Ondernemingen in Duitsland zijn wettelijk verplicht facturen te bewaren. De regelgeving is bedoeld om te zorgen voor een correcte financiële administratie en om te garanderen dat zakelijke transacties traceerbaar en controleerbaar zijn. Deze regelgeving stelt de belastingdienst in staat om belastingdocumentatie te controleren tijdens audits. Een van de belangrijkste regels voor ondernemingen heeft betrekking op bewaartermijnen voor facturen.

In dit artikel ontdek je wat de vereisten zijn voor het bewaren van facturen in Duitsland, wat de bewaartermijnen zijn en welke indelingen zijn toegestaan. We leggen ook uit wat de opslagopties zijn, waarom bewerkbare bestandsindelingen een auditrisico vormen en hoe fouten in documentopslag kunnen leiden tot problemen tijdens belastingcontroles.

Kernpunten

• In Duitsland moeten facturen in principe acht jaar worden bewaard.
  
• Ondernemingen moeten ervoor zorgen dat facturen gedurende de bewaartermijn ongewijzigd, leesbaar, begrijpelijk en toegankelijk blijven.
  
• E-facturen moeten worden opgeslagen in de originele elektronische indeling.
  
• Word- en Excel-facturen kunnen een auditrisico vormen.
  
• Digitale archiveringstools bieden ondernemingen een gestructureerde oplossing voor het veilig beheren van facturen.
  

Wat zijn de vereisten voor het bewaren van facturen in Duitsland?

In Duitsland zijn ondernemingen verplicht om facturen te bewaren, zodat deze gedurende de wettelijke bewaartermijn compleet, leesbaar en toegankelijk blijven. Deze verplichting is van toepassing op inkomende en uitgaande facturen en op elektronische en papieren facturen.

Volledige, controleerbare en onwijzigbare documentatie

De oorspronkelijke inhoud van facturen mag niet worden gewijzigd. Het mag niet mogelijk zijn om met terugwerkende kracht wijzigingen aan te brengen zonder een spoor achter te laten of transparante documentatie samen te stellen. Elektronische archiveringssystemen moeten ervoor zorgen dat facturen ongewijzigd worden bewaard en dat alle handelingen met betrekking tot een factuur kunnen worden getraceerd. Een van de belangrijkste beleidsregels met betrekking tot bewaarvereisten zijn de principes voor de juiste boekhouding en opslag van boeken, bestanden en documenten in elektronische vorm (GoBD).

Toegankelijkheid en leesbaarheid van documentatie

Facturen moeten gedurende de bewaartermijn toegankelijk zijn en binnen een redelijk tijdsbestek leesbaar kunnen worden gemaakt. Dit geldt ook voor elektronische facturen, waarvan de inhoud op verzoek machineleesbaar moet worden gemaakt. Ondernemingen in Duitsland moeten passende technische en organisatorische maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat gearchiveerde documenten te allen tijde toegankelijk zijn.

Conform archiveren

Facturen moeten worden gearchiveerd in overeenstemming met de wettelijke vereisten voor een goede boekhouding. Dit omvat een systematisch opslagproces waarmee documenten snel kunnen worden gelokaliseerd. Ondernemingen moeten er ook voor zorgen dat facturen worden beschermd tegen verlies, schade of ongeautoriseerde wijziging. Elektronische archiveringssystemen bieden functies zoals toegangsrechten, wijzigingslogboeken, versiebeheer en back-ups van gegevens die ondernemingen kunnen helpen aan deze vereisten te voldoen.

Hoe lang moeten facturen worden bewaard en in welk formaat?

In Duitsland zijn facturen onderworpen aan wettelijk vastgestelde bewaartermijnen. De relevante bepalingen zijn paragraaf 147 van het Duitse belastingwetboek (AO), paragraaf 14b van de Duitse wet op de belasting over de toegevoegde waarde (UStG) en paragraaf 257 van het Duitse wetboek van koophandel (HGB). Deze voorschriften vereisen dat ondernemingen facturen gedurende een bepaalde tijd bewaren. De bewaartermijn begint altijd aan het einde van het kalenderjaar waarin de bijbehorende factuur is uitgegeven of ontvangen.

Bewaartermijnen voor facturen

Ondernemingen in Duitsland moeten facturen acht jaar bewaren. Voor rekeningboeken, inventarissen, openingsbalansen en jaarrekeningen geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Handelspapieren en zakelijke post moeten zes jaar worden bewaard.

