La gestión del riesgo de fraude es la práctica de identificar, analizar y mitigar el fraude potencial dentro de una organización. La gestión del riesgo de fraude suele implicar la incorporación de sistemas y políticas para prevenir, detectar y responder al fraude. Estos pueden proteger los activos financieros, salvaguardar la reputación de la organización y garantizar el cumplimiento de las normas legales. La gestión eficaz del riesgo de fraude es proactiva, evoluciona continuamente con las nuevas amenazas e integra la tecnología y la supervisión humana para mantener a la organización un paso por delante de las actividades fraudulentas.

En 2023, las pérdidas globales debidas al fraude alcanzaron los 485,6 mil millones de dólares, lo que pone de relieve la necesidad de contar con tácticas sólidas de gestión del riesgo de fraude. A continuación, explicaremos cómo afecta el fraude a las empresas, cuáles son las primeras señales de riesgo de fraude, cuáles son los desafíos comunes de la gestión del riesgo de fraude y cómo desarrollar e implementar un sistema de gestión del riesgo de fraude.

¿De qué trata este artículo?

• Tipos comunes de fraude
  
• Cómo afecta el fraude a las empresas
  
• Señales tempranas de riesgo de fraude
  
• Componentes de la gestión del riesgo de fraude
  
• Desafíos de la gestión del riesgo de fraude
  
• Cómo desarrollar un sistema de gestión del riesgo de fraude
  
• Cómo implementar un sistema de gestión del riesgo de fraude
  

Tipos comunes de fraude

Las empresas deben ser conscientes de estos tipos comunes de fraude.

Fraude interno

• Apropiación indebida de activos: Este tipo de fraude puede incluir la extracción de efectivo de las ventas, el robo de inventario, el uso de vehículos de la empresa para uso personal o la presentación de informes de gastos fraudulentos. Las señales de advertencia de este tipo de fraude incluyen escasez de inventario inexplicable, discrepancias en las cajas registradoras y patrones de gastos inusuales.

• Fraude de nóminas: Los estafadores pueden crear empleados fantasmas, inflar el número de horas trabajadas o manipular las tasas de comisión. Las señales de advertencia de este tipo de fraude incluyen empleados que trabajan horas extras constantemente, gastos de nómina que exceden el presupuesto y quejas de los empleados sobre nóminas faltantes.

• Fraude en los estados financieros: Este tipo de fraude puede incluir la exageración de ingresos, la subestimación de gastos, la ocultación de pasivos o la falsificación de activos. Algunos indicadores de este tipo de fraude son resultados financieros inconsistentes, cambios importantes en las prácticas contables y transacciones inusuales cerca del final de un período de informe.

• Fraude en el reembolso de gastos: Los estafadores pueden enviar reclamaciones duplicadas, reclamar gastos personales como si estuvieran relacionados con la empresa o falsificar recibos. Algunos signos de este fraude son una alta frecuencia de informes de gastos, gastos que exceden los límites diarios y recibos que parecen alterados o falsificados.

Fraude externo

• Fraude de facturas: Algunos ejemplos de este tipo de fraude son la creación de facturas falsas, la facturación duplicada, el aumento de precios o la facturación de bienes o servicios no entregados. Las señales de advertencia de este tipo de fraude incluyen facturas de proveedores desconocidos, facturas duplicadas, facturas con números redondos y discrepancias entre las facturas y los pedidos de compra.

• Fraude de cheques: Este tipo de fraude puede incluir la falsificación de firmas en cheques, la alteración del importe de un cheque o la creación de cheques falsos. Algunos indicadores de este tipo de fraude son los cheques no autorizados, los cheques emitidos por importes inusuales y los cheques faltantes.

• Fraude con tarjeta de crédito: Los estafadores pueden usar información de tarjetas de crédito robadas para realizar compras o crear tarjetas falsificadas. Algunas señales de fraude con tarjeta de crédito son las transacciones no autorizadas, los patrones de gasto inusuales y las transacciones rechazadas debido a fondos insuficientes.

• Suplantación de correo electrónico empresarial (BEC, por sus siglas en inglés) Este tipo de fraude puede incluir hacerse pasar por un CEO para solicitar una transferencia electrónica o hacerse pasar por un proveedor para cambiar los datos de pago. Los indicadores de este tipo de fraude incluyen solicitudes urgentes de transferencias electrónicas, correos electrónicos desde direcciones desconocidas y cambios en la información de pago de un proveedor.

