Las empresas de Alemania tienen la obligación legal de conservar facturas. El objetivo de la normativa es asegurar que las cuentas financieras se lleven adecuadamente y que las operaciones comerciales sean trazables y auditables. Esta normativa permite que las autoridades financieras revisen la documentación fiscal durante las auditorías. Una de las normativas más importantes para las empresas hace referencia a los periodos de conservación de las facturas.

En este artículo, descubrirás cuáles son los requisitos para conservar las facturas en Alemania, así como los periodos y formatos permitidos. También te explicaremos cuáles son las opciones de almacenamiento, por qué los formatos de archivo editables suponen un riesgo de auditoría y cómo los errores en el almacenamiento de documentos pueden provocar problemas en las auditorías fiscales.

Puntos clave

• En Alemania, en principio, las facturas deben conservarse durante ocho años.
  
• Las empresas deben asegurarse de que las facturas no se alteren, y que sean legibles, comprensibles y accesibles durante todo el periodo de conservación.
  
• Las facturas electrónicas deben almacenarse en su formato electrónico original.
  
• Las facturas de Word y Excel pueden suponer un riesgo de auditoría.
  
• Las herramientas de archivo digital ofrecen a las empresas una solución estructurada para gestionar las facturas de forma segura.
  

¿Cuáles son los requisitos para conservar facturas en Alemania?

En Alemania, las empresas deben conservar las facturas para que permanezcan completas, legibles y accesibles durante el período de retención legal. Esta obligación se aplica a las facturas entrantes y salientes y a las facturas electrónicas y en papel.

Documentación completa, auditable e inalterable

El contenido original de las facturas no se debe modificar. No debe ser posible realizar modificaciones retroactivas sin dejar rastro ni recopilar documentación transparente. Los sistemas de archivo electrónico deben garantizar que las facturas se almacenen sin alteraciones y que se puedan rastrear todas las operaciones relacionadas con una factura. Una de las políticas regulatorias clave que rigen los requisitos de conservación son los principios para el mantenimiento y la conservación adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico (GoBD).

Accesibilidad y legibilidad de la documentación

Se requiere que se pueda acceder a las facturas durante todo el período de conservación y que se puedan leer en un plazo razonable. Esto también se aplica a las facturas electrónicas, cuyos contenidos deben hacerse legibles por máquina si se solicita. Las empresas en Alemania deben tomar las medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar que los documentos archivados sean accesibles en todo momento.

Archivo conforme

Las facturas se deben archivar de acuerdo con los requisitos legales para una contabilidad adecuada. Eso incluye un proceso de almacenamiento sistemático que permita ubicar los documentos rápidamente. Las empresas también deben asegurarse de que las facturas estén protegidas contra pérdidas, daños o alteraciones no autorizadas. Los sistemas de archivo electrónico brindan funciones como derechos de acceso, registros de cambios, control de versiones y copias de seguridad de datos que pueden ayudar a las empresas a cumplir con estos requisitos.

¿Por cuánto tiempo se deben conservar las facturas y en qué formato?

En Alemania, las facturas están sujetas a períodos de conservación definidos por la ley. Las disposiciones pertinentes son el artículo 147 del Código Fiscal de Alemania (AO), el artículo 14b de la Ley del impuesto al valor agregado (IVA) de Alemania (UStG) y el artículo 257 del Código de Comercio de Alemania (HGB). Estas regulaciones exigen que las empresas conserven las facturas por un tiempo determinado. El período de conservación siempre comienza al final del año calendario en el que se emitió o recibió la factura correspondiente.

Períodos de conservación de facturas

Las empresas en Alemania deben conservar las facturas durante ocho años. Los libros de contabilidad, inventarios, balances de apertura y estados financieros anuales están sujetos a un período de conservación de 10 años. Los documentos comerciales y la correspondencia comercial deben conservarse durante seis años.

Reglas para particulares

Las reglas para los particulares no son las mismas que para las empresas. En general, los clientes particulares no están obligados por ley a conservar las facturas. Sin embargo, sigue siendo una buena idea mantener las facturas seguras porque se pueden usar para hacer reclamos de garantía bajo el artículo 437 y siguientes del Código Civil de Alemania (BGB), por ejemplo.

Las reglas no se aplican a los servicios de contratista prestados a particulares. Según el artículo 14b de la UStG, los clientes particulares deben conservar estas facturas durante dos años. Este período de conservación comienza al final del año calendario en el que se emitió la factura. Los contratistas deben indicar explícitamente este requisito en las facturas que emiten a los clientes. Esta regulación se aplica a los proveedores de servicios como contratistas, arquitectos, empresas de andamiaje y empresas de jardinería y paisajismo.

Formatos de almacenamiento para facturas

Las facturas en papel deben, en principio, almacenarse en su formato original. Sin embargo, se pueden digitalizar y archivar electrónicamente si el proceso de digitalización cumple con los requisitos de la GoBD. La copia electrónica debe ser visualmente idéntica al original y deben conservarse todos los contenidos del original. El proceso de escaneo debe documentarse para que se pueda demostrar que el sistema de archivo cumple en cualquier momento.

Almacenamiento de facturas electrónicas

A partir del 1 de enero de 2025, la facturación electrónica es obligatoria para las transacciones entre empresas en Alemania (B2B). Las empresas deben, en principio, ser capaces de emitir y procesar facturas electrónicas. Aunque existen normas transitorias relativas al requisito de emitir facturas electrónicas, la facturación electrónica se convertirá en el estándar B2B a largo plazo.

En principio, las facturas electrónicas deben conservarse en el formato en el que se recibieron o generaron. Imprimir una factura electrónica no satisface el requisito de archivar el archivo original. En el caso de formatos de factura electrónica estructurados, como XRechnung, el conjunto de datos legible por máquina se considera el archivo original que debe conservarse. Un simple PDF no cuenta como una factura electrónica según la ley del IVA.

