La gestión de riesgos de fraude es la práctica de identificar, analizar y mitigar el potencial de fraude dentro de una organización. Suele implicar la incorporación de sistemas y políticas para prevenir y detectar el fraude y responder ante él. Estos pueden proteger los activos financieros, salvaguardar la reputación de la organización y garantizar el cumplimiento de las normas legales. La gestión eficaz del riesgo de fraude es proactiva, evoluciona continuamente con nuevas amenazas e integra la tecnología y la supervisión humana para mantener a la organización un paso adelante de las actividades fraudulentas.

En 2023, las pérdidas globales debidas al fraude alcanzaron los $485.6 mil millones, enfatizando la necesidad de contar con tácticas sólidas de gestión del riesgo de fraude. A continuación, abordaremos cómo afecta el fraude a las empresas, las primeras señales de riesgo de fraude, los desafíos comunes de la gestión del riesgo de fraude y cómo desarrollar e implementar tu sistema de gestión del riesgo de fraude.

¿Qué contiene este artículo?

• Tipos de fraude más comunes
  
• Cómo afecta el fraude a las empresas
  
• Señales tempranas de riesgo de fraude
  
• Componentes de la gestión de riesgos de fraude
  
• Desafíos de la gestión de riesgos de fraude
  
• Cómo desarrollar un sistema de gestión de riesgos de fraude
  
• Cómo implementar tu sistema de gestión de riesgos de fraude
  

Tipos comunes de fraude

Las empresas deben estar al tanto de estos tipos comunes de fraude.

Fraude interno

• Apropiación indebida de bienes: Este tipo de fraude puede incluir la sustracción de efectivo de las ventas, el robo de inventario, el uso de vehículos de la empresa para uso personal o la presentación de informes de gastos fraudulentos. Las señales de advertencia de este tipo de fraude incluyen escasez de inventario inexplicable, discrepancias en las cajas registradoras y patrones de gastos inusuales.

• Fraude de nómina: Los estafadores pueden crear empleados fantasmas, inflar la cantidad de horas trabajadas o manipular las tasas de comisión. Las señales de advertencia de este tipo de fraude incluyen empleados que trabajan horas extras constantemente, gastos de nómina que exceden el presupuesto y quejas de los empleados sobre cheques de pago faltantes.

• Fraude en los estados financieros: Este tipo de fraude puede incluir la exageración de ingresos, la subestimación de gastos, la ocultación de pasivos o la falsificación de activos. Algunos indicadores de este tipo de fraude son resultados financieros inconsistentes, cambios importantes en las prácticas contables y transacciones inusuales cerca del final de un período de informe.

• Fraude en el reembolso de gastos: Los estafadores pueden presentar reclamaciones duplicadas, alegar gastos personales como gastos relacionados con la empresa o falsificar recibos. Algunos signos de este fraude son una alta frecuencia de informes de gastos, gastos que exceden los límites diarios y recibos que aparecen alterados o falsificados.

Fraude externo

• Fraude de facturas: Algunos ejemplos de este tipo de fraude son la creación de facturas falsas, la facturación doble, la exageración de precios o la facturación de bienes o servicios no entregados. Las señales de advertencia de este tipo de fraude incluyen facturas de proveedores desconocidos, facturas duplicadas, facturas con números redondos y discrepancias entre las facturas y las órdenes de compra.

• Fraude de cheques: Este tipo de fraude puede incluir la falsificación de firmas en cheques, la alteración del importe de un cheque o la creación de cheques falsos. Algunos indicadores de este tipo de fraude son cheques no autorizados, cheques emitidos por montos inusuales y cheques faltantes.

• Fraude con tarjetas de crédito: Los estafadores pueden utilizar la información de tarjetas de crédito robadas para realizar compras o crear tarjetas falsificadas. Algunos signos de fraude con tarjeta de crédito son transacciones no autorizadas, patrones de gastos inusuales y transacciones rechazadas debido a fondos insuficientes.

• Vulneración del correo electrónico empresarial (BEC): Este tipo de fraude puede incluir hacerse pasar por un director general para solicitar una transferencia electrónica o hacerse pasar por un proveedor para cambiar los datos de pago. Los indicadores de este tipo de fraude incluyen solicitudes urgentes de transferencias electrónicas, correos electrónicos de direcciones desconocidas y cambios en la información de pago de un proveedor.

• Fraude cibernético: Algunos ejemplos de este tipo de fraude son los correos electrónicos de phishing, los ataques de malware, los ataques de ransomware y las filtraciones de datos. Las señales de advertencia de este tipo de fraude incluyen correos electrónicos inusuales con enlaces o archivos adjuntos, rendimiento lento de la computadora y acceso no autorizado a los sistemas.