• Fraude cibernético: Algunos ejemplos de este tipo de fraude son los correos electrónicos de phishing, los ataques de malware, los ataques de ransomware y las filtraciones de datos. Las señales de advertencia para este tipo de fraude incluyen correos electrónicos inusuales con enlaces o archivos adjuntos, rendimiento lento del ordenador y acceso no autorizado a los sistemas.

Otros tipos de fraude

• Robo de identidad: Los estafadores pueden usar el nombre y la información de una empresa para abrir cuentas de crédito, solicitar préstamos o realizar compras no autorizadas. Algunos indicadores de este tipo de fraude son facturas inexplicables, consultas de informes de crédito de empresas desconocidas y nuevas cuentas abiertas sin autorización.

• Soborno y corrupción: Este tipo de fraude implica aceptar regalos o pagos a cambio de un trato favorable u ofrecer sobornos para asegurar contratos. Algunos signos de este tipo de fraude son la entrega excesiva de regalos, los altos gastos de entretenimiento o el favoritismo inexplicable hacia ciertos proveedores o clientes.

• Fraude de seguros: Este tipo de fraude implica simular accidentes, exagerar las pérdidas o presentar reclamos por eventos que no ocurrieron. Las señales de advertencia de este tipo de fraude incluyen información inconsistente en las solicitudes de seguros, reclamos frecuentes y accidentes o pérdidas sospechosas.

Cómo afecta el fraude a las empresas

El impacto más directo del fraude es la pérdida financiera. Esto puede ir desde pequeñas cantidades robadas en fraudes menores hasta enormes sumas que se pierden en casos de apropiación indebida financiera o de activos a gran escala. Estas pérdidas pueden afectar sustancialmente la rentabilidad y la estabilidad financiera de una empresa.

Más allá de las pérdidas financieras, hay otras formas en que el fraude puede afectar a una empresa.

• Daño reputacional: El fraude puede dañar gravemente la reputación de una empresa. Cuando los clientes, inversores y socios se enteran de que una empresa ha estado asociada con actividades fraudulentas, ya sea interna o externamente, puede ser difícil recuperar su confianza. Este daño a la reputación puede provocar pérdidas de ventas, disminución de la confianza de los inversores y dificultades para establecer nuevas relaciones comerciales.

• Interrupciones operativas: Investigar el fraude e implementar medidas para prevenir futuros incidentes puede alterar el funcionamiento normal de la empresa. Por ejemplo, si un sistema crítico se ve comprometido, es posible que la empresa tenga que desconectarlo, lo que puede ralentizar o detener la producción o las ventas.

• Consecuencias legales y reglamentarias: Las empresas afectadas por el fraude pueden enfrentarse a acciones legales por parte de las personas perjudicadas por las actividades fraudulentas, así como a multas y sanciones por parte de los reguladores. Esto es especialmente cierto en sectores como el financiero y el sanitario, que cuentan con estrictas normativas sobre la seguridad y la privacidad de los datos.

• Aumento de los costes: Más allá de las pérdidas financieras inmediatas causadas por el fraude en sí, las empresas a menudo incurren en costes considerables para reforzar sus sistemas de detección y prevención del fraude. Estos pueden incluir costes para auditorías, iniciativas de cumplimiento de la normativa y la adopción de tecnologías de seguridad avanzadas.

• Pérdida de la moral de los empleados: El fraude puede crear un ambiente de trabajo tóxico, especialmente cuando se trata de fraude interno. Los empleados pueden perder la confianza entre sí o en la gerencia, lo que puede disminuir la moral y aumentar la rotación. Como consecuencia, la empresa podría tener que pagar más por la contratación y la formación.

• Desvío de recursos: La gestión de las secuelas del fraude puede consumir una cantidad considerable de tiempo y recursos que, de otro modo, podrían emplearse para el crecimiento del negocio. La alta dirección puede dedicar más tiempo a cuestiones legales, a la realineación de la estrategia y a las investigaciones internas que a los objetivos empresariales principales.

Señales tempranas de riesgo de fraude

Al reconocer los primeros signos de fraude, las empresas pueden detectar y prevenir las actividades ilegales antes de que ocurran. Esto es lo que debes tener en cuenta:

• Transacciones financieras inusuales: ¿Hay transacciones que no se ajustan a los patrones normales? Pueden producirse en formatos irregulares, con frecuencias irregulares o en tiempos inusuales.

• Discrepancias en los registros financieros: ¿Hay facturas que no coinciden, cuentas desequilibradas o registros financieros que no se alinean con los inventarios físicos?

• Cancelaciones o modificaciones excesivas: ¿Hay una alta tasa de cancelaciones o modificaciones de transacciones o registros? Estos son especialmente sospechosos si las mismas personas están involucradas.

