La gestion des risques de fraude consiste à identifier, analyser et atténuer le risque de fraude au sein d’une organisation. La gestion des risques de fraude implique généralement la mise en place de systèmes et de politiques visant à prévenir et à détecter la fraude, ainsi qu’à y répondre. Ces mécanismes visent à protéger les actifs financiers, à préserver la réputation de l’organisation et à garantir le respect des normes juridiques. Une gestion efficace des risques de fraude se veut proactive, évolue continuellement en fonction des nouvelles menaces et intègre la technologie et la surveillance humaine pour permettre à l’organisation de garder une longueur d’avance sur les activités frauduleuses.

En 2023, les pertes mondiales dues à la fraude ont atteint 485,6 milliards de dollars, ce qui souligne la nécessité de mettre en place de solides tactiques de gestion des risques de fraude. Dans cet article, nous allons aborder l’impact de la fraude sur les entreprises, les signes avant-coureurs du risque de fraude, les défis courants de la gestion des risques de fraude, et le développement et la mise en œuvre de votre système de gestion des risques de fraude.

Que contient cet article?

• Types de fraudes courants
  
• Impact de la fraude sur les entreprises
  
• Signes avant-coureurs d’un risque de fraude
  
• Composantes de la gestion des risques de fraude
  
• Défis liés à la gestion des risques de fraude
  
• Développement d’un système de gestion des risques de fraude
  
• Mise en place de votre système de gestion des risques de fraude
  

Types de fraudes courants

Les entreprises doivent être conscientes de ces types de fraudes courants.

Fraude interne

• Détournement d’actifs : ce type de fraude peut inclure le détournement d’argent provenant des ventes, le vol de stocks, l’utilisation des véhicules de l’entreprise à des fins personnelles ou la présentation de notes de frais frauduleuses. Les signes avant-coureurs de ce type de fraude comprennent des ruptures de stock inexpliquées, des écarts dans les caisses enregistreuses et des habitudes de dépenses inhabituelles.

• Fraude à la paie : les fraudeurs peuvent créer des employés fictifs, gonfler le nombre d’heures travaillées ou falsifier les taux de commission. Les signes avant-coureurs de ce type de fraude comprennent les employés qui font constamment des heures supplémentaires, les dépenses salariales qui dépassent le budget et les plaintes d’employés concernant des chèques de paie manquants.

• Fraude dans les états financiers : ce type de fraude peut consister à surestimer les revenus, à sous-estimer les dépenses, à dissimuler du passif ou à falsifier des actifs. Certains indicateurs de ce type de fraude sont des résultats financiers incohérents, des changements majeurs dans les pratiques comptables et des transactions inhabituelles en fin de période de déclaration.

• Fraude au remboursement des dépenses : les fraudeurs peuvent soumettre des demandes de remboursement en double, déclarer comme professionnelles des dépenses personnelles ou falsifier des reçus. Parmi les signes de cette fraude, citons un nombre élevé de notes de frais, des dépenses qui dépassent les limites quotidiennes et des reçus qui semblent altérés ou falsifiés.

Fraude externe

• Fraude liée aux fausses factures : parmi les exemples de ce type de fraude, citons la création de fausses factures, la double facturation, le gonflement des prix ou la facturation de biens ou de services non livrés. Les signes avant-coureurs de ce type de fraude sont les factures provenant de fournisseurs inconnus, les factures en double, les factures avec des chiffres ronds et les divergences entre les factures et les bons de commande.

• Fraude aux chèques : ce type de fraude peut consister à imiter des signatures sur des chèques, à modifier le montant d’un chèque ou à créer des chèques contrefaits. Les chèques non autorisés, les chèques émis pour des montants inhabituels et les chèques manquants sont autant d’indicateurs de ce type de fraude.

• Fraude à la carte de crédit : les fraudeurs peuvent utiliser les renseignements de cartes de crédit volées pour effectuer des achats ou créer des cartes contrefaites. Certains signes de fraude à la carte de crédit sont des transactions non autorisées, des habitudes de dépenses inhabituelles et des transactions refusées en raison de fonds insuffisants.

