La gestion du risque de fraude consiste à identifier, analyser et atténuer le risque de fraude au sein d’une organisation. La gestion du risque de fraude implique généralement la mise en place de systèmes et de politiques visant à prévenir et à détecter la fraude, ainsi qu'à y répondre. Ces systèmes et politiques visent à protéger les actifs financiers, à préserver la réputation de l'organisation et à garantir le respect des normes juridiques. Une gestion efficace du risque de fraude se veut proactive, évolue continuellement en fonction des nouvelles menaces et intègre la technologie et la surveillance humaine pour permettre à l'organisation de garder une longueur d'avance sur les activités frauduleuses.

En 2023, les pertes mondiales dues à la fraude ont atteint 485,6 milliards de dollars, ce qui souligne la nécessité de mettre en place de solides tactiques de gestion du risque de fraude. Nous abordons ci-dessous l’impact de la fraude sur les entreprises, les signes précurseurs du risque de fraude, les défis courants liés à la gestion du risque de fraude et le développement et la mise en œuvre de votre système de gestion du risque de fraude.

Sommaire de cet article

• Types de fraudes les plus courants
  
• Impact de la fraude sur les entreprises
  
• Signes précurseurs d’un risque de fraude
  
• Composantes de la gestion du risque de fraude
  
• Défis liés à la gestion du risque de fraude
  
• Développement d'un système de gestion du risque de fraude
  
• Mise en place de votre système de gestion du risque de fraude
  

Types de fraudes les plus courants

Les entreprises doivent être sensibilisées aux types de fraude les plus courants.

Fraude interne

• Détournement d’actifs : ce type de fraude peut inclure le détournement de fonds provenant de ventes, le vol de stocks, l'utilisation des véhicules de l'entreprise à des fins personnelles ou la présentation de notes de frais frauduleuses. Les signes avant-coureurs de ce type de fraude comprennent des ruptures de stock inexpliquées, des écarts dans les caisses et des habitudes de dépenses inhabituelles.

• Fraude à la paie : les fraudeurs peuvent créer des employés fictifs, gonfler le nombre d’heures travaillées ou falsifier les taux de commission. Les signes avant-coureurs de ce type de fraude comprennent les employés qui font très régulièrement des heures supplémentaires, les dépenses salariales qui dépassent le budget et les employés qui se plaignent du non-versement de leur salaire.

• Fraude aux états financiers : ce type de fraude peut consister à surestimer les revenus, sous-estimer les dépenses, dissimuler des passifs ou falsifier des actifs. Certains indicateurs de ce type de fraude sont des résultats financiers incohérents, des changements majeurs dans les pratiques comptables et des transactions inhabituelles en fin de période de déclaration.

• Fraude au remboursement de frais : les fraudeurs soumettent plusieurs fois la même demande de remboursement, déclarent comme professionnelles des dépenses personnelles ou falsifient des reçus. Parmi les signes de cette fraude, citons un nombre élevé de notes de frais, des dépenses qui dépassent les limites journalières et des reçus qui semblent altérés ou falsifiés.

Fraude externe

• Fraude à la facturation : parmi les exemples de ce type de fraude, citons la création de fausses factures, la double facturation, l'augmentation artificielle des prix ou la facturation de biens ou de services non livrés. Les signes avant-coureurs de ce type de fraude sont les factures provenant de fournisseurs inconnus, les factures en double, les factures avec des chiffres ronds et les divergences entre les factures et les bons de commande.

• Fraude au chèque : ce type de fraude peut consister à imiter des signatures sur des chèques, à modifier le montant d’un chèque ou à créer des chèques contrefaits. Les chèques non autorisés, les chèques émis pour des montants inhabituels et les chèques manquants sont autant d'indicateurs de ce type de fraude.

• Fraude à la carte bancaire : les fraudeurs peuvent utiliser les informations de cartes bancaires volées pour effectuer des achats ou créer des cartes contrefaites. Certains signes de fraude à la carte bancaire sont des transactions non autorisées, des habitudes de dépenses inhabituelles et des transactions refusées en raison de fonds insuffisants.

