德国企业有法律义务保留账单。这些规定旨在确保妥善记账，并保证业务交易可追溯和可审计。根据这些规定，税务机关在进行审计时可检查税务文件。对企业来说，最重要的规定之一与账单保留期有关。

在本文中，您将了解德国保留账单的要求、保留期限以及允许使用的格式。我们还将解释可用的存储选项、为何可编辑的文件格式会带来审计风险，以及在存储文件时犯错将如何在税务审计期间引发问题。

要点

• 在德国，原则上账单必须保留八年。
  
• 企业必须确保在整个保留期内，账单保持未经篡改、易于读取和理解，并且便于查阅的状态。
  
• 电子账单必须以其原始电子格式存储。
  
• Word 和 Excel 格式的账单可能带来审计风险。
  
• 数字化存档工具为企业提供了一种用于安全管理账单的结构化解决方案。
  

德国对保留账单有什么要求？

在德国，商家需要保留账单，以便在整个法定保留期内保持其完整性、可读性和可访问性。此义务适用于收款和开出账单，以及电子和纸质账单。

完整、可审计且不可更改的文件记录

账单的原始内容不得修改。不得在不留痕迹或不编制透明文档的情况下进行追溯修改。电子归档系统必须确保账单在存储时不被更改，并且可以追踪与账单相关的所有操作。管辖保留要求的一项关键监管政策是关于以电子形式正确保存和保留账簿、记录和文件的原则（GoBD）。

文件记录的可访问性和可读性

要求在整个保留期内都可以访问账单，并且可以在合理的时间范围内使其可读。这也适用于电子账单，要求内容必须应要求变为机器可读。德国的商家应采取适当的技术和组织措施，以确保随时可以访问存档文档。

合规归档

必须根据正确簿记的法定要求将账单归档。这包括系统化的存储过程，以便能够快速找到文件。商家还必须确保账单免遭丢失、损坏或未经授权的修改。电子归档系统提供访问权限、更改日志、版本控制和数据备份等功能，可以帮助商家满足这些要求。

账单需要保留多长时间以及采用什么格式？

在德国，账单需遵守法定保留期。相关规定包括 《德国税收通则》（AO）第 147 条、《德国增值税法》（UStG）第 14b 条和 《德国商法典》（HGB）第 257 条。这些规定要求商家将会计账单保留一定的时间。保留期始终从开具或收到相应账单的日历年结束时开始计算。

账单保留期

德国的商家必须将账单保留八年。账簿、存货清单、期初资产负债表和年度财务报表的保留期为 10 年。商业票据和商业信件必须保留六年。

针对个人的规定

针对个人的规定与针对商家的规定不同。一般来说，法律不要求个人客户保留账单。但是，妥善保管账单仍然是个好主意，因为它们可用于根据 《德国民法典》（BGB）第 437 条及以下条款等提出保修索赔。

该规则不适用于为个人提供的承包商服务。根据 UStG 第 14b 条的规定，个人客户必须将这些账单保留两年。此保留期从开具账单的日历年结束时开始计算。承包商必须在开给客户的账单上明确说明此要求。这项规定适用于服务提供商，例如承包商、建筑师、脚手架企业以及园林和景观美化企业。

账单存储格式

原则上，纸质账单必须以其原始格式存储。但是，如果数字化过程符合 GoBD 的要求，则可以将其数字化并进行电子归档。电子副本在视觉上必须与原件相同，并且必须保留原件的所有内容。必须记录扫描过程，以便随时证明归档系统合规。

存储电子账单

从 2025 年 1 月 1 日起，德国商家之间的交易（B2B）强制要求使用电子开票。原则上，商家必须能够开具和处理电子账单。虽然目前有关于开具电子账单要求的过渡性规定，但从长远来看，电子开票将成为 B2B 领域的标准。

原则上，电子账单必须以收到或生成时的格式保留。打印电子账单不符合归档原始文件的要求。对于结构化的电子账单格式（例如 XRechnung），机器可读的数据集被视为必须保留的原始文件。根据增值税法，简单的 PDF 不能算作电子账单。

