O gerenciamento de riscos de fraude é a prática de identificar, analisar e mitigar o potencial de fraude dentro de uma organização. O gerenciamento de riscos de fraude geralmente envolve a incorporação de sistemas e políticas para prevenir, detectar e responder a fraudes. Eles podem proteger ativos financeiros, salvaguardar a reputação da organização e garantir a conformidade com as normas legais. O gerenciamento eficaz de riscos de fraude é proativo, evolui continuamente junto com as novas ameaças e integra tecnologias e supervisão humana para manter uma organização um passo à frente das atividades fraudulentas.

Em 2023, as perdas globais por fraudes atingiram US$ 485,6 bilhões, enfatizando a necessidade das empresas de estabelecer táticas sólidas de gerenciamento de riscos de fraude. Abaixo, abordamos como as fraudes afetam as empresas, os primeiros sinais de risco de fraude, os desafios comuns do gerenciamento de riscos de fraude e como desenvolver e implementar seu sistema.

O que há neste artigo?

• Tipos comuns de fraude
  
• Como as fraudes afetam as empresas
  
• Primeiros sinais de risco de fraude
  
• Componentes do gerenciamento de riscos de fraude
  
• Desafios da gestão de riscos de fraude
  
• Como desenvolver um sistema de gerenciamento de riscos de fraude
  
• Como implementar seu sistema de gerenciamento de riscos de fraude
  

Tipos comuns de fraude

As empresas devem estar atentas a esses tipos comuns de fraude.

Fraude interna

• Apropriação indébita de bens: esse tipo de fraude pode incluir desvio de dinheiro de vendas, roubo de inventário, uso de veículos da empresa para uso pessoal ou envio de relatórios de despesas fraudulentos. Sinais de alerta para esse tipo de fraude incluem escassez inexplicável de estoque, discrepâncias no caixa e padrões de despesas incomuns.

• Fraude em folha de pagamento: atores fraudulentos podem criar funcionários fantasmas, inflar o número de horas trabalhadas ou manipular as taxas de comissão. Sinais de alerta para esse tipo de fraude incluem funcionários fazendo horas extras consistentemente, despesas com folha de pagamento excedendo o orçamento e reclamações de funcionários sobre salários não recebidos.

• Fraude em demonstrativos financeiros: esse tipo de fraude pode incluir superestimar receitas, subestimar despesas, ocultar passivos ou falsificar ativos. Alguns indicadores desse tipo de fraude são resultados financeiros inconsistentes, mudanças importantes nas práticas contábeis e transações incomuns perto do final do período de declaração.

• Fraude no reembolso de despesas: os fraudadores podem enviar pedidos duplicados, reivindicar despesas pessoais como relacionadas ao negócio e incluir recibos falsos. Alguns sinais dessa fraude são a alta frequência de relatórios de despesas, despesas que excedem os limites diários e recibos que aparecem alterados ou falsificados.

Fraude externa

• Fraude em faturas: alguns exemplos desse tipo de fraude são a criação de faturas falsas, faturamento duplo, preços inflacionados ou cobrança por produtos ou serviços não entregues. Os sinais de alerta para esse tipo de fraude incluem faturas de fornecedores desconhecidos, faturas duplicadas, faturas com números redondos e discrepâncias entre faturas e ordens de compra.

• Fraude em cheques: esse tipo de fraude pode incluir falsificação de assinaturas em cheques, alteração do valor de um cheque ou criação de cheques falsos. Alguns indicadores desse tipo de fraude são cheques não autorizados, cheques de valores incomuns e cheques ausentes.

• Fraudes em cartões de crédito: os fraudadores podem usar dados de cartões roubados para fazer compras ou criar cartões falsificados. Alguns sinais de fraude de cartão de crédito são transações não autorizadas, padrões de gastos incomuns e transações recusadas devido a fundos insuficientes.

• Comprometimento de e-mail comercial (BEC): esse tipo de fraude pode incluir um contato se passando por CEO para solicitar uma transferência bancária ou se passando por fornecedor para alterar dados de pagamento. Entre os indicadores desse tipo de fraude estão solicitações urgentes de transferências bancárias, e-mails de endereços desconhecidos e alterações nos dados de pagamento de um fornecedor.

