Onder frauderisicobeheer verstaan we het identificeren, analyseren en beperken van de kans op fraude binnen een organisatie. Frauderisicobeheer omvat meestal de integratie van systemen en beleidsregels om fraude te voorkomen, op te sporen en aan te pakken. Hiermee kun je financiële activa beveiligen, de reputatie van de organisatie beschermen en ervoor zorgen dat de wettelijke normen worden nageleefd. Effectief frauderisicobeheer is proactief, evolueert voortdurend bij nieuwe bedreigingen en integreert technologie en menselijk toezicht zodat een organisatie frauduleuze activiteiten een stap voor kan blijven.

In 2023 bedroegen de wereldwijde verliezen als gevolg van fraude $ 485,6 miljard, waaruit maar weer eens blijkt dat er behoefte is aan krachtige tactieken voor frauderisicobeheer. Hieronder bespreken we welke gevolgen fraude heeft voor ondernemingen. Je leest wat de eerste tekenen van frauderisico zijn, wat de belangrijkste uitdagingen op dit gebied zijn en hoe je een systeem voor frauderisicobeheer ontwikkelt en implementeert.

Wat staat er in dit artikel?

• Veelvoorkomende vormen van fraude
  
• De impact van fraude op ondernemingen
  
• Eerste tekenen van frauderisico
  
• Onderdelen van frauderisicobeheer
  
• Uitdagingen op het gebied van frauderisicobeheer
  
• Een systeem voor frauderisicobeheer ontwikkelen
  
• Een systeem voor frauderisicobeheer implementeren
  

Veelvoorkomende vormen van fraude

Ondernemingen moeten zich bewust zijn van de volgende veelvoorkomende vormen van fraude.

Interne fraude

• Verduistering van activa. Dit type fraude kan bestaan uit het afromen van contant geld uit verkoop, het stelen van spullen, het gebruik van bedrijfsauto's voor persoonlijke doeleinden of het indienen van frauduleuze onkostendeclaraties. Waarschuwingssignalen voor deze vorm van fraude zijn onder meer onverklaarbare voorraadtekorten, discrepanties in kassa's en ongebruikelijke onkostenpatronen.

• Loonfraude. Fraudeurs kunnen spookwerknemers creëren, het aantal gewerkte uren opschroeven of manipuleren met commissiepercentages. Waarschuwingssignalen voor deze vorm van fraude zijn onder meer medewerkers die voortdurend overwerken, loonkosten die het budget overschrijden en klachten van medewerkers over ontbrekende loonstrookjes.

• Fraude met financiële overzichten. Deze vorm van fraude kan bestaan uit het te hoog opgeven van omzet, het te laag opgeven van uitgaven, het verzwijgen van verplichtingen of het vervalsen van activa. Enkele indicatoren van deze vorm van fraude zijn inconsistente financiële resultaten, grote wijzigingen in boekhoudpraktijken en ongebruikelijke transacties tegen het einde van een verslagperiode.

• Fraude met onkostenvergoedingen. Fraudeurs kunnen dubbele declaraties indienen, persoonlijke uitgaven opgeven als zakelijke onkosten of bonnen vervalsen. Enkele tekenen van deze fraude zijn een hoge frequentie van onkostendeclaraties, onkosten die de dagelijkse limieten overschrijden en bonnen die gewijzigd of vervalst lijken.

Externe fraude

• Fraude met facturen. Voorbeelden van deze vorm van fraude zijn het maken van valse facturen, dubbele facturen, te hoge prijzen of het factureren van niet-geleverde goederen of diensten. Waarschuwingssignalen voor deze vorm van fraude zijn facturen van onbekende leveranciers, dubbele facturen, facturen met afgeronde getallen en verschillen tussen facturen en inkooporders.

• Fraude met cheques. Deze vorm van fraude kan bestaan uit het vervalsen van handtekeningen op cheques, het wijzigen van het bedrag op een cheque of het maken van valse cheques. Enkele indicatoren van dit soort fraude zijn niet-geautoriseerde cheques, cheques voor ongebruikelijke bedragen en ontbrekende cheques.