为何 Word 和 Excel 格式的账单存在审计风险？

GoBD 要求税务文件以完整、不可更改且可追踪的形式保存。通常情况下，保存 Word 或 Excel 无法满足此要求，因为这一流程未提供防篡改存档和记录更改的功能。理论上讲，这些文件可以在未留下相应记录的情况下进行追溯性修改。

然而，只要发出的发票受到保护并依法存档，您依然可以使用 Word 或 Excel 开具发票。企业应使用合适的流程或系统防止篡改发生，留下更改日志，并确保发票有迹可循。

存储选项：纸质或数字化存档？

除电子账单外，原则上，企业可以将账单以纸质和数字形式进行存储。运营要求和技术能力决定了哪种存档方式适合某个企业。

纸质存档

采用纸质存档时，账单以物理方式归档并在法定的保留期限内保留。这种存档方式需要合适的场所、结构化的存储库，以及保护文档免遭丢失或损坏的措施。如果企业的纸质档案文件繁多，搜索单个文档可能会非常耗时。

数字化存档

数字化存档是指在合适的 IT 系统中以电子方式存储、管理和长期保留文档。采用这种方式时，账单仍需以纸质形式存档和数字化记录，并按照定义的结构存储，并能按需访问。

通过数字化存档，企业可以快速管理账单，同时减少对物理空间的需求。电子存档系统有助于企业系统地存储和查找文档，并保护它们免受未经授权的篡改。但是，企业必须确保他们使用的任何系统均符合 GoBD 的要求。

存档方式对比

尽管纸质存档易于实施，但数字存档解决方案在账单搜索、文档处理和长期的文件管理方面具有更强的功能。随着电子账单越来越普及，企业将继续进一步实现账单流程数字化。由于电子账单必须以其原始的数字格式保存，仅采用纸质档案无法满足保留账单的长期需求。

文件存储失误如何在税务审计期间引发问题？

税务审计员经常调查企业是否遵守关于保留账单的法定要求。企业经常犯的一个错误是未在法定保留期内将账单完整存档，例如在强制保留期结束前账单被删除、销毁或变得无法识别。

德国企业应确保在整个保留期内保留所有账单（包括收款和出具的账单）。如果他们无法在保留期内出示账单，可能会面临税务机关的处罚。

与电子账单相关的特殊风险是仅保留打印件或转换后的文件。企业必须保留完整的账单，以满足文档防篡改和可审计的要求。

追踪性不足和数据架构问题

如果在未记录更改的情况下可以对账单进行追溯修改，那么簿记系统的合规性可能会受到质疑。企业应确保其存档流程能够识别并透明地记录更改情况。

混乱无序或缺乏结构的数据架构在审计期间可能会成为难题。必须能在整个保留期内查找和读取账单。结构化存档可以帮助企业在保留期内始终遵守法定要求，并降低审计风险。处理文档应当完整记录工作流。

Stripe Invoicing 如何协助企业保留账单

妥善保存账单首先要有用于创建和管理账单的结构化流程。Stripe Invoicing 能够协助企业统一创建透明的账单流程文档记录。通过确保生成账单方式的一致性、建立连续的编号并留下清晰的审计追踪记录，企业可以为在整个法定保留期内妥善保存账单打下基础。

Stripe Invoicing 还协助企业管理债务人记账，涵盖了从发送账单到追踪付款在内的各个方面。系统自动监控付款状态，用户还可以设置自动付款提醒，从而减少需要人工干预的流程环节，并提高开具账单的工作流的效率。

Stripe Invoicing 可集成到现有的会计和企业资源规划（ERP）系统，帮助企业跨系统同步数据。使用合适的存档系统（必须满足 GoBD 的要求）才能实现合规保留账单。然而，Stripe Invoicing 能够协助企业建立具有结构性和透明度的账单处理流程，从而简化合规存档的执行难度。

关于账单保留期的常见问题