La gestione del rischio di frode consiste nell'identificare, analizzare e mitigare il potenziale di frode all'interno di un'organizzazione. La gestione del rischio di frode prevede in genere l'integrazione di sistemi e politiche per prevenire, rilevare e rispondere alle frodi. Tali sistemi possono proteggere le risorse finanziarie, salvaguardare la reputazione dell'organizzazione e garantire la conformità agli standard legali. Una gestione efficace del rischio di frode è proattiva, si evolve continuamente in base alle nuove minacce e integra tecnologia e supervisione umana per mantenere un'organizzazione sempre un passo avanti rispetto alle attività fraudolente.

Nel 2023 le perdite globali dovute alle frodi hanno raggiunto i 485,6 miliardi di dollari, il che sottolinea la necessità di adottare strategie rigorose per la gestione del rischio di frode. Di seguito scoprirai qual è l'impatto delle frodi sulle attività, quali sono i primi segnali di rischio di frode, le sfide più comuni della gestione del rischio di frode e come sviluppare e implementare un sistema di gestione del rischio di frode.

Di cosa tratta questo articolo?

• Tipi comuni di frode
  
• Impatto delle frodi sulle attività
  
• Primi segnali di rischio di frode
  
• Componenti della gestione del rischio di frode
  
• Sfide legate alla gestione del rischio di frode
  
• Come sviluppare un sistema di gestione del rischio di frode
  
• Come implementare il proprio sistema di gestione del rischio di frode
  

Tipi comuni di frode

Le attività devono prestare attenzione a queste tipologie comuni di frode.

Frodi interne

• Appropriazione indebita di beni: Questo tipo di frode può includere lo skimming (sottrazione di denaro proveniente dalle vendite), il furto di inventario, l'utilizzo di veicoli aziendali per uso personale o l'invio di note spese fraudolente. I segnali di allarme per questo tipo di frode includono carenze di inventario inspiegabili, discrepanze nei registratori di cassa e modelli di spesa insoliti.

• Frode nelle buste paga: I truffatori potrebbero creare dipendenti fantasma, gonfiare il numero di ore lavorate o manipolare i tassi di commissione. I segnali di allarme per questo tipo di frode includono i dipendenti che fanno costantemente gli straordinari, le spese per le buste paga che superano il budget e le lamentele dei dipendenti sulle buste paga mancanti.

• Frode di bilancio: Questo tipo di frode può includere la sopravvalutazione dei ricavi, la sottostima delle spese, l'occultamento di passività o la falsificazione degli asset. Alcuni indicatori di questo tipo di frode sono risultati finanziari incoerenti, cambiamenti sostanziali nelle pratiche contabili e transazioni insolite verso la fine di un periodo di riferimento.

• Frode sul rimborso spese: I truffatori potrebbero presentare dichiarazioni doppie, ricevute false o sostenere spese personali facendole passare come legate all'attività. Alcuni segnali di questo tipo di frode sono un'elevata frequenza di note spese, spese che superano i limiti giornalieri e ricevute che sembrano alterate o falsificate.

Frodi esterne

• Frode sulle fatture: Alcuni esempi di questo tipo di frode sono la creazione di fatture false, la doppia fatturazione, l'aumento dei prezzi o la fatturazione di beni o servizi non consegnati. I segnali di allarme per questo tipo di frode includono fatture di fornitori sconosciuti, fatture duplicate, fatture con cifre tonde e discrepanze tra fatture e ordini di acquisto.

• Frodi sugli assegni: Questo tipo di frode può includere la falsificazione delle firme sugli assegni, la modifica dell'importo di un assegno o la creazione di assegni contraffatti. Alcuni indicatori di questo tipo di frode sono assegni non autorizzati, assegni emessi per importi insoliti e assegni mancanti.

• Frodi con carta di credito: I truffatori potrebbero utilizzare i dati di carte di credito rubate per effettuare acquisti o creare carte contraffatte. Altri segnali di frode con carta di credito sono le transazioni non autorizzate, schemi di spesa insoliti e le transazioni rifiutate per fondi insufficienti.