• Falta de documentación: ¿Las transacciones carecen de la documentación o justificación adecuadas, o faltan documentos o registros?

• Controles internos anulados: ¿El personal, especialmente el personal superior, anula con frecuencia los controles o las políticas internas?

• Cambios en el estilo de vida de los empleados: ¿Los empleados viven por encima de sus posibilidades o muestran cambios repentinos e inexplicables en su situación financiera?

• Alta rotación de empleados: ¿Hay una alta rotación, sobre todo en los puestos financieros? Esto podría sugerir un departamento disfuncional o esfuerzos para encubrir prácticas poco éticas.

• Reclamaciones de proveedores o clientes: ¿Hay quejas frecuentes sobre discrepancias en cuentas, envíos o contratos? Estas interacciones podrían sugerir actividades fraudulentas.

• Conflictos de intereses: ¿Existen relaciones secretas entre empleados y proveedores o clientes que puedan indicar complicidad o negociación por cuenta propia?

• Conducta reticente: ¿Son los empleados demasiado protectores de su trabajo o se resisten a compartir información con otros, incluidos los auditores?

Componentes de la gestión del riesgo de fraude

Los componentes clave de la gestión del riesgo de fraude son la prevención, la detección, la respuesta y la recuperación. A continuación, se presentan algunas acciones involucradas en cada uno.

Prevención de fraude

• Evaluación de riesgos: Reevalúa periódicamente los riesgos potenciales a medida que tu empresa crece y cambia. Inicia entrevistas con los empleados, realiza encuestas, analiza datos financieros y operativos y considera las amenazas externas, como los ciberataques.

• Controles internos: Actualiza periódicamente los controles internos a medida que tu empresa evoluciona. Ninguna persona debe tener un control total sobre procesos como las aprobaciones, el mantenimiento de registros y las comprobaciones periódicas (p. ej., conciliaciones bancarias).

• Formación de los empleados: Asegúrate de que todos los empleados, desde las nuevas contrataciones hasta la alta dirección, entiendan los tipos de fraude que pueden ocurrir. Explícales los riesgos específicos de sus funciones y a qué deben prestar atención. Las actualizaciones anuales son una buena práctica.

• Programas de concienciación sobre el fraude: Crea una cultura empresarial que valore la ética. Recompensa a los empleados que denuncien actividades sospechosas y asegúrate de que sepan que no serán penalizados por hablar.

• Líneas directas de denuncia de irregularidades: Muchos empleados pueden dudar en denunciar el fraude si temen las repercusiones. Ofrece varias formas de denunciar, como por teléfono, correo electrónico y un portal en línea.

• Medidas de seguridad: Actualiza periódicamente tu software y utiliza contraseñas seguras, cifrado y cortafuegos. Considera la posibilidad de utilizar la autenticación multifactor (MFA) para mayor seguridad.

Detección del fraude

• Análisis de datos: Utiliza software para analizar grandes cantidades de datos. Busca patrones anormales, como transacciones inusuales, pagos duplicados y actividad fuera del horario comercial normal.

• Auditorías sorpresa: Realiza comprobaciones sin previo aviso de los registros financieros, el inventario, etc. El elemento sorpresa puede ayudar a detectar un fraude que de otro modo estaría oculto.

• Supervisión continua: Utiliza software o paneles para realizar un seguimiento de las métricas clave en tiempo real. Los cambios repentinos podrían ser una señal de advertencia.

• Procedimientos de investigación: Cuenta con un plan para los casos de sospecha de fraude, que cubra quién investigará y qué medidas tomará. Documenta todo meticulosamente.

• Contabilidad forense: Los contables forenses pueden seguir registros, aclarar transacciones complejas y descubrir activos ocultos.

Respuesta al fraude

• Contención: Actúa rápidamente para limitar el daño. Esto podría significar congelar cuentas bancarias, cambiar contraseñas o aislar los sistemas afectados.

• Investigación: Sé minucioso en la recopilación de toda la información relevante, entrevista a los testigos y preserva cualquier evidencia.

• Elaboración de informes: Dependiendo del tipo de fraude, es posible que debas denunciarlo a las fuerzas del orden, las agencias reguladoras o tu compañía de seguros.

• Medidas disciplinarias: Si los empleados están involucrados, toma las medidas adecuadas. Esto podría incluir desde el despido hasta acciones legales.

• Acciones legales: Es posible que sea necesario emprender acciones legales para recuperar las pérdidas y evitar futuros fraudes. Consulta a un asesor legal para determinar cuál es la mejor forma de actuar.

