Une gestion efficace des notes de frais est une tâche administrative nécessaire pour les entreprises et un facteur de leur réussite financière. Il s’agit de rembourser les dépenses de l’entreprise tout en respectant les exigences réglementaires et en maintenant un contrôle budgétaire rigoureux. Les solutions numériques, telles que les cartes d’entreprise et les logiciels de gestion des notes de frais, peuvent apporter une aide précieuse et simplifier le processus de gestion des notes de frais.

Cet article fournit un aperçu complet des bases, des exigences et des conseils pour garantir que vos notes de frais sont efficacement traitées et conformes à la réglementation.

Sommaire

• Qu’est-ce qu’une note de frais?
  
• Qu’est-ce que la gestion des notes de frais et pourquoi est-elle importante?
  
• Comment fonctionnent les calculs et les règlements des frais?
  
• Exigences légales et avantages fiscaux des notes de frais
  
• Gestion efficace des frais grâce aux cartes d’entreprise
  
• Erreurs typiques de gestion des notes de frais et solutions
  

Qu’est-ce qu’une note de frais?

Les notes de frais sont un relevé des dépenses engagées par les employés. Ces dépenses sont engagées sur le lieu de travail habituel du salarié ou lors de déplacements professionnels et sont remboursées par l’employeur. Le remboursement vise à s’assurer que les employés ne sont pas désavantagés financièrement par les dépenses de l’entreprise.

Il existe plusieurs types de frais.

• Frais de déplacement et frais accessoires : il s’agit, entre autres, des coûts des billets de train, de bus et d’avion, des courses en taxi, de carburant et des frais de stationnement et de péage pour les véhicules privés (voir article 9, paragraphe 4a de la loi allemande sur l’impôt sur le revenu [EStG]).

• Frais d’hébergement : cela inclut les frais d’hébergement dans des établissements tels que les hôtels, les maisons d’hôtes, les maisons de vacances ou les auberges de jeunesse.

• Frais de repas : le coût supplémentaire de l’achat de nourriture et de boissons lors d’un voyage d’affaires est couvert par les indemnités de repas. Ils sont accordés sous forme d’indemnités journalières légales, qui varient en fonction de la durée de l’absence.

Qu’est-ce que la gestion des notes de frais, et pourquoi est-elle importante?

La création des notes de frais est le processus par lequel les employés documentent et soumettent les dépenses à l’entreprise pour remboursement. La création des notes de frais est un élément clé de la gestion des dépenses d’entreprise et garantit que toutes les dépenses remboursées par l’employeur sont enregistrées et payées avec exactitude. Une note de frais bien organisée présente plusieurs avantages pour les entreprises.

• Transparence et contrôle financiers : les organisations peuvent mieux comprendre où et comment les ressources sont utilisées. Cela leur permet d’optimiser leur planification budgétaire. Les employés savent également combien d’argent ils peuvent dépenser, à quelles fins et quand ils doivent obtenir l’approbation.

• Conformité juridique et fiscale : une documentation et une comptabilité adéquates des dépenses sont importantes pour la conformité. Les entreprises doivent s’assurer que les dépenses sont correctement enregistrées afin de se conformer à la réglementation fiscale. Les erreurs comptables peuvent entraîner des pénalités fiscales et des problèmes juridiques. En outre, l’application correcte des montants forfaitaires légaux peut minimiser la charge fiscale d’une entreprise.

• Augmentation de l’efficacité : les solutions numériques de gestion des notes de frais permettent d’automatiser le processus d’audit et de remboursement. Cela permet d’accélérer le traitement et de réduire les erreurs et les frais administratifs.

• Satisfaction des employés : lorsque les employés savent qu’ils peuvent se faire rembourser rapidement et facilement, cela renforce la confiance dans l’entreprise. Cela contribue à la rétention des employés et à une culture d’entreprise positive. À l’inverse, une note de frais longue ou inexacte peut avoir des conséquences négatives sur la satisfaction et la motivation des employés.

Comment fonctionnent les calculs et les règlements des dépenses?

Il y a essentiellement deux façons de rembourser les dépenses. L’une d’entre elles consiste à rembourser les dépenses en soumettant des reçus et factures. Dans ce cas, les employés justifient leurs dépenses réelles au cas par cas. Cette méthode oblige le service comptable à examiner de près les documents soumis et constitue généralement un processus complexe.