Otros tipos de fraude

• Robo de identidad: Los delincuentes pueden usar el nombre y la información de una empresa para abrir cuentas de crédito, solicitar préstamos o realizar compras no autorizadas. Algunos indicadores de este tipo de fraude son facturas inexplicables, consultas de informes de crédito de empresas desconocidas y cuentas nuevas abiertas sin autorización.

• Soborno y corrupción: Este tipo de fraude consiste en aceptar regalos o pagos a cambio de un trato favorable, u ofrecer sobornos para garantizar contratos. Algunos signos de este tipo de fraude son la entrega excesiva de regalos, los altos gastos de entretenimiento o el favoritismo inexplicable hacia ciertos proveedores o clientes.

• Fraude de seguros: Este tipo de fraude implica el montaje de accidentes, la exageración de las pérdidas o la presentación de reclamos por eventos que no ocurrieron. Las señales de advertencia de este tipo de fraude incluyen información inconsistente en las solicitudes de seguros, reclamos frecuentes y accidentes o pérdidas sospechosas.

Cómo afecta el fraude a las empresas

El impacto más directo del fraude es la pérdida financiera. Esto puede variar desde pequeñas cantidades robadas en pequeños fraudes hasta sumas masivas perdidas en casos de apropiación indebida de activos o instrumentos financieros a gran escala. Estas pérdidas pueden afectar sustancialmente la rentabilidad y la estabilidad financiera de una empresa.

Más allá de las pérdidas financieras, aquí hay otras formas en que el fraude puede afectar a una empresa.

• Daño a la reputación: El fraude puede dañar gravemente la reputación de una empresa. Cuando los clientes, inversores y socios se enteran de que una empresa ha sido asociada con actividades fraudulentas, ya sea a nivel interno o externo, puede ser difícil recuperar su confianza. Este daño a la reputación puede provocar la pérdida de ventas, la disminución de la confianza de los inversores y la dificultad para establecer nuevas relaciones comerciales.

• Interrupciones operativas: La investigación del fraude y la implementación de medidas para prevenir futuros incidentes pueden interrumpir las operaciones comerciales normales. Por ejemplo, si un sistema crítico se ve comprometido, es posible que la empresa deba desconectarlo, lo que puede ralentizar o detener la producción o las ventas.

• Consecuencias legales y regulatorias: Las empresas afectadas por el fraude pueden enfrentar acciones legales por parte de las personas perjudicadas por las actividades fraudulentas, así como multas y sanciones por parte de los reguladores. Esto es especialmente cierto en sectores como las finanzas y la atención médica, que tienen normativas estrictas sobre la seguridad y la privacidad de datos.

• Aumento de los costos: Más allá de las pérdidas financieras inmediatas derivadas del fraude en sí, las empresas suelen incurrir en costos considerables para reforzar sus sistemas de detección y prevención de fraudes. Estos pueden incluir costos de auditorías, iniciativas de cumplimiento y la adopción de tecnologías de seguridad avanzadas.

• Pérdida de la confianza de los empleados: El fraude puede crear un ambiente de trabajo tóxico, especialmente cuando se trata de fraude interno. Los empleados pueden perder la confianza entre sí o en la gerencia, lo que puede disminuir la moral y aumentar la rotación. Como resultado, la empresa podría pagar más por la contratación y la capacitación.

• Desvío de recursos: Gestionar las secuelas del fraude puede consumir una cantidad considerable de tiempo y recursos que, de otro modo, podrían utilizarse para el crecimiento del negocio. La alta gerencia puede dedicar más tiempo a cuestiones legales, a la realineación de la estrategia y a las investigaciones internas que a los objetivos principales de la empresa.

Señales tempranas de riesgo de fraude

Al reconocer las primeras señales de fraude, las empresas pueden detectar y prevenir actividades ilegales antes de que ocurran. Esto es lo que debes tener en cuenta:

• Transacciones financieras inusuales: ¿Hay transacciones que no se ajustan a los patrones normales? Pueden ocurrir en tamaños irregulares, en frecuencias irregulares o en momentos extraños.

• Discrepancias en los registros financieros: ¿Hay facturas que no coinciden, cuentas desequilibradas o registros financieros que no se alinean con los inventarios físicos?

• Cancelaciones o modificaciones excesivas: ¿Hay una alta tasa de cancelaciones o modificaciones en transacciones o registros? Estos son especialmente sospechosos si las mismas personas están involucradas.

