Unternehmen in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, Rechnungen aufzubewahren. Die Vorschriften sollen sicherstellen, dass die Finanzkonten ordnungsgemäß geführt werden und dass Geschäftstransaktionen nachvollziehbar und überprüfbar sind. Diese Vorschriften ermöglichen es den Finanzbehörden, bei Betriebsprüfungen Steuerunterlagen zu überprüfen. Eine der wichtigsten Vorschriften für Unternehmen betrifft die Aufbewahrungsfristen von Rechnungen.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen in Deutschland gestellt werden, wie lang die Aufbewahrungsfristen sind und welche Formate zulässig sind. Außerdem erklären wir, welche Speichermöglichkeiten es gibt, warum bearbeitbare Dateiformate ein Prüfungsrisiko darstellen und wie Fehler bei der Dokumentenspeicherung zu Problemen bei Betriebsprüfungen führen können.

Das Wichtigste auf einen Blick

• In Deutschland müssen Rechnungen grundsätzlich acht Jahre lang aufbewahrt werden.
  
• Unternehmen müssen sicherstellen, dass Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert, lesbar, verständlich und zugänglich bleiben.
  
• E-Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen elektronischen Format gespeichert werden.
  
• Word- und Excel-Rechnungen können ein Prüfungsrisiko darstellen.
  
• Digitale Archivierungstools bieten Unternehmen eine strukturierte Lösung für die sichere Verwaltung von Rechnungen.
  

Welche Anforderungen gelten für die Aufbewahrung von Rechnungen in Deutschland?

In Deutschland sind Unternehmen verpflichtet, Rechnungen so aufzubewahren, dass sie während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vollständig, lesbar und zugänglich bleiben. Diese Pflicht gilt für Ein- und Ausgangsrechnungen sowie für elektronische und Papierrechnungen.

Vollständige, überprüfbare und unveränderliche Dokumentation

Der ursprüngliche Inhalt von Rechnungen darf nicht verändert werden. Nachträgliche Änderungen dürfen nicht spurlos oder ohne nachvollziehbare Dokumentation vorgenommen werden. Elektronische Archivierungssysteme müssen sicherstellen, dass Rechnungen unverändert gespeichert werden und dass alle mit einer Rechnung verbundenen Vorgänge nachvollziehbar sind. Eines der wichtigsten Regelwerke für Aufbewahrungspflichten sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).

Zugänglichkeit und Lesbarkeit der Dokumentation

Es ist erforderlich, dass Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist zugänglich sind und innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Dies gilt auch für elektronische Rechnungen, deren Inhalte auf Verlangen maschinenlesbar gemacht werden müssen. Unternehmen in Deutschland sollten geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass archivierte Dokumente jederzeit zugänglich sind.

Konforme Archivierung

Rechnungen müssen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen für eine ordnungsgemäße Buchführung archiviert werden. Dazu gehört ein systematisches Speicherverfahren, das ein schnelles Auffinden von Dokumenten ermöglicht. Unternehmen müssen außerdem sicherstellen, dass Rechnungen vor Verlust, Beschädigung oder unbefugter Änderung geschützt sind. Elektronische Archivierungssysteme bieten Funktionen wie Zugriffsrechte, Änderungsprotokolle, Versionierung und Datensicherungen, die Unternehmen dabei helfen können, diese Anforderungen zu erfüllen.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden und in welchem Format?

In Deutschland unterliegen Rechnungen gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfristen. Die maßgeblichen Vorschriften sind § 147 der Abgabenordnung (AO), § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB). Diese Vorschriften verpflichten Unternehmen, Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer am Ende des Kalenderjahres, in dem die entsprechende Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde.

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen

Unternehmen in Deutschland müssen Rechnungen acht Jahre lang aufbewahren. Für Geschäftsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Handelspapiere und Geschäftsbriefe müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

Regelungen für Privatpersonen

Für Privatpersonen gelten andere Regeln als für Unternehmen. Generell sind Privatkundinnen und Privatkunden nicht gesetzlich verpflichtet, Rechnungen aufzubewahren. Es empfiehlt sich jedoch, Rechnungen gut aufzubewahren, da sie beispielsweise zur Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen nach § 437 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) dienen können.

