Hantering av bedrägeririsker är en metod för att identifiera, analysera och minska risken för bedrägerier inom en organisation. Hantering av bedrägeririsker innebär vanligtvis att man införlivar system och policyer för att förebygga, upptäcka och agera vid bedrägerier. Dessa kan skydda finansiella tillgångar och organisationens anseende samt säkerställa överensstämmelse med rättsliga standarder. Effektiv hantering av bedrägeririsker är proaktiv, utvecklas kontinuerligt med nya hot och integrerar teknik och mänsklig tillsyn för att en organisation ska ligga steget före bedrägliga aktiviteter.

År 2023 uppgick förlusterna på grund av bedrägerier globalt till 485,6 miljarder USD, vilket understryker behovet av en stark strategi för hantering av bedrägeririsker. Nedan tar vi upp hur bedrägerier påverkar företag, tidiga tecken på bedrägeririsker, vanliga utmaningar inom hantering av bedrägeririsker och hur man utvecklar och implementerar ett system för hantering av bedrägeririsker.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vanliga typer av bedrägerier
  
• Så påverkar bedrägerier företag
  
• Tidiga tecken på bedrägeririsker
  
• Komponenter i hanteringen av bedrägeririsker
  
• Utmaningar med hanteringen av bedrägeririsker
  
• Så utvecklar man ett system för hantering av bedrägeririsker
  
• Så implementerar man ett system för hantering av bedrägeririsker
  

Vanliga typer av bedrägerier

Företag bör vara medvetna om dessa vanliga typer av bedrägerier.

Internt bedrägeri

• Förskingring av tillgångar: Den här typen av bedrägeri kan innefatta skimning av medel från försäljning, stöld av lager, användning av företagsfordon för personligt bruk eller inlämning av bedrägliga utgiftsrapporter. Varningssignaler för denna typ av bedrägeri inkluderar oförklarliga lagerbrister, avvikelser i kassaregister och ovanliga utgiftsmönster.

• Lönebedrägerier: Bedrägliga aktörer kan skapa spökanställda, blåsa upp antalet arbetade timmar eller manipulera provisionssatser. Varningssignaler för denna typ av bedrägeri inkluderar anställda som ständigt arbetar övertid, lönekostnader som överstiger budget och klagomål från anställda om uteblivna lönebesked.

• Bedrägeri kopplat till finansiella rapporter: Denna typ av bedrägeri kan innefatta för högt redovisade intäkter, för lågt redovisade kostnader, ej redovisade skulder eller felaktigt redovisade tillgångar. Några tecken på denna typ av bedrägeri är oregelbundna finansiella resultat, stora förändringar i redovisningsprinciper och ovanliga transaktioner i slutet av en rapportperiod.

• Bedrägeri med kostnadsersättningar: Bedrägliga aktörer kan skicka in dubbla ersättningskrav, begära ersättning för personliga utgifter och hävda att de är affärsrelaterade, eller skicka in falska kvitton. Några tecken på denna typ av bedrägeri är ett stort antal utläggsrapporter, utgifter som överskrider dagliga gränser och kvitton som verkar ändrade eller förfalskade.

Externt bedrägeri

• Fakturabedrägeri: Några exempel på denna typ av bedrägeri är falska fakturor, dubbelfakturering, för höga priser eller fakturering av varor eller tjänster som inte har levererats. Varningssignaler för denna typ av bedrägeri inkluderar fakturor från okända leverantörer, dubbletter av fakturor, fakturor med fakturanummer som slutar på noll och avvikelser mellan fakturor och inköpsorder.

• Checkbedrägeri Denna typ av bedrägeri kan innefatta att förfalska underskrifter på checkar, ändra beloppet på en check eller skapa förfalskade checkar. Några tecken på denna typ av bedrägeri är obehöriga checkar, checkar som är utskrivna med ovanliga belopp och saknade checkar.

• Kreditkortsbedrägerier: Bedrägliga aktörer kan använda stulna kreditkortsuppgifter för att göra inköp eller skapa förfalskade kort. Några tecken på kreditkortsbedrägeri är obehöriga transaktioner, ovanliga utgiftsmönster och nekade transaktioner på grund av otillräckligt saldo.

• Angrepp på företags e-post (BEC): Den här typen av bedrägeri kan inkludera att utge sig för att vara VD för att begära en banköverföring eller att utge sig för att vara en leverantör för att ändra betalningsuppgifter. Tecken på denna typ av bedrägeri omfattar brådskande förfrågningar om banköverföringar, e-postmeddelanden från okända adresser och ändringar av en leverantörs betalningsinformation.

