La gestión eficiente de los gastos es una tarea administrativa necesaria para las empresas y un factor de éxito financiero. Se trata de reembolsar los gastos empresariales al tiempo que se cumplen los requisitos normativos y se mantiene un estricto control presupuestario. Las soluciones digitales, como las tarjetas corporativas y el software de gestión de gastos, pueden proporcionar un apoyo valioso y simplificar el proceso de gestión de gastos.

En este artículo se ofrece un resumen completo de los conceptos básicos, los requisitos y las sugerencias que te ayudarán a garantizar que tus informes de gastos sean eficaces y cumplan con la normativa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué son los gastos?
  
• ¿Qué es la gestión de gastos y por qué es importante?
  
• ¿Cómo funcionan los cálculos y liquidaciones de gastos?
  
• Requisitos legales y beneficios fiscales de los informes de gastos
  
• Gestión eficiente de gastos con tarjetas corporativas
  
• Errores y soluciones típicas de la gestión de gastos
  

¿Qué son los gastos?

Los gastos son los costes en los que incurren los empleados. Se incurren en el lugar de trabajo habitual del empleado o durante viajes de negocios y son reembolsados por el empleador. El reembolso está destinado a garantizar que los empleados no estén en desventaja financiera por los gastos empresariales.

Hay varios tipos de gastos, entre los que se incluyen los siguientes:

• Gastos de viaje y gastos imprevistos: estos incluyen, entre otras cosas, los costes de los billetes de tren, autobús y avión, los viajes en taxi, el combustible y las tarifas de aparcamiento y peaje para vehículos privados (consulta el artículo 9, apartado 4a, de la Ley Alemana del Impuesto sobre la Renta [EStG]).

• Gastos de alojamiento: esto incluye los gastos de alojamiento, como hoteles, casas de huéspedes, casas de vacaciones u hostales.

• Gastos de comida: el coste adicional de la compra de alimentos y bebidas durante un viaje de negocios está cubierto por las asignaciones para comidas. Se conceden en forma de dietas legales, que varían en función de la duración de la ausencia.

¿Qué es la gestión de gastos y por qué es importante?

La declaración de gastos es el proceso por el cual los empleados documentan y envían los gastos a la empresa para su reembolso. Los informes de gastos son un componente clave de la gestión de gastos corporativos y garantizan que todos los gastos reembolsados por el empleador se registren y paguen con precisión. Un informe de gastos bien organizado tiene varios beneficios para las empresas:

• Transparencia y control financiero: las organizaciones pueden comprender mejor dónde y cómo se utilizan los recursos. Esto les permite optimizar su planificación presupuestaria. Los empleados también saben cuánto dinero pueden gastar, con qué fines y cuándo necesitan obtener la aprobación.

• Cumplimiento de la normativa legal y fiscal: la documentación y la contabilidad adecuadas de los gastos son importantes para el cumplimiento de la normativa. Las empresas deben asegurarse de que los gastos se registren correctamente para cumplir con la normativa fiscal. Los errores contables pueden dar lugar a sanciones fiscales y problemas legales. Además, la correcta aplicación de los pagos totales legales puede minimizar la carga fiscal de una empresa.

• Aumento de la eficiencia: las soluciones digitales de los informes de gastos pueden automatizar el proceso de auditoría y reembolso. Esto acelera el procesamiento y reduce los errores y la sobrecarga administrativa.

• Satisfacción de los empleados: cuando los empleados saben que pueden obtener un reembolso de forma rápida y sencilla, se genera confianza en la empresa. Esto contribuye a la retención de los empleados y a una cultura corporativa positiva. Por el contrario, un informe de gastos extenso o impreciso puede tener un impacto negativo en la satisfacción y motivación de los empleados.

¿Cómo funcionan los cálculos y liquidaciones de gastos?

Básicamente, hay dos formas de reembolsar los gastos. Una de ellas es el reembolso de los gastos mediante la presentación de recibos y facturas. En este caso, los empleados justifican sus gastos reales caso por caso. Este método requiere que el departamento de contabilidad examine detenidamente los documentos presentados y suele ser un proceso complejo.