• Compromission des e-mails professionnels (BEC) : ce type de fraude peut consister à usurper l’identité d’un PDG pour demander un virement bancaire ou à se faire passer pour un fournisseur afin de modifier les informations de paiement. Les indicateurs de ce type de fraude comprennent les demandes urgentes de virements bancaires, les e-mails provenant d’adresses inconnues et les modifications apportées aux informations de paiement d’un fournisseur.

• Cyberfraude : ce type de fraude se manifeste notamment par des d’e-mails d’hameçonnage, des attaques de logiciels malveillants, des attaques de ransomwares et des violations de données. Les signes avant-coureurs sont des e-mails inhabituels contenant des liens ou des pièces jointes, un ralentissement des performances informatiques et un accès non autorisé aux systèmes.

Autres types de fraudes

• Usurpation d’identité : les fraudeurs utilisent le nom et les informations d’une entreprise pour ouvrir des comptes de crédit, demander des prêts ou effectuer des achats non autorisés. Certains indicateurs de ce type de fraude sont des factures inexpliquées, des demandes de rapports de solvabilité provenant d’entreprises inconnues et de nouveaux comptes ouverts sans autorisation.

• Pots-de-vin et corruption : ce type de fraude consiste à accepter des cadeaux ou des paiements en échange d’un traitement de faveur, ou à offrir des pots-de-vin pour obtenir des contrats. Les signes avant-coureurs sont des cadeaux excessifs, des dépenses de divertissement élevées ou un favoritisme inexpliqué envers certains fournisseurs ou clients.

• Fraude à l’assurance : ce type de fraude consiste à mettre en scène des accidents, à exagérer les pertes ou à déposer des réclamations pour des événements qui n'ont jamais eu lieu. Les signes avant-coureurs de ce type de fraude comprennent des informations incohérentes sur les déclarations de sinistre, des réclamations fréquentes et des accidents ou pertes suspects.

Impact de la fraude sur les entreprises

L'impact le plus direct de la fraude est la perte financière. Il peut s’agir de petites sommes volées lors de fraudes mineures ou de sommes massives perdues dans des cas de détournement financier ou d’actifs à grande échelle. Ces pertes peuvent affecter considérablement la rentabilité et la stabilité financière d’une entreprise.

Au-delà des pertes financières, la fraude peut avoir d’autres répercussions sur une entreprise.

• Atteinte à la réputation : la fraude peut gravement nuire à la réputation d’une entreprise. Lorsque les clients, les investisseurs et les partenaires apprennent qu’une entreprise a été impliquée dans des activités frauduleuses, que ce soit en interne ou en externe, leur confiance peut être difficile à regagner. Cette atteinte à la réputation peut entraîner une diminution du chiffre d'affaires, une perte de confiance de la part des investisseurs et des difficultés à établir de nouvelles relations commerciales.

• Perturbations opérationnelles : l'enquête sur la fraude et la mise en œuvre de mesures visant à prévenir de futurs incidents peuvent perturber les activités de l'entreprise. Par exemple, si un système critique est compromis, l’entreprise peut avoir besoin de le mettre hors ligne, ce qui peut ralentir ou arrêter la production ou les ventes.

• Conséquences juridiques et réglementaires : les entreprises touchées par la fraude peuvent faire l’objet de poursuites judiciaires de la part des personnes lésées par les activités frauduleuses, ainsi que d’amendes et de pénalités de la part des organismes de réglementation. Cela vaut tout particulièrement pour des secteurs tels que la finance et la santé, qui disposent de réglementations strictes sur la sécurité et la confidentialité des données.

• Augmentation des coûts : outre les pertes financières immédiates dues à la fraude elle-même, les entreprises encourent souvent des coûts substantiels pour renforcer leurs systèmes de détection et de prévention de la fraude. Il peut s’agir des coûts liés aux audits, aux initiatives de conformité et à l’adoption de technologies de sécurité avancées.