• Cyberbedrägerier: Några exempel på denna typ av bedrägeri är phishing-e-post, attacker med skadlig programvara, ransomware-attacker och dataintrång. Varningssignaler för denna typ av bedrägeri inkluderar ovanliga e-postmeddelanden med länkar eller bilagor, långsam datorprestanda och obehörig åtkomst till system.

Andra typer av bedrägerier

• Identitetsstöld: Bedrägliga aktörer kan använda ett företags namn och uppgifter för att öppna konton med kredit, ansöka om lån eller göra obehöriga köp. Några tecken på denna typ av bedrägeri är oförklarliga räkningar eller fakturor, kreditupplysningar tagna av okända företag och nya konton som öppnas utan tillstånd.

• Mutor och korruption: Denna typ av bedrägeri innebär att man tar emot gåvor eller betalningar i utbyte mot förmånlig behandling, eller erbjuder mutor för att säkra avtal. Några tecken på denna typ av bedrägeri är överdrivet givande av gåvor, höga representationskostnader eller oförklarlig favorisering av vissa leverantörer eller kunder.

• Försäkringsbedrägeri: Den här typen av bedrägeri handlar om att iscensätta olyckor, överdriva förluster eller begära ersättning för händelser som inte inträffat. Varningssignaler för denna typ av bedrägeri inkluderar inkonsekvent information i ansökningar om försäkringsersättning, frekventa ersättningsanspråk och tvivelaktiga olyckor eller förluster.

Så påverkar bedrägerier företag

Den mest direkta effekten av bedrägerier är ekonomiska förluster. Det kan handla om allt från små belopp som stulits i mindre bedrägerier till stora summor som gått förlorade vid storskalig förskingring av pengar eller tillgångar. Dessa förluster kan påverka ett företags lönsamhet och finansiella stabilitet väsentligt.

Utöver ekonomiska förluster kan bedrägerier påverka företag på följande sätt.

• Skadat anseende: Bedrägerier kan allvarligt skada ett företags anseende. När kunder, investerare och partners får reda på att ett företag har kopplats till bedrägliga aktiviteter – antingen internt eller externt – kan det vara svårt att återfå deras förtroende. Detta skadade anseende kan leda till förlorad försäljning, minskat förtroende från investerare samt svårigheter att etablera nya affärsrelationer.

• Driftstörningar: Att utreda bedrägerier och vidta åtgärder för att förhindra framtida incidenter kan störa den normala affärsverksamheten. Om till exempel ett viktigt system komprometteras kan företaget behöva koppla ner det, vilket kan bromsa eller stoppa produktionen eller försäljningen.

• Rättsliga och regleringsmässiga konsekvenser: Företag som drabbas av bedrägerier kan hamna i rättstvister med dem som skadats av de bedrägliga aktiviteterna, samt påföras böter och påföljder från tillsynsmyndigheter. Detta gäller särskilt inom sektorer som finans och hälso- och sjukvård, som har strikta regler för datasäkerhet och integritet.

• Ökade kostnader: Utöver de omedelbara ekonomiska förlusterna till följd av själva bedrägerierna ådrar sig företag ofta betydande kostnader för att stärka sina system för identifiering och förebyggande av bedrägerier. Det kan handla om kostnader för revisioner, efterlevnadsåtgärder och införande av avancerad säkerhetsteknik.

• Förlorad moral bland de anställda: Bedrägerier kan skapa en infekterad arbetsmiljö, särskilt när det handlar om insiderbedrägerier. Anställda kan tappa förtroendet för varandra eller för ledningen, vilket kan sänka moralen och öka personalomsättningen. Resultatet kan bli att företaget betalar mer för rekrytering och utbildning.

• Avledning av resurser: Att hantera efterdyningarna av bedrägerier kan ta mycket tid och resurser i anspråk som annars skulle kunna användas till verksamhetstillväxt. Den högsta ledningen kanske lägger mer tid på juridiska frågor, strategianpassning och interna utredningar än på kärnverksamhetens mål.

Tidiga tecken på bedrägeririsker

Om företag är uppmärksamma på de tidiga tecknen på bedrägeri kan de upptäcka och förhindra olaglig aktivitet innan den inträffar. Detta ska du hålla utkik efter:

• Ovanliga finansiella transaktioner: Förekommer det transaktioner som inte följer normala mönster? Dessa kan förekomma med varierande belopp, med oregelbundna mellanrum eller vid udda tidpunkter.

• Avvikelser i bokföringen: Finns det fakturor som inte matchats korrekt, konton som inte balanserar eller bokföringsposter som inte överensstämmer med fysiska lager och innehav?