• Fraudes cibernéticas: alguns exemplos desse tipo de fraude são e-mails de phishing, ataques de malware e ransomware e violações de dados. Os sinais de alerta para esse tipo de fraude incluem e-mails incomuns com links ou anexos, desempenho lento do computador e acesso não autorizado a sistemas.

Outros tipos de fraude

• Roubo de identidade: os fraudadores podem usar o nome e as informações da empresa para abrir contas de crédito, solicitar empréstimos ou fazer compras não autorizadas. Alguns indicadores desse tipo de fraude são contas ou faturas inexplicáveis, consultas de relatórios de crédito de empresas desconhecidas e novas contas abertas sem autorização.

• Suborno e corrupção: esse tipo de fraude envolve aceitar presentes ou pagamentos em troca de tratamento favorável ou oferecer propina para fechar contratos. Alguns sinais desse tipo de fraude são a doação excessiva de presentes, altos gastos com entretenimento ou favoritismo inexplicável em relação a determinados fornecedores ou clientes.

• Fraudes em seguros: esse tipo de fraude envolve a encenação de acidentes, perdas exageradas ou o registro de sinistros por eventos que não ocorreram. Os sinais de alerta para esse tipo de fraude incluem informações inconsistentes sobre pedidos de seguro, sinistros frequentes e acidentes ou perdas suspeitos.

Como as fraudes afetam as empresas

O impacto mais direto das fraudes é a perda financeira. Isso pode variar de pequenos valores roubados em fraudes menores a enormes somas perdidas em casos de apropriação indevida financeira ou patrimonial em grande escala. Essas perdas podem afetar substancialmente a lucratividade e a estabilidade financeira de uma empresa.

Além da perda financeira, há outras formas que as fraudes podem afetar os negócios.

• Danos reputacionais: as fraudes podem prejudicar gravemente a reputação da empresa. Quando clientes, investidores e parceiros descobrem que uma empresa está associada a atividades fraudulentas, interna ou externamente, pode ser difícil recuperar a confiança deles. Esse dano reputacional pode levar à perda de vendas, diminuição da confiança dos investidores e desafios no estabelecimento de novas relações comerciais.

• Interrupções operacionais: a investigação de fraudes e a implementação de medidas para prevenir incidentes futuros podem interromper as operações comerciais normais. Por exemplo, se um sistema crítico for comprometido, a empresa pode precisar colocá-lo offline, o que pode retardar ou interromper a produção ou as vendas.

• Consequências legais e regulatórias: as empresas afetadas por fraudes podem sofrer ações judiciais de quem foi prejudicado pelas atividades fraudulentas, além de multas e penalidades de órgãos reguladores. Isso é ainda mais frequente em setores como finanças e saúde, que têm regulamentações rígidas sobre segurança e privacidade de dados.

• Aumento de custos: além das perdas financeiras imediatas decorrentes da fraude em si, muitas vezes as empresas incorrem em custos substanciais com o reforço de seus sistemas de detecção e prevenção de fraudes. Isso pode incluir gastos com auditorias, iniciativas de conformidade e a adoção de tecnologias avançadas de segurança.

• Perda do moral dos funcionários: as fraudes podem criar um ambiente de trabalho tóxico, especialmente quando há fraudes internas envolvidas. Os funcionários podem perder a confiança uns nos outros ou na gestão, o que pode diminuir o moral e aumentar a rotatividade. Como resultado, a empresa pode acabar pagando mais por recrutamento e treinamento.

• Desvio de recursos: a gestão das consequências de fraudes pode consumir tempo e recursos consideráveis, que poderiam ser usados para o crescimento dos negócios. A alta administração pode gastar mais tempo em questões jurídicas, realinhamento de estratégia e investigações internas do que em objetivos essenciais de negócios.

Primeiros sinais do risco de fraude

Ao reconhecer os primeiros sinais de fraude, as empresas podem detectar e prevenir atividades ilegais antes que elas ocorram. Veja o que observar:

• Transações financeiras incomuns: há transações que não se encaixam nos padrões normais? Elas podem ocorrer em tamanhos irregulares, frequências incomuns ou horários estranhos.

• Discrepâncias nos registros financeiros: há faturas que sem correspondência, contas desequilibradas ou registros financeiros que não estão alinhados com os inventários físicos?

• Cancelamentos ou modificações excessivas: existe uma alta taxa de cancelamentos ou modificações em transações ou registros? É algo especialmente suspeito quando os mesmos indivíduos estão envolvidos.

