Företag i Tyskland har en juridisk skyldighet att lagra fakturor. Reglerna är avsedda att säkerställa att bokföringen sköts korrekt och för att garantera att affärshändelser är spårbara och granskningsbara. Dessa regler gör det möjligt för skattemyndigheterna att granska skattedokumentation vid revisioner. En av de viktigaste reglerna för företag rör lagringsperioder för fakturor.

I den här artikeln får du lära dig vilka krav som gäller för att lagra fakturor i Tyskland, vilka lagringsperioder som gäller och vilka format som är tillåtna. Vi kommer också att förklara vilka lagringsalternativ som finns, varför redigerbara filformat utgör en revisionsrisk och hur misstag i dokumentlagring kan leda till problem under skatterevisioner.

Viktiga lärdomar

• I Tyskland måste fakturor i princip lagras i åtta år.
  
• Företag måste se till att fakturor förblir oförändrade, läsbara, begripliga och tillgängliga under hela lagringsperioden.
  
• E-fakturor måste lagras i sitt ursprungliga elektroniska format.
  
• Fakturor i Word och Excel kan utgöra en revisionsrisk.
  
• Digitala arkiveringsverktyg ger företag en strukturerad lösning för att hantera fakturor på ett säkert sätt.
  

Vilka är kraven för att spara fakturor i Tyskland?

I Tyskland är företag skyldiga att spara fakturor så att de förblir fullständiga, läsbara och tillgängliga under hela den lagstadgade lagringsperioden. Denna skyldighet gäller för inkommande och utgående fakturor samt för elektroniska fakturor och pappersfakturor.

Fullständig, granskningsbar och oföränderlig dokumentation

Det ursprungliga innehållet i fakturor får inte ändras. Det får inte vara möjligt att göra retroaktiva ändringar utan att lämna spår eller sammanställa transparent dokumentation. Elektroniska arkiveringssystem måste säkerställa att fakturor sparas utan att de ändras och att alla operationer som rör en faktura kan spåras. En av de viktigaste reglerna för lagringskrav är principerna för korrekt förande och lagring av böcker, register och dokument i elektroniskt format (GoBD).

Dokumentationens tillgänglighet och läsbarhet

Det krävs att fakturor kan kommas åt under hela lagringsperioden och kan göras läsbara inom en rimlig tidsram. Detta gäller även för elektroniska fakturor, vars innehåll måste göras maskinläsbart på begäran. Företag i Tyskland bör vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att arkiverade dokument är tillgängliga hela tiden.

Efterlevande arkivering

Fakturor måste arkiveras i enlighet med de lagstadgade kraven för korrekt bokföring. Det inkluderar en systematisk lagringsprocess som gör att dokument kan hittas snabbt. Företag måste också säkerställa att fakturor är skyddade mot förlust, skada eller obehörig ändring. Elektroniska arkiveringssystem tillhandahåller funktioner som åtkomsträttigheter, ändringsloggar, versionshantering och säkerhetskopior av data som kan hjälpa företag att uppfylla dessa krav.

Hur länge måste fakturor sparas och i vilket format?

I Tyskland är fakturor underkastade lagstadgade lagringsperioder. De relevanta bestämmelserna är avsnitt 147 i den tyska skattelagen (AO), avsnitt 14b i den tyska mervärdesskattelagen (UStG) och avsnitt 257 i den tyska handelslagen (HGB). Dessa regler kräver att företag sparar fakturor under en bestämd tid. Lagringsperioden börjar alltid i slutet av det kalenderår då den motsvarande fakturan utfärdades eller mottogs.

Lagringsperioder för fakturor

Företag i Tyskland måste spara fakturor i åtta år. Bokföringsböcker, inventeringar, ingående balansräkningar och årsredovisningar omfattas av en lagringsperiod på 10 år. Affärspapper och affärspost måste sparas i sex år.

Regler för privatpersoner

Reglerna för privatpersoner är inte desamma som för företag. I allmänhet är privatkunder inte lagligen skyldiga att spara fakturor. Det är dock fortfarande en bra idé att förvara fakturor säkert eftersom de kan användas för att göra garantianspråk enligt exempelvis avsnitt 437 och följande i den tyska civillagen (BGB).

Reglerna gäller inte för tjänster utförda av uppdragstagare för privatpersoner. Enligt avsnitt 14b i UStG är privatkunder skyldiga att spara dessa fakturor i två år. Denna lagringsperiod börjar i slutet av det kalenderår då fakturan utfärdades. Uppdragstagare måste uttryckligen ange detta krav på de fakturor de utfärdar till kunder. Denna regel gäller för tjänsteleverantörer som uppdragstagare, arkitekter, ställningsbyggare samt trädgårds- och landskapsarkitekter.

Lagringsformat för fakturor

Pappersfakturor måste i princip sparas i sitt ursprungliga format. De kan dock digitaliseras och arkiveras elektroniskt om digitaliseringsprocessen uppfyller kraven i GoBD. Den elektroniska kopian måste vara visuellt identisk med originalet och allt innehåll i originalet måste bevaras. Skanningsprocessen måste dokumenteras så att arkiveringssystemet när som helst kan visas vara kompatibelt.

Lagring av elektroniska fakturor

Från och med den 1 januari 2025 är e-fakturering obligatoriskt för transaktioner mellan företag i Tyskland (B2B). Företag måste i princip kunna utfärda och behandla elektroniska fakturor. Även om övergångsregler finns gällande kravet på att utfärda elektroniska fakturor kommer e-fakturering att bli standard inom B2B på lång sikt.

