ธุรกิจในเยอรมนีมีข้อผูกมัดตามกฎหมายในการจัดเก็บใบแจ้งหนี้ ข้อบังคับนี้มีไว้เพื่อให้แน่ใจว่าบัญชีการเงินได้รับการจัดเก็บอย่างถูกต้องและรับประกันว่าธุรกรรมทางธุรกิจจะตรวจสอบและติดตามได้ ข้อบังคับดังกล่าวอนุญาตให้หน่วยงานด้านการเงินตรวจทานเอกสารด้านภาษีขณะดำเนินการตรวจสอบได้ หนึ่งในข้อบังคับที่สำคัญที่สุดสำหรับธุรกิจนั้นเกี่ยวข้องกับระยะเวลาจัดเก็บใบแจ้งหนี้

ในบทความนี้ คุณจะได้ดูข้อมูลเกี่ยวกับข้อกำหนดต่างๆ สำหรับการจัดเก็บใบแจ้งหนี้ในเยอรมนี ระยะเวลาจัดเก็บ และรูปแบบที่อนุญาตให้จัดเก็บ นอกจากนี้ เรายังจะอธิบายเกี่ยวกับตัวเลือกต่างๆ ในการจัดเก็บ เหตุใดรูปแบบไฟล์ที่แก้ไขได้จึงก่อให้เกิดความเสี่ยงในการตรวจสอบ และข้อผิดพลาดในการจัดเก็บเอกสารจะนำไปสู่ปัญหาระหว่างการตรวจสอบภาษีได้อย่างไร

ประเด็นสำคัญ

• ในทางหลักการนั้น ใบแจ้งหนี้ในเยอรมนีต้องได้รับการจัดเก็บไว้เป็นเวลา 8 ปี
  
• ธุรกิจต่างๆ ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้นั้นคงเดิม อ่านออก เข้าใจได้ และสามารถเข้าถึงได้ตลอดระยะเวลาจัดเก็บ
  
• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ดั้งเดิม
  
• ใบแจ้งหนี้ที่สร้างจาก Word และ Excel อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงในการตรวจสอบ
  
• เครื่องมือการเก็บถาวรแบบดิจิทัลจะช่วยให้ธุรกิจมีโซลูชันที่มีโครงสร้างในการจัดการใบแจ้งหนี้อย่างปลอดภัย
  

ข้อกำหนดในการเก็บรักษาใบแจ้งหนี้ในเยอรมนีมีอะไรบ้าง

ในเยอรมนี ธุรกิจจะต้องเก็บรักษาใบแจ้งหนี้เพื่อให้มีความครบถ้วน อ่านได้ และสามารถเข้าถึงได้ตลอดระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด ภาระผูกพันนี้มีผลใช้กับใบแจ้งหนี้ขาเข้าและขาออก ตลอดจนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และใบแจ้งหนี้กระดาษ

เอกสารที่ครบถ้วน สามารถตรวจสอบได้ และไม่สามารถแก้ไขได้

ห้ามเปลี่ยนแปลงเนื้อหาต้นฉบับของใบแจ้งหนี้ ต้องไม่สามารถแก้ไขย้อนหลังได้โดยไม่ทิ้งร่องรอย หรือจัดทำเอกสารประกอบที่โปร่งใส ระบบเก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดเก็บใบแจ้งหนี้โดยไม่มีการแก้ไขและสามารถติดตามการดำเนินการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ได้ นโยบายกำกับดูแลที่สำคัญอย่างหนึ่งซึ่งควบคุมข้อกำหนดด้านการเก็บรักษาคือหลักการสำหรับการเก็บรักษาบันทึกและเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างเหมาะสม (GoBD)

ความสามารถในการเข้าถึงและความสามารถในการอ่านเอกสาร

ใบแจ้งหนี้ต้องสามารถเข้าถึงได้ตลอดระยะเวลาการเก็บรักษาและสามารถทำให้อ่านได้ภายในกรอบเวลาที่เหมาะสม โดยยังปรับใช้กับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเนื้อหาจะต้องเป็นไปในรูปแบบที่เครื่องอ่านได้เมื่อมีการร้องขอ ธุรกิจต่างๆ ในเยอรมนีควรใช้มาตรการทางเทคนิคและทางองค์กรที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าจะสามารถเข้าถึงเอกสารที่เก็บถาวรได้ตลอดเวลา

