不正利用リスク管理とは、組織内の不正利用の可能性を特定、分析、軽減することです。不正利用リスク管理では通常、不正利用を防止、検出し、対応するためのシステムとポリシーを組み込みます。これらにより、金融資産を保護し、組織の評判を守り、法的基準の遵守を確保できます。効果的な不正利用リスク管理は、予防的で、新しい脅威に対して継続的に進化し、テクノロジーと人間の監視を統合することで、組織が不正行為の一歩先を行けるようにします。
2023 年、不正利用による世界の損失額は 4,856 億ドルに達し、強力な不正利用リスク管理戦術の必要性が浮き彫りになりました。ここでは、不正利用がビジネスに与える影響、不正利用リスクの早期兆候、不正利用リスク管理の一般的な課題、不正利用リスク管理システムの開発と実装方法について説明します。
この記事の内容
- 一般的な不正利用のタイプ
- 不正利用がビジネスに与える影響
- 不正利用のリスクの早期兆候
- 不正利用リスク管理のコンポーネント
- 不正利用リスク管理の課題
- 不正利用リスク管理システムの開発方法
- 不正利用リスク管理システムの導入方法
一般的な不正利用のタイプ
企業は、次の一般的なタイプの不正利用に注意する必要があります。
内部不正利用
資産流用: このタイプの不正利用には、売上からの現金の横領、在庫の窃盗、社用車の個人使用、不正な経費報告書の提出などが含まれます。このタイプの不正利用を警告する兆候には、原因不明の在庫不足、レジの不一致、異常な経費パターンなどがあります。
給与詐欺: 不正行為者は、幽霊従業員を作成したり、労働時間数を水増ししたり、歩合率を操作したりすることがあります。このタイプの不正利用を警告する兆候として、従業員がいつも残業していること、給与経費が予算を超えていること、給与の未払いに関する従業員からの苦情などがあります。
財務諸表の不正: このタイプの不正には、収益の過大計上、経費の過少計上、負債の隠蔽、資産の改ざんなどが含まれます。このタイプの不正を示すものとしては、矛盾した財務結果、会計処理の大幅な変更、報告期間の終わり近くの異常な取引などがあります。
経費精算の不正: 不正行為者は、重複した請求を提出したり、個人的な支出をビジネス関連の経費として請求したり、偽の領収書を作成したりすることがあります。この不正の兆候としては、経費報告書の頻度が高いこと、経費が 1 日の限度額を超えていること、領収書が改ざんまたは偽造されているように見えることが挙げられます。
外部不正利用
請求書の不正利用: このタイプの不正利用の例としては、偽の請求書の作成、二重請求、価格の水増し、未配送の商品やサービスの請求などがあります。このタイプの不正利用を警告する兆候としては、見慣れないベンダーからの請求書、重複した請求書、切りのいい金額の請求書、請求書と発注書の不一致などがあります。
小切手の不正利用: このタイプの不正利用には、小切手の署名の偽造、小切手の金額の変更、偽造小切手の作成などがあります。このタイプの不正利用を示すものとしては、許可されていない小切手、異常な金額の手書きの小切手、小切手の紛失などがあります。
クレジットカードの不正利用: 不正行為者は、盗んだクレジットカード情報を使用して購入したり、偽造カードを作成したりすることがあります。クレジットカードの不正利用の兆候としては、不正な取引、異常な支出パターン、資金不足による取引の拒否などがあります。
ビジネスメールの不正利用 (BEC): このタイプの不正利用には、CEO になりすまして電信送金をリクエストしたり、ベンダーになりすまして決済の詳細を変更したりすることが含まれます。このタイプの不正利用の兆候には、電信送金の緊急リクエスト、見慣れないアドレスからのメール、ベンダーの決済情報の変更などがあります。
サイバー不正利用: このタイプの不正利用の例としては、フィッシングメール、マルウェア攻撃、ランサムウェア攻撃、データ侵害などがあります。このタイプの不正利用を警告する兆候には、リンクや添付ファイルを含む異常なメール、コンピューターのパフォーマンスの低下、システムへの不正アクセスなどがあります。