• Baisse du moral des employés : la fraude peut créer un environnement de travail toxique, notamment en cas de fraude interne. Les employés peuvent perdre confiance les uns envers les autres ou envers la direction, entraînant une baisse du moral et une augmentation de la rotation du personnel. En conséquence, l'entreprise risque de devoir débourser davantage pour le recrutement et la formation.

• Détournement des ressources : la gestion des conséquences d’une fraude peut nécessiter de mobiliser un temps et des ressources considérables, qui pourraient autrement être consacrés au développement de l’entreprise. La haute direction risque de consacrer plus de temps aux questions juridiques, au réajustement de la stratégie et aux enquêtes internes plutôt qu’aux objectifs fondamentaux de l’entreprise.

Signes précurseurs d’un risque de fraude

En sachant reconnaître les premiers signes de fraude, les entreprises peuvent détecter et prévenir les activités illégales avant qu’elles ne se produisent. Voici les points à surveiller :

• Transactions financières inhabituelles : certaines transactions s'écartent-elles des schémas habituels ? Elles peuvent être de montants ou de fréquences irréguliers, ou avoir lieu à des moments inhabituels.

• Incohérences dans les documents financiers : y a-t-il des factures incohérentes, des comptes non équilibrés ou des registres financiers qui ne concordent pas avec les inventaires physiques ?

• Annulations ou modifications excessives : le taux d'annulation ou de modification des transactions ou des registres est-il anormalement élevé ? Ces situations sont particulièrement suspectes si ce sont toujours les mêmes personnes qui sont impliquées.

• Absence de documentation : les transactions sont-elles dépourvues de la documentation ou de la justification appropriées, ou y a-t-il des documents ou des registres manquants ?

• Contrôles internes contournés : le personnel, en particulier les cadres supérieurs, outrepasse-t-il fréquemment les contrôles ou les politiques internes ?

• Changements dans le mode de vie des employés : les employés vivent-ils au-dessus de leurs moyens ou présentent-ils des changements soudains et inexpliqués dans leur situation financière ?

• Forte rotation du personnel : le taux de rotation est-il élevé, en particulier dans les rôles financiers ? Ce phénomène peut être révélateur d'un dysfonctionnement du service ou d'efforts visant à dissimuler des pratiques contraires à l'éthique.

• Plaintes des fournisseurs ou des clients : y a-t-il des plaintes fréquentes concernant des divergences dans les comptes, les expéditions ou les contrats ? Ces interactions peuvent suggérer des activités frauduleuses.

• Conflits d’intérêts : existe-t-il des relations secrètes entre les employés et les fournisseurs ou les clients qui pourraient indiquer une collusion ou des transactions intéressées ?

• Comportement réticent : les employés protègent-ils leur travail de manière excessive ou sont-ils réticents à partager des informations avec d'autres personnes, y compris des auditeurs ?

Composantes de la gestion du risque de fraude

Les principaux éléments de la gestion du risque de fraude sont la prévention, la détection, la réponse et la récupération. Voici quelques actions inhérentes à chacune de ces composantes.

Prévention de la fraude

• Évaluation des risques : réévaluez régulièrement les risques potentiels au fur et à mesure que votre entreprise se développe et évolue. Menez des entretiens avec les employés, conduisez des enquêtes, analysez les données financières et opérationnelles et prenez en compte les menaces externes telles que les cyberattaques.

• Contrôles internes : mettez régulièrement à jour les contrôles internes en fonction de l'évolution de votre entreprise. Aucune personne ne devrait avoir un contrôle total sur des processus tels que les approbations, la tenue de dossiers et les vérifications régulières (par exemple, les rapprochements bancaires).

• Formation des employés : veillez à ce que tous les employés, des nouveaux arrivants aux membres de la direction, soient sensibilisés aux types de fraudes possibles. Expliquez-leur les risques spécifiques liés à leurs rôles et ce qu’ils doivent surveiller. Il est conseillé de prévoir des remises à niveau annuelles.

