การจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกงคือแนวทางการระบุ การวิเคราะห์ และลดความเป็นไปได้สําหรับการฉ้อโกงภายในองค์กร โดยทั่วไปแล้ว การจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกงจะอาศัยการรวบรวมระบบและนโยบายเพื่อป้องกัน ตรวจจับ และรับมือกับการฉ้อโกง ซึ่งสามารถช่วยปกป้องสินทรัพย์ทางการเงิน ปกป้องชื่อเสียงขององค์กร รวมทั้งสร้างความมั่นใจว่าได้ปฏิบัติตามมาตรฐานทางกฎหมายอย่างครบถ้วนแล้ว การจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกงที่มีประสิทธิภาพจะต้องเป็นการดำเนินการเชิงรุกที่พัฒนาอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ทันต่อภัยคุกคามใหม่ๆ รวมทั้งผสานการทํางานกับเทคโนโลยีและการกํากับดูแลของมนุษย์เพื่อให้องค์กรก้าวนําหน้าการฉ้อโกง

ในปี 2023 การสูญเสียทั่วโลกอันเนื่องมาจากการฉ้อโกงสูงถึง 4.856 แสนล้านดอลลาร์สหรัฐ เราจึงต้องการใช้กลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกงที่รัดกุม ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่าการฉ้อโกงส่งผลอย่างไรต่อธุรกิจ สัญญาณเริ่มแรกของความเสี่ยงด้านการฉ้อโกง ความท้าทายที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกง รวมถึงวิธีพัฒนาและใช้งานระบบการจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกงของคุณ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การฉ้อโกงประเภทต่างๆ ที่พบบ่อย
  
• การฉ้อโกงส่งผลต่อธุรกิจอย่างไร
  
• สัญญาณเริ่มแรกของความเสี่ยงด้านการฉ้อโกง
  
• องค์ประกอบของการจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกง
  
• ความท้าทายในการจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกง
  
• วิธีพัฒนาระบบการจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกง
  
• วิธีใช้ระบบการจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกง
  

การฉ้อโกงประเภทต่างๆ ที่พบบ่อย

ธุรกิจควรรู้จักเกี่ยวกับการฉ้อโกงประเภทต่างๆ ที่พบบ่อยเหล่านี้

การฉ้อโกงภายใน

• การยักยอกทรัพย์สิน: การฉ้อโกงประเภทนี้อาจรวมถึงการขโมยเงินสดจากการขาย การขโมยสินค้าคงคลัง การใช้ยานพาหนะของบริษัทเพื่อประโยชน์ส่วนบุคคล หรือการส่งรายงานค่าใช้จ่ายที่เป็นการฉ้อโกง สัญญาณเตือนสําหรับการฉ้อโกงประเภทนี้ ได้แก่ สินค้าคงคลังหายไปโดยไม่มีคำอธิบาย ข้อมูลคลาดเคลื่อนในเครื่องลงทะเบียนเงินสด และรูปแบบค่าใช้จ่ายที่ผิดปกติ

• การฉ้อโกงเงินเดือน: ผู้ฉ้อโกงอาจสร้างพนักงานที่ไม่มีตัวตนขึ้นมา เพิ่มจํานวนชั่วโมงทํางาน หรือเปลี่ยนอัตราค่าคอมมิชชัน สัญญาณเตือนสําหรับการฉ้อโกงประเภทนี้ ได้แก่ พนักงานทํางานล่วงเวลาเป็นประจำ ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับบัญชีเงินเดือนเกินงบประมาณ และคําร้องเรียนจากพนักงานเกี่ยวกับการไม่ได้รับเงินค่าจ้าง

• การฉ้อโกงงบการเงิน: การฉ้อโกงประเภทนี้อาจรวมถึงการบันทึกรายรับเกินจริง การบันทึกค่าใช้จ่ายน้อยกว่าความจริง การปกปิดหนี้สิน หรือการปลอมรายการสินทรัพย์ สัญญาณบ่งชี้การฉ้อโกงประเภทนี้ ได้แก่ ผลลัพธ์ทางการเงินที่ไม่สอดคล้องกัน การเปลี่ยนแปลงแนวทางการทำบัญชีอย่างมีนัยสำคัญ และธุรกรรมที่ผิดปกติเมื่อใกล้จะสิ้นสุดรอบการรายงาน

• การฉ้อโกงการเบิกค่าใช้จ่าย: ผู้ฉ้อโกงอาจขอเบิกค่าใช้จ่ายซ้ำซ้อน เบิกค่าใช้จ่ายส่วนตัวโดยแจ้งว่าเป็นค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับธุรกิจ หรือยื่นใบเสร็จปลอม ตัวอย่างสัญญาณของการฉ้อโกงประเภทนี้ ได้แก่ การรายงานค่าใช้จ่ายถี่กว่าปกติ ค่าใช้จ่ายเกินวงเงินรายวัน และใบเสร็จที่ดูเหมือนจะถูกเปลี่ยนข้อมูลหรือปลอมแปลง

