Las empresas en Alemania tienen la obligación legal de conservar las facturas. Las normativas tienen como objetivo garantizar que las cuentas financieras se lleven de forma adecuada y que las transacciones comerciales sean rastreables y auditables. Estas normativas permiten a las autoridades fiscales revisar la documentación fiscal al realizar auditorías. Una de las normativas más importantes para las empresas se refiere a los períodos de conservación de facturas.

En este artículo, descubrirás cuáles son los requisitos para conservar facturas en Alemania, cuáles son los períodos de conservación y qué formatos están permitidos. También te explicaremos cuáles son las opciones de almacenamiento, por qué los formatos de archivo editables suponen un riesgo para las auditorías y cómo los errores en el almacenamiento de documentos pueden provocar problemas durante las auditorías fiscales.

De un vistazo

• En Alemania, las facturas deben conservarse, en principio, durante ocho años.
  
• Las empresas deben asegurarse de que las facturas permanezcan inalteradas, legibles, comprensibles y accesibles durante todo el período de conservación.
  
• Las facturas electrónicas deben almacenarse en su formato electrónico original.
  
• Las facturas en Word y Excel pueden suponer un riesgo para las auditorías.
  
• Las herramientas de archivo digital proporcionan a las empresas una solución estructurada para gestionar las facturas de forma segura.
  

¿Cuáles son los requisitos de conservación de facturas en Alemania?

En Alemania, se exige a las empresas que conserven las facturas para que permanezcan completas, legibles y accesibles a lo largo del período de conservación legal. Esta obligación se aplica a las facturas entrantes y salientes, así como a las facturas electrónicas y en papel.

Documentación completa, auditable e inalterable

El contenido original de las facturas no se debe modificar. No debe ser posible realizar modificaciones retroactivas sin dejar rastro ni compilar documentación transparente. Los sistemas de archivo electrónico deben garantizar que las facturas se almacenen sin alteraciones y que se puedan rastrear todas las operaciones relacionadas con una factura. Una de las políticas normativas clave que rigen los requisitos de conservación son los principios para el mantenimiento y conservación adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico (GoBD).

Accesibilidad y legibilidad de la documentación

Se requiere que las facturas puedan ser accesibles en el período de conservación y puedan ser legibles en un plazo razonable. Esto también se aplica a las facturas electrónicas, cuyo contenido debe ser legible de forma mecánica bajo demanda. Las empresas en Alemania deben adoptar las medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar que los documentos archivados sean accesibles en todo momento.

Archivo que cumpla la normativa

Las facturas se deben archivar conforme a los requisitos legales de contabilidad adecuada. Eso incluye un proceso de almacenamiento sistemático que permita ubicar rápidamente los documentos. Las empresas también deben garantizar que las facturas estén protegidas ante pérdidas, daños o alteraciones no autorizadas. Los sistemas de archivo electrónico proporcionan funcionalidades como derechos de acceso, registros de cambios, versiones y copias de seguridad de datos que pueden ayudar a las empresas a cumplir estos requisitos.

¿Durante cuánto tiempo se deben conservar las facturas y en qué formato?

En Alemania, las facturas están sujetas a períodos de conservación definidos por ley. Las disposiciones pertinentes son el artículo 147 del Código Fiscal de Alemania (AO), el artículo 14b de la Ley del impuesto sobre el valor añadido (UStG) de Alemania y el artículo 257 del Código de Comercio de Alemania (HGB). Esta normativa exige a las empresas conservar las facturas durante un tiempo determinado. El período de conservación siempre comienza al final del año natural en el que se emitió o recibió la factura correspondiente.

Períodos de conservación de facturas

Las empresas en Alemania deben conservar las facturas durante ocho años. Los libros de contabilidad, los inventarios, los balances de apertura y los estados financieros anuales están sujetos a un período de conservación de 10 años. Los documentos comerciales y la correspondencia comercial se deben conservar durante seis años.