他のタイプの不正利用
なりすまし: 不正行為者は、ビジネスの名前と情報を使用してクレジット口座を開設したり、ローンを申し込んだり、不正な購入を行ったりすることがあります。このタイプの不正利用の兆候には、説明のつかない請求や請求書、なじみのない企業からの信用報告書の問い合わせ、許可なく開設された新しい口座などがあります。
贈収賄と汚職: このタイプの不正利用には、優遇措置と引き換えに贈答品や支払いを受け取ったり、契約を確保するために賄賂を提供したりすることが含まれます。このタイプの不正利用の兆候には、過度の贈答、高額な接待費、特定のベンダーやクライアントに対する説明のつかない優遇などがあります。
保険金の不正利用: このタイプの不正利用には、事故を演出したり、損失を誇張したり、発生していない出来事に対する請求を行ったりすることが含まれます。このタイプの不正利用を警告する兆候には、保険申請に関する一貫性のない情報、頻繁な請求、疑わしい事故や損失などがあります。
不正利用がビジネスに与える影響
不正利用の最も直接的な影響は、金銭的損失です。これは、ささいな不正利用で盗まれた少額の損失から、大規模な金融または資産の流用の場合に失われた巨額の損失までさまざまです。これらの損失は、企業の収益性と財務の安定性に大きな影響を与える可能性があります。
不正利用は、金銭的な損失以外にも、以下のようにビジネスに影響を与えることがあります。
風評被害: 不正利用は、企業の評判を著しく損なう可能性があります。社内外を問わず、ある企業が不正行為に関与していることを顧客、投資家、パートナーが知った場合、信頼を取り戻すのは困難です。この風評被害は、売上の損失、投資家の信頼の低下、新しいビジネス関係の確立の困難につながる可能性があります。
業務の中断: 不正利用を調査し、将来のインシデントを防ぐための対策を実施することで、通常の業務に支障をきたす可能性があります。たとえば、重要なシステムが侵害された場合、企業はシステムをオフラインにする必要があり、生産や販売が遅くなったり滞ったりする可能性があります。
法的および規制上の影響: 不正利用の被害を受けた企業は、不正行為によって被害を受けた人々から法的措置を受けたり、規制当局から罰金や罰則を科されたりする可能性があります。これは、データのセキュリティとプライバシーに関する厳しい規制がある金融やヘルスケアなどの分野に特に当てはまります。
コストの増加: 多くの場合、不正利用自体による直接的な金銭的損失に加えて、不正利用の検出と防止のシステムを強化するために多額のコストが発生します。これには、監査、法令遵守に向けた施策、高度なセキュリティテクノロジーの採用のコストが含まれる場合があります。
従業員の士気の低下: 特にインサイダーの不正利用が関与している場合、不正利用により、職場環境が悪化することがあります。従業員間の信頼や経営陣に対する従業員の信頼が失われ、士気の低下や離職率の増加につながる可能性があります。その結果、企業では採用とトレーニングにかかる費用が増大することがあります。
リソースの転用: 不正利用の影響への対応のために、ビジネスの成長に費やせるはずの時間とリソースが大幅にとられてしまうことがあります。上級管理職は、中核的なビジネス目標よりも、法的な問題、戦略の再調整、内部調査に多くの時間を費やす可能性があります。
不正利用のリスクの早期兆候
不正利用の早期兆候を認識することで、企業は違法行為を未然に検出して防止することができます。以下を監視するべきです。
異常な金融取引: 通常のパターンに当てはまらない取引がありませんか。規模が不規則であったり、頻度が不規則であったり、時間が不自然であったりすることがあります。
財務記録の不一致: 請求書の不一致、不均衡な勘定、物理的な在庫と一致しない財務記録がありませんか。
過度なキャンセルや変更: 取引や記録のキャンセルや変更の割合が高くないですか。同じ個人が関与している場合に特に疑う必要があります。
書類の不足: 取引で適切な書類や正当性が不足していませんか。また、文書や記録が不足していませんか。