การฉ้อโกงภายนอก

• การฉ้อโกงใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างการฉ้อโกงประเภทนี้ ได้แก่ การสร้างใบแจ้งหนี้ปลอม การเรียกเก็บเงินซ้ำสองรอบ การระบุราคาสูงเกินจริง หรือการเรียกเก็บเงินสําหรับสินค้าหรือบริการที่ไม่ได้ส่ง สัญญาณเตือนสําหรับการฉ้อโกงประเภทนี้ ได้แก่ ใบแจ้งหนี้จากผู้ให้บริการที่ไม่คุ้นเคย ใบแจ้งหนี้ซ้ำซ้อน ใบแจ้งหนี้ที่มีตัวเลขกลมๆ และข้อมูลที่ไม่ตรงกันระหว่างใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อ

• การฉ้อโกงเช็ค: การฉ้อโกงประเภทนี้ ได้แก่ การปลอมแปลงลายเซ็นบนเช็ค การเปลี่ยนแปลงจํานวนเงินบนเช็ค หรือการปลอมแปลงเช็ค ตัวอย่างสัญญาณบ่งชี้การฉ้อโกงประเภทนี้ ได้แก่ เช็คที่ไม่ได้รับอนุญาต เช็คที่เขียนขึ้นเพื่อชําระยอดที่ผิดปกติ และเช็คตกหล่น

• การฉ้อโกงบัตรเครดิต: ผู้ฉ้อโกงอาจใช้ข้อมูลบัตรเครดิตที่ขโมยมาเพื่อซื้อสินค้าหรือบริการ หรือสร้างบัตรปลอมขึ้นมา ตัวอย่างสัญญาณของการฉ้อโกงบัตรเครดิต ได้แก่ ธุรกรรมที่ไม่ได้รับอนุญาต รูปแบบการใช้จ่ายที่ผิดปกติ และธุรกรรมที่ถูกปฏิเสธเนื่องจากเงินทุนไม่เพียงพอ

• การละเมิดอีเมลระดับธุรกิจ (BEC): การฉ้อโกงประเภทนี้อาจรวมถึงการแอบอ้างเป็นซีอีโอเพื่อขอให้โอนเงินระหว่างธนาคารหรือการอ้างว่าเป็นผู้ให้บริการและขอให้เปลี่ยนรายละเอียดการชําระเงิน สัญญาณบ่งชี้ของการฉ้อโกงประเภทนี้ ได้แก่ คําขอให้โอนเงินระหว่างธนาคารโดยด่วน อีเมลจากที่อยู่ที่ไม่คุ้นเคย และการเปลี่ยนแปลงข้อมูลการชําระเงินของผู้ให้บริการ

• การฉ้อโกงทางไซเบอร์: ตัวอย่างการฉ้อโกงประเภทนี้ ได้แก่ อีเมลฟิชชิ่ง การโจมตีด้วยมัลแวร์ การโจมตีด้วยแรนซัมแวร์ และการละเมิดข้อมูล สัญญาณเตือนของการฉ้อโกงประเภทนี้ เช่น อีเมลผิดปกติที่มีลิงก์หรือไฟล์แนบ คอมพิวเตอร์ทำงานช้า และการเข้าถึงระบบโดยไม่ได้รับอนุญาต

การฉ้อโกงประเภทอื่นๆ

• การขโมยตัวตน: มิจฉาชีพอาจใช้ชื่อและข้อมูลของธุรกิจมาเปิดบัญชีเครดิต สมัครขอสินเชื่อ หรือทําการซื้อที่ไม่ได้รับอนุญาต ตัวอย่างสัญญาณบ่งชี้ของการฉ้อโกงประเภทนี้ ได้แก่ ใบเรียกเก็บเงินหรือใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีที่มาที่ไป การสอบถามข้อมูลรายงานเครดิตจากบริษัทที่ไม่คุ้นเคย และบัญชีใหม่ที่เปิดโดยไม่ได้รับอนุญาต

• การติดสินบนและการทุจริต: การฉ้อโกงประเภทนี้เกี่ยวข้องกับการยอมรับของขวัญหรือการชําระเงินเพื่อแลกกับสิทธิพิเศษบางอย่าง หรือการเสนอสินบนเพื่อให้ได้ทำสัญญา ตัวอย่างสัญญาณการฉ้อโกงประเภทนี้ ได้แก่ การให้ของขวัญราคาแพงเกินไป ค่าใช้จ่ายในการรับรองสังสรรค์สูงมาก หรือการเลือกปฏิบัติเข้าข้างผู้ให้บริการหรือลูกค้าบางรายโดยไม่มีคำอธิบายที่สมเหตุสมผล