• Compromission des courriels professionnels : ce type de fraude peut consister à usurper l’identité d’un PDG pour demander un virement bancaire ou à se faire passer pour un fournisseur afin de modifier les renseignements de paiement. Les indicateurs de ce type de fraude comprennent les demandes urgentes de virements bancaires, les courriels provenant d’adresses inconnues et les modifications apportées aux renseignements de paiement d’un fournisseur.

• Cyberfraude : parmi les exemples de ce type de fraude, citons les courriels d’hameçonnage, les attaques de logiciels malveillants, les attaques par rançongiciel et les violations de données. Les signes avant-coureurs de ce type de fraude sont des courriels inhabituels contenant des liens ou des pièces jointes, un ralentissement de la performance des systèmes informatiques et un accès non autorisé aux systèmes.

Autres types de fraudes

• Usurpation d’identité : les fraudeurs peuvent utiliser le nom et les renseignements d’une entreprise pour ouvrir des comptes de crédit, demander des prêts ou effectuer des achats non autorisés. Certains indicateurs de ce type de fraude sont des factures ou des factures inexpliquées, des demandes de rapports de solvabilité provenant d’entreprises inconnues et de nouveaux comptes ouverts sans autorisation.

• Pots-de-vin et corruption : ce type de fraude consiste à accepter des cadeaux ou des paiements en échange d’un traitement de faveur, ou à offrir des pots-de-vin pour obtenir des contrats. Certains signes de ce type de fraude sont des cadeaux excessifs, des dépenses de divertissement élevées ou un favoritisme inexpliqué envers certains fournisseurs ou clients.

• Fraude à l’assurance : ce type de fraude consiste à mettre en scène des accidents, à exagérer les pertes ou à déposer des réclamations pour des événements qui ne se sont pas produits. Les signes avant-coureurs de ce type de fraude comprennent des renseignements incohérents sur les demandes d’assurance, des réclamations fréquentes et des pertes ou accidents suspects.

Impact de la fraude sur les entreprises

L’impact le plus direct de la fraude est la perte financière. Il peut s’agir de petites sommes volées lors de fraudes mineures ou de sommes massives perdues dans des cas de détournement financier ou d’actifs à grande échelle. Ces pertes peuvent affecter considérablement la rentabilité et la stabilité financière d’une entreprise.

Au-delà des pertes financières, la fraude peut avoir d’autres répercussions sur une entreprise.

• Atteinte à la réputation : la fraude peut gravement nuire à la réputation d’une entreprise. Lorsque les clients, les investisseurs et les partenaires apprennent qu’une entreprise a été impliquée dans des activités frauduleuses, que ce soit en interne ou en externe, leur confiance peut être difficile à regagner. Cette atteinte à la réputation peut entraîner une diminution des ventes, une perte de confiance de la part des investisseurs et des difficultés à établir de nouvelles relations commerciales.

• Perturbations opérationnelles : les enquêtes sur les fraudes et la mise en œuvre de mesures visant à prévenir de futurs incidents peuvent perturber les activités de l’entreprise. Par exemple, si un système essentiel est compromis, l’entreprise peut avoir besoin de le mettre hors ligne, ce qui peut ralentir ou arrêter la production ou les ventes.

• Conséquences juridiques et réglementaires : les entreprises touchées par la fraude peuvent faire l’objet de poursuites judiciaires de la part des personnes lésées par les activités frauduleuses, ainsi que d’amendes et de pénalités de la part des organismes de réglementation. Cela est particulièrement vrai dans des secteurs tels que la finance et la santé, qui ont des réglementations strictes sur la sécurité et la confidentialité des données.

• Augmentation des coûts : au-delà des pertes financières immédiates dues à la fraude elle-même, les entreprises supportent souvent des coûts considérables pour renforcer leurs systèmes de détection et de prévention de la fraude. Il peut s’agir des coûts liés aux audits, aux initiatives de conformité et à l’adoption de technologies de sécurité avancées.