内部統制の上書き: スタッフ、特に上級スタッフが内部統制やポリシーを頻繁に上書きしていませんか。
従業員のライフスタイルの変化: 従業員が身の丈以上の生活をしていませんか。また、突然、説明のつかない財務状況の変化がみられませんか。
高い従業員の離職率: 特に財務職の離職率が高くなっていませんか。これは、部門が機能不全に陥っていたり、非倫理的な行為を隠蔽しようとしていたりすることを示唆している可能性があります。
ベンダーまたはクライアントからの苦情: 勘定、出荷、契約の不一致に関する苦情が頻繁にありませんか。これらのやり取りは、不正行為を示唆している可能性があります。
利益相反: 従業員とベンダーまたはクライアントの間に、共謀や自己取引を示す可能性のある秘密の関係がありませんか。
抵抗的な行動: 従業員が自分の仕事を過度に保護したり、監査人などの他人に情報を共有することに抵抗したりしていませんか。
不正利用リスク管理のコンポーネント
不正利用リスク管理の主要コンポーネントは、防止、検出、対応、回復です。以下に、それぞれに関連するアクションをいくつか紹介します。
不正防止
リスク評価: ビジネスの成長と変化に応じて、潜在的なリスクを定期的に再評価します。従業員へのインタビューを開始し、調査を実施し、財務および運用データの分析を行い、サイバー攻撃などの外部脅威を検討します。
内部統制: ビジネスの進化に合わせて内部統制を定期的に更新します。承認、記録管理、定期的なチェック (たとえば、銀行照合) などのプロセスを 1 人で完全に管理してはなりません。
従業員のトレーニング: 新入社員から上級管理職まで、すべての従業員が、発生する可能性のある不正利用のタイプを理解しているようにします。各自の役割における具体的なリスクと注意すべき点について説明します。毎年再トレーニングすることをお勧めします。
不正利用認識プログラム: 倫理を重んじる企業風土を醸成します。不審な活動を報告した従業員に報酬を与え、声を上げても罰則を受けないことを従業員に周知します。
内部通報窓口: 多くの従業員は、後々の影響を恐れて不正利用を報告することを躊躇するかもしれません。電話、メール、オンラインポータルなど、複数の報告方法を用意します。
セキュリティ対策: ソフトウェアを定期的に更新し、強力なパスワード、暗号化、ファイアウォールを使用します。セキュリティを強化するために、多要素認証 (MFA) の使用を検討します。
不正利用の検出
データ解析: ソフトウェアを使用して大量のデータを分析します。通常とは異なる取引、決済の重複、通常の営業時間外の活動など、異常なパターンを探します。
抜き打ち監査: 財務記録、在庫などの抜き打ちチェックを実施します。抜き打ちすることで、事前に通告すれば隠蔽されてしまう不正利用を捕捉できます。
継続的な監視: ソフトウェアまたはダッシュボードを使用して、主要な指標をリアルタイムで追跡します。突然の変化は警告を示す兆候である可能性があります。
調査手続き: 不正利用が疑われるケースについて、誰が調査し、どのような手順を踏むかについて計画を立てます。すべてを細心の注意を払って文書化します。
フォレンジック会計: フォレンジック会計士は、記録を追跡し、複雑な取引を明確にし、隠された資産を明らかにすることができます。
不正利用への対応
封じ込め: 被害を抑えるためにスピーディーに対応します。銀行口座の凍結、パスワードの変更、影響を受けるシステムの隔離などが考えられます。
調査: すべての関連情報を収集し、証人にインタビューし、証拠を保存することを徹底します。
報告: 不正利用のタイプによっては、法執行機関、規制当局、保険会社への報告が必要になる場合があります。
懲戒処分: 従業員が関与している場合は、適切な措置を講じます。これは、解雇から法的措置まで多岐にわたります。
法的措置: 損失を回復し、将来の不正利用を阻止するために、法的措置が必要になる場合があります。弁護士に相談して、最善の行動方針を決定します。
不正利用からの回復
保険金請求: ビジネスで不正利用に対する保険に加入している場合は、保険金を請求します。