• Orimligt många annulleringar eller ändringar: Förekommer det många annulleringar eller ändringar av transaktioner eller bokföringsposter? Detta är särskilt misstänkt om samma personer är inblandade.

• Brist på dokumentation: Saknar transaktionerna korrekt dokumentation eller styrkande handlingar, eller saknas det dokument eller registreringar?

• Åsidosatta interna kontroller: Åsidosätter personalen, särskilt den högre ledningen, ofta interna kontroller eller policyer?

• Livsstilsförändringar hos anställda: Lever anställda över sina tillgångar eller visar plötsliga, oförklarliga förändringar i sin ekonomi?

• Hög personalomsättning: Är det hög personalomsättning, särskilt inom ekonomitjänster? Detta kan tyda på en dåligt fungerande avdelning eller försök att dölja oetiska metoder.

• Klagomål från säljare eller kunder: Får man ofta klagomål om att konton, leveranser eller kontrakt inte stämmer? Sådana interaktioner kan tyda på bedrägliga aktiviteter.

• Intressekonflikter: Har anställda och leverantörer, eller anställda och kunder, hemliga relationer som kan tyda på maskopi eller missbruk av förtroendeställning?

• Motståndsfullt beteende: Överbeskyddar anställda sitt arbete eller är de ovilliga att dela information med andra, inklusive revisorer?

Komponenter i hanteringen av bedrägeririsker

De viktigaste komponenterna i hanteringen av bedrägeririsker är att förebygga, identifiera, agera och återställa. Här är några åtgärder som ingår i var och en av dem.

Bedrägeribekämpning:

• Riskbedömning: Utvärdera regelbundet potentiella risker i takt med att företaget växer och förändras. Intervjua anställda, genomför undersökningar, analysera finansiella och operativa data och överväg externa hot som cyberattacker.

• Interna kontroller: Uppdatera regelbundet de interna kontrollerna i takt med att företaget utvecklas. Ingen enskild person ska ha fullständig kontroll över förfaranden som godkännanden, bokföring och regelbundna kontroller (t.ex. bankavstämningar).

• Utbildning av anställda: Se till att alla anställda, från nyanställda till högsta ledningen, förstår vilka typer av bedrägerier som kan förekomma. Förklara de specifika riskerna i deras roller och vad de ska vara uppmärksamma på. Årliga repetitioner är en bra praxis.

• Program för att öka medvetenheten om bedrägerier: Skapa en företagskultur som värdesätter etik. Belöna anställda som rapporterar misstänkt aktivitet och se till att de vet att de inte kommer att straffas för att de säger ifrån.

• Visselblåsarkanaler: Många anställda kan tveka att rapportera bedrägerier om de är rädda för konsekvenser. Erbjud flera sätt att rapportera, till exempel via telefon, e-post och en onlineportal.

• Säkerhetsåtgärder: Uppdatera din programvara regelbundet och använd starka lösenord, kryptering och brandväggar. Överväg att använda multifaktorautentisering (MFA) för ökad säkerhet.

Bedrägeriidentifiering

• Analys av data: Använd programvara för att analysera stora mängder data. Leta efter onormala mönster som ovanliga transaktioner, dubbelbetalningar och aktivitet som sker utanför normal kontorstid.

• Överraskningsrevisioner: Genomföra oanmälda kontroller av bokföring, inventarier etc. Överraskningsmomentet kan hjälpa till att avslöja annars dolda bedrägerier.

• Kontinuerlig övervakning: Använd programvara eller dashboards för att spåra viktiga mätvärden i realtid. Plötsliga förändringar kan vara ett varningstecken.

• Utredningsförfaranden: Ha en plan för fall av misstänkt bedrägeri, som omfattar vem som ska utreda och vilka åtgärder de ska vidta. Dokumentera allt minutiöst.

• Kriminalteknisk granskning av redovisningen: Kriminaltekniska granskare kan följa bokningar, klargöra komplexa transaktioner och avslöja dolda tillgångar.

Svar på bedrägerier

• Begränsning: Agera snabbt för att begränsa skadan. Det kan innebära att frysa bankkonton, ändra lösenord eller avskilja drabbade system.

• Utredning: Var noggrann med att samla in all relevant information, intervjua vittnen och bevara eventuella bevis.

• Rapportering: Beroende på typen av bedrägeri kan du behöva rapportera det till brottsbekämpande myndigheter, tillsynsmyndigheter eller ditt försäkringsbolag.

• Disciplinära åtgärder: Om anställda är inblandade, vidta lämpliga åtgärder. Det kan handla om allt från uppsägning till rättsliga åtgärder.