Reglas para particulares

Las normas aplicables a los particulares no son las mismas que las aplicables a las empresas. En general, los clientes particulares no tienen la obligación legal de conservar las facturas. Sin embargo, sigue siendo una buena idea conservar las facturas de forma segura, ya que pueden utilizarse para hacer reclamaciones de garantía en virtud del artículo 437 y siguientes del Código Civil de Alemania (BGB), por ejemplo.

Las normas no se aplican a los servicios de contratistas prestados a particulares. Según el artículo 14b de la UStG, los clientes particulares están obligados a conservar estas facturas durante dos años. Este período de conservación comienza al final del año natural en el que se emitió la factura. Los contratistas deben indicar explícitamente este requisito en las facturas que emiten a los clientes. Esta norma se aplica a proveedores de servicios como contratistas, arquitectos, empresas de andamiaje y empresas de jardinería y paisajismo.

Formatos de almacenamiento para facturas

En principio, las facturas en papel deben conservarse en su formato original. Sin embargo, pueden digitalizarse y archivarse de forma electrónica si el proceso de digitalización cumple los requisitos de los GoBD. La copia electrónica debe ser idéntica visualmente al original y se debe conservar todo el contenido del original. El proceso de escaneado debe estar documentado de modo que el sistema de archivo pueda demostrar que cumple la normativa en todo momento.

Almacenamiento de facturas electrónicas

A partir del 1 de enero de 2025, la facturación electrónica será obligatoria para las transacciones entre empresas en Alemania (B2B). En principio, las empresas deben ser capaces de emitir y procesar facturas electrónicas. Aunque existen normas transitorias relativas a la obligación de emitir facturas electrónicas, a la larga la facturación electrónica se convertirá en la norma para el B2B.

En principio, las facturas electrónicas deben conservarse en el formato en el que se recibieron o generaron. Imprimir una factura electrónica no satisface el requisito de archivar el archivo original. En el caso de formatos de factura electrónica estructurados, como XRechnung, el conjunto de datos legibles por máquina se considera el archivo original que se debe conservar. Un simple PDF no se considera una factura electrónica en virtud de la ley del IVA.

¿Por qué las facturas en Word y Excel suponen un riesgo para las auditorías?

Los GoBD exigen que la documentación fiscal se conserve en un formato completo, inalterable y trazable. A menudo, guardar un archivo de Word o Excel no cumple este requisito porque este proceso no proporciona funciones de archivo a prueba de manipulaciones ni de registro de cambios. En teoría, estos archivos podrían modificarse retroactivamente sin la documentación correspondiente.

Sin embargo, todavía es posible crear facturas con Word o Excel, siempre y cuando estas facturas estén protegidas una vez creadas y se archiven de acuerdo con las normativas legales. Las empresas deben utilizar los procesos o sistemas adecuados para evitar su manipulación, registrar los cambios y garantizar la trazabilidad.

Opciones de almacenamiento: ¿archivo en papel o digital?

A excepción de las facturas electrónicas, las empresas pueden, en principio, almacenar las facturas en papel y en formato digital. Los requisitos operativos y las capacidades técnicas determinan qué tipo de archivo es el adecuado para una empresa en particular.

Archivo en papel

Con el archivo en papel, las facturas se archivan y conservan físicamente durante el período de conservación legal. Este tipo de archivo requiere unas instalaciones adecuadas, un depósito estructurado y medidas que protejan los documentos contra pérdidas o daños. La búsqueda de documentos individuales puede llevar mucho tiempo si la empresa dispone de grandes archivos en papel.

Archivo digital

El archivo digital hace referencia al almacenamiento electrónico, la gestión y la conservación a largo plazo de documentos en un sistema informático adecuado. Las facturas se archivan en formato papel y se registran digitalmente, se almacenan de acuerdo con una estructura definida y se hacen accesibles bajo demanda.

