Effektiv utläggshantering är en nödvändig administrativ uppgift för företag och en viktig aspekt av deras ekonomiska framgång. Det handlar om att ersätta företagskostnader samtidigt som man följer lagstadgade krav och upprätthåller en strikt budgetkontroll. Digitala lösningar – till exempel företagskort och programvara för utläggshantering – kan ge värdefullt stöd och förenkla processen för utläggshantering.

Den här artikeln ger en omfattande översikt över grunderna och kraven samt tips för att säkerställa att din utläggsrapportering är effektiv och uppfyller gällande efterlevnadsregler.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är utlägg?
  
• Vad är utläggshantering och varför är det viktigt?
  
• Hur fungerar utläggsberäkningar och avräkningar?
  
• Lagkrav och skattefördelar med utläggsrapporter
  
• Effektiv utläggshantering med företagskort
  
• Typiska fel och lösningar för utläggshantering
  

Vad är utlägg?

Utlägg är kostnader som uppstår för anställda. De uppkommer på arbetstagarens ordinarie arbetsplats eller under tjänsteresor och ersätts av arbetsgivaren. Ersättningen syftar till att säkerställa att anställda inte missgynnas ekonomiskt av företagskostnader.

Det finns flera typer av utlägg, inklusive:

• Resekostnader och oförutsedda utgifter: Dessa inkluderar bland annat kostnader för tåg-, buss- och flygbiljetter, taxiresor, bränsle och parkeringsavgifter samt vägtullar för privata fordon (se avsnitt 9, paragraf 4a av den tyska inkomstskattelagen [EStG]).

• Kostnader för boende: Detta inkluderar utgifter för logi, såsom hotell, pensionat, fritidshus eller vandrarhem.

• Kostnader för måltider: Merkostnaden för inköp av mat och dryck under en tjänsteresa täcks av måltidsersättningar. De beviljas i form av lagstadgade dagliga traktamenten, som varierar beroende på frånvarons längd.

Vad är utläggshantering och varför är det viktigt?

Utläggsrapportering är den process genom vilken anställda dokumenterar och skickar in utgifter till företaget för ersättning. Utläggsrapportering är en viktig del av företagets utgiftshantering och säkerställer att alla utgifter som ersätts av arbetsgivaren registreras och betalas korrekt. En välorganiserad utläggsrapport har flera fördelar för företag:

• Finansiell transparens och kontroll: Organisationer kan bättre förstå var och hur resurser används. Detta gör att de kan optimera sin budgetplanering. Anställda vet också hur mycket pengar de kan spendera, för vilka ändamål och när de behöver få godkännande.

• Efterlevnad av lagar och skatteregler: Korrekt dokumentation och redovisning av utlägg är viktigt för efterlevnad. Företag måste se till att utlägg bokförs korrekt för att följa skattereglerna. Bokföringsfel kan leda till skattepåföljder och juridiska problem. Dessutom kan en korrekt tillämpning av lagstadgade engångsbelopp minimera ett företags skattebörda.

• Ökad effektivitet: Digitala lösningar för utläggsrapportering kan automatisera revisions- och återbetalningsprocessen. Detta påskyndar bearbetningen och minskar fel och administrativa kostnader.

• Medarbetarnöjdhet: När anställda vet att de kan få ersättning snabbt och enkelt bygger det förtroende för företaget. Detta bidrar till att behålla fler medarbetare och upprätthåller en positiv företagskultur. Omvänt kan en lång eller felaktig utläggsrapport ha en negativ inverkan på medarbetarnas tillfredsställelse och motivation.

Hur fungerar utläggsberäkningar och avräkningar?

Det finns i princip två sätt att ersätta utgifter. Ett är att ersätta utlägg genom att skicka in kvitton och räkningar. I detta fall underbygger arbetstagaren sina faktiska kostnader från fall till fall. Denna metod kräver att ekonomiavdelningen noggrant granskar de inlämnade dokumenten och är vanligtvis en komplex process.

