Una gestione efficiente delle spese è un compito amministrativo necessario per le aziende, oltre che un fattore di successo finanziario. Si tratta di rimborsare le spese aziendali rispettando i requisiti normativi e mantenendo uno stretto controllo del budget. Le soluzioni digitali, come le carte aziendali e i software di gestione delle spese, possono fornire un valido supporto e semplificare il processo di gestione delle spese.

Questo articolo fornisce una panoramica completa delle nozioni di base, dei requisiti e dei suggerimenti per garantire che la reportistica delle spese sia efficiente e conforme.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cosa sono le spese?
  
• Che cos'è la gestione delle spese e perché è importante?
  
• Come funzionano i calcoli e i regolamenti delle spese?
  
• Adempimenti di legge e agevolazioni fiscali delle note spese
  
• Gestione efficiente delle spese con le carte aziendali
  
• Errori tipici della gestione delle spese e relative soluzioni
  

Cosa sono le spese?

Le spese sono i costi sostenuti dai dipendenti. Sono sostenuti sul luogo di lavoro abituale del dipendente o durante i viaggi di lavoro e vengono rimborsati dal datore di lavoro. Il rimborso ha lo scopo di garantire che i dipendenti non siano finanziariamente svantaggiati dalle spese aziendali.

Esistono diversi tipi di spese, tra cui:

• Spese di viaggio e accessorie: includono, tra l'altro, i costi per i biglietti di treni, autobus e aerei, le corse in taxi, il carburante e le tariffe di parcheggio e pedaggio per i veicoli privati (cfr. articolo 9, paragrafo 4a della legge tedesca sull'imposta sul reddito [EStG]).

• Costi di alloggio: ad esempio, hotel, pensioni, case vacanza o ostelli.

• Spese per i pasti: il costo per l'acquisto di cibo e bevande durante un viaggio d'affari è coperto dalle indennità per i pasti. Sono concesse sotto forma di diarie legali, che variano a seconda della durata dell'assenza.

Che cos'è la gestione delle spese e perché è importante?

La rendicontazione delle spese è la procedura mediante la quale i dipendenti documentano e inviano le spese all'azienda per riceverne il rimborso. La rendicontazione delle spese è una componente chiave della gestione delle spese aziendali e garantisce che tutte le spese rimborsate dal datore di lavoro siano accuratamente registrate e pagate. Una nota spese ben organizzata ha diversi vantaggi per le aziende:

• Trasparenza e controllo finanziario: le aziende possono comprendere meglio dove e come vengono utilizzate le risorse. Ciò consente loro di ottimizzare la pianificazione del budget. I dipendenti sanno anche quanti soldi possono spendere, per quali scopi e quando necessitano dell'approvazione.

• Conformità legale e fiscale: la corretta documentazione e contabilità delle spese è importante per la conformità. Le aziende devono garantire che le spese siano registrate correttamente per rispettare le normative fiscali. Gli errori contabili possono portare a sanzioni fiscali e a problemi legali. Inoltre, la corretta applicazione delle somme forfettarie previste dalla legge può ridurre al minimo l'onere fiscale di un'azienda.

• Aumento dell'efficienza: le soluzioni digitali di rendicontazione delle spese possono automatizzare le procedure di verifica e rimborso. In questo modo si velocizza l'elaborazione e si riducono gli errori e il sovraccarico amministrativo.

• Soddisfazione dei dipendenti: quando i dipendenti sanno di poter essere rimborsati in modo rapido e semplice, si crea fiducia nell'azienda. Ciò contribuisce alla fidelizzazione dei dipendenti e a una cultura aziendale positiva. Al contrario, una nota spese lunga o imprecisa può avere un impatto negativo sulla soddisfazione e sulla motivazione dei dipendenti.

Come funzionano i calcoli e i regolamenti delle spese?

Ci sono fondamentalmente due modi per rimborsare le spese. Uno è quello di rimborsare le spese presentando ricevute e fatture. In questo caso, i dipendenti giustificano le spese effettive caso per caso. Questo metodo richiede che il reparto contabilità esamini attentamente i documenti inviati ed è solitamente un processo complesso.

In secondo luogo, le spese possono essere rimborsate su base forfettaria. In questo caso, i dipendenti ricevono un importo fisso indipendentemente dalle spese effettive. Le diarie sono regolamentate dalle leggi vigenti e variano a seconda del tipo e della durata del viaggio. Il rimborso mediante somme forfettarie semplifica e accelera la procedura di rimborso, eliminando la necessità di ricevute individuali.