• Programmes de sensibilisation à la fraude : instaurez une culture d'entreprise qui valorise l'éthique. Récompensez les employés qui signalent des activités suspectes et veillez à ce qu'ils sachent qu'ils ne seront pas pénalisés pour avoir parlé.

• Lignes d’assistance téléphonique pour les lanceurs d’alerte : de nombreux employés peuvent hésiter à signaler une fraude s’ils craignent des répercussions. Proposez plusieurs méthodes de signalement, par exemple par téléphone, par e-mail ou par l'intermédiaire d'un portail en ligne.

• Mesures de sécurité : mettez régulièrement à jour vos logiciels et utilisez des mots de passe forts, des méthodes de chiffrement et des pare-feu. Envisagez d’utiliser l’authentification multifacteur (MFA) pour une sécurité renforcée.

Détection de la fraude

• Analyse des données : utilisez un logiciel pour analyser de grandes quantités de données. Recherchez des tendances anormales telles que des transactions inhabituelles, des paiements en double et des activités en dehors des heures normales de bureau.

• Audits surprises : effectuez des contrôles inopinés des documents financiers, de l'inventaire, etc. L’élément de surprise peut aider à détecter des fraudes qui auraient autrement pu être dissimulées.

• Surveillance continue : utilisez un logiciel ou des tableaux de bord pour suivre les indicateurs clés en temps réel. Des changements soudains peuvent être un signe avant-coureur.

• Procédures d’enquête : établissez un plan en cas de suspicion de fraude, en précisant les personnes chargées de l'enquête et les mesures à prendre. Documentez tout méticuleusement.

• Juricomptabilité : les juricomptables peuvent suivre les dossiers, clarifier les transactions complexes et découvrir des actifs cachés.

Réponse à la fraude

• Endiguement : agissez rapidement pour limiter les dégâts. Il peut s'agir de geler les comptes bancaires, de changer les mots de passe ou d'isoler les systèmes touchés.

• Enquête : recueillez toutes les informations pertinentes, interrogez les témoins et conservez les preuves.

• Signalement : selon le type de fraude, vous devrez peut-être la signaler aux forces de l'ordre, aux organismes de réglementation ou à votre compagnie d'assurance.

• Mesures disciplinaires : si des employés sont impliqués, prenez les mesures qui s'imposent. Cela peut aller du licenciement à une action en justice.

• Action en justice : une action en justice pourrait être nécessaire pour récupérer les pertes et dissuader toute fraude future. Consultez un conseiller juridique pour déterminer le meilleur plan d'action.

Récupération après une fraude

• Demandes d'indemnisation : si votre entreprise est couverte par une assurance contre la fraude, déposez une demande d'indemnisation.

• Récupération d’actifs : Faites appel aux forces de l’ordre ou à des sociétés spécialisées pour vous aider à localiser et à récupérer les actifs volés. Ce processus peut être long et difficile.

• Renforcement des contrôles : tirez des enseignements de la situation. Identifiez les faiblesses de vos contrôles et prenez des mesures pour les améliorer.

• Communication avec les employés : Soyez transparent avec votre personnel sur ce qui s’est passé et sur les mesures que vous prenez pour éviter que la fraude ne se reproduise. Cette attitude contribuera à rétablir un climat de confiance.

Défis liés à la gestion du risque de fraude

Voici quelques défis liés à la gestion du risque de fraude.

• Évolution des tactiques de fraude : les fraudeurs adaptent constamment leurs techniques, et il peut être difficile pour les entreprises de suivre le rythme. Ces acteurs utilisent les nouvelles technologies telles que l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique pour créer des escroqueries plus sophistiquées, et les entreprises doivent investir dans la formation continue et la technologie pour garder une longueur d’avance sur ces menaces en constante évolution.

• Expérience client : la mise en œuvre de mesures strictes de prévention de la fraude peut parfois créer de la frustration chez les clients légitimes et risque de se traduire par leur départ. Trouver le bon équilibre entre la sécurité et l’expérience client est un défi permanent.