Å andra sidan kan kostnader ersättas schablonmässigt. I det här fallet får anställda ett fast belopp oavsett de faktiska utgifterna. Traktamenten är reglerade i lag och varierar beroende på resans typ och längd. Engångsersättning förenklar och påskyndar ersättningsprocessen genom att eliminera behovet av individuella kvitton.

Medan logikostnader kan ersättas antingen i form av ett engångsbelopp eller på grundval av faktiska kostnader ersätts måltider alltid schablonmässigt. Dessa fastställs årligen av det federala finansministeriet och gäller för alla tyska bolag. För extra måltider skiljer man mellan en liten och en stor kostnadsersättning.

Den lilla kostnadsersättningen gäller för arbetsresor inom Tyskland som varar 8–24 timmar. Kostnadsersättningen är då 14 EUR (från och med 2024). Den stora kostnadsersättningen för arbetsresor som varar över 24 timmar är 28 EUR per kalenderdag. När du reser utomlands anges olika fasta priser för varje land och ibland för enskilda städer. Det är viktigt att notera att dagtraktamenten är begränsade till en tremånadersperiod. Det innebär att om anställda i vistas på samma plats i över tre månader i tjänsten har de inte rätt till kostnadsersättning.

Lagkrav och skattefördelar med utläggsrapporter

Regeringen ställer vissa lagkrav på utgiftsanspråk. Företag bör vara medvetna om dessa krav för att undvika rättsliga risker och dra nytta av skattefördelar.

Ett av de viktigaste kraven är dokumentationskravet. Alla utgiftsanspråk måste stödjas av dokumentation som fakturor, kvitton eller biljetter. Undantag görs endast för de engångsersättningar som anges i lag. "Principerna för korrekt hantering och förvaring av böcker, register och dokument i elektronisk form" (GoBD) gäller även här. Det innebär att alla dokument måste arkiveras i 10 år.

Huvudregeln är att ett utgiftsanspråk endast är giltigt för skatteändamål om det faktiskt är fråga om en utgift för näringsverksamheten. Personliga utgifter ersätts inte. Därför måste det finnas en tydlig åtskillnad mellan personliga och affärsmässiga utlägg.

Anställda är också skyldiga enligt lag att lämna in sina utläggsrapporter inom rimlig tid. Preskriptionstiden är tre år enligt avsnitt 195 i den tyska civillagen (BGB). I praktiken är det dock ofta arbetsgivarna som fastställer tidsfristen för inlämning. Ett anställningsavtal kan till exempel ange den här tidsfristen för anställda. Dessa bestämmelser kan åsidosätta den lagstadgade preskriptionstiden. Den tidsfrist som företaget har fastställt får dock inte vara kortare än tre månader. Om utläggsrapporten inte lämnas in i tid förverkas kravet på ersättning för de kostnader som uppstått.

Om kostnadsersättningen inte regleras i ett giltigt anställningsavtal regleras ersättningskravet i paragraf 670 och 675 av BGB. Anställda har i allmänhet rätt till ersättning för nödvändiga utgifter som uppkommit i företagets intresse.

Skattekonsekvenser

Företag kan dra av ersatta kostnader som en rörelsekostnad för skatteändamål. Detta minskar den skattepliktiga vinsten och företagets skattebörda.

Enligt avsnitt 3 nr 16 av EStG är resekostnader inte skattepliktiga. Detta innebär att företaget återbetalar nettobeloppet till de anställda, vilket är skattefritt. Förutsättningen för detta är att arbetstagaren redan har betalat kostnaderna i förskott med sin beskattade inkomst. Det lönar sig dock att alltid bifoga kostnadsrapporterna till skattedeklarationen. Lagstadgade ersättningar för kostnader som inte ersätts av företaget kan begäras i skattedeklarationen.

Om arbetsgivaren inte ersätter kostnaderna kan arbetstagaren dra av kostnaderna direkt via inkomstskatten. I detta fall deklareras kostnaderna som kostnader för yrkesutövning. Kostnader som redan ersatts av företaget kan inte läggas till förvärvsinkomsten.

