Les entreprises en Allemagne ont l'obligation légale de conserver les factures. Ces réglementations visent à garantir la bonne tenue des comptes financiers et la traçabilité et l'auditabilité des transactions commerciales. Elles permettent aux autorités financières d'examiner la documentation fiscale lors des contrôles. L'une des réglementations les plus importantes pour les entreprises concerne les délais de conservation des factures.

Dans cet article, nous vous expliquerons quelles sont les exigences en matière de conservation des factures en Allemagne, quels sont les délais de conservation et quels formats sont autorisés. Nous vous présenterons également les options de stockage, expliquerons pourquoi les formats de fichiers modifiables présentent un risque lors des contrôles et comment les erreurs de stockage des documents peuvent entraîner des problèmes lors des contrôles fiscaux.

L’essentiel à retenir

• En Allemagne, les factures doivent, en principe, être conservées pendant huit ans.
  
• Les entreprises doivent s'assurer que les factures restent inaltérables, lisibles, compréhensibles et accessibles tout au long du délai de conservation.
  
• Les factures électroniques doivent être stockées dans leur format électronique d'origine.
  
• Les factures au format Word et Excel peuvent présenter un risque d'audit.
  
• Les outils d'archivage numérique offrent aux entreprises une solution structurée pour la gestion sécurisée des factures.
  

Quelles sont les exigences en matière de conservation des factures en Allemagne ?

En Allemagne, les entreprises sont tenues de conserver les factures de manière à ce qu'elles restent complètes, lisibles et accessibles tout au long du délai de conservation légal. Cette obligation s'applique aux factures entrantes et sortantes, ainsi qu'aux factures électroniques et papier.

Documentation complète, vérifiable et inaltérable

Le contenu d'origine des factures ne doit pas être modifié. Il ne doit pas être possible d'apporter des modifications rétroactives sans laisser de trace ni compiler une documentation transparente. Les systèmes d'archivage électronique doivent garantir que les factures sont stockées sans être altérées et que toutes les opérations relatives à une facture peuvent être tracées. L'une des principales politiques réglementaires régissant les exigences de conservation concerne les principes applicables à la tenue et à la conservation appropriées des livres, enregistrements et documents sous forme électronique (GoBD).

Accessibilité et lisibilité de la documentation

Il est obligatoire que les factures soient accessibles tout au long du délai de conservation et puissent être rendues lisibles dans un délai raisonnable. Cela s'applique également aux factures électroniques, dont le contenu doit être rendu lisible par machine sur demande. Les entreprises en Allemagne doivent prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s'assurer que les documents archivés sont accessibles à tout moment.

Archivage conforme

Les factures doivent être archivées conformément aux exigences légales relatives à la bonne tenue des comptes. Cela comprend un processus de stockage systématique qui permet de localiser rapidement les documents. Les entreprises doivent également s'assurer que les factures sont protégées contre la perte, les dommages ou l'altération non autorisée. Les systèmes d'archivage électronique offrent des fonctionnalités telles que les droits d'accès, les journaux de modifications, le contrôle des versions et les sauvegardes de données qui peuvent aider les entreprises à satisfaire à ces exigences.

Combien de temps les factures doivent-elles être conservées et sous quel format ?

En Allemagne, les factures sont soumises à des délais de conservation définis par la loi. Les dispositions pertinentes sont l'article 147 du Code fiscal allemand (AO), l'article 14b de la loi relative à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) allemande (UStG), et l'article 257 du Code de commerce allemand (HGB). Ces réglementations imposent aux entreprises de conserver les factures pendant une durée déterminée. Le délai de conservation commence toujours à la fin de l'année civile au cours de laquelle la facture correspondante a été émise ou reçue.

Délais de conservation des factures

Les entreprises en Allemagne doivent conserver les factures pendant huit ans. Les livres de compte, les inventaires, les bilans d'ouverture et les états financiers annuels sont soumis à un délai de conservation de 10 ans. Les documents commerciaux et le courrier professionnel doivent être conservés pendant six ans.