• Fraude met creditcards. Fraudeurs kunnen gegevens van gestolen creditcards gebruiken om aankopen te doen of vervalste creditcards te maken. Sommige tekenen van creditcardfraude zijn niet-geautoriseerde transacties, ongebruikelijke uitgavenpatronen en geweigerde transacties vanwege een ontoereikend saldo.

• Compromittering van zakelijke e-mail (BEC). Bij deze vorm van fraude kan iemand zich voordoen als een CEO om een overschrijving aan te vragen of zich voordoen als leverancier om betaalgegevens te wijzigen. Indicatoren voor dit type fraude zijn onder andere dringende verzoeken om overschrijvingen, e-mails van onbekende adressen en wijzigingen in betaalgegevens voor een leverancier.

• Cyberfraude. Enkele voorbeelden van dit soort fraude zijn phishing-mails, malware-aanvallen, ransomware-aanvallen en datalekken. Waarschuwingssignalen voor deze vorm van fraude zijn onder meer ongebruikelijke e-mails met links of bijlagen, traag werkende computers en ongeautoriseerde toegang tot systemen.

Andere vormen van fraude

• Identiteitsdiefstal. Fraudeurs kunnen de naam en gegevens van een onderneming gebruiken om kredietrekeningen te openen, leningen aan te vragen of ongeautoriseerde aankopen te doen. Enkele indicatoren van dit soort fraude zijn onverklaarbare rekeningen of facturen, aanvragen voor kredietrapporten van onbekende bedrijven en nieuwe rekeningen die zonder autorisatie zijn geopend.

• Omkoping en corruptie. Deze vorm van fraude omvat het accepteren van geschenken of betalingen in ruil voor een gunstige behandeling, of het aanbieden van steekpenningen om contracten veilig te stellen. Enkele tekenen van dit soort fraude zijn het buitensporig geven van geschenken, hoge onkosten voor entertainment of onverklaarbare bevoordeling van bepaalde leveranciers of klanten.

• Verzekeringsfraude. Deze vorm van fraude omvat het in scène zetten van ongevallen, het overdrijven van verliezen of het indienen van claims voor gebeurtenissen die niet hebben plaatsgevonden. Waarschuwingssignalen voor deze vorm van fraude zijn onder meer inconsistente informatie over verzekeringsaanvragen, frequente claims en verdachte ongevallen of verliezen.

De impact van fraude op ondernemingen

De meest directe impact van fraude is financieel verlies. Dit kan variëren van kleine bedragen die worden gestolen bij kleine fraudes tot enorme bedragen die verloren gaan bij grootschalige verduistering van geld of goederen. Deze verliezen kunnen ingrijpende gevolgen hebben voor de winstgevendheid en financiële stabiliteit van een bedrijf.

Naast financiële verliezen kan fraude nog meer gevolgen hebben voor een onderneming.

• Reputatieschade. Fraude kan de reputatie van een bedrijf ernstig schaden. Wanneer klanten, investeerders en partners erachter komen dat een onderneming in verband wordt gebracht met frauduleuze activiteiten, zowel intern als extern, kan het moeilijk zijn om het vertrouwen terug te winnen. Deze reputatieschade kan leiden tot omzetverlies, verminderd vertrouwen van investeerders en uitdagingen bij het aangaan van nieuwe zakelijke relaties.

• Verstoringen van de bedrijfsvoering. Het onderzoeken van fraude en het implementeren van maatregelen om toekomstige incidenten te voorkomen, kan de normale bedrijfsvoering verstoren. Als bijvoorbeeld een kritiek systeem wordt gecompromitteerd, moet het bedrijf het mogelijk offline halen, wat de productie of verkoop kan vertragen of stopzetten.

• Juridische en reglementaire gevolgen. Ondernemingen die door fraude worden getroffen, kunnen te maken krijgen met juridische stappen van degenen die schade hebben geleden door de frauduleuze activiteiten, evenals met boetes en sancties van toezichthouders. Dit geldt vooral in sectoren als de financiële dienstverlening en de gezondheidszorg, waar sprake is van strikte regelgeving op het gebied van gegevensbeveiliging en privacy.

• Hogere kosten. Afgezien van de directe financiële verliezen als gevolg van fraude zelf, maken ondernemingen vaak aanzienlijke kosten om hun systemen voor fraudedetectie en -preventie te versterken. Het kan hierbij gaan om kosten voor audits, nalevingsinitiatieven en de overstap op geavanceerde beveiligingstechnologieën.