การเก็บถาวรที่ปฏิบัติตามข้อกำหนด

ต้องเก็บถาวรใบแจ้งหนี้ตามข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับการทำบัญชีที่เหมาะสม ซึ่งรวมถึงกระบวนการจัดเก็บอย่างเป็นระบบที่ช่วยให้ค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ธุรกิจต่างๆ จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ได้รับการปกป้องจากการสูญหาย เสียหาย หรือการแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต ระบบการเก็บถาวรทางอิเล็กทรอนิกส์มีฟีเจอร์อย่างสิทธิ์การเข้าถึง บันทึกการเปลี่ยนแปลง การกำหนดเวอร์ชัน และการสำรองข้อมูล ซึ่งสามารถช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้ได้

ต้องเก็บรักษาใบแจ้งหนี้ไว้นานเท่าใดและในรูปแบบใด

ในเยอรมนี ใบแจ้งหนี้ต้องเป็นไปตามระยะเวลาการเก็บรักษาที่กำหนดตามกฎหมาย บทบัญญัติที่เกี่ยวข้องคือมาตรา 147 ของประมวลรัษฎากรเยอรมนี (AO), มาตรา 14b ของกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มเยอรมนี (UStG) และมาตรา 257 ของประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์เยอรมนี (HGB) กฎระเบียบเหล่านี้กำหนดให้ธุรกิจต่างๆ เก็บรักษาใบแจ้งหนี้ไว้ตามระยะเวลาที่กำหนด ระยะเวลาการเก็บรักษามักจะเริ่มต้นเมื่อสิ้นสุดปีปฏิทินที่มีการออกหรือรับใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง

ระยะเวลาการเก็บรักษาใบแจ้งหนี้

ธุรกิจในเยอรมนีต้องเก็บรักษาใบแจ้งหนี้เป็นเวลา 8 ปี สมุดบัญชี สินค้าคงคลัง งบดุลเริ่มต้น และงบการเงินประจำปีมีระยะเวลาเก็บรักษา 10 ปี เอกสารทางการค้าและไปรษณีย์ธุรกิจต้องเก็บรักษาไว้เป็นเวลา 6 ปี

กฎสำหรับบุคคลทั่วไป

กฎสำหรับบุคคลทั่วไปไม่เหมือนกับกฎสำหรับธุรกิจ โดยทั่วไป ลูกค้าส่วนบุคคลไม่จำเป็นต้องเก็บใบแจ้งหนี้ตามกฎหมาย อย่างไรก็ตาม ก็ยังถือเป็นเรื่องดีที่จะเก็บใบแจ้งหนี้ไว้ให้ปลอดภัยเพราะสามารถนำมาใช้ประกอบการเรียกร้องการรับประกันตามมาตรา 437 เป็นต้นไปของประมวลกฎหมายแพ่งของเยอรมนี (BGB) เป็นต้น

กฎดังกล่าวจะไม่มีผลกับบริการของผู้ทำสัญญาที่มอบให้กับบุคคลทั่วไป ลูกค้าส่วนบุคคลต้องเก็บรักษาใบแจ้งหนี้เหล่านี้เป็นเวลา 2 ปีตามมาตรา 14b ของ UStG โดยระยะเวลาการเก็บรักษานี้จะเริ่มขึ้นเมื่อสิ้นสุดปีปฏิทินที่มีการออกใบแจ้งหนี้ ผู้ทำสัญญาจะต้องระบุข้อกำหนดนี้ให้ชัดเจนบนใบแจ้งหนี้ที่ออกให้ลูกค้า กฎระเบียบนี้มีผลกับผู้ให้บริการ เช่น ผู้ทำสัญญา สถาปนิก ธุรกิจนั่งร้าน และธุรกิจทำสวนและตกแต่งภูมิทัศน์