Regels voor particulieren

De regels voor particulieren zijn niet hetzelfde als voor ondernemingen. Over het algemeen zijn particuliere klanten wettelijk niet verplicht om facturen te bewaren. Het is echter wel een goed idee om facturen goed te bewaren, omdat deze bijvoorbeeld kunnen worden gebruikt om garantieclaims in te dienen op grond van paragraaf 437 e.v. van het Duitse burgerlijk wetboek (BGB).

De regels zijn niet van toepassing op diensten van onderaannemers die aan particulieren worden geleverd. Volgens paragraaf 14b van de UStG zijn particuliere klanten verplicht om deze facturen twee jaar te bewaren. Deze bewaartermijn begint aan het einde van het kalenderjaar waarin de factuur is uitgegeven. Onderaannemers moeten deze vereiste expliciet vermelden op de facturen die ze aan klanten uitgeven. Deze regelgeving is van toepassing op dienstverleners zoals onderaannemers, architecten, steigerbouwers en hoveniersbedrijven.

Opslagformaten voor facturen

Papieren facturen moeten in principe in het oorspronkelijke formaat worden bewaard. Ze kunnen echter worden gedigitaliseerd en elektronisch worden gearchiveerd als het digitaliseringsproces voldoet aan de vereisten van de GoBD. De elektronische kopie moet visueel identiek zijn aan het origineel en alle inhoud van het origineel moet worden bewaard. Het scanproces moet worden gedocumenteerd, zodat op elk moment kan worden aangetoond dat het archiveringssysteem aan de regels voldoet.

Elektronische facturen bewaren

Vanaf 1 januari 2025 is e-invoicing verplicht voor transacties tussen ondernemingen in Duitsland (B2B). Ondernemingen moeten in principe in staat zijn om elektronische facturen uit te geven en te verwerken. Hoewel er overgangsregelingen van kracht zijn met betrekking tot de vereiste om elektronische facturen uit te geven, wordt e-invoicing op de lange termijn de standaard in B2B.

In principe moeten elektronische facturen worden bewaard in het formaat waarin ze zijn ontvangen of gegenereerd. Het afdrukken van een elektronische factuur voldoet niet aan de vereiste om het originele bestand te archiveren. In het geval van gestructureerde elektronische factuurformaten, zoals XRechnung, wordt de machineleesbare dataset beschouwd als het originele bestand dat moet worden bewaard. Een simpele pdf telt niet als een e-factuur volgens de btw-wetgeving.

Waarom vormen Word- en Excel-facturen een auditrisico?

De GoBD vereist dat belastingdocumentatie in een volledige, onveranderlijke en traceerbare indeling wordt bewaard. Vaak voldoet het opslaan van een Word- of Excel-bestand niet aan deze vereiste, omdat dit proces niet voorziet in fraudebestendige archivering en functionaliteit voor wijzigingslogboeken. In theorie kunnen deze bestanden met terugwerkende kracht worden gewijzigd zonder bijbehorende documentatie.

Het is echter nog steeds mogelijk om facturen te maken in Word of Excel, zolang deze facturen na het maken worden beveiligd en in overeenstemming met de wettelijke voorschriften worden gearchiveerd. Ondernemingen moeten geschikte processen of systemen gebruiken om manipulatie te voorkomen, wijzigingen vast te leggen en traceerbaarheid te waarborgen.

Opslagopties: papier of digitaal archiveren?

Met uitzondering van e-facturen kunnen ondernemingen facturen in principe in papieren en digitale vorm opslaan. Operationele vereisten en technische mogelijkheden bepalen welk type archivering geschikt is voor een specifieke onderneming.

Papieren archivering

Bij papieren archivering worden facturen fysiek gearchiveerd en bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijn. Dit type archivering vereist geschikte ruimtes, een gestructureerde opslagplaats en maatregelen die documenten beschermen tegen verlies of schade. Het zoeken naar afzonderlijke documenten kan tijdrovend zijn als een onderneming uitgebreide papieren archieven heeft.

Digitale archivering

Digitale archivering verwijst naar de elektronische opslag, het beheer en de langdurige bewaring van documenten in een geschikt IT-systeem. Facturen worden in papieren vorm gearchiveerd en digitaal geregistreerd, opgeslagen volgens een gedefinieerde structuur en op verzoek toegankelijk gemaakt.