Por otro lado, los gastos pueden ser reembolsados con una tarifa plana. En este caso, los empleados reciben un importe fijo independientemente de los gastos reales. Las dietas están reguladas por ley y varían según el tipo y la duración del viaje. El reembolso de la suma total simplifica y acelera el proceso de reembolso ya que elimina la necesidad de recibos individuales.

Mientras que los gastos de alojamiento se reembolsan en forma de suma total o sobre la base de los gastos reales en que se haya incurrido, las comidas se reembolsan en forma de tarifa plana. Estos los establece en forma anual el Ministerio Federal de Finanzas (BMF) y se aplican a todas las empresas alemanas. En el caso de las comidas adicionales, se distingue entre una asignación para gastos pequeños y grandes.

La asignación para gastos pequeños se aplica a los viajes de negocios dentro de Alemania que duran entre 8 y 24 horas. Es de 14 € (a partir de 2024). La asignación de grandes gastos para viajes de negocios de más de 24 horas es de 28 € por día calendario. Cuando se viaja al extranjero, se establecen diferentes tarifas planas para cada país y, a veces, para ciudades individuales. Es importante tener en cuenta que las dietas se limitan a un período de tres meses. Esto significa que si los empleados permanecen en el mismo lugar durante más de tres meses en viajes de negocios, no tienen derecho a una asignación de gastos.

Requisitos legales y beneficios fiscales de los informes de gastos

El gobierno impone algunos requisitos legales para las reclamaciones de gastos. Las empresas deben conocer estos requisitos para evitar riesgos legales y beneficiarse de ventajas fiscales.

Uno de los más importantes es el requisito de documentación. Todas las reclamaciones de gastos deben estar respaldadas por documentación como facturas, recibos o tickets. Solo se hacen excepciones para los reembolsos de sumas totales según lo define la ley. Los «principios para la gestión y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico» (GoBD) también se aplican aquí. Esto significa que todos los documentos deben archivarse durante 10 años.

Como regla general, una reclamación de gastos solo es válida a efectos fiscales si en realidad se trata de un gasto empresarial. Los gastos personales no son reembolsables. Por lo tanto, debe haber una clara distinción entre los gastos personales y los empresariales.

Los empleados también están obligados por ley a presentar sus informes de gastos dentro de un período de tiempo razonable. El plazo de prescripción es de tres años, según la Sección 195 del Código Civil de Alemania (BGB). En la práctica, sin embargo, los empleadores suelen fijar el plazo de presentación. Por ejemplo, un contrato de trabajo puede especificar este plazo para los empleados. Estas disposiciones pueden anular el plazo de prescripción legal. No obstante, el plazo fijado por la empresa no puede ser inferior a tres meses. Si el informe de gastos no se presenta a tiempo, se pierde la reclamación de reembolso de los gastos incurridos.

Si el reembolso de los gastos no está regulado en un contrato de trabajo válido, la solicitud de reembolso se rige por los artículos 670 y 675 del BGB. Por lo general, los empleados tienen derecho al reembolso de los gastos necesarios incurridos en interés de la empresa.

Consecuencias fiscales

Las empresas pueden reclamar los gastos reembolsados como un gasto empresarial a efectos fiscales. Esto reduce el beneficio gravable y la carga fiscal de la empresa.

De acuerdo con la Sección 3, N.º 16 de la EStG, los gastos de viaje no están sujetos a impuestos. Esto significa que la empresa reembolsa el importe neto a los empleados, que está libre de impuestos. El requisito previo para ello es que los empleados ya hayan pagado los costes por adelantado con sus ingresos gravados. No obstante, es recomendable adjuntar los informes de gastos a la declaración fiscal. Las deducciones legales por gastos no reembolsados por la empresa se pueden reclamar en la declaración fiscal.

Si el empleador no reembolsa los gastos, el empleado puede reclamar los gastos directamente a través del impuesto sobre la renta. En este caso, los gastos se declaran como gastos profesionales. Los gastos que ya han sido reembolsados por la empresa no se pueden sumar a los ingresos laborales.