• Falta de documentación: ¿Las transacciones carecen de la documentación o justificación adecuadas, o faltan documentos o registros?

• Controles internos anulados: ¿El personal, especialmente el personal jerárquico, suele anular los controles o las políticas internas?

• Cambios en el estilo de vida de los empleados: ¿Los empleados viven por encima de sus posibilidades o muestran cambios repentinos e inexplicables en su situación financiera?

• Alta rotación de empleados: ¿Hay una alta rotación, sobre todo en los puestos financieros? Esto podría sugerir un departamento disfuncional o esfuerzos para encubrir prácticas poco éticas.

• Quejas de proveedores o clientes: ¿Hay quejas frecuentes sobre discrepancias en cuentas, envíos o contratos? Estas interacciones podrían sugerir actividades fraudulentas.

• Conflictos de intereses: ¿Existen relaciones secretas entre empleados y proveedores o clientes que puedan indicar conspiración o cuestiones de usufructo personal?

• Comportamiento resistente: ¿Son los empleados demasiado protectores de su trabajo o se resisten a compartir información con otros, incluidos los auditores?

Componentes de la gestión del riesgo de fraude

Los componentes clave de la gestión del riesgo de fraude son la prevención, la detección, la respuesta y la recuperación. A continuación, se presentan algunas acciones involucradas en cada uno.

Prevención de fraude

• Evaluación de riesgos: Reevalúa periódicamente los riesgos potenciales a medida que tu empresa crece y cambia. Inicia entrevistas con los empleados, realiza encuestas, analiza datos financieros y operativos, y considera amenazas externas como los ciberataques.

• Controles internos: Actualiza periódicamente los controles internos a medida que tu negocio evoluciona. Ninguna persona debe tener un control absoluto sobre procesos como las aprobaciones, el mantenimiento de registros y las comprobaciones periódicas (por ejemplo, conciliaciones bancarias).

• Capacitación de los empleados: Asegúrate de que todos los empleados, desde los nuevos hasta la alta gerencia, comprendan los tipos de fraude que pueden ocurrir. Explica los riesgos específicos en sus funciones y lo que deben tener en cuenta. Los cursos de actualización anuales son una buena práctica.

• Programas de concientización sobre fraude: Crea una cultura empresarial que valore la ética. Recompensa a los empleados que informen actividades sospechosas y asegúrate de que sepan que no serán penalizados por hablar.

• Líneas directas para denunciantes: Muchos empleados pueden dudar en denunciar el fraude si temen a las repercusiones. Ofrece varias formas de denunciar, como telefónicamente, por correo electrónico y mediante un portal en línea.

• Medidas de seguridad: Actualiza regularmente tu software y utiliza contraseñas seguras, cifrado y cortafuegos. Considera la posibilidad de usar la autenticación multifactor (MFA) para mayor seguridad.

Detección de fraudes

• Análisis de datos: Usa software para analizar grandes cantidades de datos. Busca patrones anormales, como transacciones inusuales, pagos duplicados y actividad fuera del horario comercial normal.

• Auditorías sorpresa: Realiza comprobaciones sin previo aviso de los registros financieros, el inventario, etc. El factor sorpresa puede ayudar a detectar fraudes que de otro modo estarían ocultos.

• Monitoreo continuo: Usa software o paneles para realizar un seguimiento de las métricas clave en tiempo real. Los cambios repentinos podrían ser una señal de advertencia.

• Procedimientos de investigación: Ten un plan para los casos de sospecha de fraude, que incluya quién investigará y qué medidas tomará. Documenta todo de manera detallada.

• Contabilidad forense: Los contadores forenses pueden seguir los registros, aclarar transacciones complejas y descubrir activos ocultos.

Respuesta al fraude

• Contención: Actúa rápidamente para limitar el daño. Esto podría significar congelar cuentas bancarias, cambiar contraseñas o aislar los sistemas afectados.

• Investigación: Sé meticuloso en la recopilación de toda la información relevante, en las entrevistas a los testigos y en la conservación de las pruebas.

• Denuncia: Según el tipo de fraude, es posible que tengas que denunciarlo a la policía, las agencias reguladoras o tu compañía de seguros.

• Medidas disciplinarias: Si los empleados están involucrados, toma las medidas adecuadas. Esto podría abarcar desde el despido hasta una acción legal.

• Acciones legales: Es posible que sea necesario emprender acciones legales para recuperar las pérdidas y desalentar futuros fraudes. Consulta a un asesor legal para determinar el mejor curso de acción.