Die Regelungen gelten nicht für handwerkliche Dienstleistungen, die für Privatpersonen erbracht werden. Gemäß § 14b UStG sind Privatkundinnen und Privatkunden verpflichtet, diese Rechnungen zwei Jahre lang aufzubewahren. Diese Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Auftragnehmer/innen müssen auf den an ihre Kundschaft ausgestellten Rechnungen ausdrücklich auf diese Pflicht hinweisen. Diese Regelung gilt für Dienstleister wie Handwerker, Architekten, Gerüstbauer sowie Garten- und Landschaftsbauer.

Speicherformate für Rechnungen

Papierrechnungen müssen grundsätzlich im Originalformat aufbewahrt werden. Sie können jedoch digitalisiert und elektronisch archiviert werden, wenn der Digitalisierungsprozess die Anforderungen der GoBD erfüllt. Die elektronische Kopie muss optisch mit dem Original übereinstimmen und alle Inhalte des Originals müssen erhalten bleiben. Der Scanvorgang muss so dokumentiert werden, dass die Konformität des Archivierungssystems jederzeit nachgewiesen werden kann.

Speicherung elektronischer Rechnungen

Ab dem 1. Januar 2025 ist E-Invoicing obligatorisch für Transaktionen zwischen Unternehmen in Deutschland (B2B). Unternehmen müssen grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen auszustellen und abzuwickeln. Obwohl es Übergangsregelungen zur Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen gibt, wird E-Invoicing im B2B-Bereich langfristig der Standard sein.

Grundsätzlich müssen elektronische Rechnungen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen oder erstellt wurden. Das Ausdrucken einer elektronischen Rechnung erfüllt nicht die Anforderung zur Archivierung der Originaldatei. Bei strukturierten elektronischen Rechnungsformaten, wie beispielsweise XRechnung, gilt der maschinenlesbare Datensatz als die Originaldatei, die aufbewahrt werden muss. Eine einfache PDF-Datei gilt nach dem Umsatzsteuerrecht nicht als E-Rechnung.

Warum stellen Word- und Excel-Rechnungen ein Prüfungsrisiko dar?

Die GoBD fordert, dass Steuerunterlagen in einem vollständigen, unveränderbaren und nachvollziehbaren Format aufbewahrt werden. Häufig reicht das Speichern einer Word- oder Excel-Datei nicht aus, da dieser Prozess keine manipulationssicheren Archivierungs- und Änderungsprotokollfunktionen bietet. Theoretisch könnten diese Dateien ohne entsprechende Dokumentation nachträglich geändert werden.

Es ist jedoch weiterhin möglich, Rechnungen mit Word oder Excel zu erstellen – vorausgesetzt, diese Rechnungen werden nach der Erstellung geschützt und gemäß den gesetzlichen Vorschriften archiviert. Unternehmen sollten geeignete Prozesse oder Systeme nutzen, um Manipulationen zu verhindern, Änderungen zu protokollieren und die Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

Speichermöglichkeiten: Papier oder digitale Archivierung?

Mit Ausnahme von E-Rechnungen können Unternehmen Rechnungen grundsätzlich in Papierform und digital speichern. Betriebliche Anforderungen und technische Möglichkeiten bestimmen, welche Art der Archivierung für ein bestimmtes Unternehmen geeignet ist.

Papierarchivierung

Bei der Papierarchivierung werden Rechnungen physisch archiviert und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aufbewahrt. Diese Art der Archivierung erfordert geeignete Räumlichkeiten, eine strukturierte Ablage und Maßnahmen, die Dokumente vor Verlust oder Beschädigung schützen. Die Suche nach einzelnen Dokumenten kann zeitaufwändig sein, wenn ein Unternehmen über umfangreiche Papierarchive verfügt.

Digitale Archivierung

Unter digitaler Archivierung versteht man die elektronische Speicherung, Verwaltung und langfristige Aufbewahrung von Dokumenten in einem geeigneten IT-System. Rechnungen werden in Papierform archiviert und digital erfasst, nach einer definierten Struktur gespeichert und bei Bedarf zugänglich gemacht.