Règles applicables aux particuliers

Les règles applicables aux particuliers diffèrent de celles applicables aux entreprises. En règle générale, les clients particuliers ne sont pas tenus par la loi de conserver les factures. Toutefois, il est toujours recommandé de conserver les factures en lieu sûr, car elles peuvent être utilisées pour formuler des réclamations au titre de la garantie en vertu de l'article 437 et suivants du Code civil allemand (BGB), par exemple.

Ces règles ne s'appliquent pas aux services de sous-traitance rendus aux particuliers. Conformément à l'article 14b de l'UStG, les clients particuliers sont tenus de conserver ces factures pendant deux ans. Ce délai de conservation commence à la fin de l'année civile au cours de laquelle la facture a été émise. Les sous-traitants doivent explicitement mentionner cette exigence sur les factures qu'ils émettent aux clients. Cette réglementation s'applique aux prestataires de services tels que les sous-traitants, les architectes, les entreprises d'échafaudage et les entreprises d'aménagement paysager et de jardinage.

Formats de stockage des factures

En principe, les factures papier doivent être conservées dans leur format d'origine. Toutefois, elles peuvent être numérisées et archivées électroniquement si le processus de numérisation répond aux exigences des GoBD. La copie électronique doit être visuellement identique à l'original, et tout le contenu de l'original doit être conservé. Le processus de numérisation doit être documenté de sorte qu'il soit possible de démontrer à tout moment que le système d'archivage est conforme.

Conservation des factures électroniques

À compter du 1er janvier 2025, la facturation électronique est obligatoire pour les transactions entre entreprises en Allemagne (B2B). Les entreprises doivent, en principe, être capables d'émettre et de traiter des factures électroniques. Bien que des dispositions transitoires soient en place concernant l'obligation d'émettre des factures électroniques, la facturation électronique deviendra la norme dans le secteur B2B à long terme.

En principe, les factures électroniques doivent être conservées dans le format dans lequel elles ont été reçues ou générées. L'impression d'une facture électronique ne satisfait pas à l'obligation d'archiver le fichier d'origine. Dans le cas de formats de facture électronique structurés, tels que XRechnung, l'ensemble de données lisible par machine est considéré comme le fichier d'origine qui doit être conservé. Un simple PDF ne constitue pas une facture électronique au sens de la législation sur la TVA.

Pourquoi les factures au format Word et Excel présentent-elles un risque lors d'un contrôle fiscal ?

La GoBD exige que la documentation fiscale soit conservée dans un format complet, inaltérable et traçable. L'enregistrement d'un fichier Word ou Excel ne satisfait souvent pas à cette exigence, car ce processus ne permet pas un archivage inaltérable ni des fonctionnalités de journal des modifications. En théorie, ces fichiers pourraient être modifiés rétroactivement sans documentation correspondante.

Toutefois, il est toujours possible de créer des factures à l'aide de Word ou d'Excel, à condition que ces factures soient protégées après leur création et archivées conformément aux réglementations légales. Les entreprises doivent utiliser des processus ou des systèmes appropriés pour empêcher toute falsification, consigner les modifications et garantir la traçabilité.

Options de stockage : archivage papier ou numérique ?

À l'exception des factures électroniques, les entreprises peuvent, en principe, stocker leurs factures au format papier et au format numérique. Les exigences opérationnelles et les capacités techniques déterminent quel type d'archivage convient à une entreprise particulière.

Archivage papier

Avec l'archivage papier, les factures sont physiquement archivées et conservées pendant toute la durée du délai de conservation légal. Ce type d'archivage nécessite des locaux appropriés, un référentiel structuré et des mesures de protection des documents contre la perte ou les dommages. La recherche de documents individuels peut prendre du temps si une entreprise dispose d'archives papier volumineuses.

Archivage numérique

L'archivage numérique fait référence au stockage, à la gestion et à la conservation à long terme des documents électroniques dans un système informatique approprié. Les factures sont archivées au format papier et enregistrées numériquement, stockées selon une structure définie et rendues accessibles à la demande.