資産の回復: 法執行機関や専門会社と連携して、盗まれた資産を特定して回復できるようにします。これは、時間がかかり、困難なプロセスになる可能性があります。
統制の強化: 不正利用インシデントを学習経験として活用します。統制の弱点を特定し、改善するための措置を講じます。
従業員とのコミュニケーション: 何が起こったのか、不正利用の再発を防ぐために何をしているのかについて、スタッフに周知して透明性を確保します。これは、信頼の再構築に役立ちます。
不正利用リスク管理の課題
ここでは、不正利用リスク管理の課題をいくつか紹介します。
進化する不正利用の手口: 不正行為者は絶えずその手法を適応させており、企業が追いつくのは難しい場合があります。こうした攻撃者は、AI や機械学習などの新しいテクノロジーを使用して、より巧妙な詐欺の方法を作成しており、企業はこれらの進化する脅威に先んじるために、継続的なトレーニングとテクノロジーに投資する必要があります。
顧客体験: 厳格な不正防止対策を実施すると、正当な顧客にフラストレーションが溜まり、ビジネスを失うリスクが生じることがあります。セキュリティと顧客体験の適切なバランスを取ることは、常に課題です。
過剰な量のデータ: 企業は膨大な量のデータを収集しますが、そこから有意義なインサイトを得るのは大変に感じられることがあります。不正利用を示すパターンや異常を特定するには、高度なデータ分析ツールと熟練した担当者が必要です。
リソースの制約: 多くの組織、特に小規模な組織では、不正利用の防止と検出に充てるリソースが限られています。テクノロジーへの投資、専門スタッフの雇用、定期的なトレーニングの実施は、予算を圧迫する可能性があります。
内部共謀: 最も被害の大きい不正利用スキームの一部は、従業員間の共謀に関係しています。従業員は内部統制を回避したり、活動を隠蔽したりする可能性があるため、内部不正利用の検出は困難な場合があります。
国際リスク: ビジネスがグローバルに拡大するにつれて、さまざまな法律や規制の環境、文化の違い、言語の壁により、不正利用のリスクが高まります。国境を越えて不正利用のリスクを管理するには、現地の市場と規制を深く理解する必要があります。
サイバー攻撃: サイバー攻撃は、あらゆる規模の企業にとってますます大きな問題となっています。データ侵害、ランサムウェア攻撃、フィッシング詐欺は、機密情報を流出させ、大きな経済的損失を引き起こす可能性があります。
法規制の遵守: 不正利用リスク管理に関する規制は、常に進化しています。企業は、罰金や罰則を回避するために、新しい規制を常に把握し、法令遵守を維持する必要があります。
偽陽性と偽陰性: 不正利用検出システムは、偽陽性 (正当な取引に不正利用と判別) と偽陰性 (実際の不正利用を検出できない) を生成する可能性があります。精度と感度の適切なバランスを見つけることは、難しい場合があります。
サードパーティーのリスク: 多くの場合、企業はサードパーティーのベンダーやパートナーを利用しています。これにより、不正利用のリスクが高まる可能性があります。企業は、サードパーティーに対してデューデリジェンスを実施し、これらのリスクを軽減するためにその活動を監視する必要があります。
不正利用リスク管理システムの開発方法
ここでは、ビジネス向けの不正利用リスク管理システムを開発するためのステップバイステップガイドをご紹介します。
不正利用リスク評価の実施
まず、組織が直面している潜在的な不正利用リスクをすべて特定します。金融取引、データセキュリティ、運用のいずれにおいても、脆弱性がどこにあるかを把握します。
特定された各不正利用リスクの可能性と潜在的な影響を評価します。これにより、よりスピーディーかつ厳格な管理が必要なリスクを優先できます。
さまざまな部門の利害関係者と連携して、組織内のさまざまな視点から潜在的な脆弱性に関するインサイトを得ます。
不正利用リスクポリシーの策定
明確で包括的な不正防止ポリシーを策定し、不正利用を構成する内容、あらゆるレベルの従業員の責任、疑わしい不正利用を報告する手順を概説します。