• Verlies van moreel bij medewerkers. Door fraude kan een giftige werkomgeving ontstaan, vooral als er sprake is van fraude door insiders. Medewerkers kunnen het vertrouwen in elkaar of in het management verliezen, wat het moreel kan verlagen en het verloop kan verhogen. Het bedrijf moet daardoor mogelijk meer kosten maken voor werving en training.

• Aanwending van middelen. Het omgaan met de nasleep van fraude kan veel tijd en middelen vergen die anders zouden kunnen worden besteed aan de groei van de onderneming. Het management is mogelijk meer tijd kwijt aan juridische kwesties, aanpassing van de strategie en interne onderzoeken dan aan de kerndoelstellingen van de onderneming.

Eerste tekenen van frauderisico

Door eerste tekenen van fraude te herkennen, kunnen ondernemingen illegale activiteiten opsporen en voorkomen voordat deze zich voordoen. Hier moet je op moet letten:

• Ongebruikelijke financiële transacties. Zijn er transacties die niet in normale patronen passen? Denk bijvoorbeeld aan transacties met een onregelmatige grootte, een onregelmatige frequentie of op vreemde tijden.

• Afwijkingen in de financiële administratie. Zijn er niet te herleiden facturen, onevenwichtige rekeningen of financiële gegevens die niet overeenkomen met de fysieke voorraad?

• Buitensporige annuleringen of wijzigingen. Is het aantal annuleringen of wijzigingen in transacties of dossiers hoog? Dat is vooral verdacht als het om dezelfde personen gaat.

• Gebrek aan documentatie. Ontbreekt het aan de juiste documentatie of onderbouwing voor transacties, of ontbreken er documenten of dossiers?

• Negeren van interne controles. Worden interne controles of beleidsregels vaak genegeerd door personeel, met name door leidinggevenden?

• Veranderingen in de levensstijl van medewerkers. Leven werknemers boven hun stand of zijn er plotselinge, onverklaarbare veranderingen in hun financiële situatie?

• Hoog personeelsverloop. Is er een hoog verloop, met name in financiële functies? Dit kan wijzen op een niet goed functionerende afdeling of pogingen om onethische praktijken te verdoezelen.

• Klachten van leveranciers of klanten. Wordt er vaak geklaagd over afwijkingen in rekeningen, verzendingen of contracten? Dat kan duiden op frauduleuze activiteiten.

• Belangenconflicten. Zijn er geheime relaties tussen medewerkers en leveranciers of klanten die kunnen duiden op samenspanning of eigen handel?

• Weerstand. Schermen medewerkers hun werk overdreven af of verzetten ze zich tegen het delen van informatie met anderen, inclusief auditors?

Onderdelen van frauderisicobeheer

De belangrijkste onderdelen van frauderisicobeheer zijn preventie, detectie, respons en herstel. Hieronder zetten we een aantal bijbehorende acties op een rijtje.

Fraudepreventie

• Risicobeoordeling. Beoordeel potentiële risico's regelmatig opnieuw naarmate je onderneming groeit en verandert. Ga in gesprek met medewerkers, voer enquêtes uit, analyseer financiële en operationele gegevens en houd rekening met externe bedreigingen zoals cyberaanvallen.

• Interne controles. Werk interne controles regelmatig bij naarmate je onderneming zich ontwikkelt. Niemand mag volledige zeggenschap hebben over processen zoals goedkeuringen, de administratie en periodieke controles (bijv. bankreconciliaties).

• Training van medewerkers. Zorg ervoor dat alle medewerkers, van nieuwe medewerkers tot en met het management, weten welke vormen van fraude kunnen optreden. Leg uit wat de specifieke risico's zijn waarmee ze in hun functie te maken krijgen en waar ze op moeten letten. Het is een goede gewoonte om de kennis jaarlijks op te frissen.

• Fraudebewustzijnsprogramma's. Creëer een bedrijfscultuur waar ethiek hoog in het vaandel staat. Beloon werknemers die verdachte activiteiten melden en maak duidelijk dat er geen sancties worden opgelegd aan mensen die zich uitspreken.

