Unternehmen in Deutschland unterliegen gesetzlichen Pflichten zur Aufbewahrung von Rechnungen. Diese Regelungen sollen eine ordnungsgemäße Buchführung sicherstellen und die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen gewährleisten. Sie ermöglichen den Finanzbehörden, steuerlich relevante Unterlagen im Rahmen von Prüfungen zu kontrollieren. Eine der wichtigsten Vorgaben für Unternehmen ist dabei die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Anforderungen für die Aufbewahrung von Rechnungen in Deutschland gelten, welche Fristen aktuell einzuhalten und welche Formate zulässig sind. Zudem erläutern wir, welche Aufbewahrungsoptionen es gibt, weshalb editierbare Dateiformate ein Prüfungsrisiko darstellen und welche Fehler bei der Aufbewahrung zu Beanstandungen bei Steuerprüfungen führen können.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Rechnungen müssen in Deutschland grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden.
  
• Unternehmen müssen gewährleisten, dass Rechnungen innerhalb der Aufbewahrungsdauer unverändert, lesbar, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar bleiben.
  
• E-Rechnungen müssen im ursprünglichen elektronischen Format gespeichert werden.
  
• Word- und Excel-Rechnungen können ein Prüfungsrisiko darstellen.
  
• Digitale Archivierungslösungen unterstützen Unternehmen bei einer strukturierten und sicheren Rechnungsverwaltung.
  

Welche Anforderungen gelten in Deutschland für die Aufbewahrung von Rechnungen?

In Deutschland sind Unternehmen verpflichtet, Rechnungen so aufzubewahren, dass sie während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vollständig, lesbar und jederzeit verfügbar bleiben. Die Aufbewahrungspflicht betrifft sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen und gilt unabhängig davon, ob die Rechnung in Papierform oder elektronisch vorliegt.

Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit

Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen Inhalt erhalten bleiben. Nachträgliche Änderungen dürfen weder unbemerkt noch ohne nachvollziehbare Dokumentation erfolgen. Elektronische Archivierungssysteme müssen deshalb sicherstellen, dass Rechnungen unverändert gespeichert werden und alle Bearbeitungsschritte nachvollziehbar bleiben. Diese Anforderungen ergeben sich insbesondere aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).

Verfügbarkeit und Lesbarkeit

Des Weiteren müssen Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungszeit jederzeit verfügbar und innerhalb angemessener Zeit lesbar gemacht werden können. Dies gilt auch für elektronische Rechnungen, deren Inhalte bei Bedarf maschinell auswertbar sein müssen. Unternehmen in Deutschland sollten daher geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um den dauerhaften Zugriff auf die archivierten Dokumente sicherzustellen.

Ordnungsgemäße Archivierung

Die Archivierung von Rechnungen muss den gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsmäßige Buchführung entsprechen. Dazu gehört eine systematische Ablage, die ein schnelles Auffinden der Dokumente ermöglicht. Gleichzeitig müssen Unternehmen sicherstellen, dass Rechnungen vor Verlust, Beschädigung oder unbefugten Änderungen geschützt sind. Elektronische Archivierungssysteme unterstützen diese Anforderungen durch Zugriffsrechte, Protokollierungen, Versionierung und Datensicherungen.

Wie lange und in welchem Format müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Für Rechnungen gelten in Deutschland gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfristen. Die maßgeblichen Regelungen finden sich in § 147 der Abgabenordnung (AO), § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) sowie in § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB). Die Vorschriften verpflichten Unternehmen dazu, Rechnungen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde.

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen

Unternehmen in Deutschland müssen Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen oder Jahresabschlüsse gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Handels- und Geschäftsbriefe müssen sechs Jahre vorgehalten werden.

Besonderheiten für Privatpersonen

Für Privatpersonen gelten andere Regelungen als für Unternehmen. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen besteht für private Leistungsempfänger/innen in der Regel nicht. Dennoch empfiehlt es sich, Rechnungen aufzubewahren, da sie unter anderem als Nachweis für Gewährleistungsansprüche nach §§ 437 ff. BGB dienen können.