• Baisse du moral des employés : la fraude peut créer un environnement de travail toxique, notamment en cas de fraude interne. Les employés peuvent perdre confiance les uns envers les autres ou envers la direction, entraînant une baisse du moral et une augmentation de la rotation du personnel. En conséquence, l’entreprise pourrait payer plus cher pour le recrutement et la formation.

• Détournement des ressources : la gestion des conséquences d’une fraude peut accaparer beaucoup de temps et de ressources, qui pourraient autrement être utilisés pour la croissance de l’entreprise. La haute direction risque de consacrer plus de temps aux questions juridiques, au réajustement de la stratégie et aux enquêtes internes plutôt qu’aux objectifs fondamentaux de l’entreprise.

Signes avant-coureurs d’un risque de fraude

En sachant reconnaître les signes avant-coureurs de fraude, les entreprises peuvent détecter et prévenir les activités illégales avant qu’elles ne se produisent. Voici ce qu’il faut surveiller :

• Transactions financières inhabituelles : y a-t-il des transactions qui ne correspondent pas aux schémas habituels? Elles peuvent être de montants variables, se produire à des fréquences irrégulières ou à des moments inhabituels.

• Écarts dans les registres financiers : y a-t-il des factures incohérentes, des comptes mal équilibrés ou des registres financiers qui ne concordent pas avec les stocks physiques?

• Annulations ou modifications excessives : le taux d’annulations ou de modification des transactions ou des registres est-il anormalement élevé? Ces situations sont particulièrement suspectes si ce sont toujours les mêmes personnes qui sont impliquées.

• Manque de documentation : la documentation ou la justification appropriée est-elle absente, ou y a-t-il des documents ou des registres manquants?

• Contrôles internes contournés : le personnel, en particulier les cadres supérieurs, outrepasse-t-il fréquemment les contrôles ou les politiques internes?

• Changements dans le mode de vie des employés : les employés vivent-ils au-dessus de leurs moyens ou présentent-ils des changements soudains et inexpliqués dans leur situation financière?

• Taux de rotation du personnel élevé : le taux de rotation est-il élevé, en particulier dans les rôles financiers? Cela pourrait révéler un dysfonctionnement du service ou des efforts visant à dissimuler des pratiques contraires à l’éthique.

• Plaintes des fournisseurs ou des clients : y a-t-il des plaintes fréquentes concernant des écarts dans les comptes, les expéditions ou les contrats? Ces interactions peuvent suggérer des activités frauduleuses.

• Conflits d’intérêts : existe-t-il des relations secrètes entre les employés et les fournisseurs ou les clients qui pourraient indiquer une collusion ou une transaction intéressée?

• Comportement réfractaire : les employés protègent-ils leur travail de manière excessive ou sont-ils réticents à partager des renseignements avec d’autres personnes, y compris des auditeurs?

Composantes de la gestion des risques de fraude

Les éléments clés de la gestion des risques de fraude sont la prévention, la détection, la réponse et la récupération. Voici quelques actions inhérentes à chacune de ces composantes.

Prévention de la fraude

• Évaluation des risques : réévaluez régulièrement les risques potentiels au fur et à mesure que votre entreprise se développe et évolue. Menez des entretiens avec les employés, réalisez des enquêtes, analysez les données financières et opérationnelles et tenez compte des menaces externes telles que les cyberattaques.

• Contrôles internes : mettez régulièrement à jour vos contrôles internes au fur et à mesure que votre entreprise évolue. Aucune personne ne devrait avoir un contrôle total sur des processus tels que les approbations, la tenue de dossiers et les vérifications régulières (par exemple, les rapprochements bancaires).

• Formation des employés : veillez à ce que tous les employés, des nouveaux employés aux cadres supérieurs, soient sensibilisés aux types de fraudes qui peuvent se produire. Expliquez-leur les risques spécifiques liés à leurs rôles et ce qu’ils doivent surveiller. Les remises à niveau annuelles sont une bonne pratique.

