de longo prazo para o armazenamento de faturas.

Como erros no armazenamento de documentos podem causar problemas durante auditorias fiscais?

Auditores fiscais frequentemente investigam se as empresas estão em conformidade com os requisitos legais de retenção de faturas. Um erro comum que as empresas cometem é não arquivar as faturas na íntegra durante o período de retenção legal (por exemplo, faturas são excluídas, destruídas ou tornadas ilegíveis antes do fim do período de retenção obrigatório).

As empresas na Alemanha devem certificar-se de manter todas as faturas (recebidas e emitidas) durante todo o período de retenção. Elas podem sofrer consequências com as autoridades financeiras se não conseguirem apresentar faturas durante o período de retenção.

Um risco específico associado a faturas eletrônicas é reter apenas uma impressão ou arquivo convertido. As empresas devem reter a fatura completa para atender aos requisitos de documentação auditável e à prova de adulterações.

Rastreabilidade e arquitetura de dados insuficientes

Se faturas puderem ser modificadas retroativamente sem que as alterações sejam documentadas, isso pode colocar em dúvida a conformidade do sistema de contabilidade. As empresas devem garantir que seus processos de arquivamento possam identificar e registrar alterações de forma transparente.

Uma arquitetura de dados confusa ou não estruturada pode ser problemática durante uma auditoria. As faturas devem ser fáceis de encontrar e legíveis durante todo o período de retenção. O arquivamento estruturado pode ajudar as empresas a cumprirem os requisitos legais durante todo o período de retenção e a reduzirem os riscos de auditoria. A documentação do processo deve capturar todo o fluxo de trabalho.

Como o Stripe Invoicing ajuda as empresas na retenção de faturas

A retenção adequada de faturas começa com um processo estruturado para a criação e gestão de faturas. O Stripe Invoicing ajuda as empresas a unificarem e criarem documentações transparentes de seus processos de faturamento. Graças à geração consistente de faturas, numeração sequencial e uma trilha de auditoria clara, as empresas podem criar uma base para o armazenamento correto de faturas durante todo o período de retenção legal.

O Stripe Invoicing também ajuda as empresas na gestão de contas de devedores, do envio de faturas ao rastreamento de pagamentos. Os status de pagamento são monitorados automaticamente e os usuários podem configurar lembretes de pagamento automáticos, o que reduz processos manuais e torna os fluxos de trabalho de faturamento mais eficientes.

O Stripe Invoicing pode integrar-se a sistemas de contabilidade e de planejamento de recursos empresariais (ERP) existentes, o que permite que as empresas sincronizem dados em vários sistemas. O armazenamento de faturas em conformidade é obtido usando sistemas de arquivamento adequados que devem atender aos requisitos do GoBD. No entanto, o Stripe Invoicing ajuda as empresas a estabelecerem processos de faturamento estruturados e transparentes que simplificam o arquivamento em conformidade.

Perguntas frequentes sobre prazos de retenção de faturas