• การฉ้อโกงประกันภัย: การฉ้อโกงประเภทนี้ ได้แก่ การจัดฉากอุบัติเหตุ การแจ้งความเสียหายเกินจริง หรือการยื่นเคลมประกันสําหรับเหตุการณ์ที่ไม่เกิดขึ้น สัญญาณเตือนของการฉ้อโกงประเภทนี้ ได้แก่ ข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกันในใบสมัครทำประกัน การเคลมประกันบ่อยๆ และอุบัติเหตุหรือการสูญเสียที่น่าสงสัย

การฉ้อโกงส่งผลต่อธุรกิจอย่างไร

ผลกระทบโดยตรงที่สุดของการฉ้อโกงก็คือการสูญเสียทางการเงิน ตั้งแต่การสูญเสียเงินเล็กๆ น้อยๆ ในการฉ้อโกงยิบย่อย ไปจนถึงยอดความสูญเสียมหาศาลในกรณีที่มีการยักยอกเงินหรือสินทรัพย์จํานวนมาก ความสูญเสียเหล่านี้อาจส่งผลต่อความสามารถในการทํากําไรและความมั่นคงทางการเงินของบริษัทได้อย่างมาก

นอกจากการสูญเสียทางการเงินแล้ว การฉ้อโกงอาจส่งผลต่อธุรกิจในรูปแบบอื่นๆ อีกด้วย

• ความเสียหายต่อชื่อเสียง การฉ้อโกงอาจสร้างความเสียหายต่อชื่อเสียงของบริษัทอย่างรุนแรง เมื่อลูกค้า นักลงทุน และพาร์ทเนอร์ทราบว่าธุรกิจมีความเกี่ยวข้องกับกิจกรรมที่เป็นการฉ้อโกง ไม่ว่าจะภายในหรือภายนอก ก็เป็นการยากที่จะดึงความเชื่อมั่นกลับมาอีกครั้ง ความเสียหายต่อชื่อเสียงนี้อาจทําให้ยอดขายลดลง นักลงทุนเสียความมั่นใจ และเป็นอุปสรรคต่อการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจใหม่ๆ

• การหยุดชะงักในการปฏิบัติงาน: การตรวจสอบการฉ้อโกงและการใช้มาตรการเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการฉ้อโกงในอนาคตอาจสร้างความขัดข้องต่อการดําเนินธุรกิจตามปกติได้ ตัวอย่างเช่น หากระบบที่สําคัญถูกบุกรุก บริษัทอาจจําเป็นต้องทํางานแบบออฟไลน์ ซึ่งอาจทําให้การผลิตหรือการขายล่าช้าได้

• ผลทางกฎหมายและข้อบังคับที่ตามมา: ธุรกิจที่ได้รับผลกระทบจากการฉ้อโกงอาจต้องเผชิญกับการดําเนินการทางกฎหมายจากผู้ที่ได้รับความเสียหายจากการฉ้อโกง รวมถึงค่าปรับและบทลงโทษจากหน่วยงานกํากับดูแล โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาคธุรกิจต่างๆ เช่น การเงินและการดูแลสุขภาพที่มีกฎระเบียบที่เข้มงวดเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

• ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น: นอกจากการสูญเสียทางการเงินจากการฉ้อโกงแล้ว ธุรกิจมักจะมีค่าใช้จ่ายจํานวนมากในการพัฒนาและใช้ระบบตรวจจับและป้องกันการฉ้อโกงของตน ซึ่งรวมถึงค่าใช้จ่ายสําหรับการตรวจสอบ แผนส่งเสริมการปฏิบัติตามข้อกําหนด และการนําเทคโนโลยีความปลอดภัยขั้นสูงมาใช้

• พนักงานเสียขวัญกำลังใจ: การฉ้อโกงอาจสร้างสภาพแวดล้อมการทํางานที่เป็นพิษได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเกิดการฉ้อโกงภายใน พนักงานอาจสูญเสียความไว้วางใจกันและกันหรือความไว้วางใจในฝ่ายบริหาร ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อขวัญกำลังใจและทำให้อัตราลาออกเพิ่มขึ้นได้ ผลที่ตามมาก็คือบริษัทอาจมีค่าใช้จ่ายมากขึ้นในการสรรหาบุคลากรและการฝึกอบรม

• ความสิ้นเปลืองทรัพยากร: การจัดการกับความสูญเสียหลังเกิดการฉ้อโกงอาจต้องใช้เวลาและทรัพยากรมากมาย ทั้งที่ความจริงแล้วบริษัทควรนําไปใช้เพื่อส่งเสริมการเติบโตของธุรกิจ ผู้บริหารระดับสูงอาจเสียเวลามากขึ้นไปกับประเด็นทางกฎหมาย การปรับกลยุทธ์ และการสืบสวนภายใน แทนที่จะได้ดำเนินงานตามวัตถุประสงค์หลักของธุรกิจ