Recuperación de fraudes

• Reclamos de seguros: Si tu empresa tiene cobertura de seguro contra fraude, presenta un reclamo.

• Recuperación de activos: Involucra a las fuerzas policiales o a empresas especializadas para ayudar a localizar y recuperar los activos robados. Este puede ser un proceso largo y desafiante.

• Refuerzo de controles: Utiliza el incidente de fraude como una experiencia de aprendizaje. Identifica los puntos débiles de tus controles y toma medidas para mejorarlos.

• Comunicación con los empleados: Sé transparente con tu personal acerca de lo que sucedió y lo que estás haciendo para evitar que el fraude vuelva a ocurrir. Esto ayuda a reconstruir la confianza.

Desafíos de la gestión de riesgos de fraude

Estos son algunos de los desafíos de la gestión de riesgos de fraude.

• Evolución de las tácticas de fraude: Los estafadores están adaptando constantemente sus técnicas, y puede ser difícil para las empresas mantenerse al día. Estos actores están utilizando nuevas tecnologías como la inteligencia artificial (IA) y machine learning para crear estafas más sofisticadas, y las empresas deben invertir en capacitación y tecnología continuas para mantenerse a la vanguardia de estas amenazas en evolución.

• Experiencia del cliente: La implementación de medidas estrictas de prevención de fraude a veces puede generar frustración en los clientes legítimos y esto podría poner en riesgo su negocio. Encontrar el equilibrio adecuado entre la seguridad y la experiencia del cliente es un desafío constante.

• Sobrecarga de datos: Las empresas recopilan grandes cantidades de datos, pero obtener información significativa puede resultar abrumador. La identificación de patrones y anomalías que indiquen fraude requiere herramientas sofisticadas de análisis de datos y personal capacitado.

• Limitaciones de recursos: Muchas organizaciones, especialmente las más pequeñas, tienen recursos limitados para dedicar a la prevención y detección de fraudes. Invertir en tecnología, contratar personal especializado y realizar capacitaciones periódicas puede tensar los presupuestos.

• Conspiración interna: Algunos de los esquemas de fraude más dañinos involucran la conspiración entre empleados. Detectar el fraude interno puede ser difícil, ya que los empleados pueden eludir los controles internos u ocultar sus actividades.

• Riesgos internacionales: A medida que las empresas se expanden por todo el mundo, su riesgo de fraude aumenta debido a los diferentes entornos legales y normativos, las diferencias culturales y las barreras lingüísticas. La gestión del riesgo de fraude más allá de las fronteras requiere un profundo conocimiento de los mercados y las normativas locales.

• Ataques cibernéticos: Estos ataques son una preocupación creciente para las empresas de todos los tamaños. Las filtraciones de datos, los ataques de ransomware y las estafas de phishing pueden exponer información confidencial y causar grandes pérdidas financieras.

• Cumplimiento normativo: La normativa para la gestión del riesgo de fraude está en constante evolución. Las empresas deben mantenerse al corriente de las nuevas normativas y hacer que sus prácticas cumplan con ellas para evitar multas y sanciones.

• Falsos positivos y negativos: Los sistemas de detección de fraudes pueden generar falsos positivos (marcar transacciones legítimas como fraudulentas) y falsos negativos (no detectar el fraude real). Encontrar el equilibrio adecuado entre precisión y sensibilidad puede ser complejo.

• Riesgos provenientes de terceros: Las empresas a menudo dependen de proveedores y socios externos, lo que puede presentar riesgos de fraude adicionales. Las empresas deben llevar a cabo la debida diligencia con estas partes y supervisar sus actividades para mitigar estos riesgos.

Cómo desarrollar un sistema de gestión de riesgos de fraude

Aquí tienes una guía paso a paso para desarrollar un sistema de gestión del riesgo de fraude para tu empresa.

Realiza una evaluación del riesgo de fraude

• En primer lugar, identifica todos los posibles riesgos de fraude a los que se enfrenta la organización. Comprende dónde pueden residir tus vulnerabilidades, ya sea en las transacciones financieras, la seguridad de los datos o las operaciones.

• Evalúa la probabilidad y el impacto potencial de cada riesgo de fraude identificado. Esto te ayuda a priorizar qué riesgos necesitan controles más inmediatos y estrictos.

• Interactúa con las partes interesadas de varios departamentos para obtener información sobre posibles vulnerabilidades desde diferentes perspectivas dentro de la organización.

Desarrolla políticas de riesgo de fraude

• Desarrolla políticas claras e integrales de prevención de fraude que describan lo que constituye fraude, las responsabilidades de los empleados en todos los niveles y los procedimientos para denunciar sospechas de fraude.