Met digitale archivering kunnen ondernemingen facturen snel beheren en wordt de behoefte aan fysieke ruimte verminderd. Elektronische archiveringssystemen helpen ondernemingen bij het systematisch opslaan en lokaliseren van documenten en beschermen deze tegen ongeoorloofde wijzigingen. Ondernemingen moeten er echter voor zorgen dat elk systeem dat ze gebruiken, voldoet aan de vereisten van de GoBD.

Archiveringsmethoden: de vergelijking

Hoewel papieren archieven eenvoudig te implementeren zijn, bieden digitale archiveringsoplossingen uitgebreide mogelijkheden voor het zoeken naar facturen, de verwerking van documenten en langdurig bestandsbeheer. Nu e-facturen steeds vaker voorkomen, blijven ondernemingen hun factureringsprocessen verder digitaliseren. Omdat elektronische facturen moeten worden bewaard in de oorspronkelijke digitale indeling, zijn papieren archieven op zichzelf geen langetermijnoplossing voor het opslaan van facturen.

Hoe kunnen fouten in de opslag van documenten leiden tot problemen tijdens belastingcontroles?

Belastingcontroleurs onderzoeken regelmatig of ondernemingen voldoen aan de wettelijke vereisten voor het bewaren van facturen. Een veelgemaakte fout van ondernemingen is dat facturen niet volledig worden gearchiveerd gedurende de wettelijke bewaartermijn. Facturen worden bijvoorbeeld verwijderd, vernietigd of onleesbaar gemaakt voordat de verplichte bewaartermijn is verstreken.

Ondernemingen in Duitsland moeten ervoor zorgen dat ze alle facturen, zowel inkomende als uitgaande, gedurende de hele bewaartermijn bewaren. Ze kunnen te maken krijgen met gevolgen van de belastingdienst als ze facturen niet kunnen tonen tijdens de bewaartermijn.

Een specifiek risico in verband met elektronische facturen is dat alleen een afdruk of geconverteerd bestand wordt bewaard. Ondernemingen moeten de volledige factuur bewaren om te voldoen aan de vereisten voor fraudebestendige en controleerbare documentatie.

Onvoldoende traceerbaarheid en gegevensarchitectuur

Als facturen met terugwerkende kracht kunnen worden gewijzigd zonder dat de wijzigingen worden gedocumenteerd, kan dit twijfels oproepen over de naleving van het boekhoudsysteem. Ondernemingen moeten ervoor zorgen dat hun archiveringsprocessen wijzigingen kunnen opsporen en op een transparante manier kunnen vastleggen.

Een verwarrende of ongestructureerde gegevensarchitectuur kan problematisch blijken te zijn tijdens een controle. Facturen moeten gedurende de bewaartermijn vindbaar en leesbaar zijn. Gestructureerde archivering kan ondernemingen helpen te voldoen aan de wettelijke vereisten gedurende de bewaartermijn en auditrisico's te verminderen. Procesdocumentatie moet de volledige workflow vastleggen.

Hoe Stripe Invoicing ondernemingen helpt bij het bewaren van facturen

Een goede bewaring van facturen begint met een gestructureerd proces voor het maken en beheren van facturen. Met Stripe Invoicing kunnen ondernemingen hun factureringsprocessen centraliseren en transparante documentatie maken. Dankzij consistente factuurgeneratie, oplopende nummering en een duidelijke audit trail kunnen ondernemingen een basis creëren voor het correct opslaan van facturen gedurende de wettelijke bewaartermijn.

Stripe Invoicing helpt ondernemingen ook bij het beheren van hun debiteurenadministratie, van het verzenden van facturen tot het volgen van betalingen. De betalingsstatus wordt automatisch bewaakt en gebruikers kunnen automatische betalingsherinneringen instellen, waardoor handmatige processen worden verminderd en factureringsworkflows efficiënter worden.

Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd in bestaande boekhoud- en ERP-systemen, zodat ondernemingen gegevens in verschillende systemen kunnen synchroniseren. Facturen worden opgeslagen volgens de regels met behulp van geschikte archiveringssystemen die moeten voldoen aan de vereisten van de GoBD. Stripe Invoicing helpt ondernemingen echter bij het opzetten van gestructureerde, transparante factureringsprocessen die een conforme archivering vereenvoudigen.

Veelgestelde vragen over bewaartermijnen voor facturen