• Compromissione di email aziendali (BEC): Questo tipo di frode può includere l'impersonificazione di un CEO per richiedere un bonifico bancario o il fingere di essere un fornitore per modificare i dati di pagamento. Gli indicatori di questo tipo di frode includono richieste urgenti di bonifici bancari, email da indirizzi sconosciuti e modifiche ai dati di pagamento per un fornitore.

• Frodi informatiche: Alcuni esempi di questo tipo di frode sono le email di phishing, gli attacchi malware, gli attacchi ransomware e le violazioni dei dati. I segnali di allarme per questo tipo di frode includono email insolite con link o allegati, prestazioni lente del computer e accesso non autorizzato ai sistemi.

Altri tipi di frode

• Furto di identità: I truffatori potrebbero utilizzare il nome e i dati di un'attività per aprire conti di credito, richiedere prestiti o effettuare acquisti non autorizzati. Alcuni indicatori di questo tipo di frode sono ricevute o fatture inspiegabili, richieste di informazioni sui rapporti di credito da aziende sconosciute e nuovi conti aperti senza autorizzazione.

• Concussione e corruzione: Questo tipo di frode consiste nell'accettare regali o pagamenti in cambio di un trattamento di favore o nell'offrire tangenti per ottenere contratti. Alcuni segnali di questo tipo di frode sono l'eccessivo scambio di regali, elevate spese di intrattenimento o il favoritismo inspiegabile nei confronti di determinati fornitori o clienti.

• Frodi assicurative: Questo tipo di frode comporta la messa in scena di incidenti, l'esagerazione delle perdite o la presentazione di richieste di risarcimento per eventi che non si sono verificati. I segnali di allarme per questo tipo di frode includono informazioni incoerenti sulle domande di assicurazione, richieste di risarcimento frequenti e incidenti o perdite sospette.

Impatto delle frodi sulle attività

L'impatto più diretto delle frodi è la perdita finanziaria. Si passa da piccole somme rubate in piccole frodi a ingenti somme perse in casi di appropriazione indebita finanziaria o patrimoniale su larga scala. Queste perdite possono influire in modo sostanziale sulla redditività e sulla stabilità finanziaria di un'azienda.

Oltre alle perdite finanziarie, esistono altri modi in cui le frodi possono avere un impatto su un'attività.

• Danni alla reputazione: Le frodi possono danneggiare gravemente la reputazione di un'azienda. Quando clienti, investitori e partner vengono a sapere che un'azienda è stata associata ad attività fraudolente, internamente o esternamente, la loro fiducia può essere difficile da riconquistare. Questo danno reputazionale può portare alla perdita di vendite, alla diminuzione della fiducia degli investitori e a difficoltà nello stabilire nuove relazioni commerciali.

• Interruzioni operative: L'indagine sulle frodi e l'implementazione di misure per prevenire incidenti futuri possono compromettere la normale operatività dell'attività. Ad esempio, se un sistema critico viene compromesso, l'azienda potrebbe doverlo disconnettere, il che può rallentare o interrompere la produzione o le vendite.

• Conseguenze legali e normative: Le attività colpite da frodi possono essere soggette ad azioni legali da parte di coloro che sono stati danneggiati dalle attività fraudolente, nonché a multe o sanzioni da parte delle autorità di controllo. Ciò è particolarmente vero in settori come la finanza e la sanità, che hanno normative rigorose sulla sicurezza dei dati e sulla privacy.

• Aumento dei costi: Oltre alle perdite finanziarie immediate derivanti dalle frodi stesse, le attività spesso sostengono costi considerevoli per rafforzare i propri sistemi di rilevamento e prevenzione delle frodi. Questi potrebbero includere i costi per gli audit, le iniziative di conformità e l'adozione di tecnologie di sicurezza avanzate.