รูปแบบการจัดเก็บใบแจ้งหนี้

โดยหลักการแล้ว ต้องเก็บใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษไว้ในรูปแบบดั้งเดิม อย่างไรก็ตาม คุณสามารถแปลงใบแจ้งหนี้เหล่านี้เป็นดิจิทัลและเก็บถาวรทางอิเล็กทรอนิกส์ได้หากกระบวนการแปลงเป็นดิจิทัลเป็นไปตามข้อกำหนดของ GoBD สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ต้องมีหน้าตาเหมือนกับต้นฉบับทุกประการและต้องรักษาเนื้อหาทั้งหมดของต้นฉบับไว้ ต้องบันทึกขั้นตอนการสแกนเอาไว้เพื่อแสดงให้เห็นว่าระบบการเก็บถาวรปฏิบัติตามกฎระเบียบอยู่เสมอ

การจัดเก็บใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2025 เป็นต้นไป การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นข้อบังคับสำหรับธุรกรรมระหว่างธุรกิจต่างๆ ในเยอรมนี (B2B) โดยหลักการแล้ว ธุรกิจต้องสามารถออกและดำเนินการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ แม้ว่าจะมีกฎระเบียบชั่วคราวเกี่ยวกับข้อกำหนดในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ แต่การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะกลายเป็นมาตรฐานใน B2B ในระยะยาว

โดยหลักการแล้ว จะต้องเก็บรักษาใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบเดียวกับที่ได้รับหรือสร้างขึ้น การพิมพ์ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไม่ถือว่าตรงตามข้อกำหนดในการเก็บถาวรไฟล์ต้นฉบับ ในกรณีของรูปแบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่มีโครงสร้าง เช่น XRechnung ชุดข้อมูลที่เครื่องสามารถอ่านได้จะถือว่าเป็นไฟล์ต้นฉบับที่ต้องเก็บรักษาไว้ ไฟล์ PDF ธรรมดาจะไม่ถือว่าเป็นใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภายใต้กฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่ม

เหตุใดใบแจ้งหนี้จาก Word และ Excel จึงมีความเสี่ยงในการตรวจสอบ

GoBD กำหนดให้ต้องจัดเก็บเอกสารด้านภาษีในรูปแบบที่สมบูรณ์ เปลี่ยนแปลงไม่ได้ และตรวจสอบย้อนกลับได้ บ่อยครั้งที่การบันทึกไฟล์ Word หรือ Excel ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดนี้ เนื่องจากกระบวนการดังกล่าวไม่ได้จัดเตรียมการเก็บถาวรที่ป้องกันการดัดแปลงแก้ไขและความสามารถในการบันทึกการเปลี่ยนแปลง ในทางทฤษฎีนั้น อาจมีการแก้ไขไฟล์เหล่านี้ย้อนหลังได้โดยไม่ต้องมีเอกสารที่เกี่ยวข้อง

อย่างไรก็ตาม การสร้างใบแจ้งหนี้โดยใช้ Word หรือ Excel ก็ยังทำได้ตราบใดที่ใบแจ้งหนี้เหล่านี้ได้รับการปกป้องหลังจากสร้างขึ้นและเก็บถาวรตามกฎข้อบังคับตามกฎหมาย โดยธุรกิจต่างๆ ควรใช้กระบวนการหรือระบบที่เหมาะสมเพื่อป้องกันการดัดแปลง บันทึกการเปลี่ยนแปลง และทำให้มั่นใจว่าสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้

ตัวเลือกการจัดเก็บ: จัดเก็บเป็นเอกสารกระดาษหรือแบบดิจิทัล

ธุรกิจต่างๆ จะสามารถจัดเก็บใบแจ้งหนี้ในรูปแบบกระดาษและดิจิทัลได้ในทางหลักการ (ยกเว้นใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์) ทั้งนี้ ข้อกำหนดในการดำเนินงานและความสามารถด้านเทคนิคจะเป็นตัวกำหนดว่าการเก็บถาวรประเภทใดเหมาะสำหรับธุรกิจใดธุรกิจหนึ่ง