D’autre part, les dépenses peuvent être remboursées sur une base forfaitaire. Dans ce cas, les employés reçoivent un montant fixe indépendamment des dépenses réelles. Les indemnités journalières sont réglementées par la loi et varient en fonction du type et de la durée du voyage. Le remboursement forfaitaire simplifie et accélère le processus de remboursement en éliminant le besoin de reçus individuels.

Alors que les frais d’hébergement sont remboursés sur une base forfaitaire ou sur la base des frais réels engagés, les repas sont remboursés sur une base forfaitaire. Les montants sont fixés chaque année par le ministère fédéral des Finances (BMF) et s’appliquent à toutes les entreprises allemandes. Pour les repas supplémentaires, une distinction est faite entre une allocation pour petits frais et pour frais importants.

L’allocation pour petits frais s’applique aux voyages d’affaires en Allemagne d’une durée de 8 à 24 heures. Elle est de 14 € (depuis 2024). L’indemnité pour frais importants s’applique aux voyages d’affaires de plus de 24 heures est de 28 € par jour civil. Lorsque vous voyagez à l’étranger, différents forfaits sont définis pour chaque pays et parfois pour chaque ville. Il est important de noter que les indemnités journalières sont limitées à une période de trois mois. Cela signifie que si les employés restent au même endroit pendant plus de trois mois lors de voyages d’affaires, ils n’ont pas droit à une allocation pour frais.

Obligations légales et avantages fiscaux des notes de frais

Le gouvernement impose certaines exigences légales pour les demandes de remboursement des dépenses. Les entreprises doivent être conscientes de ces exigences afin d’éviter les risques juridiques et de bénéficier d’avantages fiscaux.

L’un des plus importants est l’exigence de documentation. Toutes les notes de frais doivent être étayées par des documents tels que des factures, des reçus ou des billets. Des exceptions ne sont faites que pour les remboursements forfaitaires tels que définis par la loi. Les « principes pour la bonne gestion et le stockage des livres, registres et documents sous forme électronique » (GoBD) s’appliquent également en l’espèce. Cela signifie que tous les documents doivent être archivés pendant 10 ans.

En règle générale, une demande de remboursement n’est valable fiscalement que s’il s’agit en fait d’une dépense professionnelle. Les dépenses personnelles ne sont pas remboursables. Par conséquent, il doit y avoir une distinction claire entre les dépenses personnelles et les dépenses professionnelles.

Les employés sont également tenus par la loi de soumettre leurs notes de frais dans un délai raisonnable. Le délai de prescription est de trois ans, conformément à l’article 195 du Code civil allemand (BGB). Dans la pratique, cependant, les employeurs fixent souvent la date limite de déclaration. Par exemple, un contrat de travail peut spécifier ce délai pour les employés. Ces dispositions peuvent déroger au délai de prescription légal. Toutefois, le délai fixé par l’entreprise ne peut être inférieur à trois mois. Si la note de frais n’est pas remise dans les délais, la demande de remboursement des frais engagés est perdue.

Si le remboursement des frais n’est pas prévu dans un contrat de travail en cours de validité, la demande de remboursement est régie par les articles 670 et 675 du BGB. Les salariés ont généralement droit au remboursement des dépenses nécessaires engagées dans l’intérêt de l’entreprise.

Incidences fiscales

Les entreprises peuvent déduire fiscalement les dépenses remboursées en tant que dépenses professionnelles. Cela permet de réduire le bénéfice imposable et la charge fiscale de l’entreprise.

Selon l’article 3, n° 16 de l’EStG, les frais de déplacement ne sont pas imposables. Cela signifie que l’entreprise rembourse le montant net aux employés, qui n’est pas imposable. La condition préalable est que les employés aient déjà payé les frais à l’avance avec leur revenu imposable. Néanmoins, il est conseillé de joindre les notes de frais à la déclaration d’impôts. Les indemnités légales pour les dépenses non remboursées par l’entreprise peuvent être demandées dans la déclaration d’impôts.

Si l’employeur ne rembourse pas les dépenses, l’employé peut les réclamer directement par le biais de l’impôt sur le revenu. Dans ce cas, les frais sont déclarés en tant que frais professionnels. Les dépenses qui ont déjà été remboursées par l’entreprise ne peuvent pas être ajoutées aux revenus d’emploi.