Mentre le spese di alloggio vengono rimborsate tramite somme forfettarie o sulla base dei costi effettivamente sostenuti, i pasti sono rimborsati su base forfettaria. Tali norme sono stabilite ogni anno dal Ministero federale delle finanze (BMF) tedesco e si applicano a tutte le imprese in Germania. Per i pasti aggiuntivi, si fa distinzione tra l'indennità di spesa ridotta e quella elevata.

L'indennità di spesa ridotta si applica ai viaggi d'affari all'interno della Germania di durata compresa tra 8 e 24 ore ed è pari a 14 € (al 2024). L'indennità di spesa elevata per i viaggi di lavoro di durata superiore a 24 ore è pari a 28 € per ogni giorno solare. Quando si viaggia all'estero, sono previste diverse somme forfettarie per ogni Paese e talvolta per le singole città. Le diarie sono limitate a un periodo di tre mesi. Ciò significa che se i dipendenti rimangono nello stesso luogo per più di tre mesi durante i viaggi di lavoro, non hanno diritto a un'indennità di spesa.

Requisiti legali e vantaggi fiscali delle note spese

Il governo impone alcuni requisiti legali per le richieste di rimborso spese. Le aziende dovrebbero essere consapevoli di questi requisiti al fine di evitare rischi legali e di beneficiare di vantaggi fiscali.

Uno dei requisiti più importanti è quello relativo alla documentazione. Tutte le note spese devono essere accompagnate da un'adeguata documentazione come fatture, ricevute o biglietti. Sono previste eccezioni solo per i rimborsi tramite somme forfettarie ai sensi delle leggi vigenti. In questo caso si applicano anche i "principi per la corretta tenuta e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico" (GoBD). Ciò significa che tutti i documenti devono essere archiviati per 10 anni.

Come regola generale, una nota spese è valida ai fini fiscali solo se si tratta effettivamente di una spesa aziendale. Le spese personali non sono rimborsabili. Per questo motivo, la distinzione tra spese personali e aziendali deve essere chiara.

I dipendenti sono inoltre tenuti per legge a presentare le proprie note spese entro un periodo di tempo ragionevole. Il termine di prescrizione è di tre anni, ai sensi dell'articolo 195 del codice civile tedesco (BGB). Nella pratica, tuttavia, sono generalmente i datori di lavoro a fissare il termine per la presentazione. Ad esempio, un contratto di lavoro potrebbe specificare questa scadenza per i dipendenti. Queste disposizioni potrebbero prevalere sulla decorrenza legale del termine, ma, il termine fissato dall'azienda non può essere inferiore a tre mesi. Se la nota spese non viene presentata in tempo, decade la richiesta di rimborso delle spese sostenute.

Se il rimborso delle spese non è disciplinato da un contratto di lavoro valido, la richiesta di rimborso è disciplinata dagli articoli 670 e 675 del BGB. I dipendenti hanno generalmente diritto al rimborso delle spese necessarie sostenute nell'interesse dell'azienda.

Implicazioni fiscali

Le aziende possono richiedere il rimborso spese come spesa aziendale a fini fiscali. In questo modo si riduce l'utile imponibile e l'onere fiscale dell'azienda.

Ai sensi dell'articolo 3, n. 16 dell'EStG, le spese di viaggio non sono tassabili. Ciò significa l'l'importo netto rimborsato dall'azienda ai dipendenti è esentasse. Il prerequisito è che i dipendenti abbiano già anticipato i costi con il proprio reddito tassabile. Ciononostante, si consiglia di allegare le note spese alla dichiarazione dei redditi. È possibile presentare richiesta di detrazione per le spese non rimborsate dall'azienda nella dichiarazione dei redditi.

Se il datore di lavoro non rimborsa le spese, il dipendente può richiedere il rimborso delle spese direttamente tramite l'imposta sul reddito. In questo caso, le spese sono dichiarate come spese professionali. Le spese già rimborsate dall'azienda non possono essere aggiunte al reddito da lavoro dipendente.