¿Por qué las facturas de Word y Excel suponen un riesgo de auditoría?

La normativa GoBD requiere que se guarde la documentación fiscal íntegramente, en un formato que no se pueda modificar y del que se pueda hacer un seguimiento. A menudo, el hecho de guardar un archivo de Word o Excel no cumple con este requisito porque en este proceso no se dispone de funcionalidades para realizar un archivo sin manipulaciones o bien crear un registro de cambios. En teoría, estos archivos podrían modificarse retroactivamente sin la documentación correspondiente.

Sin embargo, todavía es posible crear facturas con Word o Excel, siempre y cuando se protejan después de la creación y se archiven de acuerdo con las normativas legales. Las empresas deben usar procesos o sistemas apropiados para impedir manipulaciones, registrar los cambios y garantizar la trazabilidad.

Opciones de almacenamiento: ¿Papel o archivo digital?

A excepción de las facturas electrónicas, en principio las empresas pueden almacenar las facturas tanto en papel como en formato digital. Los requisitos operativos y las capacidades técnicas determinarán qué tipo de archivo es el adecuado para tu empresa.

Archivo en papel

Con el archivo en papel, las facturas se archivan y conservan de forma física durante el periodo de conservación establecido por la ley. Para este tipo de archivo se necesitan instalaciones apropiadas, un repositorio estructurado y medidas de protección contra la pérdida o el deterioro de documentos. Si una empresa tiene grandes archivos en papel, puede llevar mucho tiempo buscar documentos individuales.

Archivo digital

El archivo digital es el almacenamiento, la gestión y la conservación electrónica a largo plazo de documentos en un sistema de TI adecuado. Las facturas que se han emitido en papel se registran también en formato digital, se guardan en función de una estructura definida y se puede acceder a ellas en cualquier momento.

El archivo digital permite que las empresas gestionen las facturas con rapidez y reduzcan la necesidad de espacio físico. Los sistemas de archivo electrónico ayudan a las empresas a almacenar y localizar de forma sistemática los documentos, además de protegerlos contra las alteraciones no autorizadas. Sin embargo, las empresas deben asegurarse de que cualquier sistema que utilicen cumpla los requisitos de GoBD.

Métodos de archivo: Cara a cara

Aunque los archivos en papel son fáciles de implementar, las soluciones de archivo digital ofrecen funciones mejoradas para buscar facturas, procesar documentos y gestionar archivos a largo plazo. A medida que las facturas electrónicas se vuelven más comunes, las empresas continuarán digitalizando aún más los procesos de facturación. Dado que las facturas electrónicas deben conservarse en sus formatos digitales originales, los archivos en papel por sí solos no son una solución a largo plazo para almacenar facturas.

¿Cómo pueden provocar problemas los errores en el almacenamiento de documentos durante las auditorías fiscales?

Los auditores fiscales suelen investigar si las empresas cumplen los requisitos legales sobre la conservación de facturas. Un error común que cometen las empresas es no archivar las facturas completas durante todo el periodo de conservación legal; por ejemplo, si se eliminan, se destruyen o se vuelven ilegibles antes del final del periodo de retención obligatorio.

Las empresas de Alemania deben asegurarse de conservar todas las facturas, emitidas y recibidas, durante todo el periodo de conservación. Podrían enfrentarse a consecuencias con las autoridades financieras si no pueden presentar las facturas durante este periodo.

Un riesgo particular de las facturas electrónicas es conservar únicamente una impresión o un archivo modificado. Las empresas deben conservar la factura íntegra para cumplir los requisitos de contar con documentación auditable y a prueba de manipulaciones.

Trazabilidad y arquitectura de datos insuficientes

Si las facturas pueden modificarse retroactivamente sin documentar estas alteraciones, se puede cuestionar el cumplimiento del sistema de contabilidad. Las empresas deben asegurarse de que sus procesos de archivo permitan identificar y registrar los cambios de forma transparente.

La arquitectura de datos desordenada o sin estructurar puede ser problemática durante una auditoría. Las facturas deben poder encontrarse y leerse en todo momento durante el periodo de conservación. El archivo estructurado puede ayudar a las empresas a cumplir los requisitos legales y a reducir los riesgos en las auditorías. La documentación de los procesos debe capturar todo el flujo de trabajo.

Cómo Stripe Invoicing ayuda a las empresas en la conservación de facturas

Una conservación adecuada de las facturas comienza con un proceso estructurado para crear y gestionar facturas. Stripe Invoicing ayuda a las empresas a unificar y crear documentación transparente de sus procesos de facturación. Gracias a la generación de facturas con una numeración secuencial y uniforme, además de tener un historial de auditoría claro, las empresas pueden crear una base para almacenar las facturas de forma correcta en todo momento durante el periodo de conservación legal.

Stripe Invoicing también ayuda a las empresas a gestionar las cuentas de deudores, desde enviar facturas a rastrear pagos. El estado de los pagos se supervisa de forma automática, y los usuarios pueden establecer recordatorios de pago automáticos; de esta manera, se reducen los procesos manuales y los flujos de trabajo de facturación se vuelven más eficientes.

Stripe Invoicing se puede integrar con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y los de contabilidad existentes, lo que permite que las empresas sincronicen los datos en todos los sistemas. El almacenamiento de facturas de forma conforme a la normativa se consigue a través del uso de sistemas de archivo que cumplan los requisitos de la normativa GoBD. Sin embargo, Stripe Invoicing ayuda a que las empresas establezcan procesos de facturación estructurados y transparentes para que sea más fácil archivar las facturas de forma conforme a la normativa.

Preguntas frecuentes sobre los períodos de conservación de facturas