• Rättsliga åtgärder: Rättsliga åtgärder kan vara nödvändiga för att få tillbaka det som förlorats och avskräcka från framtida bedrägerier. Rådgör med en juridisk rådgivare för att besluta om det bästa tillvägagångssättet.

Bedrägeriåtervinning

• Försäkringsanspråk: Om ditt företag har försäkringsskydd för bedrägerier kan du göra en skadeanmälan.

• Ta tillbaka tillgångar: Anlita brottsbekämpande myndigheter eller specialiserade företag för att hjälpa till att lokalisera och ta tillbaka stulna tillgångar. Detta kan vara en lång och utmanande process.

• Skärpta kontroller: Använd bedrägeriincidenten som en lärdom. Identifiera svagheter i dina kontroller och vidta åtgärder för att förbättra dem.

• Kommunikation med anställda: Var öppen mot din personal om vad som hände och vad du gör för att förhindra att bedrägerierna händer igen. Detta är till hjälp för att återuppbygga förtroendet.

Utmaningar med hanteringen av bedrägeririsker

Detta är några av utmaningarna med hantering av bedrägeririsker.

• Utvecklad bedrägeristrategi: Bedrägliga aktörer anpassar ständigt sina tekniker och det kan vara svårt för företag att hänga med. Dessa aktörer använder ny teknik som artificiell intelligens (AI) och maskininlärning för att genomföra mer sofistikerade bedrägerier, och företag måste investera i kontinuerlig utbildning och teknik för att ligga steget före dessa föränderliga hot.

• Kundupplevelse: Att införa strikta åtgärder för att förhindra bedrägerier kan ibland skapa frustration hos legitima kunder och man riskerar att gå miste om deras köp. Att hitta rätt balans mellan säkerhet och kundupplevelse är en ständig utmaning.

• Överbelastning av data: Företag samlar in stora mängder data, men att få meningsfulla insikter ur dem kan kännas överväldigande. Att identifiera mönster och avvikelser som tyder på bedrägeri kräver sofistikerade dataanalysverktyg och kunnig personal.

• Begränsade resurser: Många organisationer, särskilt mindre sådana, har begränsade resurser att använda till att förebygga och upptäcka bedrägerier. Att investera i teknik, anställa specialiserad personal och genomföra regelbunden utbildning kan anstränga budgetarna.

• Intern samverkan: Några av de mest skadliga bedrägerierna involverar anställda som agerar i maskopi. Att upptäcka interna bedrägerier kan vara svårt eftersom anställda kan kringgå interna kontroller eller dölja sina aktiviteter.

• Internationella risker: I takt med att företag expanderar globalt ökar risken för bedrägerier på grund av olika lagar och regelverk, kulturella skillnader och språkbarriärer. Att hantera bedrägeririsker över gränserna kräver en djup förståelse för lokala marknader och regelverk.

• Cyberattacker: Cyberattacker är ett växande problem för företag av alla storlekar. Dataintrång, ransomware-attacker och phishing-bedrägerier kan avslöja känslig information och orsaka stora ekonomiska förluster.

• Efterlevnad av regelverk: Regelverken för hantering av bedrägeririsker utvecklas ständigt. Företag måste hålla sig uppdaterade om nya regler och se till att deras rutiner följer reglerna för att undvika böter och påföljder.

• Falska positiva och negativa resultat: System för identifiering av bedrägerier kan generera falska positiva resultat (flaggar legitima transaktioner som bedrägliga) och falska negativa resultat (lyckas inte identifiera faktiska bedrägerier). Att hitta rätt balans mellan noggrannhet och känslighet kan vara komplext.

• Tredjepartsrisker: Företag förlitar sig ofta på tredjepartsleverantörer och partner, vilket kan medföra ytterligare bedrägeririsker. Företag måste genomföra due diligence på dessa parter och övervaka deras aktiviteter för att minska dessa risker.

Så utvecklar man ett system för hantering av bedrägeririsker

Här följer en steg-för-steg-guide för hur du utvecklar ett system för hantering av bedrägeririsker till ditt företag.

Gör en riskbedömning

• Identifiera först alla potentiella bedrägeririsker som organisationen står inför. Förstå var dina sårbarheter kan ligga, oavsett om det gäller finansiella transaktioner, datasäkerhet eller drift.

• Bedöm sannolikheten för och den potentiella effekten av varje identifierad bedrägeririsk. Detta hjälper dig att prioritera vilka risker som behöver mer omedelbara och strikta kontroller.

• Samarbeta med intressenter på olika avdelningar för att få insikt i möjliga sårbarheter från olika perspektiv inom organisationen.