Recuperación por fraude

• Reclamaciones de seguros: Si tu empresa tiene cobertura de seguro contra fraude, presenta una reclamación.

• Recuperación de activos: Involucra a las fuerzas del orden o a empresas especializadas para ayudar a localizar y recuperar activos robados. Este puede ser un proceso largo y desafiante.

• Refuerzo de controles: Usa el incidente de fraude como una oportunidad para aprender. Identifica los puntos débiles de tus controles y toma medidas para mejorarlos.

• Comunicación con los empleados: Sé transparente con tu personal sobre lo ocurrido y lo que estás haciendo para evitar que vuelva a producirse el fraude. Esto ayuda a reconstruir la confianza.

Desafíos de la gestión del riesgo de fraude

Estos son algunos de los desafíos de la gestión del riesgo de fraude.

• Evolución de las tácticas de fraude: Los estafadores están adaptando constantemente sus técnicas y puede ser difícil para las empresas mantenerse al día. Estos estafadores están utilizando nuevas tecnologías como la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático para crear estafas más sofisticadas, y las empresas deben invertir en capacitación y tecnología continuas para mantenerse a la vanguardia de estas amenazas en evolución.

• Experiencia del cliente: Aplicar medidas rigurosas de prevención del fraude puede a veces crear frustración a los clientes legítimos y arriesgarse a perder por ello relaciones comerciales. Lograr el equilibrio adecuado entre la seguridad y la experiencia del cliente es un desafío constante.

• Sobrecarga de datos: Las empresas recopilan grandes cantidades de datos, pero obtener información significativa de ellos puede resultar abrumador. Identificar patrones y anomalías que indiquen fraude requiere herramientas sofisticadas de análisis de datos y personal capacitado.

• Limitaciones de recursos: Muchas organizaciones, sobre todo las más pequeñas, tienen recursos limitados para dedicar a la prevención y detección de fraudes. Invertir en tecnología, contratar personal especializado y realizar formaciones periódicas puede afectar a los presupuestos.

• Complicidad interna: Algunos de los esquemas de fraude más dañinos implican la complicidad entre empleados. Detectar el fraude interno puede ser difícil, ya que los empleados pueden eludir los controles internos u ocultar sus actividades.

• Riesgos internacionales: A medida que las empresas se expanden internacionalmente, aumenta su riesgo de fraude debido a los diferentes entornos legales y normativos, las diferencias culturales y las barreras lingüísticas. La gestión del riesgo de fraude transfronterizo requiere un profundo conocimiento de los mercados y las normativas locales.

• Ciberataques: Los ciberataques son una preocupación creciente para las empresas de todos los tamaños. Las filtraciones de datos, los ataques de ransomware y las estafas de phishing pueden exponer información confidencial y causar grandes pérdidas financieras.

• Cumplimiento de la normativa: Las normativas para la gestión del riesgo de fraude están en constante evolución. Las empresas deben mantenerse actualizadas con las nuevas normativas y mantener sus prácticas conformes para evitar multas y sanciones.

• Falsos positivos y negativos: Los sistemas de detección del fraude pueden generar falsos positivos (marcar transacciones legítimas como fraudulentas) y falsos negativos (no detectar el fraude real). Encontrar el equilibrio adecuado entre precisión y sensibilidad puede ser complejo.

• Riesgos frente a terceros: Las empresas a menudo dependen de proveedores y socios externos, lo que puede generar riesgos adicionales de fraude. Las empresas deben llevar a cabo la debida diligencia con estas partes y supervisar sus actividades para mitigar estos riesgos.

Cómo desarrollar un sistema de gestión del riesgo de fraude

Esta es una guía paso a paso para desarrollar un sistema de gestión del riesgo de fraude para tu empresa.

Realizar una evaluación del riesgo de fraude

• En primer lugar, identifica todos los posibles riesgos de fraude a los que se enfrenta la organización. Entiende dónde pueden ocultarse tus puntos vulnerables, ya sea en las transacciones financieras, en la seguridad de los datos o en las operaciones.

• Evalúa la probabilidad y el impacto potencial de cada riesgo de fraude identificado. Esto te ayuda a priorizar qué riesgos necesitan controles más inmediatos y rigurosos.

• Interactúa con las partes interesadas de varios departamentos para obtener información sobre posibles vulnerabilidades desde distintas perspectivas dentro de la organización.

Desarrollar políticas de riesgo de fraude

• Desarrolla políticas claras e integrales de prevención de fraude que describan lo que constituye fraude, las responsabilidades de los empleados en todos los niveles y los procedimientos para denunciar sospechas de fraude.