Gestione efficiente delle spese con le carte aziendali

Il rimborso successivo per le spese di viaggio già sostenute non è l'unico modo per gestire le spese. Con l'aiuto delle carte aziendali, i dipendenti hanno l'opportunità di pagare direttamente le spese aziendali, senza dover anticipare fondi privati e richiedere un rimborso in un secondo momento, ad esempio mediante carte di credito fisiche o virtuali nonché carte di debito. Su queste ultime viene accreditato un importo fisso, quindi gli utenti possono spendere solo fino all'importo disponibile. Le carte aziendali stanno diventando sempre più importanti per la corretta gestione delle spese, soprattutto perché riducono significativamente il carico amministrativo.

Uno dei principali vantaggi delle carte aziendali è la raccolta automatica dei dati. Le transazioni vengono acquisite in tempo reale e integrate nei sistemi di fatturazione aziendali. Questa automazione velocizza l'elaborazione delle fatture e aumenta l'accuratezza della distribuzione delle spese a progetti, reparti o dipendenti specifici. La trasparenza di cui le aziende usufruiscono di conseguenza consente un migliore controllo dei costi e una pianificazione del budget più accurata.

Le carte aziendali favoriscono inoltre la conformità alle politiche interne. È possibile configurarle per l'utilizzo solo in determinate aziende o per determinati tipi di spese. In questo modo si evitano spese non autorizzate e si garantisce che le note spese siano conformi alle politiche aziendali stabilite. Questo tipo di controllo può essere particolarmente vantaggioso per le aziende più grandi e per la gestione dei budget dei progetti.

Un altro vantaggio delle carte aziendali è il tempo risparmiato per dipendenti e reparto contabilità. I dipendenti non devono più raccogliere e inviare manualmente le ricevute. Il reparto contabilità beneficia della registrazione e della distribuzione automatiche delle spese. Le carte aziendali virtuali hanno l'ulteriore vantaggio di non poter essere perse e possono essere rapidamente adattate alle mutevoli esigenze.

Stripe Issuing consente di semplificare la rendicontazione delle spese con programmi di carte personalizzate, fisiche o virtuali. Issuing ti permette di creare, gestire e adattare un programma di carte commerciali e personalizzabili. Con oltre 100 milioni di carte emesse, Issuing è il fornitore di servizi preferito di infrastrutture Banking-as-a-Service (BaaS), piattaforme software e imprese.

Errori tipici della gestione delle spese e relative soluzioni

La gestione delle spese è una procedura complessa per molte aziende e può portare a errori. Ciò può comportare sanzioni pecuniarie, oneri amministrativi aggiuntivi e problemi di conformità. Le soluzioni moderne possono aiutare a ridurre al minimo questi errori tipici e semplificare la procedura relativa alle spese.

Errori nella documentazione

Una documentazione inadeguata delle spese è un problema comune. I dipendenti potrebbero dimenticare di mettere insieme le diverse ricevute o inviarle in ritardo. Ciò può portare a ritardi nella rendicontazione delle spese e causare problemi di deducibilità fiscale.

È qui che le carte aziendali in combinazione con i moderni software di contabilità possono essere d'aiuto. I dati in tempo reale possono essere importati direttamente nel software per l'elaborazione. Molti programmi offrono anche la possibilità di collegare le transazioni direttamente alle ricevute digitali, il che semplifica notevolmente la documentazione.

Spese poco chiare

Le aziende spesso hanno difficoltà a tenere traccia delle spese. Le carte aziendali offrono un vantaggio perché possono essere assegnate a singoli dipendenti, reparti o progetti. In questo modo è possibile tenere traccia esattamente di quali spese vengono sostenute in quale area.

Mancato rispetto delle linee guida

Un problema tipico è la mancata conformità alle politiche interne di rendicontazione delle spese. I dipendenti potrebbero includere spese non approvate o non rimborsabili, il che può portare a violazioni della conformità.

Ad esempio, le carte di pagamento possono essere configurate per promuovere la conformità alle politiche aziendali. Il software di contabilità può anche essere personalizzato con adeguate regole di conformità che controllano automaticamente le spese e segnalano le discrepanze prima della creazione della fattura.

Lunghe procedure manuali

L'elaborazione manuale delle note spese comporta lunghi tempi di elaborazione e oneri amministrativi per i dipendenti e il reparto contabilità.

L'utilizzo di carte aziendali riduce notevolmente gli interventi manuali e accelera la procedura di rimborso. Le transazioni vengono registrate automaticamente e inviate al reparto contabilità, dove potranno essere associate direttamente alla spesa corretta.