• Morale basso dei dipendenti: Le frodi possono creare un ambiente di lavoro tossico, soprattutto quando sono coinvolte frodi interne. I dipendenti potrebbero perdere fiducia l'uno nell'altro o nella gestione, il che può abbassare il morale e aumentare il turnover. Di conseguenza, l'azienda potrebbe sostenere costi più alti per il reclutamento e la formazione.

• Deviazione delle risorse: La gestione delle conseguenze delle frodi può richiedere molto tempo e risorse che altrimenti potrebbero essere impiegate per la crescita dell'attività. L'alta dirigenza potrebbe dedicare più tempo alle questioni legali, al riallineamento delle strategie e alle indagini interne che agli obiettivi aziendali principali.

Primi segnali di rischio di frode

Riconoscendo i primi segnali di frode, le aziende possono rilevare e prevenire attività illecite prima che si verifichino. Ecco a cosa prestare attenzione:

• Operazioni finanziarie insolite: Ci sono transazioni che non corrispondono agli schemi normali? Ad esempio, potrebbero avere dimensioni irregolari, avvenire a frequenze irregolari o in momenti non usuali.

• Discrepanze nei registri finanziari: Sono presenti fatture non corrispondenti, conti non bilanciati o registri finanziari non allineati agli inventari fisici?

• Cancellazioni o modifiche eccessive: Il tasso di cancellazioni o modifiche a transazioni o record è elevato? Questi eventi sono particolarmente sospetti se sono coinvolti gli stessi individui.

• Mancanza di documentazione: Le transazioni non sono adeguatamente documentate o giustificate oppure mancano documenti o record?

• Controlli interni ignorati: Il personale, in particolare quello dirigenziale, ignora spesso i controlli o le politiche interne?

• Cambiamenti nello stile di vita dei dipendenti: I dipendenti vivono al di sopra dei loro mezzi o mostrano cambiamenti improvvisi e inspiegabili nella loro situazione finanziaria?

• Elevato turnover dei dipendenti: C'è un elevato turnover, in particolare nei ruoli finanziari? Questo potrebbe suggerire un dipartimento disfunzionale o sforzi per coprire pratiche non etiche.

• Reclami di fornitori o clienti: Ci sono frequenti lamentele riguardanti discrepanze tra conti, spedizioni o contratti? Queste interazioni potrebbero suggerire attività fraudolente.

• Conflitti di interesse: Ci sono relazioni segrete tra dipendenti e fornitori o clienti che potrebbero indicare collusione o self-dealing?

• Comportamento restio: I dipendenti sono eccessivamente protettivi nei confronti del loro lavoro o restii a condividere le informazioni con altri, compresi i revisori?

Componenti della gestione del rischio di frode

I componenti chiave della gestione del rischio di frode sono la prevenzione, il rilevamento, la risposta e il ripristino. Ecco alcune azioni coinvolte in ciascuna di queste fasi.

Prevenzione delle frodi

• Valutazione del rischio: Rivaluta regolarmente i potenziali rischi man mano che la tua attività cresce e cambia. Organizza colloqui con i dipendenti, conduci sondaggi, analizza i dati finanziari e operativi e prendi in considerazione le minacce esterne come gli attacchi informatici.

• Controlli interni: Aggiorna regolarmente i controlli interni in base all'evoluzione della tua attività. Nessuno dovrebbe avere il controllo completo su processi quali approvazioni, tenuta dei registri e controlli regolari (ad esempio, riconciliazioni bancarie).

• Formazione dei dipendenti: Assicurati che tutti i dipendenti, dai nuovi assunti al senior management, comprendano i tipi di frode che possono verificarsi. Spiega i rischi specifici relativi ai loro ruoli e a cosa prestare attenzione. Gli aggiornamenti annuali sono una buona pratica.

• Programmi di sensibilizzazione alle frodi: Crea una cultura aziendale che valorizzi l'etica. Premia i dipendenti che segnalano attività sospette e assicurati che sappiano che non saranno penalizzati per questo.