Effektiv utläggshantering med företagskort

Att ersätta resekostnader som uppkommit i förskott är inte det enda sättet att hantera utgifterna. Med hjälp av företagskort har anställda möjlighet att betala för företagskostnader direkt, utan att behöva lägga ut privata medel och ansöka om återbetalning senare. Dessa kan till exempel omfatta fysiska eller virtuella kreditkort samt bankkort. De senare krediteras med ett fast belopp så att användarna bara kan spendera upp till det tillgängliga beloppet. Företagskort blir alltmer en nyckelkomponent i effektiv utläggshantering, främst för att de avsevärt minskar den administrativa bördan.

En stor fördel med företagskort är den automatiserade insamlingen av data. Transaktioner registreras i realtid och integreras med företagets faktureringssystem. Denna automatisering påskyndar fakturabearbetningen och ökar noggrannheten i fördelningen av utgifter till specifika projekt, avdelningar eller anställda. Den visibilitet som företag får som ett resultat möjliggör bättre kostnadskontroll och mer exakt budgetplanering.

Företagskort främjar också efterlevnad av interna policyer. De kan konfigureras så att de endast används hos vissa företag eller för vissa typer av utgifter. Detta skyddar mot obehöriga utgifter och säkerställer att utgiftsrapporter följer etablerade företagspolicyer. Den här typen av kontroll kan vara särskilt fördelaktig för större organisationer och hantering av projektbudgetar.

En annan fördel är den tid som företagskort sparar anställda och ekonomiavdelningen. Anställda behöver inte längre samla in och skicka in kvitton manuellt. Ekonomiavdelningen drar nytta av den automatiska registreringen och fördelningen av utgifter. Virtuella företagskort har den extra fördelen att de inte kan tappas bort och snabbt kan anpassas till förändrade behov.

Stripe Issuing hjälper till att effektivisera din utläggsrapportering med anpassade kortprogram, oavsett om de är fysiska eller virtuella. Med Issuing kan du skapa, hantera och skala upp ett kommersiellt, anpassningsbart kortprogram. Med över 100 miljoner utfärdade kort är Issuing den föredragna tjänsteleverantören för BaaS-infrastrukturer, programvaruplattformar och företag.

Typiska fel och lösningar för utläggshantering

Utläggshantering är en komplex process som ofta kan leda till fel. Detta kan i sin tur leda till ekonomiska påföljder, ytterligare administrativa bördor och efterlevnadsproblem. Moderna lösningar kan hjälpa till att minimera dessa typiska fel och förenkla utläggsprocessen.

Fel i dokumentation

Bristfällig dokumentation av utlägg är ett vanligt problem. Anställda kan glömma att samla in kvitton eller lämna in dem för sent. Detta kan leda till förseningar i utläggsrapporteringen och orsaka problem med skatteavdrag.

Det är här företagskort i kombination med moderna bokföringsprogram kan vara till hjälp. Realtidsdata kan importeras direkt i programvaran för bearbetning. Många program erbjuder också möjligheten att koppla transaktioner direkt till digitala kvitton, vilket förenklar dokumentationen avsevärt.

Oklara utgifter

Företag har ofta svårt att hålla koll på utläggen. Företagskort erbjuder en fördel eftersom de kan tilldelas enskilda anställda, avdelningar eller projekt. Detta gör det möjligt att spåra exakt vilka utgifter som uppstår inom vilket område.

Underlåtenhet att följa riktlinjer

Ett typiskt problem är bristande efterlevnad av interna principer för utläggsrapportering. Anställda kan rapportera utgifter som inte är godkända eller ersättningsgilla, vilket kan leda till överträdelser av efterlevnaden.

Betalkort kan till exempel konfigureras för att främja efterlevnad av företagets principer. Bokföringsprogram kan också utrustas med regler för efterlevnad. Dessa kontrollerar automatiskt utgifter och rapporterar avvikelser innan de inkluderas i fakturan.

Tidskrävande manuella processer

Manuell hantering av utläggsrapporter resulterar i långa handläggningstider och administrativ börda för anställda och ekonomiavdelningen.

Användningen av företagskort minskar avsevärt det manuella arbetet och påskyndar återbetalningsprocessen. Transaktionerna bokförs automatiskt och skickas till ekonomiavdelningen, där de direkt kan allokeras till rätt utgift.