Die digitale Archivierung ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen schnell zu verwalten und gleichzeitig den Platzbedarf zu reduzieren. Elektronische Archivierungssysteme helfen Unternehmen, Dokumente systematisch zu speichern, zu finden und vor unbefugten Änderungen zu schützen. Unternehmen müssen jedoch sicherstellen, dass jedes von ihnen verwendete System die Anforderungen der GoBD erfüllt.

Archivierungsmethoden: Ein direkter Vergleich

Obwohl Papierarchive einfach zu implementieren sind, bieten digitale Archivierungslösungen erweiterte Funktionen für die Rechnungssuche, Dokumentenabwicklung und langfristige Dateiverwaltung. Da E-Rechnungen immer häufiger werden, werden Unternehmen Invoicing-Prozesse weiter digitalisieren. Da elektronische Rechnungen in ihren ursprünglichen digitalen Formaten aufbewahrt werden müssen, sind Papierarchive allein keine langfristige Lösung für die Speicherung von Rechnungen.

Wie können Fehler bei der Dokumentenspeicherung zu Problemen bei Betriebsprüfungen führen?

Betriebsprüfer/innen untersuchen häufig, ob Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Rechnungen einhalten. Ein häufiger Fehler von Unternehmen besteht darin, Rechnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nicht vollständig zu archivieren – beispielsweise werden Rechnungen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht, vernichtet oder unleserlich gemacht.

Unternehmen in Deutschland sollten sicherstellen, dass sie alle Rechnungen – eingehende und ausgehende – für die gesamte Aufbewahrungsfrist aufbewahren. Andernfalls müssen sie mit Konsequenzen von Seiten der Finanzbehörden rechnen, wenn sie während der Aufbewahrungsfrist keine Rechnungen vorlegen können.

Ein besonderes Risiko bei elektronischen Rechnungen besteht darin, dass nur ein Ausdruck oder eine konvertierte Datei aufbewahrt wird. Unternehmen müssen die vollständige Rechnung aufbewahren, um die Anforderungen an eine manipulationssichere und revisionssichere Dokumentation zu erfüllen.

Unzureichende Rückverfolgbarkeit und Datenarchitektur

Wenn Rechnungen nachträglich geändert werden können, ohne dass die Änderungen dokumentiert werden, kann dies die Konformität des Buchhaltungssystems in Frage stellen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Archivierungsprozesse Änderungen erkennen und transparent protokollieren können.

Eine unübersichtliche oder unstrukturierte Datenarchitektur kann sich bei einer Prüfung als problematisch erweisen. Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist auffindbar und lesbar sein. Die strukturierte Archivierung kann Unternehmen helfen, die gesetzlichen Anforderungen während der Aufbewahrungsfrist einzuhalten und Prüfungsrisiken zu verringern. Die Prozessdokumentation sollte den Workflow vollständig erfassen.

So unterstützt Stripe Invoicing Unternehmen bei der Aufbewahrung von Rechnungen

Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Rechnungen beginnt mit einem strukturierten Prozess zur Erstellung und Verwaltung von Rechnungen. Stripe Invoicing hilft Unternehmen, ihre Rechnungsprozesse zu vereinheitlichen und transparent zu dokumentieren. Dank konsistenter Rechnungserstellung, fortlaufender Nummerierung und einem klaren Audit-Trail können Unternehmen eine Grundlage für die ordnungsgemäße Speicherung von Rechnungen während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist schaffen.

Stripe Invoicing hilft Unternehmen auch bei der Verwaltung ihrer Debitorenbuchhaltung – vom Senden von Rechnungen bis hin zur Nachverfolgung von Zahlungen. Der Zahlungsstatus wird automatisch überwacht, und Nutzerinnen und Nutzer können automatische Zahlungserinnerungen einrichten, wodurch manuelle Prozesse reduziert und Invoicing-Workflows effizienter gestaltet werden.

Stripe Invoicing kann in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) integriert werden, sodass Unternehmen Daten systemübergreifend synchronisieren können. Die gesetzeskonforme Speicherung von Rechnungen wird durch geeignete Archivierungssysteme erreicht, die die Anforderungen der GoBD erfüllen müssen. Stripe Invoicing unterstützt Unternehmen jedoch dabei, strukturierte und transparente Invoicing-Prozesse zu etablieren, die die gesetzeskonforme Archivierung vereinfachen.

Häufig gestellte Fragen zu Aufbewahrungsfristen für Rechnungen