สัญญาณเริ่มแรกของความเสี่ยงด้านการฉ้อโกง

ธุรกิจสามารถตรวจจับและป้องกันกิจกรรมที่ผิดกฎหมายก่อนที่จะเกิดขึ้นได้โดยการจับสัญญาณการฉ้อโกงในช่วงแรกเริ่ม สิ่งที่ควรเฝ้าระวัง ได้แก่

• ธุรกรรมทางการเงินที่ผิดปกติ: มีธุรกรรมที่ไม่ตรงตามรูปแบบปกติหรือไม่ เช่น ขนาดธุรกรรมผิดปกติ ความถี่ผิดปกติ หรือเกิดขึ้นในเวลาผิดปกติ

• ข้อมูลคลาดเคลื่อนในบันทึกทางการเงิน: มีใบแจ้งหนี้ที่ไม่ตรงกัน บัญชีที่ไม่สมดุล หรือบันทึกทางการเงินที่ไม่สอดคล้องกับสินค้าจริงหรือไม่

• การยกเลิกหรือการแก้ไขมากเกินไป: มีการยกเลิกหรือการแก้ไขธุรกรรมหรือบันทึกมากเกินไปหรือไม่ สิ่งเหล่านี้น่าสงสัยเป็นพิเศษหากมีบุคคลเดียวกันเข้ามาเกี่ยวข้อง

• ไม่มีเอกสารประกอบ: ธุรกรรมไม่มีเอกสารประกอบหรือเหตุผลที่เหมาะสม หรือมีเอกสารหรือบันทึกที่ขาดหายไปหรือไม่

• ไม่ปฏฺิบัติตามมาตรการควบคุมภายใน: พนักงานโดยเฉพาะพนักงานอาวุโส มักจะละเลยมาตรการควบคุมหรือนโยบายภายในหรือไม่

• ไลฟ์สไตล์ของพนักงานเปลี่ยนแปลงไป: พนักงานใช้ชีวิตหรูหราเกินฐานะหรือฐานะทางการเงินเปลี่ยนแปลงกะทันหันอย่างไม่มีที่มาที่ไปหรือไม่

• อัตราการลาออกของพนักงานสูง: อัตราการลาออกสูงหรือไม่ โดยเฉพาะผู้ที่ทำงานด้านการเงิน ซึ่งอาจแสดงให้เห็นว่าการทำงานในแผนกผิดปกติ หรือเป็นการพยายามปิดบังการทำผิดหลักจรรยาบรรณ

• คําร้องเรียนจากผู้ให้บริการหรือลูกค้า: มีข้อร้องเรียนเกี่ยวกับข้อมูลที่ไม่ตรงกันในบัญชี การจัดส่ง หรือสัญญาบ่อยหรือไม่ สิ่งเหล่านี้อาจแสดงว่ามีกิจกรรมที่เป็นการฉ้อโกงเกิดขึ้น

• ผลประโยชน์ทับซ้อน: พนักงานกับผู้ให้บริการหรือลูกค้ามีความสัมพันธ์ลับที่บ่งชี้ว่ามีการร่วมมือกันหรือการตกลงกันนอกรอบหรือไม่

• พฤติกรรมต่อต้าน: พนักงานจะปกป้องงานของตัวเองมากเกินไปหรือไม่ยอมเปิดเผยข้อมูลกับบุคคลอื่น รวมถึงผู้ตรวจสอบหรือไม่

องค์ประกอบของการจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกง

องค์ประกอบสําคัญของการจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกง ได้แก่ การป้องกัน การตรวจจับ การตอบสนอง และการกู้คืน ต่อไปนี้เป็นการดําเนินการบางส่วนที่เกี่ยวข้องกับองค์ประกอบแต่ละส่วน

การป้องกันการฉ้อโกง

• การประเมินความเสี่ยง: ประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นอยู่เป็นประจําเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้นและมีการเปลี่ยนแปลง เริ่มสัมภาษณ์พนักงาน จัดทําแบบสํารวจ วิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินและการปฏิบัติงาน และพิจารณาภัยคุกคามภายนอก เช่น การโจมตีทางไซเบอร์

• การควบคุมภายใน: อัปเดตการควบคุมภายในเป็นประจําเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น ไม่ควรให้บุคคลเดียวกันดูแลกระบวนการต่างๆ ทั้งหมด เช่น การอนุมัติ การบันทึกข้อมูล และการตรวจสอบเป็นประจํา (เช่น การกระทบยอดธนาคาร)