• Explica las consecuencias de cometer fraude. Establece sanciones apropiadas y aplicadas de manera consistente para disuadir la mala conducta.

Diseñar actividades de control

• A partir de la evaluación de riesgos, implementa actividades de control diseñadas para prevenir y detectar el fraude. Estas pueden incluir conciliaciones y auditorías periódicas de las cuentas financieras, requisitos de aprobación para las transacciones que superen un determinado umbral y segregación de funciones para garantizar que ninguna persona tenga control sobre todas las partes de una transacción.

• Siempre que sea posible, automatiza los controles. Los sistemas automatizados pueden reducir el error humano y proporcionar supervisión en tiempo real de las anomalías.

Integra soluciones tecnológicas

• Invierte e implementa soluciones tecnológicas avanzadas, como análisis de datos, algoritmos de aprendizaje automático y software de monitoreo, que puedan detectar patrones indicativos de actividad fraudulenta.

• Asegúrate de que la tecnología se integre bien con los sistemas existentes y que pueda adaptarse a las necesidades cambiantes de la organización.

Establece programas de comunicación y capacitación

• Desarrolla un programa de capacitación para educar a todos los empleados sobre las políticas de gestión de riesgos de fraude. Enfatiza su función en la prevención del fraude.

• Mantén los programas de capacitación actualizados con las últimas técnicas de prevención de fraude. Capacita a los nuevos empleados como parte de su proceso de onboarding.

Cómo implementar tu sistema de gestión de riesgos de fraude

La implementación eficaz de un sistema de gestión del riesgo de fraude requiere una cuidadosa planificación, comunicación y compromiso por parte de toda la organización. A continuación, te explicamos cómo incorporar un sistema de gestión de riesgos de fraude.

Comunicación y aceptación

• Asegura el compromiso y el apoyo de la alta gerencia. Su respaldo legitimará la iniciativa y promoverá el cumplimiento en toda la organización.

• Comunica los objetivos del sistema de gestión de riesgos de fraude a todos los empleados y describe las funciones y responsabilidades de cada uno dentro de este marco.

Integración en las prácticas organizacionales

• Integra las políticas de gestión de riesgos de fraude en las operaciones diarias del negocio y en la cultura organizacional. Esto ayuda a que la prevención de fraude sea una parte natural de las actividades rutinarias.

• Incorpora el cumplimiento de las prácticas de gestión del fraude en las revisiones de desempeño y los sistemas de recompensas para fomentar la adherencia y la participación activa.

Programas de capacitación y concientización

• Lleva a cabo sesiones integrales de capacitación inicial para todos los empleados a fin de explicar el nuevo sistema. Enfatiza por qué es importante y cómo funcionará.

• Planifica sesiones de capacitación continuas para refrescar los conocimientos y actualizar a los empleados sobre cualquier cambio o nuevo riesgo de fraude.

Implementación por fases

• Comienza con una prueba piloto en un departamento o área de tu negocio para probar la efectividad de los controles. Realiza ajustes antes de una implementación a gran escala.

• Implementa el sistema gradualmente. Amplíalo a medida que cada fase se lleve a cabo con éxito y sea estable. Esto permite ajustes y mejoras manejables.

Implementación de tecnología

Implementa tecnología que respalde la detección y prevención del fraude. Esto podría incluir software para monitorear transacciones, herramientas de análisis de datos o sistemas de alerta automatizados. Asegúrate de que la tecnología se integre con los sistemas existentes para maximizar su efectividad.

Monitoreo y ajuste

• Supervisa regularmente la eficacia del sistema mediante auditorías y revisiones, y el seguimiento de incidentes de fraude y cuasi accidentes.

• Fomenta los comentarios de los empleados sobre la funcionalidad del sistema y cualquier desafío que enfrenten.

• Revisa periódicamente el sistema para verificar que cumpla con todas las leyes y normativas correspondientes, tanto locales como internacionales, especialmente si tu empresa realiza operaciones transfronterizas.

• Ajusta las políticas, los controles y los programas de capacitación en función de nuevos conocimientos, actualizaciones normativas, cambios en el entorno organizacional o en respuesta a intentos de fraude o fraudes exitosos.

Cultura de apoyo

• Promueve una política de tolerancia cero hacia el fraude en la cultura de tu organización. Enfatiza la importancia del comportamiento ético y las consecuencias del fraude.

• Crea y promueve un canal seguro y anónimo para denunciar actividades sospechosas. Garantiza la protección y el apoyo de los denunciantes.