Gestión eficiente de gastos con tarjetas corporativas

Reembolsar los gastos de viaje incurridos por adelantado no es la única forma de gestionar los gastos. Con la ayuda de las tarjetas corporativas, los empleados tienen la oportunidad de pagar los gastos empresariales directamente, sin tener que adelantar fondos privados y solicitar un reembolso más adelante. Estas pueden incluir, por ejemplo, tarjetas de crédito físicas o virtuales, así como tarjetas de débito. A estas últimas se les acredita un importe fijo, por lo que los usuarios solo pueden gastar hasta la cantidad disponible. Las tarjetas corporativas se están convirtiendo cada vez más en un componente clave de una gestión eficaz de los gastos, principalmente porque reducen significativamente la carga administrativa.

Una de las principales ventajas de las tarjetas corporativas es la recolección automatizada de datos. Las transacciones se capturan en tiempo real y se integran con los sistemas de facturación corporativos. Esta automatización acelera el procesamiento de facturas y aumenta la precisión de la asignación de gastos a proyectos, departamentos o empleados específicos. Como resultado, la visibilidad que obtienen las empresas permite un mejor control de costes y una planificación presupuestaria más precisa.

Las tarjetas corporativas también promueven el cumplimiento de las políticas internas. Se pueden configurar para que se usen solo en ciertas empresas o para ciertos tipos de gastos. Esto protege contra gastos no autorizados y garantiza que los informes de gastos cumplan con las políticas corporativas establecidas. Este tipo de control puede ser especialmente beneficioso para las organizaciones más grandes y a la hora de gestionar los presupuestos de los proyectos.

Otro beneficio es el tiempo que ahorran las tarjetas corporativas a los empleados y al departamento de contabilidad. Los empleados ya no necesitan recoger y presentar recibos manualmente. El departamento de contabilidad se beneficia del registro y la asignación automatizados de gastos. Las tarjetas corporativas virtuales tienen la ventaja añadida de que no se pueden perder y se pueden adaptar rápidamente a las necesidades cambiantes.

Stripe Issuing ayuda a optimizar tus informes de gastos con programas de tarjetas personalizadas, ya sean físicas o virtuales. Issuing te permite crear, gestionar y escalar un programa de tarjetas comercial y personalizable. Con más de 100 millones de tarjetas emitidas, Issuing es el proveedor de servicios preferido para infraestructuras de banca como servicio (BaaS), plataformas de software y empresas.

Errores y soluciones típicas de la gestión de gastos

La gestión de gastos es un proceso complejo para muchas organizaciones y puede dar lugar a errores. Esto puede derivar en sanciones financieras, cargas administrativas adicionales y problemas de cumplimiento de la normativa. Las soluciones modernas pueden ayudar a minimizar estos errores típicos y simplificar el proceso de gastos.

Errores en la documentación

La documentación inadecuada de los gastos es un problema común. Es posible que los empleados se olviden de recoger los recibos o los presenten tarde. Esto puede provocar retrasos en la declaración de gastos y causar problemas con la deducción de impuestos.

Aquí es donde las tarjetas corporativas en combinación con un software de contabilidad moderno pueden ayudar. Los datos en tiempo real se pueden importar directamente al software para su procesamiento. Muchos programas también ofrecen la posibilidad de vincular las transacciones directamente a los recibos digitales, lo que simplifica enormemente la documentación.

Gastos poco claros

A las empresas a menudo les resulta difícil realizar un seguimiento de los gastos. Las tarjetas corporativas ofrecen una ventaja porque se pueden asignar a empleados, departamentos o proyectos individuales. Esto permite hacer un seguimiento exacto de los gastos en los que se está incurriendo en cada área.

Falta de cumplimiento de las directrices

Un problema típico es la falta de incumplimiento de las políticas internas de informes de gastos. Los empleados pueden informar de gastos que no están aprobados o no son reembolsables, lo que puede dar lugar a infracciones de cumplimiento de la normativa.

Por ejemplo, las tarjetas de pago se pueden configurar para promover el cumplimiento de las políticas corporativas. El software de contabilidad también puede equiparse con normas de cumplimiento. Comprueban automáticamente los gastos y notifican las discrepancias antes de incluirlos en la factura.

Procesos manuales que requieren mucho tiempo

El procesamiento manual de los informes de gastos da como resultado largos tiempos de procesamiento y una carga administrativa para los empleados y el departamento de contabilidad.

El uso de tarjetas corporativas reduce significativamente el esfuerzo manual y acelera el proceso de reembolso. Las transacciones se registran automáticamente y se envían al departamento contable, donde se pueden asignar directamente al gasto correcto.