高效的费用管理是企业一项必要的行政管理工作，也是企业在财务方面取得成功的一个因素。它是关于报销业务费用，同时遵守监管要求并保持严格的预算控制。数字解决方案，如企业信用卡和费用管理软件，可以提供有价值的支持，并简化费用管理流程。

本文全面概述了相关基础知识、要求以及建议，以确保您的费用报销高效且合规。

目录

• 什么是费用？
  
• 什么是费用管理，为什么它很重要？
  
• 费用计算和结算如何进行？
  
• 费用报告的法律要求和税收优惠
  
• 使用公司卡进行高效的费用管理
  
• 典型的费用管理错误和解决方案
  

什么是费用？

费用是员工产生的各项开支。这些费用是员工在其日常工作地点或商务旅行期间产生的，并由雇主予以报销。报销旨在确保员工不会因业务费用而在经济上处于不利地位。

有几种类型的费用，包括：

• 差旅费及杂费：包括火车、公共汽车和机票、出租车、燃料、停车费和私家车通行费等费用（参见德国所得税法 [EStG] 第 9 条第 4a 款）。

• 住宿费用：包括住宿费用，例如酒店、宾馆、度假屋或旅馆。

• 餐费：出差期间购买食品和饮料的额外费用由膳食津贴支付。它们以法定每日津贴的形式发放，根据缺勤时间的长短而有所不同。

什么是费用管理，为什么它很重要？

费用报告是员工记录费用并将其提交给公司进行报销的过程。费用报告是公司费用管理的关键组成部分，可确保准确记录和支付雇主报销的所有费用。组织良好的费用报告对公司有几个好处：

• 财务透明度和控制：组织可以更好地了解资源的使用位置和方式。这使他们能够优化预算计划。员工也清楚自己可以花费多少钱，用于哪些用途，以及在什么时候需要获得批准。

• 法律和税务合规：适当的费用文件和会计核算对于合规性很重要。公司必须确保正确记录费用以遵守税收法规。会计错误可能导致税务处罚和法律问题。此外，正确应用法定一次性付款可以最大限度地减少公司的税收负担。

• 提升效率：数字费用报告解决方案可以自动执行审计和报销流程。这加快了处理速度，减少了错误和管理开销。

• 员工满意度：当员工知道他们可以快速轻松地获得报销时，就会建立对公司的信任。这有助于留住员工和建立积极的企业文化。相反，冗长或不准确的费用报告可能会对员工满意度和积极性产生负面影响。

费用计算和结算如何进行？

基本上有两种报销费用的方法。一种是通过提交收据和账单来报销费用。在这种情况下，员工会根据具体情况来证实他们的实际费用。这种方法需要会计部门仔细检查提交的文件，通常是一个复杂的过程。

另一方面，费用可以按固定费率报销。在这种情况下，无论实际费用如何，员工都会收到固定金额。每日津贴受法律规定，并根据旅行的类型和持续时间而有所不同。一次性报销省去了索要每张单独收据的环节，从而简化并加快了报销流程。

住宿费用按一次性或实际费用报销，而餐费则按统一费率报销。这些标准由联邦财政部 (BMF) 每年制定，适用于所有德国公司。对于额外的膳食，有小额和大额费用津贴的区别。

小额费用津贴适用于德国境内持续 8-24 小时的商务旅行。为 14 欧元（截至 2024 年）。持续时间超过 24 小时的商务旅行的大额费用津贴为每个日历日 28 欧元。在国外出差时，针对每个国家，有时甚至针对个别城市，会设定不同的统一费率。需要注意的是，每日津贴的期限限制为三个月。这意味着，如果员工在同一地点出差超过三个月，他们将无权获得费用补贴。

费用报告的法律要求和税收优惠

政府对费用报销提出了一些法律要求。企业应了解这些要求，以规避法律风险并享受税收优惠。

其中最重要的一点是文件要求。所有费用报销申请都必须附有诸如发票、收据或票据等证明文件。仅法律规定的一次性报销存在例外情况。“以电子形式正确管理和存储书籍、记录和文件的原则”（GoBD）在此处同样适用。这意味着所有文件必须存档 10 年。