• การฝึกอบรมพนักงาน: ตรวจสอบให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคน ไม่ว่าจะเป็นพนักงานใหม่หรือผู้บริหารอาวุโส เข้าใจการฉ้อโกงประเภทต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น อธิบายความเสี่ยงในบทบาทของตนและสิ่งที่ต้องเฝ้าระวัง ทบทวนแนวทางปฏิบัติที่ดีเป็นประจำทุกปี

• โปรแกรมส่งเสริมความตระหนักรู้เกี่ยวกับการฉ้อโกง: สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ให้ความสําคัญกับจริยธรรม ให้รางวัลพนักงานที่รายงานกิจกรรมน่าสงสัยและรับรองว่าพนักงานเหล่านี้จะไม่ถูกลงโทษจากการรายงาน

• สายด่วนรายงานข้อกังวล: พนักงานหลายคนอาจลังเลไม่กล้ารายงานการฉ้อโกงหากกลัวว่าจะได้รับผลเสียตามมา แนะนำให้จัดทำช่องทางการรายงาน เช่น ทางโทรศัพท์ อีเมล และพอร์ทัลออนไลน์

• มาตรการรักษาความปลอดภัย: อัปเดตซอฟต์แวร์ของคุณเป็นประจําและใช้รหัสผ่านที่ยากต่อการคาดเดา การเข้ารหัส และไฟร์วอลล์ ควรใช้การตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัย (MFA) เพื่อเพิ่มความปลอดภัยอีกชั้นหนึ่ง

การตรวจจับการฉ้อโกง

• การวิเคราะห์ข้อมูล: ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลจํานวนมาก มองหารูปแบบที่ผิดปกติ เช่น ธุรกรรมที่ผิดปกติ การชําระเงินซ้ำซ้อน และกิจกรรมนอกเวลาทําการปกติ

• การตรวจสอบอย่างกะทันหัน: ทําการตรวจสอบบันทึกทางการเงิน สินค้าคงคลัง ฯลฯ โดยไม่แจ้งล่วงหน้า การตรวจสอบอย่างกะทันหันแบบนี้ช่วยตรวจจับการฉ้อโกงที่ซ่อนอยู่ได้

• การตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง: ใช้ซอฟต์แวร์หรือแดชบอร์ดเพื่อติดตามเมตริกที่สำคัญแบบเรียลไทม์ เมตริกที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างกะทันหันอาจเป็นสัญญาณเตือน

• กระบวนการสืบสวน: จัดทำแผนตรวจสอบกรณีที่สงสัยว่าเป็นการฉ้อโกง โดยระบุชื่อผู้ตรวจสอบ รวมทั้งขั้นตอนการดําเนินการ และบันทึกทุกอย่างอย่างละเอียด

• การบัญชีนิติวิทยา: นักบัญชีนิติวิทยาสามารถติดตามบันทึกข้อมูล ชี้แจงธุรกรรมที่ซับซ้อน และตรวจพบทรัพย์สินที่ซ่อนอยู่ได้

การตอบสนองต่อการฉ้อโกง

• การจำกัดความเสียหาย: ตอบสนองอย่างรวดเร็วเพื่อจํากัดความเสียหาย เช่น อายัดบัญชีธนาคาร เปลี่ยนรหัสผ่าน หรือแยกระบบที่ได้รับผลกระทบออก

• การสืบสวน: รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องอย่างรอบด้าน สัมภาษณ์พยาน และเก็บรักษาหลักฐานต่างๆ

• การรายงาน คุณอาจต้องรายงานต่อหน่วยงานบังคับใช้กฎหมาย หน่วยงานกํากับดูแล หรือบริษัทประกันภัย ขึ้นอยู่กับประเภทการฉ้อโกง

• การดําเนินการทางวินัย: ถ้าพนักงานมีส่วนเกี่ยวข้อง ให้ดําเนินการที่เหมาะสม ซึ่งอาจมีตั้งแต่การเลิกจ้างไปจนถึงการดําเนินการทางกฎหมาย

• การดําเนินการทางกฎหมาย: การดําเนินการทางกฎหมายอาจจําเป็นต่อการกู้คืนความสูญเสียและป้องกันการฉ้อโกงในอนาคต ปรึกษาที่ปรึกษาทางกฎหมายเพื่อกําหนดแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

การกู้คืนการฉ้อโกง

• การเคลมประกัน: หากธุรกิจของคุณทำประกันภัยสําหรับการฉ้อโกง โปรดยื่นเคลม

• การกู้คืนสินทรัพย์: ร่วมมือกับหน่วยงานบังคับใช้กฎหมายหรือบริษัทเฉพาะทางเพื่อช่วยค้นหาและกู้คืนทรัพย์สินถูกขโมยไป กระบวนการนี้อาจใช้เวลานานและทำได้ยาก

• การเสริมความแข็งแกร่งให้กับมาตรการควบคุม: ใช้เหตุการณ์การฉ้อโกงเป็นประสบการณ์การเรียนรู้ มองหาจุดอ่อนในมาตรการควบคุมและปรับปรุงจุดอ่อนเหล่านั้น