• Meldpunten voor klokkenluiders. Veel medewerkers aarzelen misschien om fraude te melden omdat ze bang zijn voor repercussies. Bied meerdere manieren om meldingen te doen, zoals telefonisch, per e-mail en via een online portaal.

• Veiligheidsmaatregelen. Werk je software regelmatig bij en gebruik sterke wachtwoorden, encryptie en firewalls. Overweeg het gebruik van multifactorauthenticatie (MFA) voor extra beveiliging.

Fraudedetectie

• Gegevensanalyse. Gebruik software om grote hoeveelheden gegevens te analyseren. Let op afwijkende patronen, zoals ongebruikelijke transacties, dubbele betalingen en activiteiten buiten normale werkuren.

• Onaangekondigde audits. Voer onaangekondigde controles uit op de financiële administratie, voorraad, enz. Het verrassingselement kan helpen bij het opsporen van fraude die anders niet aan het licht komt.

• Continue monitoring. Gebruik software of dashboards om belangrijke statistieken in realtime bij te houden. Plotselinge veranderingen kunnen een waarschuwingssignaal zijn.

• Onderzoeksprocedures. Zorg dat je voor gevallen van vermoedelijke fraude over een actieplan beschikt, waarin wordt vermeld wie onderzoek doet en welke stappen daarbij worden genomen. Documenteer alles minutieus.

• Forensische boekhouding. Forensische accountants kunnen gegevens volgen, complexe transacties verduidelijken en verborgen activa aan het licht brengen.

Frauderespons

• Isolatie. Kom snel in actie om de schade te beperken. Dit kan betekenen dat bankrekeningen worden bevroren, wachtwoorden worden gewijzigd of dat getroffen systemen worden geïsoleerd.

• Onderzoek. Wees grondig in het verzamelen van alle relevante informatie, het horen van getuigen en het opslaan van bewijsmateriaal.

• Rapportage. Afhankelijk van het type fraude moet je dit mogelijk melden bij wetshandhavingsinstanties, regelgevingsinstanties of je verzekeringsmaatschappij.

• Disciplinaire maatregelen. Als er medewerkers bij zijn betrokken, neem dan passende maatregelen. Dit kan variëren van ontslag tot juridische stappen.

• Juridische stappen. Juridische stappen zijn mogelijk nodig om verliezen terug te vorderen en toekomstige fraude te voorkomen. Neem een juridisch adviseur in de arm om te bepalen wat je het beste kunt doen.

Fraudebestrijding

• Verzekeringsclaims. Is je onderneming verzekerd tegen fraude, dien dan een claim in.

• Activa terugvorderen. Schakel wetshandhavingsinstanties of gespecialiseerde bedrijven in om gestolen activa op te sporen en terug te halen. Dit kan een lang en moeilijk proces zijn.

• Aanscherpen van de controles. Gebruik het fraude-incident als een kans om iets te leren. Identificeer zwakke punten in je controles en zet stappen om deze te verbeteren.

• Communicatie met medewerkers. Wees transparant en vertel je personeel wat er is gebeurd en wat je doet om te voorkomen dat het opnieuw gebeurt. Dit helpt het vertrouwen te herstellen.

Uitdagingen op het gebied van frauderisicobeheer

Hieronder noemen we een paar uitdagingen op het gebied van frauderisicobeheer.

• Steeds veranderende fraudetactieken. Fraudeurs passen hun technieken voortdurend aan en het kan voor ondernemingen lastig zijn om dat bij te blijven. Fraudeurs gebruiken nieuwe technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI) en machine-learning om oplichting geavanceerder te maken, en ondernemingen moeten investeren in voortdurende training en technologie om deze evoluerende bedreigingen voor te blijven.

• Klantervaring. Het implementeren van strikte fraudepreventiemaatregelen kan soms leiden tot frustratie bij legitieme klanten, en hierdoor kun je het risico lopen dat je ze kwijtraakt. Het zoeken naar de juiste balans tussen beveiliging en klantervaring is een constante uitdaging.

• Overdaad aan gegevens. Ondernemingen verzamelen enorme hoeveelheden gegevens, maar het kan een hele opgave zijn om hieruit zinvolle inzichten te halen. Voor het identificeren van patronen en afwijkingen die op fraude duiden, zijn geavanceerde tools voor gegevensanalyse en kundige mensen nodig.