作为一般规则，只有当费用报销实际上是业务费用时，它才对税收目的有效。个人费用不予报销。因此，必须明确区分个人费用和企业费用。

法律还要求员工在合理的时间内提交费用报告。根据《德国民法典》(BGB) 第 195 条，诉讼时效为三年。然而在实际操作中，雇主通常会设定报销申请的截止日期。例如，雇佣合同可能会为员工指定此截止日期。这些规定可以超越法定时效期限。不过，公司设定的期限不能少于三个月。如果未按时提交费用报告，则没收所发生费用的报销要求。

如果有效的雇佣合同中没有规定费用报销，则报销申请受 BGB 第 670 和 675 条的约束。一般情况下，员工因公司利益而产生的必要费用有权获得报销。

税务影响

出于税收目的，公司可以将报销的费用作为业务费用进行申报。这减少了应税利润和公司的税收负担。

根据 EStG 第 3 条第 16 款，差旅费不征税。这意味着公司向员工报销的是净额，该金额无需纳税。这样做的前提是员工已经用他们的税收收入提前支付了成本。不过，建议将费用报告附在纳税申报表上。公司未报销的费用的法定免税额可以在纳税申报表中申请。

如果雇主不报销费用，雇员可以直接通过所得税报销这些费用。在这种情况下，这些费用被申报为职业费用。已由公司报销的费用，不可计入就业收入。

使用公司卡进行高效的费用管理

提前报销差旅费并不是管理费用的唯一方法。在公司卡的帮助下，员工有机会直接支付业务费用，而不必预支私人资金并在以后申请退款。例如，这些可以包括实体或虚拟信用卡以及借记卡。后者记入固定金额，因此用户最多只能花费可用金额。公司卡正日益成为有效费用管理的关键组成部分，主要是因为它们大大减轻了管理负担。

公司卡的一个主要好处是自动收集数据。实时捕获交易并与公司计费系统集成。这种自动化加快了发票处理速度，并提高了将费用分配给特定项目、部门或员工的准确性。因此，公司获得的可见性可以更好地控制成本和更准确的预算计划。

公司卡还可以促进对内部政策的遵守。它们可以配置为仅用于某些业务或用于某些类型的费用。这样可以防止未经授权的费用，并确保费用报告符合既定的公司政策。这种类型的控制对于大型组织和管理项目预算特别有益。

另一个好处是公司卡可以节省员工和会计部门的时间。员工不再需要收集和手动提交收据。会计部门受益于费用的自动记录和分配。虚拟公司卡还有一个额外的优势，即它们不会丢失，并且可以快速适应不断变化的需求。

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典型的费用管理错误及解决方法

对于许多组织来说，费用管理是一个复杂的过程，可能会导致错误。这可能会导致经济处罚、额外的管理负担和合规性问题。现代解决方案可以帮助最大限度地减少这些典型错误并简化费用流程。

文档中的错误

费用文件不充分是一个常见的问题。员工可能会忘记领取收据或延迟提交收据。这可能会导致费用报告延迟，并导致税收减免问题。

这就是公司卡与现代会计软件相结合可以提供帮助的地方。实时数据可以直接导入软件进行处理。许多程序还提供将交易直接链接到数字收据的功能，这大大简化了文档。

费用不明确

公司经常发现很难跟踪费用。公司卡具有优势，因为它们可以分配给单个员工、部门或项目。这样就可以准确跟踪在哪个区域产生了哪些费用。

不遵守准则

一个典型的问题是不遵守内部费用报告政策。员工可能会报告未经批准或无法报销的费用，这可能导致违规行为。

例如，可以配置支付卡以促进对公司策略的遵守。会计软件还可以配备合规规则。这些会自动检查费用并报告差异，然后再将其包含在发票中。

耗时的手动流程

手动处理费用报告会导致处理时间长，并给员工和会计部门带来管理负担。

公司卡的使用大大减少了人工工作并加快了报销流程。交易被自动记录并发送到会计，在那里它们可以直接分配给正确的费用。