• Explica las consecuencias de cometer fraude. Establece sanciones apropiadas y aplicadas de manera consistente para disuadir la mala conducta.

Diseñar actividades de control

• A partir de la evaluación de riesgos, implementa actividades de control diseñadas para prevenir y detectar el fraude. Estas podrían incluir conciliaciones periódicas y auditorías de las cuentas financieras, requisitos de aprobación para las transacciones que superen un determinado umbral y separación de funciones para garantizar que ninguna persona tenga control sobre todas las partes de una transacción.

• Siempre que sea posible, automatiza los controles. Los sistemas automatizados pueden reducir el error humano y proporcionar supervisión en tiempo real de las anomalías.

Integrar soluciones tecnológicas

• Invierte e implementa soluciones tecnológicas avanzadas, como análisis de datos, algoritmos de machine learning y software de supervisión que puedan detectar patrones indicativos de actividad fraudulenta.

• Garantiza que la tecnología se integra bien con los sistemas existentes y que puede adaptarse a las necesidades cambiantes de la organización.

Establecer programas de comunicación y formación

• Desarrolla un programa de formación para instruir a todos los empleados sobre las políticas de gestión del riesgo de fraude. Haz hincapié en su papel para prevenir el fraude.

• Mantén los programas de formación actualizados con las últimas técnicas de prevención del fraude. Forma a los nuevos empleados como parte de su proceso de onboarding.

Cómo implementar un sistema de gestión del riesgo de fraude

La implementación eficaz de un sistema de gestión del riesgo de fraude requiere una planificación cuidadosa, comunicación y compromiso por parte de toda la organización. Te explicamos cómo implementar un sistema de gestión de riesgo de fraude.

Comunicación y aceptación

• Garantiza el compromiso y el apoyo de la alta dirección. Su respaldo legitimará la iniciativa y promoverá el cumplimiento en toda la organización.

• Comunica los objetivos del sistema de gestión del riesgo de fraude a todos los empleados y esboza las funciones y responsabilidades de cada uno dentro de este marco.

Integración en las prácticas organizacionales

• Integra las políticas de gestión del riesgo de fraude en las operaciones diarias de la empresa y en la cultura organizativa. Esto ayuda a hacer de la prevención del fraude una parte natural de las actividades rutinarias.

• Incorpora el cumplimiento de las prácticas de gestión del fraude en las evaluaciones de desempeño y los sistemas de recompensa para fomentar el cumplimiento y la participación activa.

Programas de formación y sensibilización

• Realiza sesiones exhaustivas de formación inicial para explicar el nuevo sistema a todos los empleados. Haz hincapié en por qué es importante y cómo funcionará.

• Planifica sesiones de formación continua para refrescar los conocimientos y actualizar a los empleados sobre cualquier cambio o nuevo riesgo de fraude.

Implementación por fases

• Empieza con una prueba piloto en un departamento o área de tu empresa para comprobar la eficacia de los controles. Haz ajustes antes de un lanzamiento a gran escala.

• Implementa el sistema gradualmente. Amplíalo a medida que cada fase demuestre su éxito y estabilidad. Esto permite ajustes y mejoras manejables.

Despliegue de tecnología

Implementa tecnología que respalde la detección y prevención del fraude. Esto podría incluir software para supervisar transacciones, herramientas de análisis de datos o sistemas de alerta automatizados. Asegúrate de que la tecnología se integre con los sistemas existentes para maximizar su efectividad.

Supervisión y ajuste

• Supervisa periódicamente la eficacia del sistema mediante auditorías y reseñas, así como siguiendo los incidentes de fraude y los casos de fraude evitados.

• Fomenta los comentarios de los empleados sobre el rendimiento del sistema y los desafíos a los que se enfrentan.

• Revisa periódicamente el sistema para comprobar que cumple todas las leyes y normativas pertinentes, tanto locales como internacionales, sobre todo si tu empresa opera en otros países.

• Ajusta las políticas, los controles y los programas de formación en función de nuevos conocimientos, actualizaciones de la normativa, cambios en el entorno de la organización o en respuesta a intentos de fraude o fraudes consumados.

Cultura de apoyo

• Promueve una política de tolerancia cero hacia el fraude en la cultura de tu organización. Enfatiza la importancia del comportamiento ético y las consecuencias del fraude.

• Establece y promueve un canal seguro y anónimo para denunciar actividades sospechosas. Garantiza que los denunciantes estén protegidos y apoyados.