• Hotline per gli informatori: Molti dipendenti potrebbero esitare a denunciare le frodi se temono ripercussioni. Offri diversi modi per fare le segnalazioni, ad esempio una linea telefonica, un indirizzo email e un portale online.

• Misure di sicurezza: Aggiorna regolarmente il tuo software e utilizza password complesse, la crittografia e firewall. Prendi in considerazione l'uso dell'autenticazione a più fattori (MFA) per una maggiore sicurezza.

Rilevamento delle frodi

• Analisi dei dati: Utilizza dei software per analizzare grandi quantità di dati. Cerca modelli anomali come transazioni insolite, pagamenti duplicati e attività al di fuori del normale orario di lavoro.

• Audit a sorpresa: Conduci controlli senza preavviso sui registri finanziari, sull'inventario e così via. L'elemento sorpresa può aiutare a individuare frodi altrimenti nascoste.

• Monitoraggio continuo: Utilizza software o dashboard per tenere traccia delle metriche chiave in tempo reale. Cambiamenti improvvisi potrebbero essere un segnale di avvertimento.

• Procedure investigative: Prepara un piano per i casi di sospetta frode, che indichi chi indagherà e quali misure intraprenderà. Documenta tutto meticolosamente.

• Contabilità forense: I contabili forensi possono seguire i registri, chiarire transazioni complesse e scoprire asset nascosti.

Risposta a una frode

• Contenimento: Agisci rapidamente per limitare i danni. Ciò potrebbe comportare il blocco dei conti bancari, la modifica delle password o l'isolamento dei sistemi interessati.

• Indagine: Raccogli tutte le informazioni pertinenti, intervista i testimoni e conserva qualsiasi prova in modo scrupoloso.

• Reportistica: A seconda del tipo di frode, potrebbe essere necessario fare una segnalazione alle forze dell'ordine, alle agenzie di regolamentazione o alla tua compagnia assicurativa.

• Provvedimenti disciplinari: Se sono coinvolti i dipendenti, adotta le misure appropriate. Queste potrebbero variare dal licenziamento all'azione legale.

• Azioni legali: Potrebbe essere necessaria un'azione legale per recuperare le perdite e scoraggiare frodi future. Rivolgiti a un consulente legale per determinare la migliore linea d'azione.

Recupero a seguito di frodi

• Richieste di risarcimento assicurativo: Se la tua attività ha una copertura assicurativa contro le frodi, presenta una richiesta di risarcimento.

• Recupero degli asset: Coinvolgi le forze dell'ordine o aziende specializzate per localizzare e recuperare i beni rubati. Questo può essere un processo lungo e impegnativo.

• Rafforzamento dei controlli: Usa l'incidente di frode come esperienza di apprendimento. Identifica i punti deboli nei tuoi controlli e prendi provvedimenti per migliorarli.

• Comunicazione con i dipendenti: Sii trasparente con il tuo staff su ciò che è successo e su ciò che stai facendo per evitare che le frodi si ripetano. Questo aiuta a ricostruire la fiducia.

Sfide legate alla gestione del rischio di frode

Ecco alcune sfide correlate alla gestione del rischio di frode.

• Tattiche di frode in evoluzione: I truffatori adattano costantemente le loro tecniche e può essere difficile per le attività tenere il passo. Queste persone utilizzano nuove tecnologie come l'intelligenza artificiale (IA) e il machine learning per creare truffe più sofisticate e le attività devono investire in formazione continua e tecnologia per stare al passo con queste minacce in continua evoluzione.

• Esperienza del cliente: L'adozione di misure rigorose per la prevenzione delle frodi talvolta può creare frustrazione per i clienti legittimi e si può rischiare di perdere degli affari. Trovare il giusto equilibrio tra sicurezza ed esperienza del cliente è una sfida costante.