L'archivage numérique permet aux entreprises de gérer rapidement les factures tout en réduisant les besoins en espace physique. Les systèmes d'archivage électronique aident les entreprises à stocker et à localiser systématiquement les documents, et les protègent contre les modifications non autorisées. Toutefois, les entreprises doivent s'assurer que tout système qu'elles utilisent est conforme aux exigences de la GoBD.

Méthodes d'archivage : comparaison

Bien que les archives papier soient faciles à mettre en œuvre, les solutions d'archivage numérique offrent des fonctionnalités avancées pour la recherche de factures, le traitement des documents et la gestion des fichiers à long terme. Étant donné que les factures électroniques sont de plus en plus courantes, les entreprises continueront de numériser davantage les processus de facturation. Puisque les factures électroniques doivent être conservées dans leurs formats numériques d'origine, les archives papier seules ne constituent pas une solution à long terme pour le stockage des factures.

En quoi les erreurs de stockage de documents peuvent-elles poser problème lors de contrôles fiscaux ?

Les contrôleurs fiscaux vérifient fréquemment si les entreprises respectent les exigences légales en matière de conservation des factures. Une erreur courante commise par les entreprises consiste à ne pas archiver les factures dans leur intégralité pendant toute la durée du délai de conservation légal, par exemple, si les factures sont supprimées, détruites ou rendues illisibles avant la fin de la période de conservation obligatoire.

Les entreprises en Allemagne doivent s'assurer de conserver toutes les factures (entrantes et sortantes) pendant toute la période de conservation. Elles peuvent faire face à des conséquences auprès des autorités financières si elles ne sont pas en mesure de présenter des factures pendant cette période.

L'un des risques majeurs associés aux factures électroniques est de ne conserver qu'une version imprimée ou un fichier converti. Les entreprises doivent conserver la facture dans son intégralité afin de satisfaire aux exigences relatives à la documentation inaltérable et vérifiable.

Manque de traçabilité et architecture des données

Si les factures peuvent être modifiées rétroactivement sans que les modifications ne soient documentées, cela peut remettre en question la conformité du système comptable. Les entreprises doivent s'assurer que leurs processus d'archivage permettent de repérer et de consigner les modifications de manière transparente.

Une architecture des données confuse ou non structurée peut s'avérer problématique lors d'un audit. Les factures doivent être trouvables et lisibles tout au long de la période de conservation. Un archivage structuré peut aider les entreprises à se conformer aux exigences légales tout au long de la période de conservation et à réduire les risques liés aux contrôles. La documentation du processus doit capturer l'intégralité du flux de travail.

Comment Stripe Invoicing aide les entreprises à conserver leurs factures

La conservation adéquate des factures commence par un processus structuré de création et de gestion des factures. Stripe Invoicing aide les entreprises à unifier et à créer une documentation transparente de leurs processus de facturation. Grâce à la génération cohérente de factures, à la numérotation séquentielle et à une piste d'audit claire, les entreprises peuvent établir une base pour le stockage correct des factures tout au long de la période de conservation légale.

Stripe Invoicing aide également les entreprises à gérer leur comptabilité débiteur, de l'envoi de factures au suivi des paiements. Les statuts de paiement sont surveillés automatiquement et les utilisateurs peuvent configurer des rappels de paiement automatiques, ce qui réduit les processus manuels et rend les flux de travail de facturation plus efficaces.

Stripe Invoicing peut s'intégrer aux systèmes de comptabilité et de planification des ressources de l'entreprise (ERP) existants, ce qui permet aux entreprises de synchroniser les données d'un système à l'autre. Le stockage des factures en toute conformité est réalisé à l'aide de systèmes d'archivage appropriés qui doivent satisfaire aux exigences de la GoBD. Toutefois, Stripe Invoicing aide les entreprises à établir des processus de facturation structurés et transparents qui simplifient l'archivage conforme.

FAQ sur les délais de conservation des factures