効率的な経費管理は、企業にとって必要な管理タスクであり、財務上の成功の要因です。規制要件を遵守し、厳格な予算管理を維持しながら、事業経費を精算します。コーポレートカードや経費管理ソフトウェアなどのデジタルソリューションは、価値あるサポートを提供し、経費管理プロセスを効率化します。

この記事では、経費報告の効率性と法令遵守を確保するための基本、要件、ヒントを総合的に解説します。

この記事の内容

• 経費とは
  
• 経費管理とは、それが重要な理由
  
• 経費の計算と清算の仕組み
  
• 経費報告の法的要件と税制上の優遇措置
  
• コーポレートカードによる効率的な経費管理
  
• 経費管理の典型的なエラーと解決策
  

経費とは

経費は、従業員の業務によって発生する費用です。経費は従業員の通常の勤務地や出張中に発生し、雇用主から払い戻されます。払い戻しは、従業員が事業経費によって経済的に不利益を被らないようにすることを目的としています。

経費には、次のようないくつかの種類があります。

• 旅費や雑費: 特に、電車、バス、航空券、タクシー代、ガソリン代、駐車料金、自家用車の通行料が含まれます (ドイツ所得税法 [EStG] 第 9 条第 4a 項を参照)。

• 宿泊費: ホテル、ゲストハウス、別荘、ホステルなどの宿泊費が含まれます。

• 食費: 出張中の飲食購入の追加費用は、食事手当で賄われます。不在になった期間によって異なる、法定日当の形で付与されます。

経費管理とは、それが重要な理由

経費報告は、従業員が経費を文書化し、精算するために会社に提出するプロセスです。経費報告は、企業の経費管理における重要な要素であり、雇用主が払い戻すすべての経費が正確に記録され、支払われることを保証します。適切に整理された経費報告書には、企業にとっていくつかの利点があります。

• 財務の透明性と管理: 組織は、資産がどこでどのように使用されているかをよりよく理解できるため、予算計画を最適化できます。また、従業員は、どれだけの金額をどのような目的で支出でき、いつ承認を得る必要があるかを把握できます。

• 法務および税務コンプライアンス: 法令遵守には、経費の適切な文書化と会計処理が重要です。企業は、税法を遵守するために、経費が正しく記録されていることを確認する必要があります。会計上の誤りは、税制上の罰則や法的な問題につながる可能性があります。さらに、法定一時金を正しく適用することで、企業の税負担を最小限に抑えることができます。

• 効率の向上: デジタル経費報告ソリューションは、監査と払い戻しのプロセスを自動化できます。これにより、処理が高速化され、エラーと管理費が削減されます。

• 従業員満足度: 従業員がスピーディーかつ簡単に払い戻しを受けられることがわかれば、会社への信頼が築かれます。これは、従業員の定着率と前向きな企業文化につながります。逆に、長すぎたり不正確な経費報告は、従業員の満足度とモチベーションに悪影響を与える可能性があります。

経費の計算と清算の仕組み

経費の精算方法は基本的に 2 つあります。1 つは、領収書と請求書を提出して経費を精算する方法です。この場合、従業員はケースバイケースで実際の経費を実証します。この方法では、経理部門が提出された書類を綿密に調べる必要があり、通常は複雑なプロセスになります。

一方で、経費は定額ベースで払い戻すこともできます。この場合、従業員は実費に関係なく固定金額を受け取ります。日当は法律で規定されており、出張の種類や期間によって異なります。一時金の払い戻しは、個別の領収書の必要性をなくすことで、払い戻しプロセスをシンプルにし、スピードアップします。

宿泊費は一時金または実費で支給されますが、食事代は定額で支給されます。金額はドイツ連邦財務省 (BMF) によって毎年設定され、すべてのドイツ企業に適用されます。追加の食事については、小額の経費手当と高額の経費手当が区別されます。

小額の経費手当は、8 ～ 24 時間のドイツ国内の出張に適用され、14 ユーロ (2024 年現在) です。24 時間以上の出張に対する高額の経費手当は、日あたり 28 ユーロです。海外出張の場合、国ごとに、場合によっては都市ごとに、異なる定額料金が設定されています。日当は 3 カ月の期間に制限されているため、注意が必要です。出張で 3 カ月以上同じ場所に滞在する場合、経費手当は支給されません。

経費報告の法的要件と税制上の優遇措置

政府は、経費の精算にいくつかの法的要件を課しています。企業は法的リスクを回避し、税制上の優遇措置を受けるために、これらの要件に注意する必要があります。

最も重要なものの 1 つは、文書保存義務です。すべての経費精算は、請求書、領収書、乗車券などの文書によって裏付けられている必要があります。例外は、法律で定義されている一時金の払い戻しでのみ認められています。「電子形式の帳簿、記録および文書の適切な管理および保管に関する原則」(GoBD) もここで適用されます。すなわち、すべての文書を 10 年間保管する必要があります。

原則として、経費精算は実際に事業経費である場合にのみ税務上有効です。個人的な支出は払い戻しされません。したがって、個人的な支出と事業経費を明確に区別する必要があります。