การจัดเก็บเป็นเอกสารกระดาษ

ในส่วนของการจัดเก็บเป็นเอกสารกระดาษ ใบแจ้งหนี้จะได้รับการจัดเก็บในรูปแบบจริงและเก็บไว้ตามระยะเวลาจัดเก็บตามที่กฎหมายกำหนด การเก็บถาวรประเภทนี้ต้องใช้สถานที่จัดเก็บที่เหมาะสม พื้นที่เก็บข้อมูลที่มีโครงสร้าง และมาตรการที่ปกป้องเอกสารจากการสูญหายหรือความเสียหาย การค้นหาเอกสารแต่ละฉบับอาจใช้เวลานานหากธุรกิจมีการจัดเก็บเอกสารกระดาษจำนวนมาก

การจัดเก็บแบบดิจิทัล

การจัดเก็บแบบดิจิทัลหมายถึงการจัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์ การจัดการ และการเก็บรักษาเอกสารในระยะยาวในระบบไอทีที่เหมาะสม ใบแจ้งหนี้จะได้รับการจัดเก็บในรูปแบบกระดาษและบันทึกแบบดิจิทัล จัดเก็บตามโครงสร้างที่กำหนด และสามารถเข้าถึงได้ตามความต้องการ

การจัดเก็บแบบดิจิทัลช่วยให้ธุรกิจต่างๆ จัดการใบแจ้งหนี้ได้อย่างรวดเร็ว ในขณะที่ช่วยลดความจำเป็นในการใช้พื้นที่จัดเก็บจริง ระบบการเก็บถาวรทางอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยให้ธุรกิจจัดเก็บและค้นหาเอกสารอย่างเป็นระบบ ตลอดจนปกป้องเอกสารเหล่านั้นจากการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้รับอนุญาต อย่างไรก็ตาม ธุรกิจต่างๆ ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบที่ตนใช้นั้นเป็นไปตามข้อกำหนดของ GoBD

วิธีการจัดเก็บ: การเปรียบเทียบ

แม้ว่าการจัดเก็บเอกสารกระดาษจะนำไปปรับใช้ได้ง่าย แต่โซลูชันการจัดเก็บแบบดิจิทัลก็มีความสามารถที่เหนือกว่าในการค้นหาใบแจ้งหนี้ การประมวลผลเอกสาร และการจัดการไฟล์ในระยะยาว ในขณะที่ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ธุรกิจต่างๆ จะยังคงนำกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ไปสู่รูปแบบดิจิทัลอย่างต่อเนื่องต่อไป เนื่องจากต้องจัดเก็บใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบดิจิทัลดั้งเดิม การจัดเก็บเอกสารกระดาษเพียงอย่างเดียวจึงไม่ใช่โซลูชันระยะยาวสำหรับการจัดเก็บใบแจ้งหนี้

ข้อผิดพลาดในการจัดเก็บเอกสารจะนำไปสู่ปัญหาระหว่างการตรวจสอบภาษีได้อย่างไร

ผู้ตรวจสอบภาษีมักจะตรวจสอบว่าธุรกิจต่างๆ ปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับการจัดเก็บใบแจ้งหนี้หรือไม่ ข้อผิดพลาดที่ธุรกิจต่างๆ มักจะทำก็คือการไม่จัดเก็บใบแจ้งหนี้อย่างครบถ้วนตลอดระยะเวลาจัดเก็บที่กฎหมายกำหนด เช่น ใบแจ้งหนี้ถูกลบ ทำลาย หรือทำให้อ่านไม่ออกก่อนสิ้นสุดระยะเวลาจัดเก็บที่บังคับใช้

ธุรกิจต่างๆ ในเยอรมนีควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าตนได้จัดเก็บใบแจ้งหนี้ทั้งหมด (ทั้งขาเข้าและขาออก) ตลอดระยะเวลาจัดเก็บแล้ว เนื่องจากอาจต้องเผชิญกับผลลัพธ์จากหน่วยงานด้านการเงินหากไม่สามารถแสดงใบแจ้งหนี้ในช่วงเวลาจัดเก็บได้