• Surcharge de données : les entreprises collectent de grandes quantités de données, mais il est parfois difficile d'en tirer des informations pertinentes. L’identification des tendances et des anomalies indiquant une fraude nécessite des outils d’analyse de données sophistiqués et du personnel qualifié.

• Contraintes de ressources : de nombreuses organisations, en particulier les plus petites, disposent de ressources limitées à consacrer à la prévention et à la détection de la fraude. L’investissement dans la technologie, l’embauche de personnel spécialisé et la formation régulière peuvent peser sur les budgets.

• Collusion interne : certains des stratagèmes frauduleux les plus préjudiciables impliquent une collusion entre employés. Il peut être difficile de détecter les fraudes internes, car les employés peuvent contourner les contrôles internes ou dissimuler leurs activités.

• Risques internationaux : à mesure que les entreprises se développent à l’international, le risque de fraude augmente en raison des différents environnements juridiques et réglementaires, des différences culturelles et des barrières linguistiques. La gestion du risque de fraude transfrontalier nécessite une connaissance approfondie des marchés et des réglementations locales.

• Cyberattaques : les cyberattaques sont une préoccupation croissante pour les entreprises de toutes tailles. Les violations de données, les attaques par ransomware et les escroqueries par hameçonnage peuvent exposer des informations sensibles et entraîner des pertes financières importantes.

• Conformité réglementaire : les réglementations en matière de gestion du risque de fraude sont en constante évolution. Les entreprises doivent se tenir au courant des nouvelles réglementations et veiller à la conformité de leurs pratiques afin d'éviter les amendes et les pénalités.

• Faux positifs et faux négatifs : les systèmes de détection de la fraude peuvent générer des faux positifs (en signalant des transactions légitimes comme frauduleuses) et des faux négatifs (en ne détectant pas une fraude réelle). Trouver le bon équilibre entre précision et sensibilité peut s’avérer complexe.

• Risques liés aux tiers : les entreprises font souvent appel à des fournisseurs et partenaires tiers, ce qui peut entraîner des risques de fraude supplémentaires. Elles doivent faire preuve de diligence raisonnable à l’égard de ces tiers et surveiller leurs activités afin d’atténuer ces risques.

Développement d'un système de gestion du risque de fraude

Voici un guide étape par étape pour développer un système de gestion du risque de fraude pour votre entreprise.

Évaluer le risque de fraude

• Commencez par identifier tous les risques potentiels de fraude auxquels l'organisation est confrontée. Identifiez vos vulnérabilités, que ce soit au niveau des transactions financières, de la sécurité des données ou des opérations.

• Évaluez la probabilité et l'impact potentiel de chaque risque de fraude identifié. Cela vous aidera à classer par ordre de priorité les risques qui nécessitent des contrôles plus immédiats et plus stricts.

• Dialoguez avec les parties prenantes de différents services pour mieux comprendre les vulnérabilités possibles sous différents angles au sein de l’organisation.

Élaborer des politiques en matière de risque de fraude

• Élaborez des politiques claires et complètes de prévention de la fraude qui décrivent ce qui constitue une fraude, les responsabilités des employés à tous les niveaux et les procédures de signalement des fraudes présumées.

• Expliquez les conséquences d’une fraude. Établissez des sanctions appropriées et appliquées de manière cohérente pour dissuader les comportements répréhensibles.

Concevoir des activités de contrôle

• Sur la base de l’évaluation des risques, mettez en œuvre des activités de contrôle visant à prévenir et à détecter la fraude. Il peut s’agir de rapprochements et d’audits réguliers des comptes financiers, d’exigences d’approbation pour les transactions dépassant un certain seuil et d’une séparation des tâches pour s’assurer qu’aucune personne n’a le contrôle de toutes les étapes d'une transaction.

• Dans la mesure du possible, automatisez les contrôles. Les systèmes automatisés peuvent réduire les erreurs humaines et permettre un suivi en temps réel des anomalies.