また、従業員は妥当な期間内に経費報告を提出することが法律で義務付けられています。ドイツ民法 (BGB) 第 195 条によると、時効は 3 年ですが、実際には雇用主が申告期限を設定することがよくあります。たとえば、雇用契約で従業員に対して申告期限が指定されている場合があります。このような規定は、法定の時効期間を無効にすることができます。ただし、企業が設定する期限を 3 カ月未満にすることはできません。経費報告が期限内に提出されない場合、発生した費用の払い戻しの請求は失効します。

経費の払い戻しが有効な雇用契約で規制されていない場合、払い戻し請求は BGB のセクション 670 および 675 に準拠します。従業員は通常、社用で発生した必要経費の払い戻しを受ける権利があります。

税制上の影響

企業は、払い戻した経費を税務上の事業経費とすることができます。これにより、課税所得と企業の税負担が軽減されます。

EStG の第 3 条第 16 項によると、旅費は非課税です。会社が従業員に正味金額を非課税で払い戻すことを意味します。この前提条件は、従業員が課税所得で事前に費用を支払っていることです。それでも、経費報告書を納税申告書に添付することをお勧めします。企業から払い戻されていない経費の法定引当金は、納税申告書で請求できます。

雇用主が経費を払い戻していない場合、従業員は所得税を通じて直接経費を請求することができます。この場合、経費は顧問料として申告されます。企業からすでに払い戻された経費は、給与所得に追加できません。

コーポレートカードによる効率的な経費管理

経費の管理方法は、事前に発生した旅費の精算だけではありません。従業員はコーポレートカードを利用して、個人の資金で前払いして後で払い戻しを申請することなく、事業経費を直接支払う機会があります。コーポレートカードには、たとえば物理カードやバーチャルカード、およびデビットカードが含まれます。後者は固定金額で入金されるため、ユーザーは利用可能な金額までしか使用できません。コーポレートカードは、特に管理上の負担を大幅に軽減するため、効果的な経費管理の重要な要素になりつつあります。

コーポレートカードの主な利点は、データの自動収集です。取引がリアルタイムで取得され、企業の請求システムに統合されます。この自動化により、請求書処理が高速化され、特定のプロジェクト、部門、または従業員に経費を割り当てる精度が向上します。その結果企業が得る可視性によって、より適切なコスト管理とより正確な予算計画が可能になります。

コーポレートカードは、社内ポリシーの遵守も促進します。特定の事業でのみ、または特定の種類の経費にのみ使用するように設定できます。これにより、不正な経費から保護されるとともに、経費報告書が確立された企業ポリシーに準拠するようになります。このタイプの管理は、大規模な組織やプロジェクト予算を管理する場合に特に役立ちます。

もうひとつの利点は、コーポレートカードが従業員と経理部門の時間を節約できることです。従業員は、領収書を集めて手動で提出する必要がなくなります。そして、経理部門は経費の自動記録と配分の恩恵を受けます。バーチャルコーポレートカードには、紛失することがなく、変化するニーズに素早く適応できるという利点もあります。

Stripe Issuing は、物理的または仮想的なカスタムカードプログラムで経費報告を効率化するのに役立ちます。Issuing を使用すると、カスタマイズ可能な法人カードプログラムを作成、管理、拡張できます。1 億枚以上のカードを発行してきた Issuing は、サービスとしての銀行 (BaaS) インフラ、ソフトウェアプラットフォーム、および大企業に選ばれているサービスプロバイダーです。

経費管理の典型的なエラーと解決策

経費管理は多くの組織にとって複雑なプロセスであり、エラーにつながる可能性があります。場合によっては、罰金、追加の管理負担、法令遵守の問題が発生する可能性があります。最新のソリューションは、これらの典型的なエラーを最小限に抑え、経費プロセスをシンプルにするのに役立ちます。

書類の誤り

経費の文書化が不十分なのは、よくある問題です。従業員は領収書の回収を忘れたり、提出が遅れたりすることがあります。これにより経費報告の遅延が発生し、税額控除の問題が発生する可能性があります。

そこで役立つのが、コーポレートカードと最新の会計ソフトウェアの組み合わせです。リアルタイムのデータをソフトウェアに直接インポートして処理することができます。また、多くのプログラムでは、取引をデジタル領収書に直接リンクさせる機能が提供されており、文書化が大幅にシンプルになります。

不明確な経費

多くの場合、企業は経費の追跡に難しさを感じています。コーポレートカードは、個々の従業員、部門、またはプロジェクトに割り当てることができるため、利点があります。これにより、どの分野でどのような費用が発生しているかを正確に追跡できます。

ガイドラインの不遵守

典型的な問題は、社内の経費報告ポリシーの非準拠です。従業員は、承認されていない、または払い戻しできない経費を報告する可能性があり、法令違反につながる可能性があります。

たとえば、企業ポリシーへの準拠を促進するようにパーチェシングカードを設定できます。会計ソフトには、コンプライアンス規約を組み込むこともできます。経費が請求書に加えられる前に自動的にチェックされ、不一致が報告されます。

時間のかかる手動プロセス

経費報告書を手作業で処理する場合は、処理時間が長くなり、従業員と経理部門の管理負担が生じます。

コーポレートカードを使用すると、手作業が大幅に削減され、払い戻しプロセスがスピードアップします。取引は自動的に記録され、会計部門に送信され、正しい経費に直接割り当てられます。