ความเสี่ยงอย่างหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คือการจัดเก็บเฉพาะเอกสารที่พิมพ์ออกมาหรือไฟล์ที่แปลงแล้ว ธุรกิจต่างๆ จะต้องจัดเก็บใบแจ้งหนี้ฉบับสมบูรณ์เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดสำหรับเอกสารที่ตรวจสอบได้และไม่ถูกดัดแปลงแก้ไข

สถาปัตยกรรมข้อมูลและการตรวจสอบย้อนกลับไม่เพียงพอ

หากสามารถปรับเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ย้อนหลังได้โดยไม่มีการบันทึกการเปลี่ยนแปลง อาจทำให้เกิดคำถามเกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของระบบการจัดทำบัญชี ธุรกิจต่างๆ จึงควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการจัดเก็บของตนสามารถระบุและบันทึกการเปลี่ยนแปลงได้อย่างโปร่งใส

สถาปัตยกรรมข้อมูลที่ทำให้เกิดความสับสนหรือไม่มีโครงสร้างอาจเป็นปัญหาได้ในระหว่างการตรวจสอบ โดยใบแจ้งหนี้จะต้องค้นหาเจอและอ่านได้ตลอดระยะเวลาจัดเก็บ การจัดเก็บอย่างมีโครงสร้างจะช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามข้อกำหนดตามกฎหมายได้ตลอดระยะเวลาจัดเก็บและลดความเสี่ยงในการตรวจสอบ นอกจากนี้ เอกสารเกี่ยวกับกระบวนการก็ควรจะรวบรวมเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดไว้อย่างครบถ้วน

Stripe Invoicing ช่วยธุรกิจต่างๆ จัดเก็บใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร

การจัดเก็บใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสมจะเริ่มต้นจากกระบวนการที่มีโครงสร้างในการสร้างและการจัดการใบแจ้งหนี้ Stripe Invoicing จะช่วยให้ธุรกิจรวบรวมเอกสารกระบวนการในใบแจ้งหนี้ของตนให้เป็นหนึ่งเดียวและสร้างให้มีความโปร่งใส ธุรกิจต่างๆ สามารถสร้างรากฐานสำหรับการจัดเก็บใบแจ้งหนี้อย่างถูกต้องตลอดระยะเวลาการจัดเก็บตามกฎหมายได้ ซึ่งเป็นผลมาจากการสร้างใบแจ้งหนี้ที่สอดคล้องกัน การระบุหมายเลขตามลำดับ และแนวทางการตรวจสอบที่ชัดเจน

นอกจากนี้ Stripe Invoicing ยังช่วยให้ธุรกิจต่างๆ จัดการการบัญชีของลูกหนี้ได้ด้วย ตั้งแต่การส่งใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการติดตามการชำระเงิน สถานะการชำระเงินจะได้รับการตรวจสอบโดยอัตโนมัติ และผู้ใช้ก็สามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนการชำระเงินอัตโนมัติได้ ซึ่งจะช่วยลดกระบวนการที่ทำด้วยตนเองและทำให้เวิร์กโฟลว์การออกใบแจ้งหนี้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

Stripe Invoicing ผสานการทำงานเข้ากับระบบบัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่มีอยู่ได้ ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจซิงโครไนซ์ข้อมูลข้ามระบบได้ การจัดเก็บใบแจ้งหนี้ให้เป็นไปตามข้อกำหนดนั้นจะทำได้โดยใช้ระบบการเก็บถาวรที่เหมาะสมและต้องเป็นไปตามข้อกำหนดของ GoBD อย่างไรก็ตาม Stripe Invoicing จะช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สร้างกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ที่มีโครงสร้างและโปร่งใส ซึ่งช่วยให้การเก็บถาวรที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดทำได้ง่ายขึ้น

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระยะเวลาการเก็บรักษาใบแจ้งหนี้