Intégrer des solutions technologiques

• Investissez dans des solutions technologiques avancées et déployez-les, telles que l'analyse de données, les algorithmes d'apprentissage automatique et les logiciels de surveillance qui peuvent de détecter des tendances indiquant une activité frauduleuse.

• Veillez à ce que la technologie s'intègre bien aux systèmes existants et qu'elle puisse s'adapter à l'évolution des besoins de l'organisation.

Mettre en place des programmes de communication et de formation

• Élaborez un programme de formation pour sensibiliser tous les employés aux politiques de gestion du risque de fraude. Mettez l’accent sur le rôle qu’ils jouent dans la prévention de la fraude.

• Tenez vos programmes de formation à jour en y intégrant les dernières techniques de prévention de la fraude. Formez les nouveaux employés dans le cadre de leur période d’intégration.

Mise en place de votre système de gestion du risque de fraude

La mise en œuvre efficace d'un système de gestion du risque de fraude nécessite une planification minutieuse, une communication transparente et une implication de la part de l'ensemble de l'organisation. Voici comment intégrer un système de gestion du risque de fraude.

Communication et adhésion

• Obtenez le soutien des membres de la direction et assurez-vous de leur implication. Leur appui légitimera l’initiative et favorisera le respect des règles dans l’ensemble de l’organisation.

• Communiquez les objectifs du système de gestion du risque de fraude à tous les employés et définissez les rôles et responsabilités de chacun dans ce cadre.

Intégration dans les pratiques organisationnelles

• Intégrez les politiques de gestion du risque de fraude dans les activités quotidiennes et la culture de l'entreprise. Ainsi, la prévention de la fraude une partie intégrante des activités courantes.

• Incorporez le respect des pratiques de gestion de la fraude dans l'évaluation des performances et les systèmes de récompense afin d'encourager l'adhésion et la participation active.

Programmes de formation et de sensibilisation

• Organisez des sessions de formation initiale complètes pour tous les employés afin de leur expliquer le nouveau système. Insistez sur l'importance du système et sur son fonctionnement.

• Prévoyez des séances de formation continue pour rafraîchir les connaissances et informez les employés de tout changement ou de tout nouveau risque de fraude.

Déploiement progressif

• Commencez par expérimenter le projet dans un service ou un secteur de votre entreprise pour tester l’efficacité des contrôles. Effectuez des ajustements avant de procéder à un déploiement à grande échelle.

• Déployez le système de manière progressive. Élargissez son utilisation au fur et à mesure que chaque phase s'avère fructueuse et stable. Cela permet de procéder aisément à des ajustements et à des perfectionnements.

Déploiement de la technologie

Déployez des technologies qui contribuent à la détection et à la prévention de la fraude. Il peut s’agir de logiciels de suivi des transactions, d’outils d’analyse de données ou de systèmes d’alerte automatisés. Veillez à ce que cette technologie s'intègre aux systèmes existants afin d'en optimiser l'efficacité.

Suivi et ajustement

• Contrôlez régulièrement l'efficacité du système par le biais d'audits et d'examens, en suivant les incidents de fraude et les accidents évités de justesse.

• Encouragez les employés à donner leur avis sur les fonctionnalités du système et les problèmes auxquels ils sont confrontés.

• Vérifiez régulièrement que le système est conforme à toutes les lois et réglementations pertinentes, tant locales qu'internationales, en particulier si votre entreprise exerce ses activités à l'échelle mondiale.

• Ajustez les politiques, les contrôles et les programmes de formation en fonction des nouvelles connaissances, des mises à jour réglementaires, des changements dans l’environnement organisationnel ou en réponse à des tentatives ou des cas de fraude.

Culture favorable

• Promouvez une politique de tolérance zéro à l'égard de la fraude dans la culture de votre organisation. Insistez sur l'importance d'adopter un comportement éthique et sur les conséquences de la fraude.

• Établissez et promouvez un canal sécurisé et anonyme pour signaler les activités suspectes. Veillez à ce que les lanceurs d’alerte soient protégés et soutenus.