Utveckla policyer för bedrägeririsker

• Utveckla tydliga, omfattande policyer för förebyggande av bedrägerier som beskriver vad som utgör bedrägeri, ansvaret för anställda på alla nivåer och rutinerna för att rapportera misstänkta bedrägerier.

• Förklara konsekvenserna av att begå bedrägeri. Fastställ lämpliga och konsekvent verkställda påföljder för att avskräcka från bedrägligt agerande.

Utforma kontrollaktiviteter

• Baserat på riskbedömningen, implementera kontrollaktiviteter som är utformade för att förhindra och upptäcka bedrägerier. Det kan röra sig om regelbundna avstämningar och revisioner av räkenskaperna, krav på godkännande av transaktioner över ett visst tröskelvärde och åtskilda arbetsuppgifter för att säkerställa att ingen enskild person har kontroll över alla moment i en transaktion.

• Automatisera kontrollerna där det är möjligt. Automatiserade system kan minska mänskliga fel och möjliggöra övervakning av avvikelser i realtid.

Integrera tekniska lösningar

• Investera i och implementera avancerade tekniska lösningar som dataanalys, maskininlärningsalgoritmer och övervakningsprogramvara som kan upptäcka mönster som tyder på bedräglig aktivitet.

• Se till att tekniken integreras väl med befintliga system och att den kan anpassas till organisationens förändrade behov.

Upprätta kommunikations- och utbildningsprogram

• Utveckla ett utbildningsprogram för att utbilda alla anställda om policyer för hantering av bedrägeririsker. Betona deras del i att förhindra bedrägerier.

• Se till att utbildningsprogrammen är uppdaterade med de senaste teknikerna för att förebygga bedrägerier. Utbilda nya medarbetare som en del i deras introduktionsprogram.

Så implementerar man ett system för hantering av bedrägeririsker

Att effektivt implementera ett system för hantering av bedrägeririsker kräver noggrann planering, kommunikation och engagemang från hela organisationen. Så här införlivar man ett system för hantering av bedrägeririsker.

Kommunikation och acceptans

• Säkerställ engagemang och stöd från högsta ledningen. Deras stöd kommer att legitimera initiativet och främja efterlevnad i hela organisationen.

• Kommunicera målen för systemet för hantering av bedrägeririsker till alla anställda och beskriv allas roller och ansvarsområden inom detta ramverk.

Integrering med organisationens rutiner

• Integrera policyerna för hantering av bedrägeririsker i den dagliga affärsverksamheten och organisationskulturen. Detta bidrar till att göra bedrägeribekämpning till en naturlig del av rutinuppgifterna.

• Införliva efterlevnad av rutiner för bedrägerihantering i prestationsbedömningar och belöningssystem för att uppmuntra åtlydnad och aktivt deltagande.

Utbildnings- och informationsprogram

• Genomför omfattande introduktionsutbildningar för alla anställda för att förklara det nya systemet. Betona varför det är viktigt och hur det kommer att fungera.

• Planera för kontinuerliga utbildningstillfällen för att fräscha upp kunskaperna och uppdatera medarbetarna om eventuella förändringar eller nya bedrägeririsker.

Driftsättning i etapper

• Börja med ett pilotprojekt på en avdelning eller inom ett område på företaget för att testa effektiviteten i kontrollerna. Gör justeringar innan en fullskalig lansering.

• Ta systemet i drift successivt. Utöka det när varje etapp fungerar och är stabil. Detta möjliggör hanterbara justeringar och förfining.

Användning av teknik

Använd teknik som gör det lättare att identifiera och förebygga bedrägerier. Detta kan inkludera programvara för övervakning av transaktioner, dataanalysverktyg eller automatiserade varningssystem. Se till att tekniken integreras med befintliga system för att maximera dess effektivitet.

Övervakning och justering

• Övervaka regelbundet systemets effektivitet genom revisioner och granskningar och genom att spåra bedrägeriincidenter och tillbud.

• Uppmuntra anställda att lämna feedback om systemets funktionalitet och eventuella utmaningar de upplever.

• Kontrollera regelbundet att systemet efterlever alla relevanta lagar och förordningar, både lokala och internationella, särskilt om ditt företag bedriver gränsöverskridande verksamhet.

• Justera policyer, kontroller och utbildningsprogram baserat på nya insikter, regeluppdateringar, förändringar i organisationsmiljön eller som svar på bedrägeriförsök eller framgångsrika bedrägerier.

Stödjande kultur

• Främja en policy för nolltolerans mot bedrägerier i organisationskulturen. Betona vikten av etiskt beteende och konsekvenserna av bedrägerier.

• Etablera och främja en säker, anonym kanal för rapportering av misstänkta aktiviteter. Se till att visselblåsare skyddas och får stöd.