• Beperkte middelen. Veel organisaties, vooral kleinere, kunnen maar beperkt middelen inzetten voor fraudepreventie en -detectie. Door investeringen in technologie, inhuren van gespecialiseerd personeel en het geven van regelmatige training kunnen de budgetten onder druk komen te staan.

• Interne samenspanning. Tot de meest schadelijke fraude behoort samenspanning van medewerkers. Het opsporen van interne fraude kan moeilijk zijn omdat medewerkers interne controles kunnen omzeilen of hun activiteiten kunnen verbergen.

• Internationale risico's. Naarmate ondernemingen wereldwijd uitbreiden, neemt het frauderisico toe als gevolg van verschillende wet- en regelgeving, culturele verschillen en taalbarrières. Om frauderisico's over de grenzen heen te beheren, is een grondige kennis van lokale markten en regelgeving vereist.

• Cyberaanvallen. Cyberaanvallen zijn een groeiende zorg voor ondernemingen, hoe groot of hoe klein ook. Datalekken, ransomware-aanvallen en phishing kunnen gevoelige informatie blootleggen en grote financiële verliezen veroorzaken.

• Compliance met de regelgeving. De regelgeving voor het beheer van frauderisico's verandert voortdurend. Ondernemingen moeten op de hoogte blijven van nieuwe regelgeving, en hun werkwijze compliant houden om boetes en sancties te voorkomen.

• Vals-positieven en -negatieven. Fraudedetectiesystemen kunnen vals-positieven (waarbij legitieme transacties als frauduleus worden gemarkeerd) en vals-negatieven (waarbij daadwerkelijke fraude niet wordt gedetecteerd) genereren. Het zoeken naar de juiste balans tussen nauwkeurigheid en gevoeligheid kan ingewikkeld zijn.

• Risico's van derden. Ondernemingen zijn vaak afhankelijk van externe leveranciers en partners, wat extra frauderisico's met zich mee kan brengen. Ondernemingen moeten due diligence uitvoeren bij deze partijen en hun activiteiten monitoren om deze risico's te beperken.

Een systeem voor frauderisicobeheer ontwikkelen

Hieronder vind je stapsgewijze instructies voor het ontwikkelen van een systeem voor frauderisicobeheer voor je onderneming.

Een frauderisicobeoordeling uitvoeren

• Breng eerst alle potentiële frauderisico's in kaart waarmee je organisatie te maken heeft. Maak inzichtelijk wat je mogelijke kwetsbaarheden zijn, of het nu gaat om financiële transacties, gegevensbeveiliging of bedrijfsvoering.

• Beoordeel de waarschijnlijkheid en de potentiële impact van elk geïdentificeerd frauderisico. Dit helpt je te bepalen aan welke risico's je prioriteit moet geven voor wat betreft directe en meer strikte controles.

• Ga in gesprek met belanghebbenden op verschillende afdelingen om inzicht te krijgen in mogelijke kwetsbaarheden vanuit verschillende perspectieven binnen de organisatie.

Beleidsregels voor frauderisico's ontwikkelen

• Ontwikkel een duidelijk, alomvattend fraudepreventiebeleid dat aangeeft wat fraude is, waar de verantwoordelijkheden van medewerkers op alle niveaus liggen en welke procedures er zijn voor het melden van vermoedelijke fraude.

• Leg uit wat de gevolgen zijn van het plegen van fraude. Formuleer passende en consequent toegepaste sancties om wangedrag af te schrikken.

Controleactiviteiten ontwikkelen

• Implementeer op basis van de risicobeoordeling controleactiviteiten om fraude te voorkomen en op te sporen. Het kan hierbij gaan om regelmatige reconciliaties en audits van financiële rekeningen, goedkeuringsvereisten voor transacties boven een bepaalde drempel en scheiding van taken om ervoor te zorgen dat niemand in zijn eentje zeggenschap heeft over alle onderdelen van een transactie.

• Automatiseer controles waar mogelijk. Geautomatiseerde systemen kunnen zorgen voor vermindering van menselijke fouten en voor real-time monitoring van afwijkingen.