• Falta de documentação: as transações carecem de documentação ou justificativa adequada ou há falta de documentos ou registros?

• Controles internos substituídos: os funcionários, especialmente os seniores, frequentemente evitam os controles ou políticas internas?

• Mudanças no estilo de vida dos funcionários: os funcionários estão vivendo além de suas possibilidades ou mostrando mudanças repentinas e inexplicáveis em sua situação financeira?

• Alta rotatividade de funcionários: Há alta rotatividade, especialmente em funções financeiras? Isso pode sugerir um departamento disfuncional ou esforços para encobrir práticas antiéticas.

• Reclamações de fornecedores ou clientes: Há reclamações frequentes sobre discrepâncias em contas, envios ou contratos? Essas interações podem indicar atividades fraudulentas.

• Conflitos de interesse: existem relações secretas entre funcionários e fornecedores ou clientes que possam indicar conluio ou negociação em benefício próprio?

• Comportamento resistente: os funcionários são excessivamente protetores de seu trabalho ou resistentes ao compartilhamento de informações com outras pessoas, incluindo auditores?

Componentes do gerenciamento de riscos de fraude

Os principais componentes do gerenciamento de riscos de fraude são prevenção, detecção, resposta e recuperação. Veja algumas ações envolvidas em cada um deles.

Prevenção de fraudes

• Avaliação de risco: reavalie regularmente os riscos potenciais à medida que sua empresa cresce e muda. Inicie entrevistas com funcionários, realize pesquisas, analise dados financeiros e operacionais e considere ameaças externas, como ataques cibernéticos.

• Controles internos: atualize regularmente os controles internos conforme sua empresa evolui. Ninguém deve ter controle total sobre processos como aprovações, manutenção de registros e verificações regulares (ex.: reconciliações bancárias).

• Treinamento de funcionários: certifique-se de que todos os funcionários, desde os novos contratados até a alta administração, entendam os tipos de fraude que podem ocorrer. Explique os riscos específicos nas funções que eles desempenham e o que observar. As atualizações anuais são uma boa prática.

• Programas de conscientização sobre fraudes: crie uma cultura empresarial que valorize a ética. Recompense os funcionários que relatarem atividades suspeitas e garanta que eles saibam que não serão penalizados por falar.

• Linhas diretas para denúncias: muitos funcionários podem hesitar em denunciar fraudes se temerem repercussões. Ofereça várias formas de denunciar, como por telefone, e-mail e um portal online.

• Medidas de segurança: atualize regularmente seu software e use senhas fortes, criptografia e firewalls. Considere o uso de autenticação multifator (MFA) para aumentar a segurança.

Detecção de fraudes

• Análise de dados: use um software para analisar grandes quantidades de dados. Procure padrões anormais como transações incomuns, pagamentos duplicados e atividade fora do horário comercial normal.

• Auditorias surpresa: realize verificações sem aviso prévio em registros financeiros, inventário, etc. O elemento surpresa pode ajudar a detectar fraudes ocultas.

• Monitoramento contínuo: use softwares ou painéis para acompanhar as principais métricas em tempo real. Mudanças repentinas podem ser um sinal de alerta.

• Procedimentos investigativos: tenha um plano para casos de suspeita de fraude, abrangendo quem investigará e quais providências tomará. Documente tudo meticulosamente.

• Contabilidade forense: contadores forenses podem seguir registros, esclarecer transações complexas e descobrir ativos ocultos.

Resposta a fraudes

• Contenção: aja rapidamente para limitar os danos. Isso pode significar o congelamento de contas bancárias, a alteração de senhas ou o isolamento dos sistemas afetados.

• Investigação: seja minucioso na coleta de todas as informações relevantes, entrevistando testemunhas e preservando toda e qualquer prova.

• Denúncia: dependendo do tipo de fraude, pode ser necessário denunciá-la às autoridades policiais, órgãos reguladores ou à sua companhia de seguros.

• Ação disciplinar: se os funcionários estiverem envolvidos, tome as medidas apropriadas. Isso pode variar de rescisão a ação judicial.

• Ação judicial: talvez seja necessário tomar medidas jurídicas para recuperar perdas e impedir fraudes futuras. Consulte um advogado para determinar o melhor curso de ação.

Recuperação de fraudes

• Sinistros de seguros: se sua empresa tiver cobertura de seguro para fraude, registre um sinistro.