• Programmes de sensibilisation à la fraude : implantez une culture d’entreprise qui valorise l’éthique. Récompensez les employés qui signalent des activités suspectes et veillez à ce qu’ils sachent qu’ils ne seront pas pénalisés s’ils en parlent.

• Lignes d’assistance téléphonique pour les lanceurs d’alerte : de nombreux employés peuvent hésiter à signaler une fraude s’ils craignent des répercussions. Proposez plusieurs méthodes de signalement, par exemple par téléphone, par courriel ou via un portail en ligne.

• Mesures de sécurité : mettez régulièrement à jour vos logiciels et utilisez des mots de passe forts, des méthodes de chiffrement et des pare-feu. Envisagez d’utiliser l’authentification multifacteur pour plus de sécurité.

Détection des fraudes

• Analyse des données : utilisez un logiciel pour analyser de grandes quantités de données. Recherchez des schémas anormaux tels que des transactions inhabituelles, des paiements en double et des activités en dehors des heures normales de bureau.

• Audits surprises : effectuez des vérifications inopinées sur les registres financiers, les stocks, etc. L’élément de surprise peut aider à détecter des fraudes qui auraient autrement pu être dissimulées.

• Surveillance continue : utilisez un logiciel ou des tableaux de bord pour suivre les indicateurs clés en temps réel. Des changements soudains peuvent être un signe avant-coureur.

• Procédures d’enquête : établissez un plan en cas de suspicion de fraude, en précisant les personnes chargées de l’enquête et les mesures à prendre. Documentez tout méticuleusement.

• Expertise comptable judiciaire : Les experts-comptables judiciaires peuvent suivre les dossiers, clarifier les transactions complexes et découvrir des actifs cachés.

Réponse à la fraude

• Endiguement : agissez rapidement pour limiter les dégâts. Il peut s’agir de geler les comptes bancaires, de modifier les mots de passe ou d’isoler les systèmes touchés.

• Enquête : recueillez tous les renseignements pertinents, interrogez les témoins et conservez les preuves.

• Rapports : selon le type de fraude, vous devrez peut-être la signaler aux forces de l’ordre, aux organismes de réglementation ou à votre compagnie d’assurance.

• Mesures disciplinaires : si des employés sont impliqués, prenez les mesures appropriées. Cela peut aller du licenciement à une action en justice.

• Action en justice : une action en justice pourrait être nécessaire pour récupérer les pertes et dissuader les fraudes futures. Consultez un conseiller juridique pour déterminer la meilleure marche à suivre.

Récupération après une fraude

• Demandes d’indemnisation : si votre entreprise est couverte par une assurance contre la fraude, faites une réclamation.

• Récupération d’actifs : faites appel aux forces de l’ordre ou à des entreprises spécialisées pour vous aider à localiser et à récupérer les actifs volés. Ce processus peut être long et difficile.

• Renforcement des contrôles : servez-vous de l’incident de fraude comme d’une expérience d’apprentissage. Identifiez les faiblesses de vos contrôles et prenez des mesures pour les améliorer.

• Communication avec les employés : soyez transparent avec votre personnel sur ce qui s’est passé et sur les mesures que vous prenez pour éviter que la fraude ne se reproduise. Cette démarche contribue à rétablir la confiance.

Défis liés à la gestion des risques de fraude

Voici quelques défis liés à la gestion des risques de fraude.

• Évolution des tactiques de fraude : les fraudeurs adaptent constamment leurs techniques, et il peut être difficile pour les entreprises de suivre le rythme. Ces acteurs utilisent les nouvelles technologies telles que l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique pour créer des escroqueries plus sophistiquées, et les entreprises doivent investir dans la formation continue et la technologie pour garder une longueur d’avance sur ces menaces en constante évolution.

• Expérience client : la mise en œuvre de mesures strictes de prévention de la fraude peut parfois créer de la frustration chez les clients légitimes et risque de leur faire perdre leur clientèle. Trouver le bon équilibre entre la sécurité et l’expérience client est un défi constant.