Gestion efficace des frais grâce aux cartes d’entreprise

Rembourser les frais de déplacement engagés à l’avance n’est pas la seule façon de gérer les dépenses. Avec l’aide des cartes d’entreprise, les employés ont la possibilité de payer directement les dépenses de l’entreprise, sans avoir à avancer des fonds privés et à demander un remboursement plus tard. Il peut s’agir, par exemple, de cartes de crédit physiques ou virtuelles ainsi que de cartes de débit. Ces dernières sont créditées d’un montant fixe afin que les utilisateurs ne puissent dépenser que jusqu’à concurrence du montant disponible. Les cartes d’entreprise deviennent de plus en plus un élément clé d’une gestion efficace des dépenses, principalement parce qu’elles réduisent considérablement la charge administrative.

L’un des principaux avantages des cartes d’entreprise est la collecte automatisée des données. Les transactions sont saisies en temps réel et intégrées aux systèmes de facturation de l’entreprise. Cette automatisation accélère le traitement des factures et augmente la précision de l’affectation des dépenses à des projets, des services ou des employés spécifiques. La visibilité ainsi acquise par les entreprises permet un meilleur contrôle des coûts et une planification budgétaire plus précise.

Les cartes d’entreprise favorisent également le respect des politiques internes. Elles peuvent être configurées pour être utilisées uniquement dans certaines entreprises ou pour certains types de dépenses. Cela permet de se protéger contre les dépenses non autorisées et de s’assurer que les notes de frais sont conformes aux politiques d’entreprise établies. Ce type de contrôle peut être particulièrement avantageux pour les grandes organisations et lors de la gestion des budgets de projet.

Un autre avantage est le gain de temps que les cartes d’entreprise font gagner aux employés et au service de comptabilité. Les employés n’ont plus besoin de collecter et de soumettre manuellement les reçus. Le service comptable bénéficie de l’enregistrement et de l’affectation automatisés des dépenses. Les cartes d’entreprise virtuelles présentent un avantage supplémentaire : il n’est pas possible de les perdre et elles peuvent être rapidement adaptées à l’évolution des besoins.

Stripe Issuing vous aide à simplifier vos notes de frais grâce à des programmes de cartes personnalisées, qu’elles soient physiques ou virtuelles. Issuing vous permet de créer, de gérer et de développer un programme de cartes commercial personnalisable. Avec plus de 100 millions de cartes émises, Issuing est le fournisseur de services privilégié pour les infrastructures de services bancaires en tant que service, les plateformes logicielles et les entreprises.

Erreurs typiques de gestion des notes de frais et solutions

La gestion des notes de frais est un processus complexe pour de nombreuses organisations et peut entraîner des erreurs. Cela peut entraîner des pénalités financières, des charges administratives supplémentaires et des problèmes de conformité. Les solutions modernes peuvent aider à minimiser ces erreurs typiques et à simplifier le traitement des notes de frais.

Erreurs dans la documentation

La documentation inadéquate des dépenses est un problème courant. Les employés peuvent oublier de récupérer les reçus ou les soumettre en retard. Cela peut entraîner des retards dans la création des notes de frais et causer des problèmes de déductibilité fiscale.

C’est là que les cartes d’entreprise en combinaison avec un logiciel de comptabilité moderne peuvent vous aider. Les données en temps réel peuvent être importées directement dans le logiciel pour être traitées. De nombreux programmes offrent également la possibilité de lier les transactions directement aux reçus numériques, ce qui simplifie considérablement la documentation.

Dépenses peu claires

Les entreprises ont souvent du mal à suivre leurs dépenses. Les cartes d’entreprise offrent un avantage, car elles peuvent être attribuées à des employés, des services ou des projets individuels. Cela permet de suivre exactement quelles dépenses sont engagées dans quel domaine.

Non-respect des directives

Un problème typique est le non-respect des politiques internes de création de notes de frais. Les employés peuvent créer des notes de frais qui ne sont pas approuvées ni remboursables, ce qui peut entraîner des violations de la conformité.

Par exemple, les cartes de paiement peuvent être configurées pour favoriser la conformité aux politiques de l’entreprise. Les logiciels comptables peuvent également être équipés de règles de conformité. Ceux-ci vérifient automatiquement les dépenses et signalent les écarts avant qu’elles ne soient incluses dans la facture.

Processus manuels chronophages

Le traitement manuel des notes de frais entraîne de longs délais de traitement et une charge administrative pour les employés et le service comptable.

L’utilisation de cartes d’entreprise réduit considérablement les efforts manuels et accélère le processus de remboursement. Les transactions sont automatiquement enregistrées et envoyées à la comptabilité, où elles peuvent être directement affectées à la bonne dépense.