Technologische oplossingen integreren

• Investeer in en implementeer geavanceerde technologische oplossingen zoals data-analyse, machine-learning-algoritmen en monitoringsoftware die patronen kunnen detecteren die wijzen op frauduleuze activiteiten.

• Zorg ervoor dat de technologie goed integreert met bestaande systemen en zich kan aanpassen aan de veranderende behoeften van de organisatie.

Communicatie- en trainingsprogramma's opzetten

• Ontwikkel een trainingsprogramma om alle medewerkers voor te lichten over de beleidsregels voor frauderisicobeheer. Benadruk hun rol in het voorkomen van fraude.

• Houd trainingsprogramma's up-to-date met de nieuwste technieken voor fraudepreventie. Train nieuwe medewerkers als onderdeel van hun onboarding.

Een systeem voor frauderisicobeheer implementeren

Het effectief implementeren van een systeem voor frauderisicobeheer vereist een zorgvuldige planning, communicatie en betrokkenheid van de hele organisatie. Hier lees je hoe je een systeem voor frauderisicobeheer kunt integreren.

Communicatie en betrokkenheid

• Verzeker je van de inzet en steun van het topmanagement. Formele goedkeuring van het management zal het initiatief legitimeren en naleving in de hele organisatie bevorderen.

• Communiceer de doelstellingen van het frauderisicobeheersysteem aan alle medewerkers en schets ieders rollen en verantwoordelijkheden binnen dit kader.

Integratie in de werkwijze van een organisatie

• Integreer de beleidsregels voor frauderisicobeheer in de dagelijkse bedrijfsvoering en de organisatiecultuur. Hierdoor wordt fraudepreventie een natuurlijk onderdeel van de dagelijkse activiteiten.

• Integreer naleving van fraudebeheerpraktijken in prestatiebeoordelingen en beloningssystemen om naleving en actieve deelname aan te moedigen.

Trainings- en bewustzijnsprogramma's

• Organiseer uitgebreide initiële trainingssessies voor alle medewerkers om het nieuwe systeem uit te leggen. Benadruk waarom het systeem belangrijk is en hoe het werkt.

• Plan doorlopende trainingssessies om kennis op te frissen en houd medewerkers op de hoogte van eventuele wijzigingen of nieuwe frauderisico's.

Gefaseerde uitrol

• Begin met een pilot in één afdeling of divisie van je onderneming om de effectiviteit van controles te testen. Voer aanpassingen door voordat een volledige uitrol plaatsvindt.

• Rol het systeem geleidelijk uit. Breid het systeem telkens uit nadat een fase succesvol en stabiel is gebleken. Dit zorgt voor beheersbare aanpassingen en verfijning.

Implementatie van technologie

Implementeer technologie die de detectie en preventie van fraude ondersteunt. Denk hierbij aan software voor het monitoren van transacties, tools voor gegevensanalyse of geautomatiseerde waarschuwingssystemen. Zorg ervoor dat de technologie kan worden geïntegreerd met bestaande systemen om de effectiviteit ervan te maximaliseren.

Monitoring en bijsturing

• Controleer regelmatig de effectiviteit van het systeem door middel van audits en beoordelingen, en door fraude-incidenten en bijna-ongevallen op te sporen.

• Stimuleer medewerkers om feedback te geven over de functionaliteit van het systeem en eventuele uitdagingen waarmee ze te maken hebben.

• Controleer het systeem regelmatig op compliance met alle relevante wet- en regelgeving, zowel lokaal als internationaal, vooral als je onderneming internationaal opereert.

• Pas beleidsregels, controles en trainingsprogramma's aan op basis van nieuwe inzichten, updates van de regelgeving, organisatorische wijzigingen of als reactie op mislukte of geslaagde pogingen tot fraude.

Ondersteunende cultuur

• Draag een nultolerantiebeleid ten aanzien van fraude uit in de cultuur van je organisatie. Benadruk het belang van ethisch gedrag en de gevolgen van fraude.

• Zet een veilig, anoniem kanaal op voor het melden van verdachte activiteiten en stimuleer medewerkers om hiervan gebruik te maken. Zorg ervoor dat klokkenluiders worden beschermd en ondersteund.