不正利用を行った場合の結果について説明します。不正行為を抑止するために、適切かつ一貫して適用される罰則を確立します。
統制活動の設計
リスク評価に基づいて、不正利用を防止および検出するために設計された統制活動を導入します。これには、金融口座の定期的な照合と監査、特定のしきい値を超える取引の承認要件、取引のすべての部分を 1 人の個人が管理できないようにするための職務の分離などが含まれます。
可能な場合は、統制を自動化します。自動化されたシステムにより、人為的ミスを減らし、異常をリアルタイムで監視できます。
テクノロジーソリューションの導入
データ分析、機械学習アルゴリズム、監視ソフトウェアなど、不正行為を示すパターンを検出できる高度な技術ソリューションに投資し、導入します。
テクノロジーが既存のシステムとうまく統合され、組織の変化するニーズに適応できることを確認します。
コミュニケーションとトレーニングのプログラムの確立
不正利用リスク管理ポリシーについて全従業員を教育するためのトレーニングプログラムを開発します。不正利用の防止における各自の役割を強調します。
最新の不正防止技術を取り入れて、トレーニングプログラムを最新の状態に保ちます。オンボーディングプロセスの一環として新規従業員をトレーニングします。
不正利用リスク管理システムの導入方法
不正利用リスク管理システムを効果的に導入するには、慎重な計画、コミュニケーション、組織全体の関与が必要です。ここでは、不正利用リスク管理システムを組み込む方法をご紹介します。
コミュニケーションと賛同
経営陣の関与と支援を確保します。経営陣からの承認は、取り組みを正当化し、組織全体の法令遵守を促進します。
不正利用リスク管理システムの目的を全従業員に伝え、このフレームワークにおける全員の役割と責任を概説します。
組織の慣行への取り込み
不正利用リスク管理ポリシーを日常業務と組織文化に取り込みます。これにより、不正防止が日常的な活動に自然に取り入れられるようになります。
不正利用管理の慣行の遵守を業績評価と報酬システムに組み込み、遵守と積極的な参加を奨励します。
トレーニングと意識向上プログラム
全従業員を対象に包括的な初期トレーニングセッションを実施して、新システムについて説明します。なぜそれが重要なのか、どのように機能するのかを強調します。
知識を忘れないようにし、また変更や新しい不正利用リスクについて従業員に最新情報を提供するための継続的なトレーニングセッションを計画します。
段階的なロールアウト
ビジネスの 1 つの部門または領域でパイロットから始めて、統制の有効性をテストします。本格的なロールアウトの前に調整を行います。
システムを段階的にロールアウトします。各フェーズが成功し、安定していることが判明したら、拡張します。これにより、調整と改良を管理しやすくなります。
テクノロジーの導入
不正利用の検出と防止をサポートするテクノロジーを導入します。これには、取引を監視するためのソフトウェア、データ分析ツール、自動アラートシステムなどが含まれます。テクノロジーが既存のシステムと統合され、その効果が最大化されるようにします。
監視および調整
監査とレビュー、および不正利用インシデントとニアミスの追跡を通じて、システムの有効性を定期的に監視します。
システムの機能や直面している課題について、従業員からのフィードバックを奨励します。
特に国境を越えてビジネスを展開している場合は、国内外の関連するすべての法律や規制を遵守しているかどうか、システムを定期的に確認します。
新しいインサイト、規制の更新、組織環境の変化に基づいて、また不正利用の試行や成功に応じて、ポリシー、統制、トレーニングプログラムを調整します。
協力的な文化
組織の文化において、不正利用を絶対に許さないというポリシーを推進します。倫理的な行動の重要性と不正利用の結果を強調します。
疑わしい活動を報告するための匿名で安全な手段を確立し、促進します。内部告発者が保護され、サポートされていることを確認します。
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