I princip måste elektroniska fakturor sparas i det format som de togs emot eller genererades. Att skriva ut en elektronisk faktura uppfyller inte kravet på att arkivera originalfilen. När det gäller strukturerade elektroniska fakturaformat, som XRechnung, betraktas det maskinläsbara datasetet som originalfilen som måste sparas. En enkel PDF räknas inte som en e-faktura enligt momslagstiftningen.

Varför utgör fakturor i Word och Excel en revisionsrisk

Enligt GoBD måste skattedokumentation lagras i ett fullständigt, oföränderligt och spårbart format. Att spara en Word- eller Excel-fil uppfyller ofta inte detta krav eftersom processen inte erbjuder manipuleringssäker arkivering eller möjlighet att logga ändringar. I teorin skulle dessa filer kunna ändras i efterhand utan motsvarande dokumentation.

Det är dock fortfarande möjligt att skapa fakturor med Word eller Excel – förutsatt att dessa fakturor skyddas efter att de har skapats och arkiveras i enlighet med lagstadgade regler. Företag bör använda lämpliga processer eller system för att förhindra manipulering, logga ändringar och säkerställa spårbarhet.

Lagringsalternativ: papper eller digital arkivering

Med undantag för e-fakturor kan företag i princip lagra fakturor i pappersform och digitalt. Verksamhetskrav och tekniska möjligheter avgör vilken typ av arkivering som är lämplig för ett visst företag.

Pappersarkivering

Vid pappersarkivering arkiveras fakturor fysiskt och lagras under den lagstadgade lagringsperioden. Denna typ av arkivering kräver lämpliga lokaler, ett strukturerat förvaringsutrymme och åtgärder som skyddar dokument mot förlust eller skada. Att söka efter enskilda dokument kan vara tidskrävande om ett företag har omfattande pappersarkiv.

Digital arkivering

Digital arkivering avser elektronisk lagring, hantering och långtidslagring av dokument i ett lämpligt IT-system. Fakturor arkiveras i pappersform och registreras digitalt, lagras enligt en definierad struktur och görs tillgängliga på begäran.

Digital arkivering låter företag hantera fakturor snabbt samtidigt som behovet av fysiskt utrymme minskar. Elektroniska arkiveringssystem hjälper företag att systematiskt lagra och hitta dokument och skydda dem mot obehöriga ändringar. Företag måste dock se till att de system de använder uppfyller kraven i GoBD.

Arkiveringsmetoder: sida vid sida

Även om pappersarkiv är lätta att implementera, erbjuder digitala arkiveringslösningar förbättrade funktioner för fakturasökning, dokumenthantering och långsiktig filhantering. Eftersom e-fakturor blir allt vanligare kommer företag att fortsätta att digitalisera sina faktureringsprocesser ytterligare. Eftersom elektroniska fakturor måste lagras i sina ursprungliga digitala format är pappersarkiv ensamt ingen långsiktig lösning för att lagra fakturor.

Hur kan misstag i dokumentlagring leda till problem under skatterevisioner

Skatterevisorer undersöker ofta om företag uppfyller de lagstadgade kraven för att lagra fakturor. Ett vanligt misstag som företag gör är att inte arkivera fakturor i sin helhet under den lagstadgade lagringsperioden – till exempel raderas, förstörs eller görs fakturor oläsliga före utgången av den obligatoriska lagringsperioden.

Företag i Tyskland bör se till att de behåller alla fakturor – inkommande och utgående – under hela lagringsperioden. De kan ställas inför konsekvenser från skattemyndigheterna om de inte kan visa upp fakturor under lagringsperioden.

En särskild risk i samband med elektroniska fakturor är att endast lagra en utskrift eller en konverterad fil. Företag måste lagra hela fakturan för att uppfylla kraven på manipuleringssäker och granskningsbar dokumentation.

Otillräcklig spårbarhet och dataarkitektur

Om fakturor kan ändras i efterhand utan att ändringarna dokumenteras, kan det ifrågasätta bokföringssystemets efterlevnad. Företag bör se till att deras arkiveringsprocesser kan upptäcka och transparent logga ändringar.

En förvirrande eller ostrukturerad dataarkitektur kan visa sig problematisk under en revision. Fakturor måste vara sökbara och läsbara under hela lagringsperioden. Strukturerad arkivering kan hjälpa företag att efterleva lagstadgade krav under lagringsperioden och minska revisionsrisker. Processdokumentation bör beskriva arbetsflödet i sin helhet.

Hur Stripe Invoicing hjälper företag med fakturalagring

Korrekt fakturalagring börjar med en strukturerad process för att skapa och hantera fakturor. Stripe Invoicing hjälper företag att förena och skapa en transparent dokumentation av sina fakturaprocesser. Tack vare konsekvent fakturagenerering, sekventiell numrering och ett tydligt granskningsspår kan företag skapa en grund för att lagra fakturor korrekt under den lagstadgade lagringsperioden.

Stripe Invoicing hjälper också företag att hantera sin kundreskontra – från att skicka fakturor till att spåra betalningar. Betalningsstatusar övervakas automatiskt, och användare kan ställa in automatiska betalningspåminnelser, vilket minskar manuella processer och gör faktureringsflöden mer effektiva.

Stripe Invoicing kan integreras i befintliga system för bokföring och affärssystem (ERP), vilket gör att företag kan synkronisera data mellan olika system. En lagenlig lagring av fakturor uppnås med hjälp av lämpliga arkiveringssystem som måste uppfylla kraven i GoBD. Stripe Invoicing hjälper dock företag att upprätta strukturerade, transparenta faktureringsprocesser som gör det enklare att uppfylla arkiveringskraven.

Vanliga frågor om lagringsperioder för fakturor