• Sovraccarico di dati: Le attività raccolgono grandi quantità di dati, ma riuscire a ottenere informazioni significative da essi può rappresentare un lavoro enorme. L'identificazione di modelli e anomalie che indicano frodi richiede strumenti sofisticati di analisi dei dati e personale qualificato.

• Vincoli in termini di risorse: Molte organizzazioni, soprattutto quelle più piccole, dispongono di risorse limitate da dedicare alla prevenzione e al rilevamento delle frodi. Investire in tecnologia, assumere personale specializzato e condurre una formazione regolare può mettere a dura prova i budget.

• Collusione interna: Alcuni degli schemi di frode più dannosi riguardano la collusione tra i dipendenti. Rilevare le frodi interne può essere difficile in quanto i dipendenti potrebbero aggirare i controlli interni o nascondere le loro attività.

• Rischi internazionali: Man mano che le aziende si espandono a livello globale, il loro rischio di frode aumenta a causa dei diversi contesti legali e normativi, delle differenze culturali e delle barriere linguistiche. Per gestire il rischio di frode a livello transfrontaliero è necessaria una conoscenza approfondita dei mercati e delle normative locali.

• Attacchi informatici: Gli attacchi informatici sono una preoccupazione crescente per le attività di tutte le dimensioni. Le violazioni dei dati, gli attacchi ransomware e le truffe di phishing possono esporre informazioni sensibili e causare gravi perdite finanziarie.

• Conformità normativa: Le normative per la gestione del rischio di frode sono in continua evoluzione. Le attività devono essere sempre al passo con le nuove normative e mantenere le proprie pratiche conformi per evitare sanzioni e penali.

• Falsi positivi e negativi: I sistemi di rilevamento delle frodi possono generare falsi positivi (contrassegnando le transazioni legittime come fraudolente) e falsi negativi (non riuscendo a rilevare le frodi effettive). Trovare il giusto equilibrio tra precisione e sensibilità può essere complesso.

• Rischi di terze parti: Le attività spesso si affidano a fornitori e partner terzi, il che può introdurre ulteriori rischi di frode. Le attività sono tenute a condurre la due diligence su queste parti e a monitorare le loro operazioni per mitigare questi rischi.

Come sviluppare un sistema di gestione del rischio di frode

Ecco una guida dettagliata per sviluppare un sistema di gestione del rischio di frode per la tua attività.

Conduci una valutazione dei rischi di frode

• Innanzitutto, identifica tutti i potenziali rischi di frode che l'organizzazione può trovarsi ad affrontare. Scopri dove potrebbero risiedere le tue vulnerabilità, che si tratti di transazioni finanziarie, sicurezza dei dati o operazioni.

• Valuta la probabilità e l'impatto potenziale di ciascun rischio di frode identificato. Questo ti aiuta a dare priorità ai rischi che richiedono controlli più immediati e rigorosi.

• Interagisci con le parti interessate di vari reparti per ottenere informazioni sulle possibili vulnerabilità da diverse prospettive all'interno dell'organizzazione.

Sviluppa politiche contro i rischi di frode

• Sviluppa politiche di prevenzione delle frodi chiare e complete che delineino ciò che costituisce una frode, le responsabilità dei dipendenti a tutti i livelli e le procedure per segnalare le frodi sospette.

• Spiega le conseguenze di una frode. Stabilisci sanzioni adeguate e applicate in modo coerente per scoraggiare comportamenti scorretti.

Progetta attività di controllo

• Sulla base della valutazione dei rischi, implementa attività di controllo volte a prevenire e rilevare le frodi. Queste potrebbero includere riconciliazioni e verifiche periodiche dei conti finanziari, requisiti di approvazione per le transazioni al di sopra di una certa soglia e separazione dei compiti per garantire che nessun singolo individuo abbia il controllo su tutte le parti di una transazione.

• Ove possibile, automatizza i controlli. I sistemi automatizzati possono ridurre l'errore umano e fornire un monitoraggio in tempo reale delle anomalie.