• Recuperação de ativos: acione as autoridades policiais ou empresas especializadas para ajudar a localizar e recuperar ativos roubados. Esse pode ser um processo longo e desafiador.

• Fortalecimento dos controles: use o incidente de fraude como uma experiência de aprendizado. Identifique pontos fracos em seus controles e tome medidas para melhorá-los.

• Comunicação com os colaboradores: seja transparente com sua equipe sobre o que aconteceu e o que você está fazendo para evitar que a fraude ocorra novamente. Isso ajuda a reconstruir a confiança.

Desafios do gerenciamento de riscos de fraude

Veja alguns desafios do gerenciamento de riscos de fraude.

• Evolução das táticas de fraude: os fraudadores estão constantemente adaptando suas técnicas, e pode ser difícil para as empresas acompanharem a essa evolução. Eles estão usando novas tecnologias, como inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina para criar golpes mais sofisticados, e as empresas precisam investir em treinamento contínuo e tecnologia para se manter à frente dessas ameaças.

• Experiência dos clientes: a implementação de medidas rigorosas de prevenção contra fraudes às vezes pode gerar frustração para clientes legítimos e o risco de perdê-los. Encontrar o equilíbrio certo entre segurança e experiência dos clientes é um desafio constante.

• Excesso de dados: as empresas coletam grandes quantidades de dados, mas obter insights significativos a partir deles pode parecer desgastante. A identificação de padrões e anomalias que indicam fraude requer ferramentas sofisticadas de análise de dados e pessoal qualificado.

• Restrições de recursos: muitas organizações, principalmente as menores, têm recursos limitados para se dedicar à prevenção e detecção de fraudes. Investir em tecnologia, contratar pessoal especializado e realizar treinamentos regulares podem sobrecarregar os orçamentos.

• Conluio interno: alguns dos esquemas de fraude mais prejudiciais envolvem conluio entre funcionários. A detecção de fraudes internas pode ser difícil, pois os funcionários podem burlar os controles internos ou ocultar suas atividades.

• Riscos internacionais: conforme as empresas se expandem globalmente, o risco de fraude aumenta devido a diferentes ambientes legais e regulatórios, diferenças culturais e barreiras linguísticas. O gerenciamento internacional de riscos de fraude exige um profundo conhecimento dos mercados e regulamentações locais.

• Ataques cibernéticos: os ataques cibernéticos são uma preocupação crescente para empresas de todos os tamanhos. Violações de dados, ataques de ransomware e golpes de phishing podem expor informações confidenciais e causar grandes perdas financeiras.

• Conformidade regulatória: as regulamentações para gerenciamento de riscos de fraude estão em constante evolução. As empresas devem se manter atualizadas com as novas regulamentações e manter suas práticas em conformidade para evitar multas e penalidades.

• Falsos positivos e negativos: os sistemas de detecção de fraude podem gerar falsos positivos (sinalizando transações legítimas como fraudulentas) e falsos negativos (não sendo detectados fraudes reais). Encontrar o equilíbrio certo entre precisão e sensibilidade pode ser uma tarefa complexa.

• Riscos de terceiros: muitas vezes, as empresas dependem de fornecedores e parceiros terceirizados, o que pode aumentar os riscos de fraude. As empresas devem realizar a due diligence sobre essas partes e monitorar as atividades delas para mitigar esses riscos.

Como desenvolver um sistema de gerenciamento de riscos de fraude

Confira um guia detalhado de como desenvolver um sistema de gerenciamento de riscos de fraude em sua empresa.

Realize uma avaliação de riscos de fraude

• Primeiro, identifique todos os possíveis riscos de fraude que a organização enfrenta. Entenda onde podem estar as vulnerabilidades, seja em transações financeiras, segurança de dados ou operações.

• Avalie a probabilidade e o impacto potencial de cada risco de fraude identificado. Isso ajuda a priorizar quais riscos precisam de controles mais imediatos e rigorosos.

• Envolva-se com as partes interessadas de vários departamentos para obter informações sobre possíveis vulnerabilidades de diferentes perspectivas dentro da organização.

Desenvolva políticas de risco de fraude

• Desenvolva políticas claras e abrangentes de prevenção de fraudes que descrevam o que constitui fraude, as responsabilidades dos funcionários em todos os níveis e os procedimentos para relatar suspeitas de fraude.