• Surcharge de données : les entreprises collectent de grandes quantités de données, mais il peut s’avérer difficile d’en tirer des renseignements pertinents. L’identification des tendances et des anomalies qui indiquent une fraude nécessite des outils d’analyse de données sophistiqués et du personnel qualifié.

• Contraintes de ressources : de nombreuses organisations, en particulier les plus petites, disposent de ressources limitées à consacrer à la prévention et à la détection de la fraude. L’investissement dans la technologie, l’embauche de personnel spécialisé et la formation régulière peuvent peser sur les budgets.

• Collusion interne : certains des stratagèmes frauduleux les plus dommageables impliquent une collusion entre employés. Il peut être difficile de détecter les fraudes internes, car les employés peuvent contourner les contrôles internes ou dissimuler leurs activités.

• Risques internationaux : à mesure que les entreprises se développent à l’international, le risque de fraude augmente en raison des différents environnements juridiques et réglementaires, des différences culturelles et des barrières linguistiques. La gestion des risques de fraude transfrontaliers nécessite une connaissance approfondie des marchés et des réglementations locales.

• Cyberattaques : les cyberattaques sont une préoccupation croissante pour les entreprises de toutes tailles. Les violations de données, les attaques par rançongiciel et les escroqueries par hameçonnage peuvent exposer des données sensibles et entraîner des pertes financières importantes.

• Conformité réglementaire : les réglementations en matière de gestion des risques de fraude sont en constante évolution. Les entreprises doivent rester informées des nouvelles réglementations et veiller à la conformité de leurs pratiques afin d’éviter les amendes et les pénalités.

• Faux positifs et faux négatifs : les systèmes de détection de la fraude peuvent générer des faux positifs (en signalant des transactions légitimes comme frauduleuses) et des faux négatifs (en ne détectant pas la fraude réelle). Trouver le bon équilibre entre précision et sensibilité peut s’avérer complexe.

• Risques liés aux tiers : les entreprises font souvent appel à des fournisseurs et partenaires tiers, ce qui peut entraîner des risques de fraude supplémentaires. Les entreprises doivent faire preuve de diligence raisonnable à l’égard de ces parties et surveiller leurs activités afin d’atténuer ces risques.

Développement d’un système de gestion des risques de fraude

Voici un guide étape par étape pour développer un système de gestion des risques de fraude pour votre entreprise.

Effectuer une évaluation des risques de fraude

• Tout d’abord, identifiez tous les risques de fraude potentiels auxquels l’organisation est confrontée. Identifiez vos vulnérabilités, que ce soit au niveau des transactions financières, de la sécurité des données ou des opérations.

• Évaluez la probabilité et l’impact potentiel de chaque risque de fraude identifié. Cela vous aidera à classer par ordre de priorité les risques qui nécessitent des contrôles plus immédiats et plus stricts.

• Dialoguez avec les parties prenantes de différents services pour mieux comprendre les vulnérabilités possibles sous différents angles au sein de l’organisation.

Élaborer des politiques en matière de risques de fraude

• Élaborez des politiques claires et complètes de prévention de la fraude qui décrivent ce qui constitue une fraude, les responsabilités des employés à tous les niveaux et les procédures de signalement des fraudes présumées.

• Expliquez les conséquences d’une fraude. Établissez des sanctions appropriées et appliquées de manière cohérente pour dissuader les comportements répréhensibles.

Concevoir des activités de contrôle

• Sur la base de l’évaluation des risques, mettre en œuvre des activités de contrôle visant à prévenir et à détecter la fraude. Il peut s’agir de rapprochements et d’audits réguliers des comptes financiers, d’exigences d’approbation pour les transactions dépassant un certain seuil et d’une séparation des tâches pour s’assurer qu’aucune personne n’a le contrôle de toutes les parties d’une transaction.

• Dans la mesure du possible, automatisez les contrôles. Les systèmes automatisés peuvent réduire les erreurs humaines et permettre une surveillance en temps réel des anomalies.