Integra soluzioni tecnologiche

• Investi e implementa soluzioni tecnologiche avanzate come analisi dei dati, algoritmi di machine learning e software di monitoraggio in grado di rilevare schemi indicativi di attività fraudolente.

• Assicurati che la tecnologia si integri bene con i sistemi esistenti e che possa adattarsi alle mutevoli esigenze dell'organizzazione.

Stabilisci programmi di comunicazione e formazione

• Sviluppa un programma di formazione per educare tutti i dipendenti sulle politiche di gestione del rischio di frode. Sottolinea il loro ruolo nella prevenzione delle frodi.

• Mantieni aggiornati i programmi di formazione con le più recenti tecniche di prevenzione delle frodi. Forma i nuovi dipendenti nell'ambito del processo di onboarding.

Come implementare un sistema di gestione del rischio di frode

L'implementazione efficace di un sistema di gestione del rischio di frode richiede un'attenta pianificazione, comunicazione e impegno da parte di tutta l'organizzazione. Ecco come integrare un sistema di gestione del rischio di frode.

Comunicazione e consenso

• Assicurati l'impegno e il supporto del top management. Il loro appoggio legittimerà l'iniziativa e promuoverà la conformità in tutta l'organizzazione.

• Comunica gli obiettivi del sistema di gestione del rischio di frode a tutti i dipendenti e delinea i ruoli e le responsabilità di ciascuno all'interno di questo quadro.

Integrazione nelle pratiche organizzative

• Integra le politiche di gestione del rischio di frode nelle operazioni aziendali quotidiane e nella cultura organizzativa. In questo modo la prevenzione delle frodi diventa parte integrante delle attività di routine.

• Incorpora la conformità alle pratiche di gestione delle frodi nelle valutazioni delle prestazioni e nei sistemi di ricompensa per incoraggiare l'adesione e la partecipazione attiva.

Programmi di formazione e sensibilizzazione

• Conduci sessioni di formazione iniziale complete per tutti i dipendenti per spiegare il nuovo sistema. Sottolinea perché è importante e come funzionerà.

• Pianifica sessioni di formazione continua per rinfrescare le conoscenze e aggiornare i dipendenti su eventuali modifiche o nuovi rischi di frode.

Implementazione graduale

• Inizia con un progetto pilota in un reparto o in un'area della tua azienda per testare l'efficacia dei controlli. Apporta le modifiche necessarie prima di un'implementazione su vasta scala.

• Implementa il sistema gradualmente. Espandilo man mano che ogni fase si dimostra efficace e stabile. Ciò consente adeguamenti e perfezionamenti gestibili.

Implementazione della tecnologia

Implementa tecnologie a supporto del rilevamento e della prevenzione delle frodi. Ciò potrebbe includere software per il monitoraggio delle transazioni, strumenti di analisi dei dati o sistemi di allarme automatizzati. Assicurati che la tecnologia si integri con i sistemi esistenti per massimizzarne l'efficacia.

Monitoraggio e adeguamenti

• Monitora regolarmente l'efficacia del sistema attraverso audit e revisioni e tenendo traccia degli incidenti di frode e dei mancati incidenti (near miss).

• Incoraggia il feedback dei dipendenti sulle funzionalità del sistema e su eventuali difficoltà che devono affrontare.

• Esamina regolarmente il sistema per verificarne la conformità a tutte le leggi e le normative pertinenti, sia locali che internazionali, soprattutto se la tua attività opera oltre confine.

• Adegua le politiche, i controlli e i programmi di formazione in base a nuove conoscenze, aggiornamenti normativi, cambiamenti nell'ambiente organizzativo o in risposta a frodi tentate o riuscite.

Cultura di supporto

• Promuovi una politica di tolleranza zero nei confronti delle frodi nella cultura della tua organizzazione. Sottolinea l'importanza di un comportamento etico e le conseguenze delle frodi.

• Stabilisci e promuovi un canale sicuro e anonimo per la segnalazione di attività sospette. Garantisci agli informatori protezione e sostegno.