• Explique as consequências da fraude. Estabeleça penalidades apropriadas e consistentemente aplicadas para dissuadir má conduta.

Atividades de controle de projetos

• Com base na avaliação de risco, implemente atividades de controle destinadas a prevenir e detectar fraudes. Elas podem ser reconciliações e auditorias regulares de contas financeiras, requisitos de aprovação para transações acima de um determinado limite e segregação de funções para garantir que nenhum indivíduo tenha controle sobre todas as partes de uma transação.

• Sempre que possível, automatize os controles. Sistemas automatizados podem reduzir o erro humano e fornecer monitoramento de anomalias em tempo real.

Integre soluções tecnológicas

• Invista e implemente soluções tecnológicas avançadas, como análise de dados, algoritmos de aprendizado de máquina e softwares de monitoramento que possam detectar padrões indicativos de atividade fraudulenta.

• Assegure-se de que a tecnologia se integre perfeitamente aos sistemas existentes e que possa se adaptar às necessidades que possam surgir na organização.

Estabeleça programas de comunicação e treinamento

• Desenvolva um programa de treinamento para educar todos os funcionários sobre as políticas de gerenciamento de risco de fraude. Enfatize sua parte na prevenção de fraudes.

• Mantenha os programas de treinamento atualizados com as mais recentes técnicas de prevenção de fraudes. Treine novos funcionários como parte do processo de onboarding.

Como implementar seu sistema de gerenciamento de riscos de fraude

A implementação eficaz de um sistema de gerenciamento de riscos de fraude requer planejamento, comunicação e comprometimento cuidadosos de toda a organização. Veja como incorporar um sistema de gerenciamento de riscos de fraude.

Comunicação e adesão

• Garanta o comprometimento e apoio da alta administração. O endosso deles legitimará a iniciativa e promoverá a conformidade em toda a organização.

• Comunique os objetivos do sistema de gerenciamento de riscos de fraude a todos os funcionários e descreva as funções e responsabilidades de todos dentro dessa estrutura.

Integração com as práticas organizacionais

• Integre as políticas de gerenciamento de riscos de fraude nas operações diárias do negócio e na cultura organizacional. Isso ajuda a tornar a prevenção de fraudes uma parte natural das atividades rotineiras.

• Incorpore a conformidade com práticas de gerenciamento de fraude em avaliações de desempenho e sistemas de recompensa para incentivar a adesão e a participação ativa.

Programas de treinamento e conscientização

• Conduza sessões iniciais abrangentes de treinamento para todos os funcionários para explicar o novo sistema. Enfatize por que isso é importante e como vai funcionar.

• Planeje treinamentos contínuos para atualizar os conhecimentos e atualizar os funcionários sobre mudanças ou novos riscos de fraude.

Distribuição em fases

• Comece com um piloto em um departamento ou área da sua empresa para testar a eficácia dos controles. Faça ajustes antes de uma implementação em grande escala.

• Implante o sistema gradualmente. Expanda-o à medida que cada fase se mostrar bem-sucedida e estável. Isso permite ajustes e refinamentos gerenciáveis.

Implantação de tecnologia

Implante uma tecnologia que ofereça suporte à detecção e prevenção de fraudes. Isso pode incluir softwares para monitorar transações, ferramentas de análise de dados ou sistemas de alerta automatizados. Confirme que a tecnologia se integra aos sistemas existentes para maximizar sua eficácia.

Monitoramento e ajuste

• Monitore regularmente a eficácia do sistema por meio de auditorias e revisões e com rastreamento de incidentes de fraude e quase-acidentes.

• Incentive o feedback dos funcionários sobre a funcionalidade do sistema e possíveis desafios enfrentados.

• Revise regularmente o sistema para verificar a conformidade com todas as leis e regulamentos relevantes, locais e internacionais, especialmente se sua empresa opera em vários países.

• Ajuste políticas, controles e programas de treinamento com base em novos insights, atualizações regulatórias, mudanças no ambiente organizacional ou em resposta a tentativas ou ações bem-sucedidas de fraude.

Cultura de apoio

• Promova uma política de tolerância zero a fraudes na cultura da sua organização. Enfatize a importância do comportamento ético e as consequências das fraudes.

• Estabeleça e promova um canal seguro e anônimo para denunciar atividades suspeitas. Garanta que os denunciantes sejam protegidos e apoiados.