• การสื่อสารกับพนักงาน: ให้ข้อมูลกับพนักงานอย่างโปร่งใสเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น และสิ่งที่คุณทําเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการฉ้อโกงขึ้นอีกครั้ง วิธีนี้จะช่วยสร้างความเชื่อมั่นในหมู่พนักงาน

ความท้าทายในการจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกง

ต่อไปนี้คือตัวอย่างความท้าทายในการจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกง

• กลยุทธ์การฉ้อโกงที่พัฒนาอยู่เสมอ: มิจฉาชีพปรับเทคนิคของตัวเองอยู่เสมอและธุรกิจจึงตามไม่ค่อยทัน มิจฉาชีพจะใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ เช่น ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และแมชชีนเลิร์นนิงมาสร้างการหลอกลวงที่ซับซ้อนขึ้น ดังนั้น ธุรกิจต่างๆ ต้องลงทุนกับการฝึกอบรมและเทคโนโลยีอย่างต่อเนื่องเพื่อเตรียมพร้อมรับมือกับภัยคุกคามที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอเหล่านี้

• ประสบการณ์ของลูกค้า: บางครั้งการนํามาตรการป้องกันการฉ้อโกงมาใช้อย่างเข้มงวดก็อาจก่อให้เกิดความไม่พอใจต่อลูกค้าตัวจริงและความเสี่ยงต่อการสูญเสียธุรกิจ การความสมดุลระหว่างการรักษความปลอดภัยกับประสบการณ์ของลูกค้าจึงเป็นความท้าทายของธุรกิจมาโดยตลอด

• ข้อมูลมากเกินไป: ธุรกิจต่างๆ รวบรวมข้อมูลจํานวนมาก แต่การสร้างข้อมูลเชิงลึกที่มีประโยชน์จากข้อมูลเหล่านั้นอาจไม่ใช่เรื่องง่าย การระบุรูปแบบและความผิดปกติที่บ่งชี้ว่ามีการฉ้อโกงต้องใช้เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลที่ซับซ้อนและบุคลากรที่มีทักษะ

• ข้อจํากัดด้านทรัพยากร: หลายองค์กร โดยเฉพาะองค์กรขนาดเล็ก มีทรัพยากรในการป้องกันและการตรวจจับการฉ้อโกงที่จำกัด การลงทุนในเทคโนโลยี การจ้างเจ้าหน้าที่เฉพาะทาง และการฝึกอบรมเป็นประจํา อาจทำให้งบประมาณตึงตัว

• การสมรู้ร่วมคิดภายในองค์กร: แผนการฉ้อโกงที่สร้างความเสียหายได้มากที่สุดบางรูปแบบนั้นเกิดจากการสมรู้ร่วมคิดกันระหว่างพนักงาน การตรวจจับการฉ้อโกงภายในอาจทําได้ยาก เนื่องจากพนักงานอาจหลบเลี่ยงมาตรการควบคุมภายในหรือปกปิดกิจกรรมของตัวเองเอาไว้

• ความเสี่ยงระหว่างประเทศ: ในขณะที่ธุรกิจขยายตัวไปทั่วโลก ความเสี่ยงด้านการฉ้อโกงก็เพิ่มขึ้นเนื่องจากสภาพแวดล้อมทางกฎหมายและระเบียบข้อบังคับที่แตกต่างกัน ความแตกต่างทางวัฒนธรรม และอุปสรรคทางภาษา การจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกงข้ามพรมแดนจึงต้องอาศัยความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับตลาดและข้อบังคับในประเทศ

• การโจมตีทางไซเบอร์: การโจมตีทางไซเบอร์ทำให้ธุรกิจทุกขนาดมีความกังวลเพิ่มขึ้น การละเมิดข้อมูล การโจมตีด้วยแรนซัมแวร์ และการหลอกลวงแบบฟิชชิ่งอาจทําให้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนรั่วไหลและก่อให้เกิดการสูญเสียทางการเงินมหาศาล

• การปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับ: ระเบียบข้อบังคับด้านการจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกงมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ธุรกิจจะต้องติดตามกฎระเบียบใหม่อยู่เสมอและปฏิบัติตามกฎระเบียบเพื่อหลีกเลี่ยงการเสียค่าปรับและบทลงโทษ

• ผลบวกและผลลบลวง: ระบบตรวจจับการฉ้อโกงสามารถทําให้เกิดผลบวกลวง (รายงานธุรกรรมที่ถูกต้องว่าเป็นการฉ้อโกง) และผลลบลวง (ตรวจจับการฉ้อโกงจริงไม่ได้) การสร้างสมดุลที่เหมาะสมระหว่างความแม่นยํากับความไวในการตรวจจับจึงไม่ใช่เรื่องง่าย