Eine Ausnahme bilden Rechnungen über Handwerksleistungen an Privatpersonen. Nach § 14b UStG sind private Auftraggeber/innen verpflichtet, diese Rechnungen für einen Zeitraum von zwei Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Handwerksbetriebe müssen ihre Kundinnen und Kunden auf diese gesetzliche Aufbewahrungspflicht ausdrücklich auf der Rechnung hinweisen. Die Regelung gilt unter anderem für Leistungen von Handwerksbetrieben, Architekten, Gerüstbauunternehmen sowie Garten- und Landschaftsbaubetrieben.

Aufbewahrungsformate für Rechnungen

Papierrechnungen sind grundsätzlich im Original aufzubewahren. Sie dürfen jedoch digitalisiert und elektronisch archiviert werden, wenn der Digitalisierungsprozess den Anforderungen der GoBD entspricht. Das elektronische Abbild muss vollständig, bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmen. Außerdem muss der Scanprozess dokumentiert werden, damit die Ordnungsmäßigkeit der Archivierung jederzeit nachgewiesen werden kann.

Aufbewahrung elektronischer Rechnungen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Unternehmen müssen seither grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für die verpflichtende Ausstellung elektronischer Rechnungen gelten zwar gesetzliche Übergangsregelungen, langfristig wird die E-Rechnung jedoch zum Standard im B2B-Rechnungsverkehr.

Elektronische Rechnungen sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen oder erstellt wurden. Der Ausdruck einer elektronischen Rechnung ersetzt daher nicht die Pflicht zur Archivierung der Originaldatei. Bei strukturierten elektronischen Rechnungsformaten wie der XRechnung bildet der maschinenlesbare Datensatz das maßgebliche Original und muss dauerhaft erhalten bleiben. Ein einfaches PDF reicht nicht aus, um als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn zu gelten.

Warum stellen Word- und Excel-Rechnungen ein Prüfungsrisiko dar?

Die GoBD verlangen, dass steuerlich relevante Unterlagen vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Eine einfache Speicherung von Word- oder Excel-Dateien erfüllt diese Anforderungen häufig nicht, da Funktionen zur revisionssicheren Archivierung und zur Protokollierung von Änderungen fehlen. Daher können die Dateien in der Regel ohne entsprechende Dokumentation nachträglich geändert werden.

Die Verwendung von Word oder Excel zur Rechnungserstellung ist jedoch nicht grundsätzlich ausgeschlossen. Entscheidend ist, dass die Rechnungen nach der Erstellung geschützt und entsprechend den gesetzlichen Anforderungen archiviert werden. Unternehmen sollten daher geeignete Prozesse oder Systeme einsetzen, um Manipulationen zu verhindern, Änderungen zu protokollieren und die Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

Aufbewahrungsoptionen: Papierarchiv oder digitale Archivierung?

Unternehmen können Rechnungen, sofern es sich nicht um E-Rechnungen handelt, grundsätzlich sowohl in Papierform als auch digital aufbewahren. Welche Form der Archivierung geeignet ist, hängt von den betrieblichen Anforderungen und den technischen Möglichkeiten ab.

Papierarchivierung

Bei der klassischen Papierarchivierung werden Rechnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist physisch abgelegt und aufbewahrt. Diese Form der Archivierung erfordert geeignete Räumlichkeiten, eine strukturierte Ablage sowie Maßnahmen zum Schutz vor Verlust oder Beschädigung. Die Suche nach einzelnen Dokumenten kann bei umfangreichen Papierarchiven aufwendig sein.

Digitale Archivierung

Unter digitaler Archivierung versteht man die elektronische Speicherung, Verwaltung und langfristige Aufbewahrung von Dokumenten in einem geeigneten IT-System. Rechnungen werden dabei nicht mehr ausschließlich in Papierform abgelegt, sondern digital erfasst, strukturiert gespeichert und bei Bedarf wieder abrufbar gemacht.

Die digitale Archivierung ermöglicht eine platzsparende und schnelle Verwaltung von Rechnungen. Elektronische Archivsysteme unterstützen Unternehmen dabei, Dokumente systematisch abzulegen, wiederzufinden und vor unbefugten Änderungen zu schützen. Voraussetzung ist, dass das eingesetzte System die Anforderungen der GoBD erfüllt.