Intégrer des solutions technologiques

• Investissez dans des solutions technologiques avancées, telles que l’analyse de données, les algorithmes d’apprentissage automatique et les logiciels de surveillance capables de détecter des tendances indiquant une activité frauduleuse, et déployez-les.

• Assurez-vous que la technologie s’intègre bien aux systèmes existants et qu’elle peut s’adapter aux besoins changeants de l’organisation.

Mettre en place des programmes de communication et de formation

• Élaborez un programme de formation pour sensibiliser tous les employés aux politiques de gestion des risques de fraude. Mettez l’accent sur le rôle qu’ils jouent dans la prévention de la fraude.

• Tenez vos programmes de formation à jour en y intégrant les dernières techniques de prévention de la fraude. Formez les nouveaux employés dans le cadre de leur processus d’intégration.

Mise en place de votre système de gestion des risques de fraude

La mise en œuvre efficace d’un système de gestion des risques de fraude nécessite une planification minutieuse, une communication transparente et un engagement de la part de l’ensemble de l’organisation. Voici comment intégrer un système de gestion des risques de fraude.

Communication et adhésion

• Obtenez le soutien des dirigeants et assurez-vous de leur engagement. Leur appui légitimera l’initiative et assurera la conformité dans l’ensemble de l’organisation.

• Communiquez les objectifs du système de gestion des risques de fraude à tous les employés, et définissez les rôles et responsabilités de chacun dans ce cadre.

Intégration dans les pratiques organisationnelles

• Intégrez les politiques de gestion des risques de fraude dans les opérations quotidiennes de l’entreprise et la culture organisationnelle. Ainsi, la prévention de la fraude devient un élément naturel des activités courantes.

• Intégrez le respect des pratiques de gestion de la fraude dans les évaluations du rendement et les systèmes de récompense afin d’encourager l’adhésion et la participation active.

Programmes de formation et de sensibilisation

• Organisez des séances de formation initiale complètes pour tous les employés afin de leur expliquer le nouveau système. Mettez l’accent sur l’importance du système et sur son mode de fonctionnement.

• Prévoyez des séances de formation continue pour rafraîchir les connaissances et informez les employés de tout changement ou de tout nouveau risque de fraude.

Déploiement progressif

• Commencez par un projet pilote dans un service ou un secteur de votre entreprise pour tester l’efficacité des contrôles. Effectuez des ajustements avant de procéder à un déploiement à grande échelle.

• Déployez le système de manière progressive. Élargissez sa portée au fur et à mesure que chaque phase s’avère fructueuse et stable. Cela permet de réaliser aisément des ajustements et d’introduire des perfectionnements.

Déploiement de la technologie

Déployez une technologie qui contribue à la détection et à la prévention de la fraude. Il peut s’agir de logiciels de surveillance des transactions, d’outils d’analyse de données ou de systèmes d’alerte automatisés. Assurez-vous que la technologie s’intègre aux systèmes existants pour optimiser son efficacité.

Suivi et ajustement

• Contrôlez régulièrement l’efficacité du système au moyen d’audits et d’examens, et en suivant les incidents de fraude et les accidents évités de justesse.

• Encouragez les employés à donner leur avis sur les fonctionnalités du système et les problèmes auxquels ils sont confrontés.

• Examinez régulièrement le système pour vous assurer qu’il est conforme à toutes les lois et réglementations pertinentes, tant locales qu’internationales, en particulier si votre entreprise exerce ses activités à l’échelle mondiale.

• Ajustez les politiques, les contrôles et les programmes de formation en fonction des nouvelles connaissances, des mises à jour réglementaires, des changements dans l’environnement organisationnel ou en réponse à des tentatives ou des cas de fraude.

Culture de soutien

• Promouvez une politique de tolérance zéro à l’égard de la fraude dans la culture de votre organisation. Insistez sur l’importance d’un comportement éthique et sur les conséquences de la fraude.

• Établissez et promouvez un canal sécurisé et anonyme pour signaler les activités suspectes. Veillez à ce que les lanceurs d’alerte soient protégés et soutenus.