• ความเสี่ยงจากบุคคลภายนอก: ธุรกิจมักต้องพึ่งพาผู้ให้บริการและพาร์ทเนอร์จากบริษัทอื่น ซึ่งอาจทําให้เกิดความเสี่ยงเกี่ยวกับการฉ้อโกงเพิ่มเติมได้ ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจจึงต้องตรวจสอบข้อมูลของบุคคลเหล่านี้และติดตามตรวจสอบกิจกรรมของพวกเขาอยู่เสมอเพื่อลดความเสี่ยง

วิธีพัฒนาระบบการจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกง

ต่อไปนี้คือคําแนะนําอย่างละเอียดเกี่ยวกับการพัฒนาระบบการจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกงให้ธุรกิจของคุณ

ประเมินความเสี่ยงด้านการฉ้อโกง

• ขั้นแรก ให้ระบุความเสี่ยงด้านการฉ้อโกงทั้งหมดที่อาจจะเกิดขึ้นกับองค์กร ทําความเข้าใจว่าช่องโหว่ของคุณอยู่ตรงไหน ไม่ว่าจะเป็นธุรกรรมทางการเงิน การรักษาความปลอดภัยข้อมูล หรือการปฏิบัติงาน

• ประเมินความเป็นไปได้และผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากความเสี่ยงด้านการฉ้อโกงแต่ละอย่างที่ระบบตรวจพบ ข้อมูลนี้จะช่วยคุณจัดลําดับความสําคัญว่าความเสี่ยงใดที่ต้องควบคุมอย่างเข้มงวดและทันที

• ร่วมมือกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในแผนกต่างๆ เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับช่องโหว่ที่เป็นไปได้จากมุมมองต่างๆ ภายในองค์กร

จัดทำนโยบายความเสี่ยงด้านการฉ้อโกง

• จัดทํานโยบายป้องกันการฉ้อโกงที่ครอบคลุมและชัดเจน ซึ่งระบุว่าการฉ้อโกงคืออะไร ตลอดจนความรับผิดชอบของพนักงานทุกระดับ และขั้นตอนในการรายงานเหตุการณ์ที่สงสัยว่าเป็นการฉ้อโกง

• อธิบายผลที่ตามมาของการฉ้อโกง กําหนดบทลงโทษที่เหมาะสมและบังคับใช้อย่างต่อเนื่องเพื่อยับยั้งการประพฤติมิชอบ

ออกแบบกิจกรรมการควบคุม

• จัดกิจกรรมควบคุมที่ออกแบบมาเพื่อป้องกันและตรวจจับการฉ้อโกง โดยอิงตามการประเมินความเสี่ยง กิจกรรมเหล่านี้อาจรวมถึงการกระทบยอดและการตรวจสอบบัญชีการเงิน ข้อกําหนดการอนุมัติสําหรับธุรกรรมที่มีมูลค่าสูงกว่าเกณฑ์ที่กําหนด และแยกหน้าที่ต่างๆ เพื่อไม่ให้บุคคลเดียวกันมีอํานาจควบคุมธุรกรรมทุกส่วน

• ทำให้การควบคุมเป็นระบบอัตโนมัติ ถ้าเป็นไปได้ ระบบอัตโนมัติสามารถลดข้อผิดพลาดของมนุษย์และช่วยตรวจสอบความผิดปกติแบบเรียลไทม์

ผสานการทํางานโซลูชันเทคโนโลยี

• ลงทุนและนําโซลูชันทางเทคโนโลยีขั้นสูงมาใช้ เช่น การวิเคราะห์ข้อมูล อัลกอริทึมของแมชชีนเลิร์นนิง และซอฟต์แวร์ตรวจสอบที่ตรวจจับรูปแบบที่บ่งบอกถึงกิจกรรมการฉ้อโกง

• ตรวจสอบให้มั่นใจว่าเทคโนโลยีทํางานได้ดีกับระบบที่มีอยู่และสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงขององค์กรได้

จัดทำโปรแกรมการสื่อสารและฝึกอบรม

• จัดทําโปรแกรมการฝึกอบรมเพื่อให้ความรู้แก่พนักงานทุกคนเกี่ยวกับนโยบายการจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกง โดยเน้นส่วนในการป้องกันการฉ้อโกง

• ปรับปรุงโปรแกรมการฝึกอบรมให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอด้วยเทคนิคการป้องกันการฉ้อโกงใหม่ล่าสุด ฝึกอบรมพนักงานใหม่เป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการรับพนักงานใหม่เข้าทำงาน

วิธีใช้ระบบการจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกง

การใช้ระบบจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกงอย่างมีประสิทธิภาพต้องอาศัยการวางแผนอย่างรอบคอบ การสื่อสาร และความมุ่งมั่นจากทั้งองค์กร ต่อไปนี้คือวิธีผสานรวมระบบการจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกง

การสื่อสารและการขอความเห็นชอบ

• ขอคํามั่นสัญญาและการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง การรับรองจากผู้บริหารจะทําให้โครงการรณรงค์มีความถูกต้องชอบธรรม และส่งเสริมการปฏิบัติตามข้อกําหนดทั่วทั้งองค์กร

• สื่อสารวัตถุประสงค์ของระบบจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกงให้พนักงานทุกคนเข้าใจ รวมทั้งระบุบทบาทและความรับผิดชอบของทุกคนภายในกรอบนี้

การผสานการทํางานกับแนวทางปฏิบัติขององค์กร

• ผสานรวมนโยบายการจัดการความเสี่ยงด้านการฉ้อโกงเข้ากับการดําเนินธุรกิจประจําวันและวัฒนธรรมขององค์กร วิธีนี้จะช่วยให้การป้องกันการฉ้อโกงกลายเป็นเรื่องปกติในการทำงาน

• กำหนดให้การปฏิบัติตามแนวทางการจัดการการฉ้อโกงเป็นหนึ่งในเกณฑ์การตรวจสอบประสิทธิภาพและระบบรางวัล เพื่อกระตุ้นให้เกิดการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการมีส่วนร่วมอย่างแข็งขัน

โปรแกรมการฝึกอบรมและส่งเสริมความตระหนักรู้

• จัดเซสชันการฝึกอบรมขั้นต้นที่ครอบคลุมสําหรับพนักงานทุกคนเพื่ออธิบายเกี่ยวกับระบบใหม่ โดยเน้นว่าทําไมจึงมีความสําคัญและหลักการทํางาน

• วางแผนจัดเซสชันฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องเพื่อทบทวนความรู้ และอัปเดตพนักงานเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงหรือความเสี่ยงด้านการฉ้อโกงใหม่ๆ

การเปิดตัวแบบแบ่งเป็นระยะ

• เริ่มนําร่องในแผนกเดียวหรือธุรกิจส่วนเดียวก่อนเพื่อทดสอบประสิทธิภาพของมาตรการควบคุม จากนั้นจึงทําการปรับเปลี่ยนก่อนจะเปิดตัวในวงกว้าง

• ค่อยๆ ทยอยนำระบบมาใช้ ขยายระบบเมื่อเห็นว่าแต่ละช่วงประสบความสําเร็จและมีเสถียรภาพ การทําเช่นนี้ช่วยให้สามารถจัดการการปรับเปลี่ยนและการปรับปรุงได้

การปรับใช้เทคโนโลยี

ใช้เทคโนโลยีที่รองรับการตรวจจับและป้องกันการฉ้อโกง ซึ่งอาจรวมถึงซอฟต์แวร์สําหรับตรวจสอบธุรกรรม เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูล หรือระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ ตรวจสอบให้มั่นใจว่าเทคโนโลยีนั้นผสานการทํางานกับระบบที่มีอยู่ได้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด

การติดตามตรวจสอบและการปรับเปลี่ยน

• ตรวจสอบประสิทธิภาพของระบบเป็นประจําผ่านการตรวจสอบและตรวจทาน แล้วติดตามเหตุการณ์ฉ้อโกงและการฉ้อโกงที่เกือบจะเกิดขึ้น

• เชิญชวนให้พนักงานแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับฟังก์ชันการทํางานของระบบและความท้าทายต่างๆ ที่พนักงานประสบ

• ตรวจสอบระบบเป็นประจําเพื่อให้เป็นไปตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับทั้งหมดที่เกี่ยวข้องทั้งในและต่างประเทศ โดยเฉพาะในกรณีที่คุณดําเนินธุรกิจข้ามพรมแดน

• ปรับนโยบาย การควบคุม และโปรแกรมฝึกอบรมตามข้อมูลเชิงลึกใหม่ๆ การเปลี่ยนแปลงของระเบียบข้อบังคับ การเปลี่ยนแปลงภายในสภาพแวดล้อมขององค์กร หรือเพื่อตอบสนองต่อการพยายามฉ้อโกงหรือการฉ้อโกงที่สําเร็จ

วัฒนธรรมที่สนับสนุนกันและกัน

• ส่งเสริมนโยบายไม่ยอมรับการฉ้อโกงในวัฒนธรรมขององค์กรของคุณ โดยเน้นความสําคัญของพฤติกรรมที่ถูกต้องตามหลักจริยธรรมและผลลัพธ์ของการฉ้อโกง

• จัดทำและประชาสัมพันธ์ช่องทางการรายงานกิจกรรมที่น่าสงสัยที่ปลอดภัยและไม่ระบุตัวตน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รายงานได้รับการปกป้องและช่วยเหลือ