Vergleich der Archivierungsformen

Während Papierarchive durch ihre einfache Umsetzung überzeugen, bieten digitale Archivierungslösungen Vorteile bei der Suche, Verarbeitung und langfristigen Verwaltung von Rechnungen. Mit der zunehmenden Verbreitung der E-Rechnung werden Unternehmen ihre Rechnungsprozesse zudem verstärkt digital ausrichten. Da elektronische Rechnungen in ihrem ursprünglichen digitalen Format aufbewahrt werden müssen, können reine Papierarchive langfristig nicht mehr als alleinige Lösung für die Rechnungsaufbewahrung genutzt werden.

Welche Fehler bei der Aufbewahrung von Rechnungen führen bei Steuerprüfungen zu Beanstandungen?

Bei Steuerprüfungen wird häufig kontrolliert, ob Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen einhalten. Ein typischer Fehler besteht darin, dass Rechnungen nicht vollständig innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert werden. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Rechnungen vor Ablauf der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist gelöscht, vernichtet oder nicht mehr lesbar vorgehalten werden.

Zudem sollten Unternehmen in Deutschland darauf achten, dass sie nicht nur sämtliche Ausgangs-, sondern auch Eingangsrechnungen über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist vorhalten. Können Rechnungen während der Aufbewahrungsfrist nicht vorgelegt werden, kann dies zu Beanstandungen durch die Finanzbehörden führen.

Bei elektronischen Rechnungen besteht ein besonderes Risiko, wenn lediglich ein Ausdruck oder eine umgewandelte Datei aufbewahrt wird. Die Originaldatei der Rechnung muss erhalten bleiben, damit die Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit erfüllt werden.

Fehlende Nachvollziehbarkeit und Ablagestrukturen

Werden Rechnungen nachträglich bearbeitet, ohne dass diese Änderungen dokumentiert werden, kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung infrage gestellt werden. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ihre Archivierungsprozesse Änderungen erkennen und nachvollziehbar protokollieren können.

Auch eine unübersichtliche oder nicht systematische Ablage kann bei einer Prüfung problematisch sein. Rechnungen müssen innerhalb der Aufbewahrungsfrist auffindbar und lesbar bereitgestellt werden können. Eine strukturierte Archivierung unterstützt Unternehmen dabei, die gesetzlichen Anforderungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist einzuhalten und Prüfungsrisiken zu reduzieren. Ergänzend sollte die Verfahrensdokumentation den tatsächlichen Prozess vollständig abbilden.

So unterstützt Stripe Invoicing die Aufbewahrung von Rechnungen

Eine ordnungsgemäße Rechnungsaufbewahrung beginnt bereits bei der strukturierten Erstellung und Verwaltung von Rechnungen. Stripe Invoicing hilft Unternehmen dabei, Rechnungsprozesse einheitlich zu gestalten und eine nachvollziehbare Dokumentation der Rechnungsprozesse aufzubauen. Durch eine konsistente Rechnungserstellung, eine fortlaufende Nummerierung und einen klaren Prüfpfad können Unternehmen die Grundlage dafür schaffen, Rechnungen während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist ordnungsgemäß aufzubewahren.

Invoicing unterstützt Unternehmen zudem bei der Verwaltung ihrer Debitorenbuchhaltung – vom Rechnungsversand bis zur Nachverfolgung von Zahlungen. Der Zahlungsstatus wird automatisch verfolgt und Zahlungserinnerungen werden auf Wunsch automatisch versendet. Dadurch lassen sich manuelle Prozesse reduzieren und Rechnungsabläufe effizienter gestalten.

Darüber hinaus kann Invoicing in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme integriert werden, wodurch Daten zwischen verschiedenen Systemen synchronisiert werden können. Die gesetzeskonforme Aufbewahrung von Rechnungen erfolgt über geeignete Archivierungssysteme, die die Anforderungen der GoBD erfüllen müssen. Invoicing unterstützt Unternehmen jedoch dabei, strukturierte und nachvollziehbare Rechnungsprozesse zu etablieren, die eine ordnungsgemäße Archivierung erleichtern.

Häufige Fragen zur Aufbewahrungsfrist von Rechnungen