El archivo digital permite a las empresas gestionar las facturas rápidamente, al tiempo que reduce la necesidad de espacio físico. Los sistemas de archivo electrónico ayudan a las empresas a almacenar y localizar sistemáticamente los documentos y a protegerlos contra alteraciones no autorizadas. Sin embargo, las empresas deben asegurarse de que cualquier sistema que utilicen cumpla los requisitos de los GoBD.

Métodos de archivo: comparativa

Aunque los archivos en papel son fáciles de implementar, las soluciones de archivo digital ofrecen capacidades mejoradas para la búsqueda de facturas, el procesamiento de documentos y la gestión de archivos a largo plazo. A medida que las facturas electrónicas sean cada vez más comunes, las empresas seguirán digitalizando aún más los procesos de facturación. Dado que las facturas electrónicas deben conservarse en sus formatos digitales originales, los archivos en papel por sí solos no son una solución a largo plazo para el almacenamiento de facturas.

¿Cómo pueden los errores en el almacenamiento de documentos provocar problemas durante las auditorías fiscales?

Los auditores fiscales investigan con frecuencia si las empresas cumplen los requisitos legales para la conservación de facturas. Un error común que cometen las empresas es no archivar las facturas en su totalidad durante el período de conservación legal; por ejemplo, las facturas se eliminan, se destruyen o se vuelven ilegibles antes del final del período de conservación obligatorio.

Las empresas en Alemania deben asegurarse de conservar todas las facturas, emitidas y recibidas, durante todo el período de conservación. Podrían enfrentarse a consecuencias con las autoridades financieras si no pueden presentar las facturas durante el período de conservación.

Un riesgo particular asociado a las facturas electrónicas es conservar únicamente una copia impresa o un archivo convertido. Las empresas deben conservar la factura completa para cumplir los requisitos de una documentación a prueba de manipulaciones y auditable.

Trazabilidad y arquitectura de datos insuficientes

Si las facturas se pueden modificar retroactivamente sin que se documenten las alteraciones, se puede poner en duda el cumplimiento normativo del sistema de contabilidad. Las empresas deben asegurarse de que sus procesos de archivo puedan detectar y registrar los cambios de forma transparente.

Una arquitectura de datos confusa o no estructurada puede resultar problemática durante una auditoría. Las facturas deben poder encontrarse y ser legibles durante todo el período de conservación. El archivo estructurado puede ayudar a las empresas a cumplir los requisitos legales a lo largo de todo el período de conservación y reducir los riesgos de auditoría. La documentación de los procesos debe capturar el flujo de trabajo en su totalidad.

Cómo ayuda Stripe Invoicing a las empresas con la conservación de facturas

Una conservación adecuada de las facturas comienza con un proceso estructurado para la creación y gestión de las facturas. Stripe Invoicing ayuda a las empresas a unificar y crear documentación transparente de sus procesos de facturación. Gracias a una generación coherente de facturas, una numeración secuencial y un registro de auditoría claro, las empresas pueden crear una base para almacenar las facturas correctamente a lo largo de todo el período de conservación legal.

Stripe Invoicing también ayuda a las empresas a gestionar su contabilidad de deudores, desde el envío de facturas hasta el seguimiento de pagos. Los estados de los pagos se supervisan automáticamente, y los usuarios pueden configurar recordatorios de pago automáticos, lo que reduce los procesos manuales y hace que los flujos de trabajo de facturación sean más eficientes.

Stripe Invoicing se puede integrar en los sistemas de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) existentes, lo que permite a las empresas sincronizar los datos en todos los sistemas. El almacenamiento de facturas conforme a la normativa se logra mediante los sistemas de archivo adecuados que deben cumplir los requisitos de los GoBD. Sin embargo, Stripe Invoicing ayuda a las empresas a establecer procesos de facturación estructurados y transparentes que simplifican el archivo conforme a la normativa.

Preguntas frecuentes sobre los períodos de conservación de facturas